I campi personalizzati sono campi unici creati dalla tua azienda e aggiunti a documenti, fogli di calcolo o presentazioni esistenti. Questi campi adatti allo scopo sono interamente personalizzati per il tuo workspace, ma raccolgono e memorizzano i dati allo stesso modo di un campo nativo di Workiva. Questa funzionalità aggiuntiva ti permette di creare report personalizzati e soluzioni automatizzate altrimenti non disponibili.
Requisiti
- Il ruolo Amministratore dei campi personalizzati è necessario per modificare i gruppi e le definizioni dei campi personalizzati. Questo vale anche per gli utenti API.
- Per gestire i valori dei campi personalizzati di un file sono necessarie le autorizzazioni di Proprietario o Editor.
- Le autorizzazioni Proprietario sono necessarie per gestire il gruppo di campi personalizzati di un file.
- Devi avere l'accesso Visualizza a un determinato file o sezione per poterlo interrogare.
Creare campi personalizzati
Qualsiasi utente con il ruolo di amministratore dei campi personalizzati può creare e gestire i campi personalizzati dalla schermata delle Impostazioni del workspace. Assegnando questi campi a gruppi di campi, possono essere applicati a tutti i documenti, fogli di calcolo o presentazioni del tuo workspace o solo a un sottoinsieme specifico di file. Ulteriori informazioni sui gruppi di campi personalizzati.
Per creare un campo personalizzato:
- In alto a destra, clicca sul nome del tuo workspace e seleziona Impostazioni per aprire le Impostazioni del workspace.
- Seleziona Campi personalizzati dalla barra di navigazione in alto.
- Clicca sul pulsante Crea > Crea un campo personalizzato .
-
Inserisci i dettagli del tuo nuovo campo personalizzato.
Nome del campo Il nome del campo o "titolo" come verrà visualizzato in Workiva. ID del campo L'identificatore univoco del campo; viene utilizzato principalmente in modo programmatico, nelle query o tramite API.
Caratteri supportati:
- Lettere
- Numeri
- Periodi
- Sottolineature
- Trattini
Nota: Una volta che un campo viene attivato per la prima volta, l'ID non può essere modificato.
Tipo di campo Il formato dei dati di questo campo.
Opzioni:
- Testo/Stringa
- Elenco
- Intero (un numero intero; ad esempio, 1 o -1)
- Numero (qualsiasi valore numerico; ad esempio, 1,1 o -1,1)
- Booleano (True o False)
- Data (AAAA-MM-GG)
- Utente (ID utente Workiva)
Ordinamento L'ordine in cui questo campo apparirà nel pannello Campi personalizzati del tuo oggetto. Parte da 0.
Nota: Se lasciato vuoto, i campi vengono ordinati alfanumericamente per ID campo.
Descrizione Una breve descrizione dello scopo del campo personalizzato. Questo viene visualizzato solo nella schermata Campi personalizzati delle Impostazioni del workspace. Gruppi del campo Determina dove appare questo campo e a quali oggetti Workiva si applica.
Ad esempio, un campo applicato al gruppo predefinito Tutti i documenti apparirà in tutti i documenti del tuo workspace, mentre un campo applicato al tuo gruppo di campi personalizzati apparirà solo nel gruppo specifico di documenti che rientrano in quel gruppo.
- Clicca su Salva.
Come posso utilizzare i campi personalizzati?
I campi personalizzati estendono le funzionalità degli oggetti Workiva esistenti e adattano maggiormente il software alle tue esigenze aziendali. Ad esempio, puoi utilizzare i campi personalizzati per:
- Tenere traccia delle approvazioni aggiungendo un campo "parte responsabile" alle sezioni dei tuoi documenti.
- Semplificare il processo di roll forward creando un campo "periodo di riferimento".
- Organizzare i fogli per sede con l'aggiunta del campo "Regione".
Questi sono solo suggerimenti; gli usi esatti variano da azienda ad azienda e possono essere coordinati con l'aiuto del tuo account manager.
Scegliere un gruppo di campi
I gruppi di campi sono utilizzati per ordinare, organizzare e strutturare i campi personalizzati nel tuo workspace. Se un campo personalizzato deve essere applicato a tutti gli oggetti del workspace, assicurati di scegliere il gruppo di campi predefinito per l'oggetto con cui stai lavorando.
Ad esempio, scegli il gruppo "Tutti i documenti" se vuoi che un campo appaia in ogni documento del tuo workspace. Altrimenti sarai costretto ad applicare manualmente un gruppo di campi a ogni file del tuo workspace.
Usare i campi personalizzati
Una volta creati, i campi personalizzati possono essere consultati da chiunque abbia l'autorizzazione per quell'oggetto. Gli utenti con l'autorizzazione Visualizzatore possono solo vedere i campi personalizzati, mentre i Proprietari e gli Editor possono interagire con essi.
- Dalla schermata File , seleziona un documento, una presentazione o un foglio di calcolo.
- Seleziona l'icona Campi personalizzati dal pannello di destra.
- Passa da un tipo di oggetto all'altro (ad esempio un Documento o una Sezione) utilizzando le schede in alto.
- Espandi il gruppo di campi specifico che desideri utilizzare.
- Individua il campo desiderato e compilalo di conseguenza.
