Aangepaste velden zijn unieke velden die door uw bedrijf zijn aangemaakt en toegevoegd aan bestaande documenten, spreadsheets of presentaties. Deze speciaal voor uw specifieke doeleinden ontwikkelde velden zijn volledig afgestemd op uw werkruimte, maar verzamelen en bewaren gegevens op dezelfde manier als een standaard Workiva-veld. Deze extra functionaliteit stelt u in staat om aangepaste rapporten en geautomatiseerde oplossingen te creëren die anders niet beschikbaar zijn.
Vereisten
- De rol Beheerder van aangepaste velden is vereist om groepen en definities van aangepaste velden te wijzigen. Dit geldt ook voor API-gebruikers.
- Om de aangepaste veldwaarden van een bestand te beheren, zijn de machtigingenEigenaar of Bewerker vereist.
- Eigenaar machtigingen zijn vereist om de aangepaste veldgroepvan een bestand te beheren.
- Je moet toegang hebben tot een bepaald bestand of gedeelte om ernaar te kunnen zoeken.
Aangepaste velden maken
Iedere gebruiker met de rol 'Beheerder aangepaste velden' kan aangepaste velden aanmaken en beheren via het scherm 'Werkruimte-instellingen'. Door deze velden aan veldgroepen toe te wijzen, kunnen ze vervolgens worden toegepast op elk document, spreadsheet of presentatie in uw werkruimte, of slechts op een specifieke subset van uw bestanden. Leer meer over aangepaste veldgroepen.
Om een aangepast veld te maken:
- Klik rechtsboven op de naam van uw werkruimte en selecteer Instellingen om de werkruimte-instellingen te openen.
- Selecteer Aangepaste velden in de navigatiebalk bovenaan het scherm.
- Klik op de knop Aanmaken > Aangepast veld aanmaken .
-
Voer de gegevens van uw nieuwe aangepaste veld in.
Veldnaam De veldnaam of "titel" zoals deze in Workiva wordt weergegeven. Veld-ID De unieke identificatiecode van het veld; wordt voornamelijk programmatisch gebruikt, in query's of via een API.
Ondersteunde personages:
- Brieven
- Getallen
- Periodes
- Onderstreepjes
- Koppelteken
Opmerking: Zodra een veld voor de eerste keer is geactiveerd, kan de ID niet meer worden gewijzigd.
Veldtype Het gegevensformaat voor dit veld.
Opties:
- Tekst/String
- Lijst
- Geheel getal (bijvoorbeeld 1 of -1)
- Getal (Elke numerieke waarde; bijvoorbeeld 1,1 of -1,1)
- Booleaanse waarde (waar of onwaar)
- Datum (JJJJ-MM-DD)
- Gebruiker (Workiva gebruikers-ID)
Sorteervolgorde De volgorde waarin dit veld in het paneel 'Aangepaste velden' van uw object verschijnt. Begint bij 0.
Opmerking: Indien leeg gelaten, worden de velden alfanumeriek gesorteerd op veld-ID.
Beschrijving Een korte beschrijving van het doel van het aangepaste veld. Dit wordt alleen weergegeven op het scherm 'Aangepaste velden' in de werkruimte-instellingen. Veldgroepen Bepaalt waar dit veld verschijnt en op welke Workiva-objecten het van toepassing is.
Een veld dat bijvoorbeeld is toegewezen aan de standaardgroep 'Alle documenten', verschijnt bij elk document in uw werkruimte, terwijl een veld dat is toegewezen aan uw eigen aangepaste veldgroep alleen verschijnt bij de specifieke documenten die binnen die groep vallen.
- Klik op Opslaan.
Hoe kan ik aangepaste velden gebruiken?
Aangepaste velden breiden de mogelijkheden van bestaande Workiva-objecten uit en zorgen ervoor dat de software beter aansluit op de behoeften van uw bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld aangepaste velden gebruiken om:
- Houd goedkeuringen bij door een veld 'verantwoordelijke partij' toe te voegen aan de verschillende onderdelen van uw document.
- Vereenvoudig uw doorrolproces door een veld 'rapportageperiode' aan te maken.
- Sorteer de werkbladen op locatie door een veld 'Regio' toe te voegen.
Dit zijn slechts suggesties; de exacte toepassingen verschillen per bedrijf en kunnen in overleg met uw accountmanager worden vastgesteld.
Het kiezen van een veldgroep
Veldgroepen worden gebruikt om de aangepaste velden in uw werkruimte te sorteren, organiseren en structureren. Als een aangepast veld in principe van toepassing is op elk object in uw werkruimte, zorg er dan voor dat u de standaardveldgroep selecteert voor het item waarmee u werkt.
U kiest bijvoorbeeld de groep 'Alle documenten' als u wilt dat een veld in elk document in uw werkruimte verschijnt. Anders bent u genoodzaakt om handmatig een veldgroep toe te passen op elk bestand in uw werkruimte.
Gebruik aangepaste velden
Eenmaal aangemaakt, kunnen aangepaste velden worden gebruikt door iedereen met toestemming voor dat object. Gebruikers met alleen weergaverechten kunnen de aangepaste velden zien, terwijl eigenaren en bewerkers ermee kunnen interageren.
- Selecteer in het scherm Bestanden een document, presentatie of spreadsheet.
- Selecteer het pictogram Aangepaste velden in het rechterpaneel.
- Schakel tussen objecttypen (zoals een document of een sectie) met behulp van de tabbladen bovenaan.
- Vouw de specifieke veldgroep uit die u wilt gebruiken.
- Zoek het gewenste veld op en vul het dienovereenkomstig in.
