自定义字段是由您的企业创建并添加到现有文档、电子表格或演示文稿中的独特字段。这些专用字段完全根据您的工作区进行定制，但它们收集和存储数据的方式与 Workiva 原生字段相同。这项新增功能使您能够创建其他方式无法实现的自定义报告和自动化解决方案。
要求
- 要修改自定义字段组和定义，需要 自定义字段管理员 角色。这也适用于API用户。
- 需要所有者 或 编辑者 权限才能管理文件的自定义字段值。
- 需要所有者 权限才能管理文件的 自定义字段组。
- 您必须拥有对给定文件或部分的 查看 权限才能查询它。
创建自定义字段
任何具有自定义字段管理员角色的用户都可以从工作区设置屏幕创建和管理自定义字段。通过将这些字段分配给字段组，就可以将它们应用于工作区中的每个文档、电子表格或演示文稿，或者仅应用于文件的特定子集。了解更多关于自定义字段组的信息。
创建自定义字段：
- 在右上角，单击您的工作区名称，然后选择设置打开工作区设置。
- 从屏幕顶部的导航栏中选择 自定义字段 。
- 点击 创建 > 创建自定义字段 按钮。
-
请输入您的新自定义字段的详细信息。
栏位名称 字段名称或“标题”，将在 Workiva 中显示。 栏位 ID 该字段的唯一标识符；主要用于程序查询或通过 API 进行操作。
受支援的字元：
- 信件
- 数字
- 时期
- 下划线
- 连字符
注： 字段首次激活后，其 ID 无法更改。
栏位类型 该字段的数据格式。
选项：
- 文本/字符串
- 列表
- 整数（例如，1 或 -1）
- 数字（任何数值；例如，1.1 或 -1.1）
- 布尔值（真或假）
- 日期（YYYY-MM-DD）
- 用户（Workiva 用户 ID）
排序次序 此字段在对象的“自定义字段”面板中的显示顺序。从0开始。
注： 如果留空，字段将按字段 ID 的字母数字顺序排序。
描述 自订栏位用途的简要说明。此功能仅显示在工作区设置的“自定义字段”屏幕上。 栏位群组 确定此字段的显示位置以及它适用于哪些 Workiva 对象。
例如，应用于默认“所有文档”组的字段将显示在工作区中的每个文档中，而应用于您自己的 自定义字段组 的字段将仅显示在属于该组的特定文档集中。
- 点击 保存。
如何使用自定义字段？
自定义字段扩展了现有 Workiva 对象的功能，并使软件更贴合您的业务需求。例如，您可以使用自定义字段来：
- 通过在文档各部分添加“负责人”字段来跟踪审批情况。
- 创建“报告期”字段，简化滚动更新流程。
- 按位置排列工作表，并添加“区域”字段。
这些只是建议；具体用途会因企业而异，可以与您的客户经理协调安排。
选择字段组
字段组用于对工作区中的自定义字段进行排序、组织和结构化。如果自定义字段将广泛应用于工作区中的每个对象，那么请确保为正在处理的项目选择默认字段组。
例如，如果您希望某个字段显示在工作区中的每个文档中，则可以选择“所有文档”组。否则，您将被迫手动将字段组应用于工作区中的每个文件。
使用自定义字段
自定义字段一旦创建，任何对该对象具有 权限 的人都可以访问它。拥有查看者权限的用户只能看到自定义字段，而所有者和编辑者可以与自定义字段进行交互。
- 从 文件 屏幕中，选择文档、演示文稿或电子表格。
- 从右侧面板中选择 自定义字段 图标。
- 使用顶部的选项卡在对象类型（例如文档或节）之间切换。
- 展开您想要使用的特定 字段组 。
- 找到所需字段并按要求填写。
激活和停用自定义字段
新的自定义字段创建完成后，将处于“草稿”状态。这些自定义字段必须先激活才能显示在您的文档、电子表格和演示文稿中。如果不再需要，您可以稍后将其停用。
注意：自定义字段首次激活后，将无法更改字段 ID 或删除该字段。
- 在右上角，单击您的工作区名称，然后选择设置打开工作区设置。
- 从屏幕顶部的导航栏中选择 自定义字段 。
- 选择右侧的三点菜单，然后选择 激活 或 停用。
如果停用的字段在稍后重新激活，它将立即恢复到所有先前的位置。
了解活跃场和非活跃场
激活的 自定义字段将在文档、电子表格或演示文稿的自定义字段面板中可用。
在这个例子中，你会注意到“编制人签字”自定义字段是可见的：
已停用的自定义字段在“自定义字段”管理屏幕上标记为 不活动 ，并且不会出现在您的文档、电子表格或演示文稿中。
在这个例子中，你会注意到“编制人签字”自定义字段已被移除：
注：如果稍后重新激活，自定义字段将自动恢复。
复制、导入和导出自定义字段值
为了简化向前滚动过程，在 复制文件或文件夹时可以选择包含自定义字段值。只需选中 “自定义字段值 ”框，即可在复制操作中包含所有当前值；或者取消选中该框，即可重置所有值。这样，您可以在复制文件时保留当前值，也可以将其完全重置。
注：自定义字段及其值也可以在工作区之间 导入和导出。
注：仅当您在工作区中启用了自定义字段时，此选项才会显示。
查询自定义字段数据
如果工作区中启用了 Wdata ，则可以使用通用对象模型 (COM) 和 Memberships 源类型向查询添加自定义字段数据。这些数据源允许您查询和汇总自定义字段数据。
有关构建查询的更多信息，请参阅我们的 管理查询的来源 文章。
注意：会员数据仅在启用了自定义字段、界面、 智能链接或 可持续性探索器 的工作区中可用。如果您有兴趣添加这些解决方案之一，请联系您的客户成功经理 (CSM)。
COM 数据源包含存储在工作区中的大多数自定义字段值。它可以用来识别您的 Workiva 文件和部分，连接其他数据源以扩展您的视图，或在查询中创建计算。
- 构建查询时，选择 Admin > COM。
-
选择字段类型，然后单击 添加。这将使该资源的所有活动字段 ID 都可用于您的查询。
注：无论自定义字段的状态如何，COM 数据源都会在工作区中显示所有自定义字段。
成员资格专门用于 User 数据类型。Workiva 中每个用户都以用户 ID 的形式存储。因此，您可以将此数据源连接到您的 COM 查询中，以使用姓名或电子邮件等信息修改用户 ID。
- 构建查询时，选择 管理员 > 会员资格。
- 选择一列，然后单击 添加。这将使您的查询能够访问该资源的所有成员资格。
技巧和最佳实践
以下部分收集了一些管理网站自定义字段的技巧和最佳实践。虽然并非必须，但这些建议可以帮助您避免在采用自定义字段时常见的一些错误。
字段 ID 是自定义字段的最终标识符。字段名称可以重复，但每个字段 ID 都是唯一的且不变的。因此，我们建议使用标准命名约定，其中包含每个字段所属的流程、项目名称或版本。
例如，在 Workiva，我们使用 [process_name.fieldName.version]。
如果将自定义字段添加到多个组，则该字段可能会在同一条记录中出现多次。但是，此字段 只能保存一个值，这意味着在一个组中所做的任何更改也会更新其他所有组中的该字段。
例如，下面的字段同时分配给了 FY23 组和所有文档组。
查看单个文档时，此自定义字段现在将显示在两个组中。
因为一个字段不能包含两个不同的值，所以在“所有文档”组中更新此字段将同时更新 FY23 组中的同一字段。