Workiva-ondersteuningscentrum

Bij de implementatie van de Workiva Sustainability Reporting-oplossing kunt u een spreadsheet – een zogenaamd Structured Metric File (SMF) – gebruiken om een ​​duurzaamheidsprogramma op te zetten waarmee u waarden kunt vastleggen die u in uw duurzaamheidsrapportage wilt vermelden. Hoewel je handmatig een programma kunt aanmaken, maakt het SMF het voor Workiva mogelijk om je programma en de bijbehorende statistieken automatisch op te bouwen.

Met de SMF specificeert u het volgende:

• De onderwerpen die u in uw rapport moet opnemen, georganiseerd in hiërarchische secties.
• De kwalitatieve of kwantitatieve waarden die verzameld moeten worden voor elk onderwerp
• Gerelateerde Sustainability Explorer-inhoud, zoals normen of openbaarmakingen uit gemeenschappelijke raamwerken
• Aangepaste tags en dimensies om respectievelijk statistieken of hun waarden verder te categoriseren.

Opmerking: Neem voor hulp met uw SMF contact op met uw Workiva Customer Success Manager (CSM) of implementatiepartner.

Stap 1. Bepaal welke onderwerpen u wilt openbaar maken.

Voordat u begint met het invullen van het SMF, voer een materialiteitsbeoordeling uit om te bepalen wat u in uw rapportage wilt opnemen. Neem bijvoorbeeld de volgende onderwerpen:

• Eerder opgenomen in uw rapportage
• Aanbevolen voor alle bedrijven, gebaseerd op de universele standaarden van het Global Reporting Initiative (GRI) of de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties (UNSDG)
• Aanbevolen voor uw branche, gebaseerd op Sustainability Accounting Standards Board (SASB) of een GRI Sector Standard
• Betekenisvol voor uw investeerders, klanten en andere belanghebbenden.

Tip: Om te bepalen welke meetgegevens voor een bepaald onderwerp verzameld moeten

worden ,

kunt u de bijbehorende richtlijnen en standaarden raadplegen in SustainabilityExplorer .

Nadat je hebt vastgesteld welke onderwerpen je wilt openbaar maken, bepaal je welke gegevens je voor elk onderwerp wilt verzamelen. Je gebruikt deze onderwerpen en bijbehorende meetgegevens om je programma op te bouwen vanuit het SMF.

Stap 2. Configureer de SMF

Voer in het gedeelte Configuratie van het SMF algemene informatie over het programma in:

1. Voer een naam en beschrijving in om het programma te identificeren.
2. Voer bij Periode begin en Periode eindede eerste en laatste datum van de eerste rapportageperiode van het programma in, in het formaat JJJJ-MM-DD.

3. Voer in Standaardgegevensproviderde naam of het e-mailadres in van het werkruimtelid aan wie de gegevensverzameling voor metrische waarden standaard moet worden toegewezen.

   Tip: Dit werkruimtelid is alleen de standaardprovider. Je kunt elke meetwaarde naar behoefte aan andere providers toewijzen.

Stap 3. Stel aangepaste afmetingen in.

Om meerdere waarden voor één enkele metriek te verzamelen, stelt u aangepaste dimensies in voor uwprogramma . Uw bedrijf kan bijvoorbeeld meerdere waarden voor een bepaalde meetwaarde verzamelen op basis van verschillende criteria:

• Entiteitslocaties
• Marktregio's
• Bedrijfseenheden
• Demografische gegevens, zoals geslacht of ras.

Stel vanuit het Dimensions -blad elke aangepaste afmeting in:

• Voer in Dimensienaamde unieke naam van de aangepaste dimensie in, zoals Locatie of Geslacht.

• Voer in Dimensiewaarde-ID en Dimensiewaardeeen unieke identificatiecode en weergavenaam in voor elke dimensiewaarde.

  Opmerking: Elke dimensiewaarde-ID moet uniek zijn. Om de gegevensintegriteit te waarborgen, kunt u na het aanmaken van het programma geen dimensiewaarden verwijderen of hun ID's bewerken.

Bijvoorbeeld voor een Geslacht dimensie:

Dimensienaam	Dimensiewaarde-ID	Dimensiewaarde
Geslacht	M	Mannelijk
Geslacht	F	Vrouwelijk
Geslacht	NB	Non-binair

Stap 4. Voer de onderwerpen en meetwaarden in.

