Workiva-ondersteuningscentrum

Wanneer u de Workiva Sustainability Reporting oplossing implementeert, kunt u een spreadsheet gebruiken - een Structured Metric File (SMF) genaamd - om een Duurzaamheidsprogramma op te zetten om waarden te verzamelen die u in uw duurzaamheidsrapportage wilt vermelden. Hoewel u handmatig een Programma kunt maken, stelt het SMF Workiva in staat om uw Programma en de bijbehorende statistieken automatisch op te bouwen.

Met het SMF geeft u op:

• De onderwerpen die u in uw rapport moet opnemen, georganiseerd in hiërarchische secties
• De kwalitatieve of kwantitatieve waarden om voor elk onderwerp te verzamelen
• Verwant Inhoud van Sustainability Explorer, zoals normen of openbaarmakingen van gemeenschappelijke kaders
• Aangepaste tags en dimensies om metriek of hun waarden verder te categoriseren

Stap 1. Bepaal welke onderwerpen u bekend wilt maken

Voordat u begint met het invullen van het SMF, voer een materialiteitsbeoordeling uit om te beslissen wat u in uw rapportage wilt opnemen. Denk bijvoorbeeld aan onderwerpen:

• Eerder opgenomen in uw rapportage
• Aanbevolen voor alle bedrijven, gebaseerd op Global Reporting Initiative (GRI) Universele standaarden of United Nations Sustainable Development Goals (UNSDG)
• Aanbevolen voor uw branche, gebaseerd op Sustainability Accounting Standards Board (SASB) of een GRI Sector Standaard
• Betekenisvol voor uw investeerders, klanten en andere belanghebbenden

Tip: Om te helpen bepalen welke meetgegevens u voor een onderwerp moet verzamelen, kunt u verwante richtlijnen en normen in Sustainability Explorer verkennen.

Nadat u hebt bepaald welke onderwerpen u bekend wilt maken, stelt u voor elk onderwerp de metriek vast die u wilt verzamelen. U zult deze onderwerpen en gerelateerde statistieken gebruiken om uw programma van het SMF op te bouwen.

Stap 2. Het SMF configureren

In het gedeelte Configuratie van het SMF voert u algemene informatie over het programma in:

1. Voer een naam en beschrijving in om het programma te helpen identificeren.
2. Voer in Periodestart en Periodeeind de eerste en laatste datum van de eerste rapportageperiode van het programma in, in de indeling JJJJ-MM-DD.

3. Voer in Standaardgegevensverstrekker de naam of het e-mailadres in van het werkruimte-lid waaraan de gegevensverzameling van metrische waarden standaard moet worden toegewezen.

   Tip: Dit werkruimte-lid is alleen de standaard provider. U kunt elke metrische waarde naar behoefte aan andere providers toewijzen.

Stap 3. Aangepaste afmetingen instellen

Om meerdere waarden voor een enkele metriek te verzamelen, stelt u aangepaste dimensies in voor uw Programma. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld meerdere waarden voor een metriek verzamelen op basis van verschillende:

• Locaties van entiteiten
• Marktgebieden
• Bedrijfsonderdelen
• Demografische gegevens, zoals geslacht of ras

Stel elke aangepaste afmeting in op het blad Afmetingen:

• Voer in Dimensienaam de unieke naam van de aangepaste dimensie in, zoals Locatie of Geslacht.

• Voer in Dimensiewaarde ID en Dimensiewaarde een unieke identificatie en weergavenaam in voor elke dimensiewaarde.

  Opmerking: Elke Dimensiewaarde ID moet uniek zijn. Om de gegevensintegriteit te waarborgen, kunt u geen dimensiewaarden verwijderen of hun ID's bewerken nadat het programma is gemaakt.

