Centro de soporte de Workiva

Al implantar la solución Workiva para la elaboración de Informes de Sostenibilidad, puedes utilizar una hoja de cálculo -denominada Archivo de Métricas Estructuradas (SMF)- para configurar un Programa de Sostenibilidad para recopilar valores que divulgar en tus informes de sostenibilidad. Aunque puedes crear manualmente un Programa, el SMF permite a Workiva ayudarte a construir automáticamente tu Programa y sus métricas.

Con el SMF, especificarás:

• Los temas que se deben incluir en tu informe, organizados en secciones jerárquicas.
• Los valores cualitativos o cuantitativos a recopilar para cada tema.
• Relacionado Contenido del Explorador de la Sostenibilidad, como normas o divulgaciones de marcos comunes.
• Etiquetas personalizadas y dimensiones para categorizar mejor las métricas o sus valores, respectivamente.

Paso 1. Determinar los temas a divulgar

Antes de empezar a rellenar el SMF, realiza una evaluación de la materialidad para decidir qué quieres incluir en tus informes. Por ejemplo, considera los temas:

• Anteriormente incluido en tu informe
• Recomendados para todas las empresas, basados en Estándares Universales de la Iniciativa Mundial para la Elaboración de Informes (GRI) o en Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (UNSDG).
• Recomendados para su sector, según el Consejo de Normas de Contabilidad de la Sostenibilidad (SASB) o una Norma de sector de la GRI.
• Significativos para tus inversores, clientes y otras partes interesadas.

Consejo: Para ayudarte a identificar las métricas que debes recopilar para un tema, explora las orientaciones y normas relacionadas en Explorador de sostenibilidad.

Después de determinar los temas a divulgar, identifica las métricas a recopilar para cada uno. Utilizarás estos temas y las métricas relacionadas para construir tu Programa desde el SMF.

Paso 2. Configurar el SMF

Desde la sección Configuración del SMF, introduce información general sobre el Programa:

1. Introduce un nombre y una descripción para ayudar a identificar el Programa.
2. En Inicio del periodo y Finalización del periodo, introduce la primera y la última fecha del periodo inicial de información del Programa, en formato AAAA-MM-DD.

3. En Proveedor de datos predeterminado, introduce el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro del espacio de trabajo para asignar la recopilación de datos de los valores métricos por defecto.

   Consejo: Este miembro del espacio de trabajo es solo el proveedor predeterminado. Puedes asignar cada valor métrico a otros proveedores según sea necesario.

Etapa 3. Establecer dimensiones a medida

Para recopilar varios valores para una sola métrica, establece dimensiones personalizadas para tu Programa. Por ejemplo, tu empresa puede recopilar varios valores para una métrica en función de diferentes:

• Ubicaciones de entidades
• Regiones del mercado
• Unidades de negocio
• Datos demográficos, como género o raza

Desde la hoja Dimensiones, establece cada dimensión personalizada:

• En Nombre de dimensión, introduce el nombre que sea único de la dimensión personalizada, como Ubicación o Sexo.

• En ID de valor de dimensión y Valor de dimensión, introduce un identificador único y un nombre para mostrar para cada valor de dimensión.

  Nota: Cada ID de valor de Dimensión debe ser único. Para garantizar la integridad de los datos, no puedes borrar valores de dimensión ni editar sus identificadores una vez creado el Programa.

Por ejemplo, para una dimensión Género:

Etapa 4. Introduce los temas y las métricas.

Desde la sección Métricas del SMF, configura los temas a divulgar, agrupados en secciones y con métricas para seguir sus valores:

• Temas indica los factores específicos que aborda el programa y puede categorizar otros temas por temas generales; por ejemplo, un tema Medioambiente puede incluir temas como Energía y Residuos, mientras que un tema Social puede incluir temas como Diversidad e inclusión (D&I) y Derechos humanos. Los temas pueden contener temas dentro de otros temas, como un tema Emisiones de gases de efecto invernadero dentro de un tema Planeta, que contiene temas adicionales basados en las emisiones Alcance 1, Alcance 2 y Alcance 3.

  Nota: Un Programa puede incluir jerarquías de hasta seis temas de profundidad.

