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Lorsque vous mettez en œuvre la solution Workiva Sustainability Reporting, vous pouvez utiliser une feuille de calcul - appelée Structured Metric File (SMF) - pour mettre en place un programme de développement durable afin de rassembler les valeurs à divulguer dans votre rapport de développement durable. Bien que vous puissiez créer manuellement un programme, le SMF permet à Workiva d'aider à construire automatiquement votre programme et ses mesures.

Avec le SMF, vous préciserez :

• Les sujets à inclure dans votre rapport, organisés en sections hiérarchiques
• Les valeurs qualitatives ou quantitatives à collecter pour chaque sujet
• Contenu du Sustainability Explorer, tel que les normes ou les informations publiées dans les cadres communs.
• Des balises personnalisées et des dimensions pour mieux catégoriser les métriques ou leurs valeurs, respectivement.

Étape 1. Déterminer les sujets à publier

Avant de commencer à remplir le CMF, effectue une évaluation de la matérialité pour décider de ce que vous voulez inclure dans votre rapport. Prenons l’exemple des sujets :

• Précédemment inclus dans votre rapport
• Recommandé pour toutes les entreprises, basé sur les normes standard de la GRI ou les Objectifs de développement durable des Nations-unies (UNSDG)
• Recommandé pour votre secteur, sur la base du Sustainability Accounting Standards Board (SASB) ou d’une norme sectorielle de la GRI .
• Significatif pour vos investisseurs, vos clients et les autres parties prenantes.

Conseil : Pour vous aider à identifier les indicateurs à collecter pour un sujet donné, explorez les orientations et les normes connexes dans Sustainability Explorer.

Après avoir déterminé les sujets à publier, identifiez les métriques à collecter pour chacun d’entre eux. Vous utiliserez ces thèmes et les mesures qui s'y rapportent pour élaborer votre programme à partir du SMF.

Étape 2. Configurer le SMF

Dans la section Configuration du SMF, entrez des informations générales sur le programme :

1. Entrez un nom et une description pour aider à identifier le programme.
2. Dans les champs Début de la période et Fin de la période, indiquez les dates de début et de fin de la période de référence initiale du programme, dans le format AAAA-MM-JJ.

3. Dans Default data provider, saisissez le nom ou l'adresse électronique du membre de l'espace de travail auquel la collecte des données des valeurs métriques est attribuée par défaut.

   Conseil : Ce membre de l'espace de travail est uniquement le fournisseur par défaut. Vous pouvez attribuer chaque valeur métrique à d'autres fournisseurs si nécessaire.

Étape 3. Définir des dimensions personnalisées

Pour collecter plusieurs valeurs pour une seule métrique, configurez dimensions personnalisées pour votre programme. Par exemple, votre entreprise peut collecter plusieurs valeurs pour une métrique en fonction de différents critères :

• Localisation des entités
• Régions du marché
• Unités opérationnelles
• Données démographiques, telles que le sexe ou la race

À partir de la feuille Dimensions, définissez chaque dimension personnalisée :

• Dans Dimension name, saisissez le nom unique de la dimension personnalisée, par exemple Location ou Gender.

• Dans Dimension value ID et Dimension value, saisissez un identifiant unique et un nom d'affichage pour chaque valeur de dimension.

  Note : Chaque valeur de la dimension ID doit être unique. Pour garantir l'intégrité des données, vous ne pouvez pas supprimer les valeurs des dimensions ou modifier leurs identifiants après la création du programme.

Par exemple, pour une dimension Gender:

Étape 4. Saisir les thèmes et les mesures

À partir de la section Métrique du SMF, définissez les sujets à publier, regroupés en sections et assortis de métriques permettant de suivre leurs valeurs :

• Les thèmes indiquent les facteurs spécifiques abordés par le programme et peuvent classer d'autres thèmes par catégories générales ; par exemple, un thème Environnemental peut inclure des thèmes tels que Énergie et Déchets, tandis qu'un thème Social peut inclure des thèmes tels que Diversité et inclusion (D&I) et Droits de l'homme. Les thèmes peuvent contenir des thèmes à l'intérieur d'autres thèmes - par exemple un thème Émissions de gaz à effet de serre à l'intérieur d'un thème Planète, qui contient des thèmes supplémentaires basés sur les émissions Scope 1, Scope 2, et Scope 3.

  Remarque : Un programme peut comprendre des hiérarchies allant jusqu'à six sujets.

• Les métriques rassemblent et suivent les valeurs pour chaque sujet. Par exemple, un sujet Émissions de portée 1 peut avoir des métriques séparées pour collecter des valeurs pour Réfrigérants, Combustion mobile et Combustion stationnaire.

1. Dans la colonne Metric, énumérez les noms de chaque mesure à collecter pour les thèmes du programme.
2. Pour chaque mesure, indiquez le thème qui lui est associé, ainsi que toute hiérarchie au sein des thèmes supplémentaires.

Note : Pour créer le programme avec succès, entrez au moins un thème - dans Thème 1 - pour chaque métrique.

Par exemple, pour collecter des valeurs métriques pour les émissions du champ d'application 1 :

Dans le programme généré à partir du SMF, la hiérarchie des thèmes et des mesures apparaît sous la forme d’un schéma, avec les mesures à l’intérieur de leurs thèmes respectifs.

Étape 5. Saisir les détails de la mesure

Dans la section Métriques, entrez les détails de chaque métrique :

1. Dans Description de la métrique, entrez une explication ou un contexte supplémentaire concernant la métrique.
   
2. Dans Metric value type, entrez le type de données à collecter pour la métrique - Texte, Nombre, Devise, Date ou Pourcentage.

