カスタムフィールドは、ビジネスによって作成され、既存のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションに追加される独自のフィールドです。これらの目的別フィールドは、ワークスペースに合わせて完全にカスタマイズされていますが、Workivaのネイティブフィールドと同じ方法でデータを収集・保存します。この追加機能により、他では利用できないカスタムレポートや自動化ソリューションを作成することができます。
要件
- カスタムフィールドのグループと定義を変更するには、カスタムフィールド管理者権限が必要です。これはAPIユーザーにも適用されます。
- ファイルのカスタム フィールド値を管理するには、オーナーまたは編集者権限が必要です。
- ファイルのカスタム フィールド グループを管理するには、オーナー権限が必要です。
- それをクエリするには、指定したファイルやセクションを表示する必要があります。
カスタムフィールドの作成
カスタムフィールド管理の役割を持つユーザーは誰でも、ワークスペース設定画面からカスタムフィールドを作成および管理できます。これらのフィールドをフィールドグループに割り当てることで、ワークスペース内のすべてのドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに適用したり、特定のファイルのサブセットにのみ適用したりできます。カスタムフィールドグループの詳細については、こちらをご覧ください。
カスタムフィールドを作成するには
- 右上のワークスペース名をクリックし、設定を選択して、ワークスペース設定を開きます。
- 画面上部のナビゲーションバーから「カスタムフィールド」を選択します。
-
作成 > カスタムフィールドの作成 ボタンをクリックします。
-
新しいカスタムフィールドの詳細を入力します。
フィールド名 Workivaで表示されるフィールド名または「タイトル」です。 フィールド ID フィールドの一意な識別子で、主にプログラム、クエリ、API経由で使用されます。
サポートされている文字 :
- レター
- 数字
- 期間
- アンダースコア
- ハイフン
注：フィールドが初めて有効になると、IDを変更することはできません。
フィールドのタイプ このフィールドのデータ形式。
オプション :
- テキスト/文字列
- リスト
- 整数（例：1または-1）
- 数値（任意の数値。例：1.1または-1.1）
- ブール値（真または偽）
- 日付 (YYYY-MM-DD)
- ユーザー ( WorkivaユーザーID )
並べ替え順序 このフィールドがオブジェクトのCustom Fieldsパネルに表示される順番。0からスタート。
注：空欄の場合、フィールドはフィールドIDで英数字順にソートされます。
説明 カスタムフィールドの目的を簡単に説明します。これは、「ワークスペース設定」 の 「カスタム フィールド」 画面にのみ表示されます。 フィールドグループ このフィールドが表示される場所と、どの Workiva オブジェクトに適用されるかを決定します。
た と えば、 デフ ォル ト の 「すべての文書」 グループに適用 さ れた フ ィ ール ド は、 ワー ク スペース 内のすべての文書に表示 さ れますが、自身のカ ス タ ム フ ィ ール ド グループに適用 さ れた フ ィ ール ド は、 そのグループに属す る 特定の文書群にのみ表示 さ れます。
- [保存]をクリックします。
カスタムフィールドの使用方法を教えてください。
カスタムフィールドは、既存のWorkivaオブジェクトの機能を拡張し、お客様のビジネスニーズにより近い形でソフトウェアをカスタマイズします。例えば、以下の目的でカスタムフィールドを使用することができます：
- 文書セクションに「責任者」フィールドを追加することで、承認を追跡できます。
- 「レポート期間」フィールドを作成することで、ロールフォワードプロセスを簡素化できます。
- 「地域」フィールドを追加することで、場所ごとにシートを並べます。
上記はあくまでも提案で、具体的な使用方法は企業によって異なりますので、担当のアカウント・マネージャーにご相談ください。
フィールドグループの選択
フィールドグループは、ワークスペースのカスタムフィールドの並べ替え、整理、および構造化に使用されます。カスタムフィールドがワークスペース内のすべてのオブジェクトに広く適用される場合は、作業するアイテムのデフォルトのフィールドグループを選択してください。
たとえば、ワークスペース内のすべてのドキュメントにフィールドを表示したい場合は、「すべてのドキュメント」 グループを選択します。そうしないと、ワークスペース内の各ファイルにフィールド グループを手動で適用する必要があります。
カスタムフィールドの使用
一度作成されたカスタムフィールドは、そのオブジェクトに対する権限を持つ人なら誰でもアクセスできます。閲覧者権限を持つユーザーはカスタムフィールドのみを見ることができますが、オーナーと編集者はカスタムフィールドを操作することができます。
- ファイル 画面から、文書、プレゼンテーション、またはスプレッドシートを選択します。
- 右側のパネルから「カスタムフィールド」アイコンを選択します。
- 上部のタブを使用して、オブジェクトの種類（ドキュメントやセクションなど）を切り替えることができます。
- 使用したい特定のフィールドグループを展開します。
- 必要なフィールドを探し、それに従って記入してください。
カスタムフィールドの有効化と無効化