Aangepaste velden activeren en deactiveren
Nieuwe aangepaste velden worden na aanmaak in de status "Concept" geplaatst. Deze aangepaste velden moeten vervolgens worden geactiveerd om in uw documenten, spreadsheets en presentaties te verschijnen. Je kunt ze later deactiveren als je ze niet meer nodig hebt.
Opmerking: Zodra een aangepast veld voor de eerste keer is geactiveerd, kunt u de veld-ID niet meer wijzigen of het veld verwijderen.
- Klik rechtsboven op de naam van uw werkruimte en selecteer Instellingen om de werkruimte-instellingen te openen.
- Selecteer Aangepaste velden in de navigatiebalk bovenaan het scherm.
- Selecteer het menu met de drie puntjesaan de rechterkant en selecteer Activeren of Deactiveren.
Als een gedeactiveerd veld op een later tijdstip opnieuw wordt geactiveerd, worden alle voorgaande locaties direct hersteld.
Inzicht in actieve en inactieve velden
Actieve aangepaste velden zijn beschikbaar in het paneel Aangepaste velden van uw document, spreadsheet of presentatie.
In dit voorbeeld ziet u dat het aangepaste veld "Preparer Sign Off" zichtbaar is:
Gedeactiveerde aangepaste velden worden gemarkeerd met Inactief op het beheerscherm voor aangepaste velden en verschijnen niet in uw documenten, spreadsheets of presentaties.
In dit voorbeeld ziet u dat het aangepaste veld "Preparer Sign Off" is verwijderd:
Opmerking: Als de app later opnieuw wordt geactiveerd, worden de aangepaste velden automatisch hersteld.
Aangepaste veldwaarden kopiëren, importeren en exporteren
Om het doorrollen te vergemakkelijken, kunnen optioneel aangepaste veldwaarden worden opgenomen bij het kopiëren van een bestand ofmap . Vink het vakje Aangepaste veldwaarden aan om alle huidige waarden in uw kopieeractie op te nemen, of vink het vakje uit om alle waarden te resetten. Hiermee kunt u de huidige waarden behouden bij het kopiëren van bestanden of ze volledig resetten.
Opmerking: Aangepaste velden en hun waarden kunnen ook geïmporteerd en geëxporteerd worden tussen werkruimten.
Leer meer over het kopiëren van bestanden en mappen.
Opmerking: Deze optie verschijnt alleen als aangepaste velden in uw werkruimte zijn ingeschakeld.
Gegevens van aangepaste velden opvragen
Als Wdata is ingeschakeld in uw werkruimte, kunnen aangepaste veldgegevens aan query's worden toegevoegd met behulp van de brontypen Common Object Model (COM) en Memberships. Met deze gegevensbronnen kunt u uw aangepaste veldgegevens opvragen en aggregeren.
Voor meer informatie over het bouwen van query's, zie ons artikel over het beheren van de bronnen van een query.
Opmerking: Lidmaatschapsgegevens zijn alleen beschikbaar in werkruimtes waar aangepaste velden, interfaces, slimme linksof duurzaamheidsverkenner zijn ingeschakeld. Neem contact op met uw CSM als u geïnteresseerd bent in het toevoegen van een van deze oplossingen.
De COM-gegevensbron bevat de meeste aangepaste veldwaarden die in uw werkruimte zijn opgeslagen. Het kan worden gebruikt om uw Workiva-bestanden en -secties te identificeren, andere gegevensbronnen te koppelen om uw weergave uit te breiden, of berekeningen in uw query's te maken.
- Bij het samenstellen van een query selecteert u Beheer > COM.
-
Kies een veldtype en klik op Toevoegen. Hierdoor worden alle actieve veld-ID's voor die bron beschikbaar voor uw query.
Opmerking: De COM-gegevensbron zal alle aangepaste velden in uw werkruimten weergeven, ongeacht hun status.
Lidmaatschappen worden specifiek gebruikt voor het gegevenstype Gebruiker. Elke gebruiker wordt in Workiva opgeslagen als een gebruikers-ID. Je kunt deze gegevensbron dus in je COM-query's integreren om gebruikers-ID's aan te vullen met informatie zoals naam of e-mailadres.
- Bij het samenstellen van een query selecteert u Admin > Memberships.
- Kies een kolom en klik op Toevoegen. Hierdoor worden alle lidmaatschappen voor die bron beschikbaar voor uw zoekopdracht.
Tips en beste praktijken
In het volgende gedeelte vindt u een verzameling tips en best practices voor het beheren van de aangepaste velden op uw website. Hoewel niet verplicht, kunnen deze aanbevelingen u helpen enkele veelvoorkomende fouten te voorkomen die we zien bij het implementeren van aangepaste velden.
Het veld-ID is de ultieme identificatiecode voor aangepaste velden. Veldnamen kunnen weliswaar herhaald worden, maar elke veld-ID is uniek en onveranderlijk. Daarom raden we aan een standaard naamgevingsconventie te gebruiken die het proces, de projectnaam of de versie bevat waartoe elk veld behoort.
Bij Workiva gebruiken we bijvoorbeeld [process_name.fieldName.version].
Als een aangepast veld aan meerdere groepen wordt toegevoegd, kan het meerdere keren in hetzelfde record voorkomen. Dit veld kan echter slechts één waardebevatten, wat betekent dat elke wijziging die in één groep wordt aangebracht, ook dat veld in elke andere groep bijwerkt.
Het onderstaande veld is bijvoorbeeld toegewezen aan zowel de groep FY23 als de groep Alle documenten.
Bij het bekijken van een individueel document verschijnt dit aangepaste veld nu in beide groepen.
Omdat één veld geen twee verschillende waarden kan bevatten, zal het bijwerken van dit veld in de groep 'Alle documenten' tegelijkertijd hetzelfde veld in de groep 'FY23' bijwerken.