Workiva kundestøttesenter

Når du implementerer Workivas løsning for bærekraftsrapportering, kan du bruke et regneark - en såkalt Structured Metric File (SMF) - til å sette opp et bærekraftsprogram for å samle inn verdier som skal oppgis i bærekraftsrapporteringen. Mens du kan opprette et program manuelt, gjør SMF det mulig for Workiva å hjelpe deg med å bygge opp programmet og dets beregninger automatisk.

Med SMF vil du spesifisere:

• Emnene som skal inkluderes i rapporten, organisert i hierarkiske seksjoner
• De kvalitative eller kvantitative verdiene som skal samles inn for hvert tema
• Relatert Innhold i Sustainability Explorer, for eksempel standarder eller opplysninger fra felles rammeverk
• Egendefinerte tagger og dimensjoner for å kategorisere henholdsvis beregninger eller verdiene deres ytterligere

Trinn 1. Bestem hvilke emner som skal offentliggjøres

Før du begynner å fylle ut SMF, gjør du en vesentlighetsvurdering for å avgjøre hva du ønsker å inkludere i rapporteringen. Tenk for eksempel på temaer:

• Tidligere inkludert i rapporteringen din
• Anbefalt for alle selskaper, basert på Global Reporting Initiative (GRI) Universal Standards eller United Nations Sustainable Development Goals (UNSDG)
• Anbefalt for din bransje, basert på Sustainability Accounting Standards Board (SASB) eller en GRI Sector Standard
• Meningsfylt for investorer, kunder og andre interessenter

Tips: For å finne ut hvilke beregninger som skal samles inn for et tema, kan du utforske relaterte retningslinjer og standarder i Sustainability Explorer.

Når du har bestemt hvilke temaer som skal offentliggjøres, må du finne ut hvilke data som skal samles inn for hvert tema. Du bruker disse temaene og relaterte beregninger til å bygge opp programmet ditt fra SMF.

Trinn 2. Konfigurer SMF

Gå til Configuration i SMF for å legge inn generell informasjon om programmet:

1. Skriv inn et navn og en beskrivelse for å identifisere programmet.
2. I Periodestart og Periodeslutt angir du den første og siste datoen for programmets første rapporteringsperiode i formatet ÅÅÅÅÅ-MM-DD.

3. I Standard dataleverandør angir du navnet eller e-postadressen til medlemmet av arbeidsområdet som skal tilordne datainnsamling av beregningsverdier som standard.

   Tips: Dette arbeidsområdemedlemmet er bare standardleverandøren. Du kan tilordne hver enkelt måleverdi til andre leverandører etter behov.

Trinn 3. Konfigurer egendefinerte dimensjoner

Hvis du vil samle inn flere verdier for en enkelt beregning, kan du konfigurere egendefinerte dimensjoner for programmet. For eksempel kan bedriften samle inn flere verdier for et måltall basert på ulike faktorer:

• Enhetens plassering
• Markedsregioner
• Forretningsenheter
• Demografi, for eksempel kjønn eller rase

Fra arket Dimensions kan du konfigurere hver egendefinerte dimensjon:

• I Dimensjonsnavn skriver du inn det unike navnet på den egendefinerte dimensjonen, for eksempel Sted eller Kjønn.

• I Dimensjonsverdi-ID og Dimensjonsverdi angir du en unik identifikator og et visningsnavn for hver dimensjonsverdi.

  Merk: Hver Dimensjonsverdi-ID må være unik. For å sikre dataintegritet kan du ikke slette dimensjonsverdier eller redigere ID-ene deres etter at programmet er opprettet.

For eksempel for en Gender -dimensjon:

Trinn 4. Angi emner og beregninger

Fra Metrics i SMF kan du sette opp temaene som skal offentliggjøres, gruppert i seksjoner og med metrikker for å spore verdiene:

• Emner angir de spesifikke faktorene som programmet tar for seg, og kan kategorisere andre emner etter generelle temaer; for eksempel kan et Miljø -emne omfatte emner som Energi og Avfall, mens et Sosialt -emne kan omfatte emner som Mangfold og inkludering (D&I) og Menneskerettigheter. Emner kan inneholde emner innenfor andre emner - for eksempel et Greenhouse gas emissions -emne innenfor et Planet -emne, som inneholder flere emner basert på Scope 1, Scope 2, og Scope 3 -utslipp.

  Merk: Et program kan inneholde hierarkier med opptil seks emner.

• Metrics samler og sporer verdier for hvert emne. For eksempel kan et Scope 1-utslipp -tema ha separate beregninger for å samle inn verdier for Kuldemedier, Mobil forbrenning, og Stasjonær forbrenning.

1. I kolonnen Metric lister du opp navnene på hver enkelt metrikk som skal samles inn for programmets temaer.
2. For hver beregning angir du det tilhørende emnet og eventuelle hierarkier innenfor flere emner.

Merk: For å kunne opprette programmet må du legge inn minst ett emne - i Emne 1 - for hver metrikk.

For eksempel for å samle inn metriske verdier for Scope 1-utslipp:

I programmet som genereres fra SMF, vises hierarkiet av emner og beregninger som en disposisjon, med beregninger innenfor de respektive emnene.

Trinn 5. Skriv inn beregningsopplysningene

Gå til Metrics og skriv inn detaljer om hver enkelt beregning:

1. I Metric description skriver du inn en forklaring eller mer kontekst om metrikken.
   
2. I Metric value type angir du hvilken type data som skal samles inn for beregningen - tekst, tall, valuta, dato eller prosent.