Stel in het gedeelte Metrieken van het SMF de onderwerpen in die openbaar gemaakt moeten worden, gegroepeerd in secties en met metrieken om hun waarden te volgen:

• Onderwerpen geven de specifieke factoren aan die het programma behandelt en kunnen andere onderwerpen categoriseren op basis van algemene thema's; bijvoorbeeld, een Milieu onderwerp kan onderwerpen omvatten zoals Energie en Afval, terwijl een Sociaal onderwerp onderwerpen kan omvatten zoals Diversiteit & inclusie (D&I) en Mensenrechten. Onderwerpen kunnen onderwerpen binnen andere onderwerpen bevatten — zoals een onderwerp over broeikasgasemissies binnen een onderwerp over de planeet, dat weer aanvullende onderwerpen bevat gebaseerd op Scope 1, Scope 2en Scope 3 emissies.

  Opmerking: Een programma kan hiërarchieën tot zes onderwerpen diep bevatten.

• Metrieken verzamelen en volgen waarden voor elk onderwerp. Een onderwerp over Scope 1 - emissies kan bijvoorbeeld aparte meetwaarden hebben voor het verzamelen van gegevens over koelmiddelen, mobieleverbranding en stationaireverbranding .

1. In de kolom Metriek vermeldt u de namen van elke metriek die voor de onderwerpen van het programma moet worden verzameld.
2. Voer voor elke meetwaarde het bijbehorende onderwerp in, en eventuele hiërarchieën binnen aanvullende onderwerpen.

Opmerking: Om het programma succesvol te creëren, moet u voor elke meetwaarde ten minste één onderwerp invoeren — in Onderwerp 1 —.

Om bijvoorbeeld meetwaarden te verzamelen voor Scope 1-emissies:

Onderwerp 1	Onderwerp 2	Onderwerp 3	Metrisch
Milieu	broeikasgasemissies	Scope 1-emissies	Stationaire verbranding
Milieu	broeikasgasemissies	Scope 1-emissies	Koelmiddelen
Milieu	broeikasgasemissies	Scope 1-emissies	Mobiele verbranding

In het programma dat is gegenereerd vanuit de SMF, wordt de hiërarchie van onderwerpen en meetwaarden als overzicht weergegeven, met de meetwaarden binnen hun respectieve onderwerpen.

Stap 5. Voer de details van de meetwaarden in.

Voer in het gedeelte Metrieken details in over elke metriek:

1. Voer in Metrische beschrijvingeen uitleg of meer context over de metriek in.
   
2. Voer in het veld Metrische waardetypehet type gegevens in dat voor de metriek moet worden verzameld: Tekst, Getal, Valuta, Datum of Percentage.

3. In Eenheden, selecteer de meeteenheid voor elk getal, valuta of percentage.

   Tip : Om een ​​eenheid te gebruiken die niet als optie wordt weergegeven, voeg deze dan toe aan kolom A van het blad Eenheden . In het programma worden alle eenheden die u toevoegt aan het Eenheden -blad alleen weergegeven bij de bijbehorende waarden en zijn ze niet beschikbaar voor andere meetwaarden.

4. Om de gegevensverzameling van een waarde toe te wijzen aan een lid van de werkruimte, voert u de volledige naam of het e-mailadres van het lid in Gegevensaanbieder.
   

   Opmerking: U kunt slechts één lid als gegevensleverancier voor een waarde toewijzen.

5. Als u een gegevensprovider toewijst:
   • In Data approver, wijs eventuele extra leden toe om de waarde goed te keuren:
     • Om slechts één lid toe te wijzen, voert u de volledige naam of het e-mailadres in.
     • Om een ​​van de meerdere leden aan te wijzen die de waarde vóór een gezamenlijke deadline moet goedkeuren, voert u hun volledige namen of e-mailadressen in als een door komma's gescheiden lijst, bijvoorbeeld homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Om meerdere leden aan te wijzen die de waarde moeten goedkeuren via een reeks goedkeuringsstappen met hun eigen vervaldatums, voert u hun volledige namen of e-mailadressen in, waarbij elke stap wordt gescheiden door een verticale streep (|). Als een van de meerdere leden de waarde kan goedkeuren als onderdeel van een goedkeuringsstap, scheid dan hun namen of e-mailadressen met een komma (,). Bijvoorbeeld:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Voer eventuele instructies in om de gegevensverstrekker en goedkeurders te helpen bij het uitvoeren van hun taken.

