Centrum wsparcia Workiva

Pola niestandardowe to unikalne pola tworzone przez Twoją firmę i dodawane do istniejących dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych lub prezentacji. Te pola dostosowane do konkretnego celu są w pełni dostosowane do Twojej przestrzeni roboczej, ale zbierają i przechowują dane w taki sam sposób jak natywne pola Workiva. Ta dodatkowa funkcjonalność umożliwia tworzenie niestandardowych raportów i zautomatyzowanych rozwiązań, które nie są dostępne w inny sposób.

Wymagania

• Rola Administrator pól niestandardowych jest wymagana do modyfikowania niestandardowych grup pól i definicji. Dotyczy to również użytkowników API.
• Aby zarządzać wartościami pól niestandardowych pliku, wymagane są uprawnieniaWłaściciela lub Edytora.
• Do zarządzania niestandardową grupą pól plikuwymagane są uprawnienia właściciela.
• Aby móc wyszukiwać pliki lub sekcje, musisz mieć dostęp Wyświetl.

Utwórz pola niestandardowe

Każdy użytkownik posiadający rolę administratora pól niestandardowych może tworzyć i zarządzać polami niestandardowymi na ekranie Ustawienia obszaru roboczego. Przypisując te pola do grup pól, można je następnie stosować do każdego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji w obszarze roboczym albo tylko do określonego podzbioru plików. Dowiedz się więcej o niestandardowych grupach pól.

Aby utworzyć pole niestandardowe:

1. W prawym górnym rogu kliknij nazwę swojego obszaru roboczego i wybierz Ustawienia, aby otworzyć Ustawienia obszaru roboczego.
2. Wybierz Pola niestandardowe z paska nawigacyjnego u góry ekranu.
3. Kliknij przycisk Utwórz > Utwórz pole niestandardowe .
   

4. Wprowadź szczegóły nowego pola niestandardowego.

   Nazwa pola	Nazwa pola lub „tytuł”, tak jak będzie wyświetlana w systemie Workiva.
   Identyfikator pola	Unikalny identyfikator pola, używany głównie programowo, w zapytaniach lub za pośrednictwem API.  Obsługiwane znaki: Pisma Takty muzyczne Okresy Podkreślenia Myślniki Uwaga: Po pierwszej aktywacji pola nie można zmienić jego identyfikatora.
   Typ pola	Format danych dla tego pola. Opcje: Tekst/Ciąg Lista Liczba całkowita (np. 1 lub -1) Liczba (dowolna wartość liczbowa, np. 1,1 lub -1,1) Wartość logiczna (prawda lub fałsz) Data (RRRR-MM-DD) Użytkownik (ID użytkownika Workiva)
   Kolejność sortowania	Kolejność, w jakiej to pole będzie wyświetlane w panelu Pola niestandardowe Twojego obiektu. Zaczyna się od 0. Uwaga: Jeśli pozostawisz puste, pola zostaną posortowane alfanumerycznie według identyfikatora pola.
   Opis	Krótki opis celu pola niestandardowego. Ta opcja jest wyświetlana tylko na ekranie Pola niestandardowe w Ustawieniach obszaru roboczego.
   Grupy pól	Określa, gdzie pojawia się to pole i do których obiektów Workiva ma ono zastosowanie. Na przykład pole zastosowane do domyślnej grupy Wszystkie dokumenty będzie wyświetlane w każdym dokumencie w Twojej przestrzeni roboczej, podczas gdy pole zastosowane do Twojej własnej niestandardowej grupy pól będzie wyświetlane tylko w określonym zestawie dokumentów należących do tej grupy.

5. Kliknij Zapisz.
   

Jak mogę używać pól niestandardowych?

Pola niestandardowe rozszerzają możliwości istniejących obiektów Workiva i lepiej dopasowują oprogramowanie do potrzeb Twojej firmy. Na przykład możesz używać pól niestandardowych, aby:

• Śledź zatwierdzenia, dodając pole „strona odpowiedzialna” do sekcji dokumentu.
• Uprość proces przekazywania danych do przodu, tworząc pole „okres sprawozdawczy”.
• Uporządkuj arkusze według lokalizacji, dodając pole „Region”.

Są to tylko sugestie. Dokładne zastosowanie będzie się różnić w zależności od rodzaju działalności i można je skoordynować z pomocą menedżera konta.
 

