自訂欄位是由您的企業所建立，將新增至現有文件、試算表或簡報的獨特欄位。這些量身定制的欄位是完全根據您的工作區自訂的，但它們收集和儲存資料的方式與原生Workiva欄位相同。此新增功能可讓您建立自訂報表和自動化解決方案，提供其他功能無法發揮的效用。
要求
- 修改自訂欄位群組和定義需要[自訂欄位管理員角色。這也適用於API使用者。
- 管理檔案的自訂欄位值需要擁有者或編輯者權限。
- 擁有者權限是必要的，以管理檔案的自訂欄位群組。
- 您必須擁有檔案或章節的檢視存取權才能對其進行查詢。
建立自訂欄位
任何具有自訂欄位管理員角色的使用者都可以從工作區設定畫面建立和管理自訂欄位。將這些欄位指派給欄位群組，即可將其套用到工作區中的每個文件、試算表或簡報，或僅套用到特定的檔案子集。進一步瞭解自訂欄位群組。
若要建立自訂欄位：
- 在右上方，按一下您的工作區名稱，然後選擇設定，開啟工作區設定。
- 從畫面頂端的巡覽列中選取CustomFields。
- 按一下建立>建立自訂欄位按鈕。
-
輸入新自訂欄位的詳細資訊。
欄位名稱 將在Workiva中顯示的欄位名稱或「標題」。 欄位ID 欄位的唯一識別元；主要用於程式設計、查詢或透過 API。
受支援的字元：
- 信件
- 數字
- 期間
- 底線
- 連字號
注意：欄位首次啟用後，將無法變更其ID。
欄位類型 此欄位的資料格式。
選項:
- 文字/字串
- 清單
- 整數（整數；例如1或-1）
- 數字（任何數值；例如1.1或-1.1）
- 布林值(True或False)
- 日期 (YYYY-MM-DD)
- 使用者（Workiva 使用者 ID）
排序次序 此欄位在物件的自訂欄位面板中顯示的順序。從0開始。
注意：如果保留空白，欄位將按欄位ID按字母數字順序排序。
說明 自訂欄位用途的簡要說明。僅顯示在工作區設定的自訂欄位畫面中。 欄位群組 確定此欄位的出現位置及其套用的Workiva物件。
例如，套用至預設「所有文件」群組的欄位將出現在工作區中的每個文件中，而套用至您自己的自訂欄位群組的欄位只會出現在該群組中的特定文件集。
- 按一下「儲存」(Save)。
如何使用自訂欄位？
自訂欄位可延展現有Workiva物件的功能，並更貼近您的業務需求。例如，您可以使用自訂欄位：
- 將「負責人」欄位新增到文件區段來追蹤核准狀態。
- 建立「報告期間」欄位來簡化回寫進程。
- 使用新增「區域」欄位依位置整理表格。
這些只是建議；確切用途將因業務而異，並可在您的帳戶管理員協助下進行協調。
選擇欄位群組
欄位群組用於排序、組織和建構工作區中的自訂欄位。如果自訂欄位將廣泛套用於工作區中的每個物件，請確保為您正在處理的項目選取預設欄位群組。
例如，如果您希望欄位出現在工作區中的每個文件上，則選擇「所有文件」群組。若不如此，您必須手動將欄位群組套用至工作區中的每個檔案。
使用自訂欄位
一旦建立，任何對該物件具有權限的人都可以存取自訂欄位。具有檢視者權限的使用者只能查看自訂欄位，而擁有者和編輯者可以與之互動。
- 從 文件 畫面中，選擇文件、簡報或電子表格。
- 從右側面板中選取CustomFields圖示。
- 使用頂部的標籤在物件類型（如文件或區段）之間切換。
- 展開您要使用的特定欄位群組。
- 找到所需欄位並相應填寫。
啟動和停用自訂欄位
建立完成後，新的自訂欄位會處於「草稿」狀態。這些自訂欄位必須在啟動後才能顯示在文件、試算表和簡報中。如果不再需要，您可以稍後將其停用。
