Les champs personnalisés sont des champs uniques créés par votre entreprise et ajoutés aux documents, feuilles de calcul ou présentations existants. Ces champs sont entièrement personnalisés en fonction de votre espace de travail, mais ils collectent et stockent les données de la même manière qu’un champ Workiva. Cette fonctionnalité supplémentaire vous permet de créer des rapports personnalisés et des solutions automatisées qui ne sont pas disponibles autrement.
Exigences
- Le rôle d’administrateur des champs personnalisés est nécessaire pour modifier les groupes et les définitions de champs personnalisés. Ceci s’applique également aux utilisateurs de l’API.
- Les permissions du propriétaire ou de l’éditeur sont nécessaires pour gérer les valeurs des champs personnalisés d’un fichier.
- Les permissions du propriétaire sont nécessaires pour gérer le groupe de champs personnalisés d’un fichier.
- Vous devez avoir l’accès en Affichage à un fichier ou à une section donné(e) pour pouvoir l’interroger.
Créer des champs personnalisés
Tout utilisateur ayant le rôle d’administrateur de champs personnalisés peut créer et gérer des champs personnalisés à partir de l’écran Paramètres de l’espace de travail. En attribuant ces champs à des groupes de champs, vous pouvez les appliquer à tous les documents, feuilles de calcul ou présentations de votre espace de travail, ou seulement à un sous-ensemble spécifique de vos fichiers. En savoir plus sur les groupes de champs personnalisés.
Pour créer un champ personnalisé :
- En haut à droite, cliquez sur le nom de votre espace de travail et sélectionnez Paramètres pour ouvrir les paramètres de l’espace de travail.
- Sélectionnez Champs personnalisés dans la barre de navigation en haut de l’écran.
- Cliquez sur le bouton Créer > Créer un champ personnalisé.
-
Saisissez les détails de votre nouveau champ personnalisé.
Nom du champ Le nom du champ ou « titre » tel qu’il sera affiché dans Workiva. ID du champ L’identifiant unique du champ ; principalement utilisé par programme, dans les requêtes ou via l’API.
Caractères pris en charge :
- Lettres
- Chiffres
- Points
- Tirets bas
- Traits d’union
Remarque : Lorsqu’un champ est activé pour la première fois, l’identifiant ne peut pas être modifié.
Type de champ Format des données pour ce champ.
Options :
- Texte/Chaîne
- Liste
- Entier (un nombre entier ; par exemple, 1 ou -1)
- Nombre (toute valeur numérique ; par exemple, 1,1 ou -1,1)
- Booléen (Vrai ou Faux)
- Date (AAAA-MM-JJ)
- Utilisateur (ID utilisateur Workiva)
Ordre de tri L’ordre dans lequel ce champ apparaîtra dans le panneau Champs personnalisés de votre objet. À partir de 0.
Remarque : Si le champ est laissé vide, les champs sont triés par ordre alphanumérique selon l’identifiant du champ.
Description Brève description de l’utilité du champ personnalisé. Cette option n’apparaît que dans l’écran Champs personnalisés des Paramètres de l’espace de travail. Groupes de champs Détermine l’endroit où ce champ apparaît et les objets Workiva auxquels il s’applique.
Par exemple, un champ appliqué au groupe par défaut Tous les documents apparaîtra avec tous les documents de votre espace de travail, tandis qu’un champ appliqué à votre propre groupe de champs personnalisés n’apparaîtra que sur l’ensemble spécifique de documents appartenant à ce groupe.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment utiliser les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés permettent d’étendre les capacités des objets Workiva existants et d’adapter plus étroitement le logiciel aux besoins de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour :
- Suivre les approbations en ajoutant un champ « partie responsable » aux sections de vos documents.
- Simplifier votre processus de restauration en créant un champ « période de déclaration ».
- Classer les feuilles par lieu avec l’ajout d’un champ « Région ».
Il ne s’agit que de suggestions ; les utilisations exactes varient d’une entreprise à l’autre et peuvent être coordonnées avec l’aide de votre gestionnaire de compte.
Choix d’un groupe de champs
Les groupes de champs sont utilisés pour trier, organiser et structurer les champs personnalisés de votre espace de travail. Si un champ personnalisé doit s’appliquer à tous les objets de votre espace de travail, veillez à choisir le groupe de champs par défaut pour l’élément sur lequel vous travaillez.
Par exemple, vous choisirez le groupe « Tous les documents » si vous souhaitez qu’un champ apparaisse sur chaque document de votre espace de travail. Sinon, vous serez obligé d’appliquer manuellement un groupe de champs à chaque fichier de votre espace de travail.
Utiliser des champs personnalisés
Une fois créés, les champs personnalisés sont accessibles à toute personne disposant de la permission pour cet objet. Les utilisateurs disposant d’une permission de visualisation peuvent uniquement voir les champs personnalisés, tandis que les propriétaires et les éditeurs peuvent interagir avec eux.
- À partir de l'écran Fichiers , sélectionnez un document, une présentation ou une feuille de calcul.
- Sélectionnez l’icône Champs personnalisés dans le panneau de droite.
- Passez d’un type d’objet à l’autre (tel qu’un document ou une section) à l’aide des onglets situés en haut de l’écran.
- Développez le groupe de champs que vous souhaitez utiliser.
- Localisez le champ souhaité et remplissez-le en conséquence.