Wybór grupy polowej

Grupy pól służą do sortowania, organizowania i strukturyzowania pól niestandardowych w obszarze roboczym. Jeśli pole niestandardowe będzie miało zastosowanie do wszystkich obiektów w obszarze roboczym, upewnij się, że wybierzesz domyślną grupę pól dla elementu, nad którym pracujesz.

Na przykład, jeśli chcesz, aby pole pojawiało się w każdym dokumencie w obszarze roboczym, należy wybrać grupę „Wszystkie dokumenty”. W przeciwnym wypadku będziesz zmuszony ręcznie zastosować grupę pól do każdego pliku w obszarze roboczym.

Użyj pól niestandardowych

Po utworzeniu pól niestandardowych dostęp do nich będzie mieć każda osoba posiadająca uprawnieniedo danego obiektu. Użytkownicy z uprawnieniami Widz może widzieć tylko pola niestandardowe, natomiast Właściciele i Edytorzy mogą z nimi wchodzić w interakcję.

1. Na ekranie Pliki wybierz dokument, prezentację lub arkusz kalkulacyjny.
2. Wybierz ikonę Pola niestandardowe z prawego panelu.
3. Przełączaj się między typami obiektów (takimi jak Dokument lub Sekcja) za pomocą kart u góry.
   
4. Rozwiń konkretną grupę pól, której chcesz użyć.
   
5. Znajdź odpowiednie pole i wypełnij je.
   

Aktywuj i dezaktywuj pola niestandardowe

Po utworzeniu nowe pola niestandardowe otrzymują status „Wersja robocza”. Aby pola niestandardowe były wyświetlane w dokumentach, arkuszach kalkulacyjnych i prezentacjach, należy je aktywować. Jeśli nie będą już potrzebne, możesz je później dezaktywować.

Uwaga: Po pierwszej aktywacji pola niestandardowego nie będzie można zmienić jego identyfikatora ani usunąć.

1. W prawym górnym rogu kliknij nazwę swojego obszaru roboczego i wybierz Ustawienia, aby otworzyć Ustawienia obszaru roboczego.
2. Wybierz Pola niestandardowe z paska nawigacyjnego u góry ekranu.
3. Wybierz menu z trzema kropkamichwytakpo prawej stronie i wybierz Aktywuj lub Dezaktywuj.
   

Jeśli dezaktywowane pole zostanie później ponownie aktywowane, wszystkie jego poprzednie lokalizacje zostaną natychmiast przywrócone.

Zrozumienie pól aktywnych i nieaktywnych

Kopiowanie, importowanie i eksportowanie wartości pól niestandardowych

Aby ułatwić proces przewijania do przodu, wartości pól niestandardowych można opcjonalnie uwzględnić podczas kopiowania pliku lub folderu. Wystarczy zaznaczyć pole wyboru Wartości pól niestandardowych, aby uwzględnić wszystkie bieżące wartości w akcji kopiowania, lub odznaczyć pole wyboru, aby zresetować wszystkie wartości. Dzięki temu możesz zachować bieżące wartości podczas kopiowania plików lub całkowicie je zresetować.

Uwaga: Pola niestandardowe i ich wartości można również importować i eksportować między obszarami roboczymi.

Dowiedz się więcej o kopiowaniu plików i folderów.

Uwaga: Ta opcja pojawia się tylko wtedy, gdy w obszarze roboczym włączono pola niestandardowe.

Zapytanie o dane pól niestandardowych

Jeśli w obszarze roboczym włączono opcję Wdata, można dodawać niestandardowe dane pól do zapytań przy użyciu typów źródeł Common Object Model (COM) i Memberships. Te źródła danych umożliwiają wykonywanie zapytań i agregowanie niestandardowych danych z pól.

Więcej informacji na temat tworzenia zapytań znajdziesz w naszym artykule poświęconym zarządzaniu źródłami zapytania.

Uwaga: Dane dotyczące członkostwa są dostępne tylko w obszarach roboczych z włączonymi polami niestandardowymi, interfejsami, inteligentnymi linkamilub eksploratorem zrównoważonego rozwoju. Jeśli jesteś zainteresowany dodaniem jednego z tych rozwiązań, skontaktuj się ze swoim CSM.

Porady i najlepsze praktyki

W poniższej sekcji znajdziesz zbiór wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących zarządzania polami niestandardowymi w witrynie. Choć nie jest to wymagane, zalecenia te mogą pomóc Ci uniknąć niektórych typowych błędów, jakie napotykamy przy stosowaniu pól niestandardowych.
 

Dodatkowe zasoby

• Utwórz niestandardowe grupy pól
• Importuj i eksportuj pola niestandardowe