Bijvoorbeeld voor een Geslacht dimensie:

Stap 4. Voer de onderwerpen en statistieken in

In het gedeelte Metrics van het SMF stelt u de onderwerpen in die openbaar gemaakt moeten worden, gegroepeerd in secties en metrics om hun waarden bij te houden:

• Onderwerpen geven de specifieke factoren aan waarop het programma zich richt, en kunnen andere onderwerpen categoriseren door algemene thema's; zo kan een onderwerp Milieu onderwerpen bevatten zoals Energie en Afval, terwijl een onderwerp Sociaal onderwerpen kan bevatten zoals Diversiteit & inclusie (D&I) en Mensenrechten. Onderwerpen kunnen onderwerpen binnen andere onderwerpen bevatten - zoals een onderwerp over de uitstoot van broeikasgassen binnen een onderwerp over de planeet dat aanvullende onderwerpen bevat op basis van Scope 1, Scope 2, en Scope 3 emissies.

  Opmerking: Een programma kan hiërarchieën tot zes onderwerpen diep bevatten.

• Metrics verzamelt en volgt waarden voor elk onderwerp. Een Scope 1-emissies onderwerp kan bijvoorbeeld afzonderlijke statistieken hebben om waarden te verzamelen voor Koelmiddelen, Mobiele verbranding, en Stationaire verbranding.

1. Vermeld in de kolom Metric de namen van elke metric die u voor de thema's van het programma wilt verzamelen.
2. Voer voor elke metriek het bijbehorende onderwerp in, en eventuele hiërarchie binnen aanvullende onderwerpen.

Opmerking: Om het programma met succes te maken, voert u minstens één onderwerp in - in Onderwerp 1 - voor elke metriek.

Bijvoorbeeld om metrische waarden voor Scope 1-emissies te verzamelen:

In het programma dat uit het SMF wordt gegenereerd, wordt de hiërarchie van onderwerpen en statistieken weergegeven als een overzicht, met statistieken binnen hun respectieve onderwerpen.

Stap 5. Voer de gegevens van de statistieken in

In het gedeelte Metrics voert u details over elke metriek in:

1. In Metric description, voert u een uitleg of meer context over de metric in.
   
2. Voer in Metrisch waardetype het soort gegevens in dat u voor de metriek wilt verzamelen - Tekst, Getal, Valuta, Datum of Procent.

3. Selecteer op Eenheden de maateenheid voor een Getal-, Valuta- of Procentwaarde.

   Tip: Om een eenheid te gebruiken die niet als optie wordt weergegeven, voegt u deze toe aan kolom A van het blad Eenheden. In het programma verschijnen alle eenheden die u toevoegt aan het blad Eenheden alleen op hun respectievelijke waarden, en zijn ze niet beschikbaar voor andere statistieken.

4. Om de gegevensverzameling van een waarde aan een workspace-lid toe te wijzen, voert u hun volledige naam of e-mailadres in Gegevensverstrekker.
   

   Opmerking: U kunt slechts één lid als gegevensverstrekker van een waarde toewijzen.

5. Als u een gegevensverstrekker toewijst:
   • Wijs op Data approver eventuele extra leden toe om de waarde goed te keuren:
     • Om slechts één lid toe te wijzen, voert u zijn volledige naam of e-mailadres in.
     • Om een van meerdere leden toe te wijzen om de waarde goed te keuren voor een gedeelde vervaldatum, voert u hun volledige namen of e-mailadressen in als een door komma's gescheiden lijst, zoals homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Om meerdere leden toe te wijzen om de waarde goed te keuren via een reeks goedkeuringsstappen met hun eigen vervaldatums, voert u hun volledige namen of e-mailadressen in, waarbij elke stap wordt gescheiden door een pijp (|). Als een van meerdere leden de waarde kan goedkeuren als onderdeel van een goedkeuringsstap, scheidt u hun namen of e-mailadressen met een komma (,). Bijvoorbeeld:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Voer eventuele instructies in om de gegevensverstrekker en goedkeurders te helpen bij het voltooien van hun taken.

   • Voer de vervaldatums in voor het verzamelen en goedkeuren van de waarde in een YYYY-MM-DD formaat. Als de waarde meerdere goedkeuringsstappen heeft, scheidt u de vervaldatum van elke stap met een pijp (|), of voert u een enkele datum in die op alle stappen van toepassing is.

