Tilpassede felt er unike felt som opprettes av bedriften din og legges til i eksisterende dokumenter, regneark eller presentasjoner. Disse formålstjenlige feltene er helt tilpasset arbeidsområdet ditt, men de samler inn og lagrer data på samme måte som et innebygd Workiva-felt. Denne ekstra funksjonaliteten lar deg opprette tilpassede rapporter og automatiserte løsninger som ellers ikke er tilgjengelige.
Krav
- Rollen Administrator for tilpassede felt er nødvendig for å endre tilpassede feltgrupper og definisjoner. Dette gjelder også for API-brukere.
- Det kreves tillatelser som eier eller redigerer for å administrere en fils egendefinerte feltverdier.
- Eiertillatelser kreves for å administrere en fils tilpassede feltgruppe.
- Du må ha Visning tilgang til en gitt fil eller seksjon for å kunne spørre etter den.
Opprett egendefinerte felt
Alle brukere med rollen Administrator for tilpassede felt kan opprette og administrere tilpassede felt fra skjermbildet Arbeidsområdeinnstillinger. Ved å tilordne disse feltene til feltgrupper, kan de deretter brukes på alle dokumenter, regneark eller presentasjoner i arbeidsområdet ditt, eller bare på et bestemt delsett av filene dine. Lær mer om tilpassede feltgrupper.
Slik oppretter du et egendefinert felt:
- Øverst til høyre klikker du på navnet på arbeidsområdet ditt og velger Innstillinger for å åpne arbeidsområdeinnstillingene.
- Velg Tilpassede felt fra navigasjonslinjen øverst på skjermen.
- Klikk på knappen Opprett > Opprett tilpasset felt .
-
Skriv inn detaljene for det nye egendefinerte feltet.
Feltnavn Feltnavnet eller «tittelen» slik den vises i Workiva. Felt-ID Feltets unike identifikator; brukes primært programmatisk, i spørringer eller via API.
Støttede tegn:
- Brev
- Tall
- Perioder
- Understrekninger
- Bindestreker
Merk: Når et felt er aktivert for første gang, kan ikke ID-en endres.
Felttype Dataformatet for dette feltet.
Alternativer:
- Tekst/streng
- Liste
- Heltall (et heltall; f.eks. 1 eller -1)
- Tall (enhver numerisk verdi; f.eks. 1,1 eller -1,1)
- Boolsk (sant eller usant)
- Dato (ÅÅÅÅ-MM-DD)
- Bruker (Workiva bruker-ID)
Sorteringsrekkefølge Rekkefølgen dette feltet skal vises i i panelet for egendefinerte felt i objektet ditt. Starter fra 0.
Merk: Hvis feltene står tomme, sorteres de alfanumerisk etter felt-ID.
Beskrivelse En kort beskrivelse av formålet med det egendefinerte feltet. Dette vises bare på skjermbildet Tilpassede felt i arbeidsområdeinnstillingene. Feltgrupper Bestemmer hvor dette feltet vises og hvilke Workiva-objekter det gjelder for.
For eksempel vil et felt som brukes på standardgruppen Alle dokumenter vises med alle dokumenter i arbeidsområdet ditt, mens et felt som brukes på din egen tilpassede feltgruppe bare vil vises på det spesifikke settet med dokumenter som faller inn under den gruppen.
- Klikk på Lagre.
Hvordan kan jeg bruke egendefinerte felt?
Tilpassede felt utvider funksjonaliteten til eksisterende Workiva-objekter og skreddersyr programvaren bedre til bedriftens behov. Du kan for eksempel bruke egendefinerte felt til å:
- Spor godkjenninger ved å legge til et felt for «ansvarlig part» i dokumentdelene dine.
- Forenkle fremføringsprosessen ved å opprette et felt for «rapporteringsperiode».
- Ordne ark etter plassering ved å legge til et «Region»-felt.
Dette er bare forslag. Den nøyaktige bruken vil variere fra bedrift til bedrift og kan koordineres med hjelp fra din kundeansvarlige.
Velge en feltgruppe
Feltgrupper brukes til å sortere, organisere og strukturere de egendefinerte feltene i arbeidsområdet ditt. Hvis et egendefinert felt vil gjelde for alle objekter i arbeidsområdet ditt, må du sørge for å velge standard feltgruppe for elementet du jobber med.
Du ville for eksempel valgt gruppen «Alle dokumenter» hvis du vil at et felt skal vises i alle dokumenter i arbeidsområdet ditt. Ellers vil du bli tvunget til å manuelt bruke en feltgruppe på hver fil i arbeidsområdet ditt.
Bruk tilpassede felt
Når de er opprettet, kan alle med tillatelse til objektet få tilgang til egendefinerte felt. Brukere med lesertillatelse kan bare se de tilpassede feltene, mens eiere og redigerere kan samhandle med dem.
- Fra skjermbildet Filer velger du et dokument, en presentasjon eller et regneark.
- Velg ikonet Tilpassede felt fra panelet til høyre.
- Veksle mellom objekttyper (for eksempel et dokument eller en seksjon) ved hjelp av fanene øverst.
- Utvid den spesifikke feltgruppen du vil bruke.
- Finn ønsket felt og fyll det ut deretter.