Activer et désactiver les champs personnalisés
Une fois créés, les nouveaux champs personnalisés sont placés à l’état de « brouillon ». Ces champs personnalisés doivent ensuite être activés pour apparaître dans vos documents, feuilles de calcul et présentations. Vous pouvez les désactiver ultérieurement si vous n’en avez plus besoin.
Remarque : Une fois qu’un champ personnalisé est activé pour la première fois, vous ne pourrez plus modifier l’identifiant du champ ni le supprimer.
- En haut à droite, cliquez sur le nom de votre espace de travail et sélectionnez Paramètres pour ouvrir les paramètres de l’espace de travail.
- Sélectionnez Champs personnalisés dans la barre de navigation en haut de l’écran.
- Sélectionnez le menu sur le côté droit, et sélectionnez Activer ou Désactiver.
Si un champ désactivé est réactivé ultérieurement, il sera instantanément rétabli dans toutes ses positions antérieures.
Comprendre les champs actifs et inactifs
Les champs personnalisés actifs seront disponibles dans le panneau Champs personnalisés de votre document, feuille de calcul ou présentation.
Dans cet exemple, vous remarquerez que le champ personnalisé « Signer le préparateur » est visible :
Les champs personnalisés désactivés sont marqués Inactif sur l’écran d’administration des champs personnalisés et n’apparaîtront pas dans vos documents, feuilles de calcul ou présentations.
Dans cet exemple, vous remarquerez que le champ personnalisé « Signature du préparateur » a été supprimé :
Remarque : En cas de réactivation ultérieure, les champs personnalisés sont automatiquement restaurés.
Copier, importer et exporter les valeurs des champs personnalisés
Pour faciliter le processus de transfert, les valeurs des champs personnalisés peuvent être incluses en option lors de la copie d’un fichier ou d’un dossier. Il vous suffit de cocher la case Valeurs des champs personnalisés pour inclure toutes les valeurs actuelles dans votre action de copie, ou de décocher la case pour réinitialiser toutes les valeurs. Cela vous permet de conserver les valeurs actuelles lors de la copie de fichiers ou de les réinitialiser complètement.
Note : Les champs personnalisés et leurs valeurs peuvent également être importés et exportés entre les espaces de travail.
En savoir plus sur la copie de fichiers et de dossiers.
Note : Cette option n’apparaît que si les champs personnalisés ont été activés dans votre espace de travail.
Interroger les données des champs personnalisés
Si l’option Wdata est activée dans votre espace de travail, des données de champs personnalisés peuvent être ajoutées aux requêtes à l’aide des types de sources Modèle d’objet commun (COM) et Appartenances. Ces sources de données vous permettent d’interroger et d’agréger les données de vos champs personnalisés.
Pour plus d'informations sur la création de requêtes, consultez notre article gérer les sources d'une requête.
Remarque: Les données d'adhésion ne sont disponibles que dans les espaces de travail avec des champs personnalisés, des interfaces, des liens intelligentsou l'explorateur de durabilité activés. Contactez votre responsable CSM si vous souhaitez ajouter l'une de ces solutions.
La source de données COM comprend la plupart des valeurs des champs personnalisés stockés dans votre espace de travail. Il peut être utilisé pour identifier vos fichiers et sections Workiva, pour joindre d’autres sources de données afin d’étendre votre vue, ou pour créer des calculs dans vos requêtes.
- Lorsque vous créez une requête, sélectionnez Admin > COM.
-
Choisissez un type de champ et cliquez sur Ajouter. Tous les identifiants de champ actifs de cette ressource seront alors disponibles pour votre requête.
Remarque: La source de données COM affichera tous les champs personnalisés dans vos espaces de travail, quel que soit leur statut.
Les adhésions sont utilisées spécifiquement pour le type de données Utilisateur. Chaque utilisateur est enregistré sous la forme d’un identifiant dans Workiva. Vous pouvez donc intégrer cette source de données dans vos requêtes COM afin de modifier les identifiants des utilisateurs avec des informations telles que le nom ou l’adresse électronique.
- Lorsque vous créez une requête, sélectionnez Admin > Appartenances.
- Choisissez une colonne et cliquez sur Ajouter. Toutes les adhésions à cette ressource seront alors disponibles pour votre requête.
Conseils et bonnes pratiques
La section suivante rassemble des conseils et des bonnes pratiques pour gérer les champs personnalisés de votre site. Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, ces recommandations peuvent vous aider à éviter certaines des erreurs les plus courantes que nous constatons lors de l’adoption de champs personnalisés.
L’identifiant du champ est l’identifiant ultime des champs personnalisés. Alors que les noms de champs peuvent être répétés, chaque identifiant de champ est unique et immuable. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser une convention de dénomination standard qui inclut le processus, le nom du projet ou la version dont chaque champ fait partie.
Chez Workiva, par exemple, nous utilisons [process_name.fieldName.version].
Si un champ personnalisé est ajouté à plusieurs groupes, il peut apparaître plusieurs fois sur le même enregistrement. Toutefois, ce champ ne peut contenir qu’une seule valeur, ce qui signifie que toute modification apportée dans un groupe mettra également à jour ce champ dans tous les autres groupes.
Par exemple, le champ ci-dessous est affecté aux groupes Exercice 23 et Tous les documents.
Lorsque vous consultez un document individuel, ce champ personnalisé apparaît désormais dans les deux groupes.
Comme un même champ ne peut contenir deux valeurs différentes, la mise à jour de ce champ dans le groupe Tous les documents entraînera la mise à jour simultanée du même champ dans le groupe Exercice 23.