Workiva supportcenter

När du implementerar Workiva Sustainability Reporting-lösningen kan du använda en kalkylark - kallad Structured Metric File (SMF) - för att skapa ett hållbarhetsprogram för att samla in värden som ska redovisas i din hållbarhetsrapportering. Även om du kan manuellt skapa ett program, gör SMF det möjligt för Workiva att automatiskt hjälpa till att bygga ditt program och dess mätvärden.

Med SMF kommer du att specificera:

• De ämnen som ska ingå i rapporten, organiserade i hierarkiska avsnitt
• De kvalitativa eller kvantitativa värdena för att samla in för varje ämne
• Relaterat Innehåll i Sustainability Explorer, t.ex. standarder eller upplysningar från gemensamma ramverk
• Anpassade taggar och dimensioner för att ytterligare kategorisera mätvärden eller deras värden, respektive

Steg 1. Bestäm vilka ämnen som ska offentliggöras

Innan du börjar fylla i SMF ska du göra en bedömning av väsentlighet för att bestämma vad du vill ta med i din rapportering. Tänk till exempel på ämnen:

• Tidigare inkluderad i din rapportering
• Rekommenderas för alla företag, baserat på Global Reporting Initiative (GRI) Universal Standards eller United Nations Sustainable Development Goals (UNSDG)
• Rekommenderas för din bransch, baserat på Sustainability Accounting Standards Board (SASB) eller en GRI Sector Standard
• Meningsfull för dina investerare, kunder och andra intressenter

Tips: För att identifiera vilka mätvärden som ska samlas in för ett ämne kan du utforska relaterade riktlinjer och standarder på Sustainability Explorer.

När du har bestämt vilka ämnen som ska offentliggöras ska du identifiera vilka mätvärden som ska samlas in för varje ämne. Du kommer att använda dessa ämnen och relaterade mätvärden för att bygga ditt program från SMF.

Steg 2. Konfigurera SMF

I avsnittet Konfiguration i SMF anger du allmän information om programmet:

1. Ange ett namn och en beskrivning som hjälper till att identifiera programmet.
2. I Periodstart och Periodslut anger du det första och sista datumet för programmets första rapporteringsperiod i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.

3. I Default data provider anger du namnet eller e-postadressen till den medlem av arbetsytan som ska tilldela mätvärdenas datainsamling som standard.

   Tips: Den här medlemmen på arbetsytan är endast standardleverantör. Du kan tilldela varje mätvärde till andra leverantörer efter behov.

Steg 3. Ställ in anpassade dimensioner

Om du vill samla in flera värden för ett enda mätvärde kan du ställa in anpassade dimensioner för ditt program. Ditt företag kan t.ex. samla in flera värden för ett mätvärde baserat på olika faktorer:

• Entitetsplatser
• Marknadsregioner
• Affärsenheter
• Demografiska uppgifter, till exempel kön eller ras

Från Dimensions ark, konfigurera varje anpassad dimension:

• I Dimensionsnamn anger du det unika namnet på den anpassade dimensionen, t.ex. Plats eller Kön.

• I Dimensionsvärde ID och Dimensionsvärde anger du en unik identifierare och ett visningsnamn för varje dimensionsvärde.

  Obs: Varje Dimensionsvärde ID måste vara unikt. För att säkerställa dataintegritet kan du inte ta bort dimensionsvärden eller redigera deras ID:n efter att programmet har skapats.

Till exempel, för en Gender dimension:

Steg 4. Ange ämnen och mätvärden

I avsnittet Metrics i SMF kan du ställa in de ämnen som ska offentliggöras, grupperade i avsnitt och med mätvärden för att följa upp deras värden:

• Ämnen anger de specifika faktorer som programmet behandlar och kan kategorisera andra ämnen efter allmänna teman; till exempel kan ett Environmental ämne innehålla ämnen som Energy och Waste, medan ett Social ämne kan innehålla ämnen som Diversity & inclusion (D&I) och Human rights. Ämnen kan innehålla ämnen inom andra ämnen - t.ex. ett Greenhouse gas emissions ämne inom ett Planet ämne, som innehåller ytterligare ämnen baserade på Scope 1, Scope 2, och Scope 3 utsläpp.

  Obs: Ett program kan innehålla hierarkier med upp till sex ämnen.

• Mätvärden sammanställer och följer upp värden för varje ämne. Till exempel kan ett ämne för Scope 1-utsläpp ha separata mätvärden för att samla in värden för Köldmedier, Mobil förbränning och Stationär förbränning.

1. I kolumnen Metric listar du namnen på varje mätvärde som ska samlas in för programmets ämnen.
2. För varje mätvärde anger du dess relaterade ämne och eventuell hierarki inom ytterligare ämnen.

Obs: För att lyckas skapa programmet måste du ange minst ett ämne - i Ämne 1 - för varje mätvärde.

Till exempel för att samla in mätvärden för Scope 1-utsläpp:

I det program som genereras från SMF visas hierarkin av ämnen och mätvärden som en översikt, med mätvärden inom respektive ämne.

Steg 5. Ange mätvärdenas detaljer

I avsnittet Mätvärden anger du information om varje mätvärde:

1. I Beskrivning av mätvärde anger du en förklaring eller mer sammanhang om mätvärdet.
   
2. I Mätvärde typ anger du vilken typ av data som ska samlas in för mätvärdet - Text, Nummer, Valuta, Datum eller Procent.