Attivare e disattivare i campi personalizzati
Una volta creati, i nuovi campi personalizzati vengono posti in uno stato di "Bozza". Questi campi personalizzati devono poi essere attivati per apparire nei tuoi documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Puoi disattivarli in seguito se non sono più necessari.
Nota: Una volta attivato un campo personalizzato per la prima volta, non potrai modificare l'ID del campo o eliminarlo.
- In alto a destra, clicca sul nome del tuo workspace e seleziona Impostazioni per aprire le Impostazioni del workspace.
- Seleziona Campi personalizzati dalla barra di navigazione in alto.
- Seleziona il menu a tre puntisul lato destro e seleziona Attiva o Disattiva.
Se un campo disattivato viene riattivato in un secondo momento, verrà ripristinato istantaneamente in tutte le posizioni precedenti.
Comprendere i campi attivi e non attivi
I campi personalizzati attivi saranno disponibili nel pannello Campi personalizzati del tuo documento, foglio di calcolo o presentazione.
In questo esempio, noterai che il campo personalizzato "Preparer Sign Off" è visibile:
I campi personalizzati disattivati sono contrassegnati da Non attivo nella schermata di amministrazione dei campi personalizzati e non appariranno nei tuoi documenti, fogli di calcolo o presentazioni.
In questo esempio, noterai che il campo personalizzato "Preparer Sign Off" è stato rimosso:
Nota: se riattivati in seguito, i campi personalizzati vengono ripristinati automaticamente.
Copiare, importare ed esportare i valori dei campi personalizzati
Per facilitare il processo di roll forward, i valori dei campi personalizzati possono essere inclusi facoltativamente quando si copia un file o una cartella. Basta selezionare la casella Valori campi personalizzati per includere tutti i valori correnti nell'azione di copia, oppure deselezionare la casella per resettare tutti i valori. Questo ti permette di mantenere i valori attuali durante la copia dei file o di resettarli completamente.
Nota: I campi personalizzati e i loro valori possono anche essere importati ed esportati tra i workspace.
Ulteriori informazioni sulla copia di fil e cartelle.
Nota: Questa opzione appare solo se i campi personalizzati sono stati abilitati nel workspace.
Query dei dati dei campi personalizzati
Se Wdata è abilitato nel tuo workspace, i dati dei campi personalizzati possono essere aggiunti alle query utilizzando i tipi di sorgente Common Object Model (COM) e Iscrizioni. Queste fonti di dati ti permettono di interrogare e aggregare i dati dei tuoi campi personalizzati.
Per ulteriori informazioni sulla creazione di query, consultare il nostro articolo Gestire le origini di una query.
Nota: I dati di appartenenza sono disponibili solo negli spazi di lavoro con campi personalizzati, interfacce, collegamenti intelligentio esploratore di sostenibilità abilitati. Contatta il tuo CSM se sei interessato ad aggiungere una di queste soluzioni.
L'origine dati COM include la maggior parte dei valori dei campi personalizzati memorizzati nel workspace. Può essere utilizzata per identificare i file e le sezioni di Workiva, unire altre fonti di dati per ampliare la vista o creare calcoli nelle query.
- Quando costruisci una query, seleziona Admin > COM.
-
Scegli un tipo di campo e clicca su Aggiungi. In questo modo tutti gli ID di campo attivi per quella risorsa saranno disponibili per la tua query.
Nota: L'origine dati COM visualizzerà tutti i campi personalizzati nelle aree di lavoro indipendentemente dal loro stato.
Le iscrizioni sono utilizzate specificamente per il tipo di dati Utente. Ogni utente viene memorizzato come ID utente in Workiva. Puoi quindi unire questa fonte di dati alle tue query COM per modificare gli ID utente con informazioni come il nome o l'e-mail.
- Quando crei una query, seleziona Admin > Iscrizioni.
- Scegli una colonna e clicca su Aggiungi. In questo modo tutti i membri di quella risorsa saranno disponibili per la tua query.
Suggerimenti e best practice
La seguente sezione è una raccolta di suggerimenti e best practice per la gestione dei campi personalizzati del tuo sito. Anche se non sono obbligatori, questi consigli possono aiutarti a evitare alcuni degli errori più comuni che vediamo quando si adottano i campi personalizzati.
L'ID del campo è l'identificatore definitivo dei campi personalizzati. Mentre i nomi dei campi possono essere ripetuti, ogni ID di campo è unico e immutabile. Per questo motivo, suggeriamo di utilizzare una convenzione di denominazione standard che includa il processo, il nome del progetto o la versione di cui ogni campo fa parte.
In Workiva, ad esempio, utilizziamo [process_name.fieldName.version].
Se un campo personalizzato viene aggiunto a più gruppi, può comparire più volte nello stesso record. Tuttavia, questo campo può contenere un solo valore, il che significa che qualsiasi modifica effettuata in un gruppo aggiornerà il campo anche in tutti gli altri gruppi.
Ad esempio, il campo sottostante è assegnato sia al gruppo FY23 che al gruppo Tutti i documenti.
Quando si visualizza un singolo documento, questo campo personalizzato appare ora in entrambi i gruppi.
Poiché un singolo campo non può contenere due valori diversi, l'aggiornamento di questo campo nel gruppo Tutti i documenti aggiornerà contemporaneamente lo stesso campo nel gruppo FY23.