Aktiver og deaktiver tilpassede felt
Når nye tilpassede felt er opprettet, plasseres de i en «Utkast»-tilstand. Disse egendefinerte feltene må deretter aktiveres for å vises i dokumentene, regnearkene og presentasjonene dine. Du kan deaktivere dem senere hvis de ikke lenger er nødvendige.
Merknad: Når et egendefinert felt er aktivert for første gang, kan du ikke endre felt-ID-en eller slette det.
- Øverst til høyre klikker du på navnet på arbeidsområdet ditt og velger Innstillinger for å åpne arbeidsområdeinnstillingene.
- Velg Tilpassede felt fra navigasjonslinjen øverst på skjermen.
- Velg gripeknappenpå høyre side, og velg Aktiver eller Deaktiver.
Hvis et deaktivert felt aktiveres på nytt senere, vil det umiddelbart bli gjenopprettet til alle tidligere plasseringer.
Forstå aktive og inaktive felt
Aktive tilpassede felt vil være tilgjengelige i panelet Tilpassede felt i dokumentet, regnearket eller presentasjonen.
I dette eksemplet vil du legge merke til at det tilpassede feltet «Forberedersignering» er synlig:
Deaktiverte tilpassede felt er merket med Inaktive på administrasjonsskjermen for tilpassede felt og vil ikke vises i dokumenter, regneark eller presentasjoner.
I dette eksemplet vil du legge merke til at det egendefinerte feltet «Forberedersignering» er fjernet:
Merknad: Hvis tilpassede felt aktiveres på nytt senere, gjenopprettes de automatisk.
Kopier, importer og eksporter tilpassede feltverdier
For å forenkle fremrullingsprosessen kan egendefinerte feltverdier valgfritt inkluderes når en fil eller mappe kopieres. Bare merk av i boksen Tilpassede feltverdier i feltet for å inkludere alle gjeldende verdier i kopieringshandlingen, eller fjern merket i boksen for å tilbakestille alle verdiene. Dette lar deg beholde gjeldende verdier når du kopierer filer, eller tilbakestille dem helt.
Merknad: Tilpassede felt og verdiene deres kan også importeres og eksporteres mellom arbeidsområder.
Lær mer om kopiering av filer og mapper.
Merknad: Dette alternativet vises bare hvis egendefinerte felt er aktivert i arbeidsområdet ditt.
Spør etter data om tilpassede felt
Hvis Wdata er aktivert i arbeidsområdet ditt, kan tilpassede feltdata legges til spørringer ved hjelp av kildetypene Common Object Model (COM) og Memberships. Disse datakildene lar deg spørre om og aggregere dataene dine i tilpassede felt.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bygger spørringer, kan du se artikkelen vår om å administrere kildene til en spørring.
Merknad: Medlemskapsdata er bare tilgjengelig i arbeidsområder med egendefinerte felt, grensesnitt, smarte lenkereller bærekraftsutforsker aktivert. Kontakt din kundeservicemedarbeider hvis du er interessert i å legge til en av disse løsningene.
COM-datakilden inneholder de fleste egendefinerte feltverdiene som er lagret på tvers av arbeidsområdet ditt. Den kan brukes til å identifisere Workiva-filer og -seksjoner, koble til andre datakilder for å utvide visningen din, eller lage beregninger i spørringene dine.
- Når du bygger en spørring, velg Admin > COM.
-
Velg en felttype og klikk på Legg til. Dette vil gjøre alle aktive felt-ID-er for den ressursen tilgjengelige for spørringen din.
Merknad: COM-datakilden vil presentere alle tilpassede felt i arbeidsområdene dine uavhengig av status.
Medlemskap brukes spesifikt for datatypen Bruker. Hver bruker lagres som en bruker-ID i Workiva. Du kan dermed legge til denne datakilden i COM-spørringene dine for å endre bruker-ID-er med informasjon som navn eller e-post.
- Når du bygger en spørring, velger du Admin > Medlemskap.
- Velg en kolonne og klikk på Legg til. Dette vil gjøre alle medlemskap for den ressursen tilgjengelige for spørringen din.
Tips og beste praksis
Følgende avsnitt er en samling tips og beste fremgangsmåter for å administrere de egendefinerte feltene på nettstedet ditt. Selv om det ikke er obligatorisk, kan disse anbefalingene hjelpe deg med å unngå noen av de vanlige feilene vi ser når vi tar i bruk tilpassede felt.
Felt-ID er den ultimate identifikatoren for tilpassede felt. Mens feltnavn kan gjentas, er hver felt-ID unik og uendret. Derfor foreslår vi at du bruker en standard navnekonvensjon som inkluderer prosessen, prosjektnavnet eller versjonen som hvert felt er en del av.
Hos Workiva bruker vi for eksempel [prosessnavn.feltnavn.versjon].
Hvis et egendefinert felt legges til i flere grupper, kan det vises flere ganger i samme post. Dette feltet kan imidlertid bare inneholde én verdi, noe som betyr at enhver endring som gjøres i én gruppe også vil oppdatere det feltet i alle andre grupper.
For eksempel er feltet nedenfor tilordnet både gruppene FY23 og Alle dokumenter.
Når du viser et enkelt dokument, vil dette egendefinerte feltet nå vises i begge gruppene.
Fordi et enkelt felt ikke kan inneholde to forskjellige verdier, vil oppdatering av dette feltet i Alle dokumenter-gruppen samtidig oppdatere det samme feltet i FY23-gruppen.