注意：自訂欄位首次啟用後，您將無法變更欄位ID或將其刪除。
- 在右上方，按一下您的工作區名稱，然後選擇設定，開啟工作區設定。
- 從畫面頂端的巡覽列中選取CustomFields。
- 選取右側的三點狀選單，然後選取啟用或停用。
如果之後才重新啟動已停用的欄位，將立即還原到所有先前位置。
了解作用中和非作用中的欄位
有效自訂欄位將在文件、試算表或簡報的「自訂欄位」面板中可用。
在此範例中，畫面上顯示了「報表編制人員簽核」自訂欄位：
停用的自訂欄位會在「自訂欄位」管理畫面上標記為非使用中，並且不會顯示在您的文件、試算表或簡報中。
在此範例中，畫面上移除了「報表編制人員簽核」自訂欄位：
注意：如果稍後重新啟用，自訂欄位會自動還原。
複製、匯入和匯出自訂欄位值
如要簡化回寫進程，複製檔案或資料夾時可以選擇包含自訂欄位值。只要勾選自訂欄位值方塊以在複製動作中包含所有當前值，或取消勾選該方塊以重設所有值即可。這樣就能在複製檔案時保留當前值或完全進行重設。
附註：自訂欄位及其值也可以在工作區之間進行匯入和匯出。
進一步瞭解如何複製檔案和資料夾。
附註：此選項僅在您的工作區啟用自訂欄位時才會顯示。
查詢自訂欄位資料
如果您的工作區已啟用 Wdata，則可以使用一般物件模型 (COM) 和成員資格來源類型將自訂欄位資料新增到查詢中。這些資料來源可供您查詢和彙總您的自訂欄位資料。
有關建立查詢的更多信息，請參閱我們的 管理查詢的來源 文章。
注意：會員資料僅在啟用了自訂欄位、介面、 智慧連結或 永續探索器 的工作區中可用。如果您有興趣添加這些解決方案之一，請聯絡您的客戶成功經理 (CSM)。
COM 資料來源包括儲存在整個工作區中的大多數自訂欄位值。它可用於識別您的 Workiva 檔案和區段、加入其他資料來源以擴展您的檢視表，或在查詢中建立計算。
- 建立查詢時，選取管理員 > COM。
-
選擇欄位類型並點擊新增。該資源的所有作用中欄位 ID 即可適用於您的查詢。
附註：無論自訂欄位的狀態為何，COM 資料來源都會在工作區中顯示所有自訂欄位。
成員資格專門用於使用者資料類型。每個使用者在 Workiva 中都以使用者 ID 的形式進行儲存。因此，您可以將此資料來源加入到您的 COM 查詢中，以增修名稱或電子郵件等使用者 ID。
- 建立查詢時，選取管理員 > 成員資格。
- 選擇資料欄並點擊新增。該資源的所有成員資格即可適用於您的查詢。
秘訣和最佳做法
以下區段是管理網站中自訂欄位的秘訣和最佳做法的選集。儘管這些建議並非強制性，但可以幫助您避免在自訂欄位時面臨一些常見錯誤。
欄位ID是自訂欄位的最終識別碼。雖然欄位名稱可以重複，但每個欄位ID都是唯一且不會變更的。基於這個原因，我們建議使用包含該欄位所屬的進程、專案名稱或版本的標準命名慣例。
例如，在Workiva，我們使用[process_name.fieldName.version]。
如果自訂欄位新增到多個群組，可能在同一記錄上多次出現。但是，此欄位只能包含一個值，這意味著在一個群組中所做的任何變更也將每隔一個群組更新該欄位。
例如，下面的欄位會同時指派給 2023 會計年度和所有文件群組。
檢視個別文件時，此自訂欄位現在會在兩個群組中出現。
由於單一欄位不能包含兩個不同的值，因此在「所有文件」群組中更新此欄位將同時更新FY23群組中的相同欄位。