3. På Units kan du välja måttenhet för ett tal-, valuta- eller procentvärde.

   Tips: Om du vill använda en enhet som inte visas som ett alternativ lägger du till den i kolumn A på arket Units. I programmet visas alla enheter som du lägger till på arket Units endast på sina respektive värden och är inte tillgängliga för andra mätvärden.

4. Om du vill tilldela ett värdes datainsamling till en medlem i arbetsytan anger du dennes fullständiga namn eller e-postadress i Data provider.
   

   Obs: Du kan bara tilldela en medlem som dataleverantör för ett värde.

5. Om du tilldelar en dataleverantör:
   • I Data approver, tilldela eventuella ytterligare medlemmar att godkänna värdet:
     • Om du bara vill tilldela en medlem anger du dennes fullständiga namn eller e-postadress.
     • Om du vill tilldela en av flera medlemmar att godkänna värdet på ett gemensamt förfallodatum anger du deras fullständiga namn eller e-postadresser som en kommaseparerad lista, t.ex. homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Om du vill tilldela flera medlemmar att godkänna värdet genom en serie godkännandesteg med egna förfallodagar anger du deras fullständiga namn eller e-postadresser, och varje steg separeras med ett pip (|). Om en av flera medlemmar kan godkänna värdet som en del av ett godkännandesteg, separera deras namn eller e-postadresser med ett kommatecken (,). Till exempel:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Ange eventuella instruktioner för att hjälpa uppgiftslämnaren och godkännarna att slutföra sina uppgifter.

   • Ange förfallodagarna för insamling och godkännande av värdet i formatet YYYY-MM-DD . Om värdet har flera godkännandesteg, separera varje stegs förfallodag med en pipa (|), eller ange ett enda datum som ska gälla för alla steg.

     Obs: Om ett värde har flera godkännandesteg ska du ange samma antal pipor (|| avgränsare i Datagodkännare och Godkännandedatum. Om du inte vill ange något förfallodatum för ett godkännandesteg lämnar du ett tomt fält mellan motsvarande avgränsningstecken - t.ex. 2024-15-01 | | 2024-15-03, för att inte ange något datum för det mellersta steget.

6. För att anpassa ett mätvärde till en standard eller upplysning i Sustainability Explorer anger du titeln i kolumnen för ramverket - GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (tidigare Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS) eller Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Obs: Även om Sustainability Explorer tillhandahåller föråldrade och kommande versioner av standarder och upplysningar kan du anpassa ett mätvärde med endast dess nuvarande version från SMF. För att anpassa dig till en föråldrad eller väntande version redigerar du mätvärdets Relaterat Explorer-innehåll från programmet.

   Tips: När du anpassar ett mätvärde till en standard eller upplysning kan du hänvisa till dess innehåll från mätvärdet och dess relaterade uppgift för datainsamling eller godkännande i Workiva Tasks.

   

   Tips: För att anpassa ett mått till ett ramverk eller frågeformulär som inte ingår i Sustainability Explorer, skapar du en programtagg baserat på dess innehåll.

7. I kolumnerna Programtagg kan du lägga till anpassade metadata om ett mätvärde, t.ex. ett företagsmål eller ytterligare ramverk som det överensstämmer med. För att skapa en tagg, ange dess namn efter Programtagg: i rubriken och ange sedan lämpligt värde i mätvärdets rad. 
   

   Tips: Om ett mätvärde har flera värden för en tagg, ange dem som en kommaseparerad lista.

8. I Require supporting attachments och Require notes väljer du om du vill kräva att uppgiftslämnare inkluderar supporting attachments eller anteckningar med mätvärden.

9. Om du vill tilldela ett mätvärde en specifik unik identifierare anger du dess numeriska ID i Mätvärde kod.

   Tips: När programmet skapar ett mätvärde, prefixeras koden med ett M. Om ingen kod anges i SMF skapar programmet automatiskt en sådan.

10. Om du vill samla in flera värden för ett mätvärde:

    • För värden som baseras på en anpassad dimension väljer du tillämpliga kriterier - t.ex. plats eller demografi - i kolumnen Dimension.

      Tips: Du ställer in anpassade mått från Mått ark.

    • För kvartals- eller månadsvärden väljer du det tillämpliga intervallet i kolumnen Frequency.

11. I kolumnen Connected metric location väljer du om värdet ska samlas in via ett anslutet kalkylark eller dokument i arbetsytan.

    Tips: För att effektivisera datainsamlingen för leverantören och godkännaren väljer du Nej i Plats för anslutet mätvärde för att samla in värdet via Workiva Tasks istället för en källfil.

I det program som genereras från SMF kan du hantera dessa detaljer och spåra datainsamlingen från mätvärdet.

Steg 6. Skapa ett hållbarhetsprogram

När du har konfigurerat avsnittet Mätvärden kontaktar du din Workiva Customer Success Manager (CSM) eller implementeringspartner för att skapa ett hållbarhetsprogram baserat på din SMF. 

Från programmet kan du:

• Bifoga referensfiler till mätvärdena för ytterligare sammanhang eller vägledning.
• Skicka uppgifter till medlemmar på arbetsytan som har tilldelats att samla in och godkänna mätvärden.
• Följ upp datainsamlingens status av mätvärdenas värden.
• Anpassa rapporteringsbehoven allteftersom ditt ämnes väsentlighet utvecklas.