     Opmerking: Als een waarde meerdere goedkeuringsstappen heeft, voert u hetzelfde aantal buisjes in (|| scheidingstekens in Gegevens goedkeurder en Datum goedkeurder. Om geen vervaldatum in te stellen voor een goedkeuringsstap, laat u een spatie tussen de bijbehorende scheidingstekens - zoals 2024-15-01 | | 2024-15-03, om geen datum in te stellen voor de middelste stap.

6. Om een metriek af te stemmen op een standaard of openbaarmaking in Sustainability Explorer, voert u de titel in de kolom voor het raamwerk in - GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (voorheen Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS) of Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Opmerking: Hoewel Sustainability Explorer verouderde en in behandeling zijnde versies van standaarden en bekendmakingen biedt, kunt u een metriek afstemmen met alleen de huidige versie uit het SMF. Om af te stemmen op een verouderde of in behandeling zijnde versie, bewerkt u de inhoud van de metric in Related Explorer vanuit het programma.

   Tip: Wanneer u een metriek afstemt op een norm of openbaarmaking, kunt u verwijzen naar de inhoud ervan vanuit de metriek en de gerelateerde gegevensverzamelings- of goedkeuringstaak in Workiva Taken.

   

   Tip: Om een metriek af te stemmen op een kader of vragenlijst die niet is opgenomen in Sustainability Explorer, maakt u een programmatag aan op basis van de inhoud.

7. In de kolommen Programmatag kunt u aangepaste metagegevens over een metriek toevoegen, zoals een bedrijfsdoel of een aanvullend kader waarmee de metriek overeenkomt. Om een tag aan te maken, voert u de naam in na Program tag: in de koptekst en voert u vervolgens de juiste waarde in de rij van de metriek in. 
   

   Tip: Als een metriek meerdere waarden voor een tag heeft, voer ze dan in als een door komma's gescheiden lijst.

8. Selecteer in Ondersteunende bijlagen vereisen en Notities vereisen of u wilt dat de aanvragers ondersteunende bijlagen of notities met de waarden van een metriek meesturen.

9. Om een specifieke unieke identificatie aan een metriek toe te wijzen, voert u de numerieke ID ervan in Metric code.

   Tip: Wanneer het programma een metriek creëert, wordt de code voorafgegaan door een M. Als er geen code is opgegeven in het SMF, maakt het programma er automatisch een aan.

10. Om meerdere waarden voor een metriek te verzamelen:

    • Voor waarden gebaseerd op een aangepaste dimensie, selecteert u de toepasselijke criteria - zoals locatie of demografie - in de kolom Dimensie.

      Tip: U stelt aangepaste afmetingen in op het blad Afmetingen.

    • Voor kwartaal- of maandwaarden selecteert u het toepasselijke interval in de kolom Frequentie.

11. Selecteer in de kolom Verbonden metrische locatie of u de waarde wilt verzamelen via een verbonden spreadsheet of document in de werkruimte.

    Tip: Om het verzamelen van gegevens voor de provider en goedkeurder te stroomlijnen, selecteert u Nee in Verbonden metrische locatie om de waarde te verzamelen via Workiva Taken in plaats van een bronbestand.

In het programma dat vanuit het SMF gegenereerd wordt, kunt u deze details beheren en de gegevensverzameling van de metriek bijhouden.

Stap 6. Creëer het duurzaamheidsprogramma

Nadat u de sectie Metrics hebt ingesteld, neemt u contact op met uw Workiva Customer Success Manager (CSM) of implementatiepartner om een Duurzaamheidsprogramma te maken op basis van uw SMF. 

Vanuit het Programma kunt u:

• Voeg referentiebestanden toe aan metriek voor extra context of begeleiding.
• Stuur taken naar workspace-leden die toegewezen zijn om metrische waarden te verzamelen en goed te keuren.
• Volg de gegevensverzamelingsstatus van de metriekwaarden.
• Pas de rapportagebehoeften aan als uw onderwerp materialiteit evolueert.