Centro de suporte da Workiva

Ao implementar a solução Workiva Sustainability Reporting, você pode usar uma planilha - chamada de Structured Metric File (SMF) - para configurar um Programa de Sustentabilidade para selecionar os valores a serem divulgados em seu relatório de sustentabilidade. Embora você possa criar manualmente um programa, o SMF permite que a Workiva ajude a criar automaticamente seu programa e suas métricas.

Com o SMF, você especificará:

• Os tópicos a serem incluídos no seu relatório, organizados em seções hierárquicas
• Os valores qualitativos ou quantitativos a serem coletados para cada tópico
• Conteúdo relacionado do Sustainability Explorer , como normas ou divulgações de estruturas comuns
• Tags personalizadas e dimensões para categorizar ainda mais as métricas ou seus valores, respectivamente

Etapa 1. Determinar os tópicos a serem divulgados

Antes de começar a preencher o SMF, faça uma avaliação de materialidade para decidir o que você deseja incluir em seu relatório. Por exemplo, considere os tópicos:

• Anteriormente incluídos em seu relatório
• Recomendado para todas as empresas, com base em Padrões Universais da Global Reporting Initiative (GRI) ou Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas (UNSDG)
• Recomendado para o seu setor, com base no Sustainability Accounting Standards Board (SASB) ou em um Padrão Setorial da GRI
• Significativo para seus investidores, clientes e outras partes interessadas

Dica: Para ajudar a identificar as métricas a serem coletadas para um tópico, explore as orientações e os padrões relacionados em Sustainability Explorer.

Depois que você determinar os tópicos a serem divulgados, identifique as métricas a serem coletadas para cada um deles. Você usará esses tópicos e as métricas relacionadas para criar seu programa a partir do SMF.

Etapa 2. Configurar o SMF

Na seção Configuration do SMF, insira informações gerais sobre o programa:

1. Digite um nome e uma descrição para ajudar a identificar o programa.
2. Em Period start (Início do período) e Period end (Fim do período), insira a primeira e a última datas do período inicial de relatório do programa, no formato AAAA-MM-DD.

3. Em Default data provider (Provedor de dados padrão), digite o nome ou o endereço de e-mail do membro do espaço de trabalho para atribuir a coleta de dados dos valores de métrica por padrão.

   Dica: Esse membro do espaço de trabalho é somente o provedor padrão. Você pode atribuir cada valor de métrica a outros provedores, conforme necessário.

Etapa 3. Configurar dimensões personalizadas

Para coletar vários valores para uma única métrica, configure as dimensões personalizadas para seu programa. Por exemplo, sua empresa pode coletar vários valores para uma métrica com base em diferentes:

• Localizações de entidades
• Regiões de mercado
• Unidades de negócios
• Dados demográficos, como gênero ou raça

Na planilha Dimensions, configure cada dimensão personalizada:

• Em Dimension name, digite o nome exclusivo da dimensão personalizada, como Location ou Gender.

• Em Dimension value ID e Dimension value, digite um identificador exclusivo e um nome de exibição para cada valor de dimensão.

  Observação: Cada ID do valor da dimensão deve ser exclusivo. Para garantir a integridade dos dados, você não pode excluir valores de dimensão nem editar seus IDs depois que o programa for criado.

Por exemplo, para uma dimensão Gender:

Etapa 4. Insira os tópicos e as métricas

Na seção Metrics do SMF, configure os tópicos a serem divulgados, agrupados em seções e com métricas para acompanhar seus valores:

• Os tópicos indicam os fatores específicos que o programa aborda e podem categorizar outros tópicos por temas gerais; por exemplo, um tópico Ambiental pode incluir tópicos como Energia e Resíduos, enquanto um tópico Social pode incluir tópicos como Diversidade e inclusão (D&I) e Direitos humanos. Os tópicos podem conter tópicos dentro de outros tópicos - como um tópico Greenhouse gas emissions dentro de um tópico Planet, que contém tópicos adicionais baseados em Scope 1, Scope 2, e Scope 3 emissions.

  Observação: Um programa pode incluir hierarquias de até seis tópicos.

• As métricas selecionam e rastreiam os valores de cada tópico. Por exemplo, um tópico Scope 1 emissions pode ter métricas separadas para coletar valores para Refrigerants, Mobile combustion e Stationary combustion.

1. Na coluna Metric, liste os nomes de cada índice de avaliação a ser coletado para os tópicos do programa.
2. Para cada métrica, insira o tópico relacionado e qualquer hierarquia dentro dos tópicos adicionais.

Observação: Para criar o programa com sucesso, insira pelo menos um tópico - em Tópico 1 - para cada métrica.

Por exemplo, para coletar valores de métrica para as emissões do Escopo 1:

No programa gerado a partir do SMF, a hierarquia de tópicos e métricas aparece como o esboço, com as métricas em seus respectivos tópicos.

Etapa 5. Insira os detalhes das métricas

Na seção Metrics, insira detalhes sobre cada métrica:

1. Em Metric description (Descrição da métrica), insira uma explicação ou mais contexto sobre a métrica.
   
2. Em Metric value type (Tipo de valor métrico), digite o tipo de dados a serem coletados para a métrica - Texto, Número, Moeda, Data ou Porcentagem.