3. I Units velger du måleenhet for alle tall-, valuta- eller prosentverdier.

   Tips: Hvis du vil bruke en enhet som ikke vises som et alternativ, legger du den til i kolonne A på arket Units. I programmet vises alle enheter du legger til i arket Units, bare på de respektive verdiene, og de vil ikke være tilgjengelige for andre beregninger.

4. Hvis du vil tilordne en verdis datainnsamling til et medlem av arbeidsområdet, skriver du inn vedkommendes fulle navn eller e-postadresse i Dataleverandør.
   

   Merk: Du kan bare tilordne ett medlem som dataleverandør for en verdi.

5. Hvis du tilordner en dataleverandør:
   • I Data Approver kan du tilordne flere medlemmer til å godkjenne verdien:
     • Hvis du bare vil tilordne ett medlem, skriver du inn vedkommendes fulle navn eller e-postadresse.
     • Hvis du vil tilordne ett av flere medlemmer til å godkjenne verdien innen en felles forfallsdato, skriver du inn deres fulle navn eller e-postadresser som en kommaseparert liste, for eksempel homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Hvis du vil tilordne flere medlemmer til å godkjenne verdien gjennom en rekke godkjenningstrinn med egne forfallsdatoer, skriver du inn deres fulle navn eller e-postadresser, med hvert trinn atskilt av en pipe (|). Hvis ett av flere medlemmer kan godkjenne verdien som en del av et godkjenningstrinn, skiller du navnene eller e-postadressene deres fra hverandre med et komma (,). For eksempel:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Skriv inn eventuelle instruksjoner for å hjelpe dataleverandøren og godkjennerne med å fullføre oppgavene sine.

   • Angi forfallsdatoer for innsamling og godkjenning av verdien i formatet ÅÅÅÅÅ-MM-DD. Hvis verdien har flere godkjenningstrinn, skiller du forfallsdatoen for hvert trinn med en pipe (|), eller du kan angi én enkelt dato som gjelder for alle trinnene.

     Merk: Hvis en verdi har flere godkjenningstrinn, må du angi samme antall pipe (|| skilletegn i Datagodkjenner og Godkjenner dato. Hvis du ikke vil angi en forfallsdato for et godkjenningstrinn, må du la det stå et tomrom mellom de tilsvarende skilletegnene - for eksempel 2024-15-01 | | 2024-15-03, for ikke å angi en dato for det midterste trinnet.

6. Hvis du vil samkjøre et måltall med en standard eller en opplysning i Sustainability Explorer, skriver du inn tittelen i kolonnen for rammeverket - GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (tidligere Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS) eller Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Merk: Selv om Sustainability Explorer inneholder utgåtte og ventende versjoner av standarder og opplysninger, kan du justere en beregning med bare den gjeldende versjonen fra SMF. Hvis du vil justere til en utdatert eller ventende versjon, kan du redigere beregningens Related Explorer-innhold fra programmet.

   Tips: Når du tilpasser en beregning til en standard eller en opplysning, kan du henvise til innholdet fra beregningen og den tilhørende datainnsamlingen eller godkjenningsoppgaven i Workiva Tasks.

   

   Tips: Hvis du vil innrette en måling etter et rammeverk eller spørreskjema som ikke er inkludert i Sustainability Explorer, kan du opprette en programtagg basert på innholdet.

7. I kolonnene Programtag kan du legge til egendefinerte metadata om en metrikk, for eksempel et bedriftsmål eller et annet rammeverk den er i tråd med. Du oppretter en tagg ved å skrive inn navnet etter Program tag: i overskriften, og deretter skriver du inn den aktuelle verdien i raden for beregningen. 
   

   Tips: Hvis en beregning har flere verdier for en tagg, skriver du dem inn som en kommaseparert liste.

8. I Krev støttende vedlegg og Krev notater velger du om du vil kreve at mottakerne skal inkludere støttende vedlegg eller notater med metrikkens verdier.

9. Hvis du vil tilordne en spesifikk unik identifikator til en metrikk, skriver du inn den numeriske ID-en i Metrikkode.

   Tips: Når programmet oppretter en beregning, setter det en M foran koden. Hvis det ikke er angitt noen kode i SMF-en, oppretter programmet automatisk en kode.

10. Slik samler du inn flere verdier for en metrikk:

    • For verdier basert på en egendefinert dimensjon, velger du de aktuelle kriteriene - for eksempel sted eller demografi - i kolonnen Dimensjon.

      Tips: Du konfigurerer egendefinerte dimensjoner fra arket Dimensions.

    • For kvartalsvise eller månedlige verdier velger du det aktuelle intervallet i kolonnen Frequency.

11. I kolonnen Tilkoblet beregningsplassering velger du om du vil samle inn verdien via et tilkoblet regneark eller dokument i arbeidsområdet.

    Tips: For å effektivisere datainnsamlingen for leverandøren og godkjenneren kan du velge Nei i Tilkoblet metrikkplassering for samle inn verdien gjennom Workiva Tasks i stedet for en kildefil.

I programmet som genereres fra SMF, kan du administrere disse detaljene og spore datainnsamlingen fra metrikken.

Trinn 6. Opprett et program for bærekraft

Etter at du har konfigurert Metrics, kan du kontakte din Workiva Customer Success Manager (CSM) eller implementeringspartner for å opprette et bærekraftprogram basert på SMF-en din. 

Fra programmet kan du:

• Legg ved referansefiler til beregningene på for å få ytterligere kontekst eller veiledning.
• Send oppgaver til medlemmer av arbeidsområdet som skal samle inn og godkjenne beregningsverdier.
• Følg med på datainnsamlingsstatusen av måleverdiene.
• Juster rapporteringsbehovene etter hvert som emnets vesentlighet utvikler seg.