   • Voer de vervaldatums voor de inning en goedkeuring van de waarde in in het formaat JJJJ-MM-DD. Als de waarde meerdere goedkeuringsstappen bevat, scheid dan de vervaldatum van elke stap met een verticale streep (|), of voer één datum in die voor alle stappen geldt.

     Opmerking: Als een waarde meerdere goedkeuringsstappen heeft, voer dan hetzelfde aantal verticale strepen (|| scheidingstekens in Gegevensgoedkeurder en Goedkeuringsdatum) in. Om geen vervaldatum voor een goedkeuringsstap in te stellen, laat u een spatie tussen de bijbehorende scheidingstekens staan, bijvoorbeeld 2024-15-01 | | 2024-15-03, om geen datum voor de tussenliggende stap in te stellen.

6. Om een ​​meetwaarde te koppelen aan een standaard of openbaarmakingsverplichting in Sustainability Explorer, voert u de titel ervan in de kolom voor het betreffende raamwerk in: GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (voorheen Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS) of Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Opmerking: Hoewel Sustainability Explorer verouderde en nog niet gepubliceerde versies van standaarden en openbaarmakingen biedt, kunt u een meetwaarde alleen afstemmen op de huidige versie uit het SMF. Om de gegevens af te stemmen op een verouderde of nog niet geïmplementeerde versie, kunt u de inhoud van de Related Explorer van de betreffende metriek bewerken vanuit het programma.

   Tip: Wanneer u een meetwaarde koppelt aan een standaard of openbaarmaking, kuntu verwijzen naar de inhoud ervan vanuit de meetwaarde en de bijbehorende taak

   voor gegevensverzameling of goedkeuring in Workiva -taken .

   

   Tip: Om een ​​meetwaarde

   te koppelen aan een raamwerk of vragenlijst die niet is opgenomen in Sustainability Explorer, kunt u een programmatag aanmaken op basis van

   de inhoud ervan.

7. Voeg vanuit de Programmatag kolommen aangepaste metadata toe over een meetwaarde, zoals een bedrijfsdoel of een aanvullend raamwerk waarmee deze overeenkomt. Om een ​​tag aan te maken, voert u de naam ervan in na Program tag: in de koptekst, en vervolgens voert u de juiste waarde in de betreffende rij van de metriek in. 
   

   Tip: Als een meetwaarde meerdere

   waarden

   voor een tag heeft, voer deze dan in als een door komma's gescheiden lijst.
8. In Ondersteunende bijlagen vereisen en Notities vereisen, selecteer of toegewezen personen ondersteunende bijlagen of notities bij de waarden van een meetwaarde moeten voegen.

9. Om een ​​specifieke unieke identificatiecode aan een meetwaarde toe te wijzen, voert u de numerieke ID ervan in tussen Metrische code.

   Tip: Wanneer het programma een metriek creëert, plaatst het een Mvoorvoegsel in de code. Als er geen code is opgegeven in het SMF-bestand, maakt het programma er automatisch een aan.

10. Om meerdere waarden voor een meetwaarde te verzamelen:

    • Voor waarden gebaseerd op een aangepaste dimensie, selecteer de toepasselijke criteria — zoals locatie of demografie — in de kolom Dimensie.

      Tip: U kunt aangepaste afmetingen instellen via het Afmetingen blad.

    • Voor kwartaal- of maandwaarden selecteert u het betreffende interval in de kolom Frequentie.

11. Selecteer in de kolom Verbonden metrische locatie of u de waarde wilt verzamelen via een verbonden spreadsheet of document in de werkruimte.

    Tip: Om de gegevensverzameling voor de provider en goedkeurder te stroomlijnen, selecteer je Nee bij Locatie van verbonden metriekom de waarde via Workiva-taken

    te

    verzamelen in plaats van via een bronbestand.

In het programma dat is gegenereerd vanuit de SMF, kunt u deze details beheren en de gegevensverzameling van de meetwaarde volgen.

Stap 6. Stel het duurzaamheidsprogramma op.

Nadat u de sectie Metrieken hebt ingesteld, neemt u contact op met uw Workiva CSM of implementatiepartner om een ​​Duurzaamheidsprogramma te creëren op basis van uw SMF. 

Vanuit het programma kunt u:

• Voeg referentiebestanden toe aan statistieken voor extra context of begeleiding.
• Stuur taken naar de leden van de werkruimte die zijn aangewezen om meetwaarden te verzamelen en goed te keuren.
• Volg de status van de gegevensverzameling van de meetwaarden.
• Pas de rapportagebehoeften aan naarmate de relevantie van uw onderwerp verandert.