3. Dans Units, sélectionnez l'unité de mesure pour toute valeur numérique, monétaire ou en pourcentage.

   Conseil : Pour utiliser une unité qui n'apparaît pas en tant qu'option, ajoutez-la à la colonne A de la feuille Units. Dans le programme, toutes les unités que vous ajoutez à la feuille Units n'apparaissent que sur leurs valeurs respectives et ne sont pas disponibles pour d'autres mesures.

4. Pour attribuer la collecte de données d’une valeur à un membre de l’espace de travail, saisissez son nom complet ou son adresse électronique dans Fournisseur de données.
   

   Remarque : Vous ne pouvez désigner qu’un seul membre comme fournisseur de données d’une valeur.

5. Si vous affectez un fournisseur de données :
   • Dans Approbation des données, demandez à d’autres membres d’approuver la valeur :
     • Pour n’assigner qu’un seul membre, entrez son nom complet ou son adresse e-mail.
     • Pour demander à un ou plusieurs membres d’approuver la valeur à une date d’échéance commune, entrez leur nom complet ou leur adresse e-mail dans une liste séparée par des virgules, par exemple homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Pour affecter plusieurs membres à l’approbation de la valeur par le biais d’une série d’étapes d’approbation avec leurs propres dates d’échéance, entrez leurs noms complets ou leurs adresses e-mail, chaque étape étant séparée par une barre verticale (|). Si un ou plusieurs membres peuvent approuver la valeur dans le cadre d’une étape d’approbation, séparez leurs noms ou leurs adresses e-mail par une virgule (,). Par exemple :

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Entrez toute instruction destinée à aider le fournisseur de données et les approbateurs à accomplir leurs tâches.

   • Saisissez les dates d’échéance pour la collecte et l’approbation de la valeur dans un format AAAA-MM-JJ. Si la valeur comporte plusieurs étapes d’approbation, séparez la date d’échéance de chaque étape par une barre verticale (|) ou entrez une date unique applicable à toutes les étapes.

     Note : si une valeur comporte plusieurs étapes d’approbation, entrez le même nombre de séparateurs sous forme de barres verticales (|) dans Approbateur de données et Date de l’approbateur. Pour ne pas définir de date d’échéance pour une étape d’approbation, laissez un blanc entre les délimiteurs correspondants, par exemple 2024-15-01 | | 2024-15-03, pour ne pas définir de date pour l’étape intermédiaire.

6. Pour aligner une mesure sur une norme ou une divulgation dans Sustainability Explorer, saisissez son titre dans la colonne correspondant à son cadre - GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (anciennement Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS), ou Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Remarque : Bien que Sustainability Explorer fournisse des versions obsolètes et en attente de normes et de divulgations, vous pouvez aligner une mesure uniquement avec sa version actuelle du SMF. Pour s'aligner sur une version obsolète ou en attente, modifiez le contenu de la mesure sur Related Explorer à partir du programme.

   Conseil : Lorsque vous alignez une mesure sur une norme ou une divulgation, vous pouvez vous référer à son contenu à partir de la mesure et de sa collecte de données ou de sa tâche d'approbation dans Tâches Workiva.

   

   Conseil : Pour aligner une mesure sur un cadre ou un questionnaire non inclus dans Sustainability Explorer, créez une balise de programme basée sur son contenu.

7. Dans les colonnes Program tag, ajoutez des métadonnées personnalisées sur une mesure, telles qu'un objectif de l'entreprise ou un cadre supplémentaire sur lequel elle s'aligne. Pour créer une balise, saisissez son nom à la suite de Program tag : dans l'en-tête, puis saisissez la valeur appropriée dans la ligne de la métrique. 
   

   Conseil : Si une métrique a plusieurs valeurs pour une balise, saisissez-les dans une liste séparée par des virgules.

8. Dans Require supporting attachments et Require notes, choisissez si vous voulez que les cessionnaires incluent supporting attachments ou des notes avec les valeurs d'une métrique.

9. Pour attribuer un identifiant unique spécifique à une métrique, saisissez son ID numérique dans Code de la métrique.

   Conseil : Lorsque le programme crée une métrique, il fait précéder son code d’un M. Si aucun code n'est spécifié dans le SMF, le programme en crée un automatiquement.

10. Pour collecter plusieurs valeurs pour une métrique :

    • Pour les valeurs basées sur une dimension personnalisée, sélectionnez les critères applicables, tels que la localisation ou la démographie, dans la colonne Dimension.

      Conseil : Vous pouvez définir des dimensions personnalisées à partir de la feuille Dimensions.

    • Pour les valeurs trimestrielles ou mensuelles, sélectionnez l’intervalle applicable dans la colonne Fréquence.

11. Dans la colonne Connected metric location, indiquez si la valeur doit être collectée par le biais d'une feuille de calcul ou d'un document connecté dans l'espace de travail.

    Conseil : Pour rationaliser la collecte de données pour le fournisseur et l'approbateur, sélectionnez No dans Connected metric location pour collecter la valeur via Workiva Tasks au lieu d'un fichier source.

Dans le programme généré par le SMF, vous pouvez gérer ces détails et suivre la collecte des données de la métrique.

Étape 6. Créer le programme de développement durable

Après avoir configuré la section Metrics, contactez votre Customer Success Manager (CSM) Workiva ou votre partenaire de mise en œuvre pour créer un programme de durabilité basé sur votre SMF. 

À partir du programme, vous pouvez

• Joindre des fichiers de référence aux métriques pour obtenir un contexte ou des instructions supplémentaires.
• Envoyez des tâches aux membres de l’espace de travail chargés de collecter et d’approuver les valeurs des métriques.
• Suivre l’état de la collecte des données des valeurs des métriques.
• Ajuster les besoins en matière de rapports en fonction de l'évolution de la matérialité de votre sujet.