一度作成されると、新しいカスタムフィールドは「下書き」状態になります。ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに表示するには、これらのカスタムフィールドをアクティブにする必要があります。不要になった場合は、後で無効にすることができます。
注 : 一度カスタムフィールドを有効にすると、フィールドIDの変更や削除はできません。
- 右上のワークスペース名をクリックし、設定を選択して、ワークスペース設定を開きます。
- 画面上部のナビゲーションバーから「カスタムフィールド」を選択します。
- 右側の3点メニューを選択し、「有効化」または「無効化」を選択します。
無効化されたフィールドが後で再び有効化された場合、そのフィールドは即座に以前のすべての場所に復元されます。
アクティブ・フィールドと非アクティブ・フィールドの理解
アクティブなカスタムフィールドは、ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションのカスタムフィールドパネルで利用できるようになります。
この例では、「サインオフの準備」カスタムフィールドが表示されていることがわかります：
無効化されたカスタムフィールドは、カスタムフィールド管理画面で「非アクティブ」と表示され、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに表示されなくなります。
この例では、"サインオフの準備"カスタムフィールドが削除されていることがわかります：
注 : 後で再有効化した場合、カスタムフィールドは自動的に復元されます。
カスタムフィールド値のコピー、インポート、エクスポート
ロールフォワードプロセスを容易にするため、ファイルやフォルダのコピー時にカスタムフィールド値をオプションで含めることができます。コピーアクションに現在の値をすべて含めるには、カスタムフィールドの値ボックスをチェックするか、すべての値をリセットするにはボックスのチェックを外します。これにより、ファイルをコピーする際に現在の値を維持したり、完全にリセットしたりすることができます。
注 : カスタムフィールドとその値は、ワークスペース間でもワークスペース間でインポートおよびエクスポートできます。
ファイルとフォルダのコピーについての詳細はこちら。
注: このオプションは、ワークスペースでカスタムフィールドが有効になっている場合にのみ表示されます。
カスタムフィールドのデータを照会
ワークスペースで Wdata が有効になっている場合、共通の対象モデル ( COM ) およびメンバーシップソースタイプを使用して、カスタムフィールドデータをクエリに追加できます。これらのデータソースを使用すると、カスタムフィールドデータを照会および集計できます。
クエリの構築に関する詳細については、 クエリのソースを管理する の記事を参照してください。
注記: 会員データは、カスタムフィールド、インターフェース、 スマートリンク、または サステナビリティエクスプローラー が有効になっているワークスペースでのみ利用可能です。これらのソリューションのいずれかを追加することにご興味がある場合は、担当のカスタマーサクセスマネージャー（CSM）にご連絡ください。
COM データソースには、ワークスペース全体に保存されているほとんどのカスタムフィールド値が含まれます。Workivaのファイルやセクションを識別したり、他のデータソースと結合してビューを拡張したり、クエリで計算を作成したりするために使用できます。
- クエリを作成する場合は、管理 > COM を選択します。
-
フィールドタイプを選択し、追加をクリックします。これにより、そのリソースのすべてのアクティブなフィールドIDがクエリで使用できるようになります。
注記: COM データ ソースは、カスタム フィールドの状態に関係なく、ワークスペース内のすべてのカスタム フィールドを表示します。
メンバーシップは、ユーザーデータタイプ専用です。各ユーザーは、Workiva のユーザー ID として保存されます。したがって、このデータソースを COM クエリに結合して、ユーザー ID を名前や電子メールなどの情報で修正することができます。
- クエリを作成する際、管理 > メンバーシップを選択します。
- 列を選択し、追加をクリックします。これにより、そのリソースのすべてのメンバーシップをクエリで利用できるようになります。
ヒントとベストプラクティス
次のセクションは、サイトのカスタムフィールドを管理するためのヒントとベストプラクティスを集めたものです。必須ではありませんが、これらの推奨事項はカスタムフィールドを採用する際によく見られる間違いを避けるのに役立ちます。
フィールドIDはカスタムフィールドの究極の識別子です。フィールド名は繰り返すことができますが、各フィールドIDはユニークで不変です。このため、各フィールドが属するプロセス、プロジェクト名、またはバージョンを含む標準的な命名規則を使用することをお勧めします。
例えば、Workiva では 「process_name.fieldName.version」 を使用しています。
カスタムフィールドが複数のグループに追加されている場合、同じレコードに複数回表示されることがあります。しかし、このフィールドは単一の値しか保持できません。つまり、1つのグループで行われた変更は、他のすべてのグループのそのフィールドも更新します。
例えば、以下のフィールドはFY23グループと「すべてのドキュメント」グループの両方に割り当てられています。
個々のドキュメントを表示する際、このカスタムフィールドは両方のグループに表示されるようになりました。
1つのフィールドに2つの異なる値を保持することはできないため、「すべての文書」グループのこのフィールドを更新すると、同時に「FY23」グループの同じフィールドも更新されます。