3. Em Units, selecione a unidade de medida para qualquer valor Number, Currency ou Percent.

   Dica: Para usar uma unidade que não aparece como opção, adicione-a à coluna A da planilha Units. No programa, todas as unidades que você adicionar à planilha Units aparecerão somente em seus respectivos valores e não estarão disponíveis para outras métricas.

4. Para atribuir a coleta de dados de um valor a um membro do espaço de trabalho|workspace, insira seu nome completo ou endereço de e-mail em Data provider.
   

   Nota: Você pode atribuir apenas um membro como provedor de dados de um valor.

5. Se você atribuir um provedor de dados:
   • Em Aprovador de dados, atribua quaisquer membros adicionais para aprovar o valor:
     • Para atribuir apenas um membro, digite o nome completo ou o endereço de e-mail dele.
     • Para atribuir a um dos vários membros a aprovação de um valor em uma data de vencimento compartilhada, insira seus nomes completos ou endereços de e-mail como uma lista separada por vírgulas, como homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Para atribuir a vários membros a aprovação de um valor por meio de uma série de etapas de aprovação com suas próprias datas de vencimento, insira seus nomes completos ou endereços de e-mail, com cada etapa separada por um pipe (|). Se um dos vários membros puder aprovar o valor como parte de uma etapa de aprovação, separe seus nomes ou endereços de e-mail com uma vírgula (,). Por exemplo:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Insira quaisquer instruções para ajudar o provedor de dados e os aprovadores a concluir suas tarefas.

   • Insira as datas de vencimento para a coleta e aprovação do valor em um formato AAAA-MM-DD. Se o valor tiver várias etapas de aprovação, separe a data de vencimento de cada etapa com um pipe (|) ou insira uma única data para aplicar a todas as etapas.

     Observação: Se um valor tiver várias etapas de aprovação, insira o mesmo número de pipe (|| delimitadores em Aprovador de dados e Data de aprovação. Para não definir uma data de vencimento para uma etapa de aprovação, deixe um espaço em branco entre os delimitadores correspondentes - como 2024-15-01 | | 2024-15-03, para não definir uma data para a etapa intermediária.

6. Para alinhar uma métrica a um padrão ou divulgação no Sustainability Explorer, insira seu título na coluna referente à sua estrutura - GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (antigo Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS) ou Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Observação: Embora o Sustainability Explorer forneça versões obsoletas e pendentes de padrões e divulgações, você pode alinhar uma métrica apenas com sua versão atual do SMF. Para alinhar com uma versão obsoleta ou pendente, edite o conteúdo da métrica Related Explorer do programa.

   Dica: Ao alinhar uma métrica a um padrão ou divulgação, você pode fazer referência ao seu conteúdo a partir da métrica e sua respectiva coleta de dados ou tarefa de aprovação em Workiva Tasks.

   

   Dica: Para alinhar uma métrica a uma estrutura ou questionário não incluído no Sustainability Explorer, crie uma etiqueta de programa com base em seu conteúdo.

7. Nas colunas Program tag, adicione metadados personalizados sobre uma métrica, como uma meta da empresa ou uma estrutura adicional com a qual ela se alinha. Para criar uma tag, digite seu nome após Program tag: no cabeçalho e, em seguida, digite o valor apropriado na linha da métrica. 
   

   Dica: Se uma métrica tiver vários valores de uma etiqueta, insira-os como uma lista separada por vírgulas.

8. Em Exigir anexos de suporte e Exigir notas, selecione se você deseja que os responsáveis incluam anexos de suporte ou notas com valores de uma métrica.

9. Para atribuir um identificador exclusivo específico a uma métrica, digite seu ID numérico em Código da métrica.

   Dica: Quando o programa cria uma métrica, ele prefixa seu código com um M. Se nenhum código for especificado no SMF, o programa criará um automaticamente.

10. Para coletar vários valores para uma métrica:

    • Para valores baseados em uma dimensão personalizada , selecione os critérios aplicáveis, como localização ou demografia, na coluna Dimensão.

      Dica: Você configura dimensões personalizadas na planilha Dimensions.

    • Para valores trimestrais ou mensais, selecione o intervalo aplicável na coluna Frequency.

11. Na coluna Connected metric location, selecione se você deseja coletar o valor por meio de uma planilha ou documento conectado no espaço de trabalho.

    Dica: Para agilizar a coleta de dados para o provedor e o aprovador, selecione No (Não) em Connected metric location (Local da métrica conectada) a para coletar o valor por meio do Workiva Tasks em vez de um arquivo de origem.

No programa gerado a partir do SMF, você pode gerenciar esses detalhes e acompanhar a coleta de dados da métrica.

Etapa 6. Crie o Programa de Sustentabilidade

Depois de configurar a seção Metrics, entre em contato com o Customer Success Manager (CSM) ou parceiro de implementação da Workiva para criar um Programa de Sustentabilidade com base no seu SMF. 

A partir do Programa, você pode:

• Anexar arquivos de referência às métricas para obter contexto ou orientação adicional.
• Envie tarefas aos membros do espaço de trabalho designados para coletar e aprovar os valores das métricas.
• Acompanhe o status da coleta de dados dos valores das métricas.
• Ajuste as necessidades de relatórios conforme a evolução da materialidade de seu tópico .