• Las métricas organizan y realizan un seguimiento de los valores de cada tema. Por ejemplo, un tema Emisiones de alcance 1 puede tener métricas separadas para recopilar valores para Refrigerantes, Combustión móvil y Combustión estacionaria.

1. En la columna Métrica, enumera los nombres de cada métrica a recoger para los temas del Programa.
2. Para cada métrica, introduce su tema relacionado y cualquier jerarquía dentro de los temas adicionales.

Nota: Para crear correctamente el Programa, introduce al menos un tema -en Tema 1 - para cada métrica.

Por ejemplo, para recoger los valores métricos de las emisiones del Ámbito 1:

En el Programa generado desde el SMF, la jerarquía de temas y métricas aparece como el esquema, con métricas dentro de sus respectivos temas.

Paso 5. Introducir los detalles de la métrica

En la sección Métricas, introduce detalles sobre cada métrica:

1. En Descripción de la métrica, introduce una explicación o más contexto sobre la métrica.
   
2. En Tipo de valor de métrica, introduce el tipo de datos a recoger para la métrica: Texto, Número, Moneda, Fecha o Porcentaje.

3. En Unidades, selecciona la unidad de medida para cualquier valor de Número, Moneda o Porcentaje.

   Consejo: Para utilizar una unidad que no aparece como opción, añádela a la columna A de la hoja Unidades. En el Programa, las unidades que añadas a la hoja Unidades sólo aparecen en sus valores respectivos, y no estarán disponibles para otras métricas.

4. Para asignar la recopilación de datos de un valor a un miembro del espacio de trabajo, introduce su nombre completo o su dirección de correo electrónico en Proveedor de datos.
   

   Nota: Solo puedes asignar un miembro como proveedor de datos de un valor.

5. Si asignas un proveedor de datos:
   • En Aprobador de datos, asigna a cualquier miembro adicional para que apruebe el valor:
     • Para asignar a un solo miembro, introduce su nombre completo o su dirección de correo electrónico.
     • Para asignar a uno de varios miembros que apruebe el valor en una fecha de vencimiento compartida, introduce sus nombres completos o direcciones de correo electrónico como una lista separada por comas, como homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Para asignar a varios miembros la aprobación del valor a través de una serie de etapas de aprobación con sus propias fechas de vencimiento, introduce sus nombres completos o direcciones de correo electrónico, con cada etapa separada por una barra vertical (|). Si uno de varios miembros puede aprobar el valor como parte de un paso de aprobación, separa sus nombres o direcciones de correo electrónico con una coma (,). Por ejemplo:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Ingresa cualquier instrucción para ayudar al proveedor de datos y a los aprobadores a completar sus tareas.

   • Introduce las fechas de vencimiento para la recogida y aprobación del valor en un formato AAAA-MM-DD. Si el valor tiene varios pasos de aprobación, separa la fecha de vencimiento de cada paso con una barra vertical (|) o ingresa una sola fecha para que se aplique a todos los pasos.

     Nota: Si un valor tiene varias etapas de aprobación, introduce el mismo número de delimitadores de barra vertical (|) en Aprobador de datos y Fecha del aprobador. Para no establecer ninguna fecha de vencimiento para una etapa de aprobación, deja un espacio en blanco entre sus delimitadores correspondientes, como 2024-15-01 | | 2024-15-03, para no establecer una fecha para la etapa del medio.

6. Para alinear una métrica con una norma o divulgación en el Explorador de sostenibilidad, introduce su título en la columna correspondiente a su marco: GRI, SASB, UNSDG, Grupo de trabajo para la divulgación de información financiera relacionada con el clima (TCFD), CDP (anteriormente Carbon Disclosure Project), Normas europeas para la elaboración de memorias de sostenibilidad (ESRS) o Evaluación de la sostenibilidad empresarial (CSA).

   Nota: Aunque Sustainability Explorer proporciona versiones obsoletas y pendientes de la norma y las divulgaciones, puedes alinear una métrica solo con su versión actual desde el SMF. Para alinearte con una versión obsoleta o pendiente, edita el contenido de la métrica Explorador Relacionado del Programa.

   Consejo: Cuando alinees una métrica con una norma o divulgación, puedes hacer referencia a su contenido desde la métrica y a su tarea relacionada de recopilación o aprobación de datos en Tareas de Workiva.

   

   Consejo: Para alinear una métrica con un marco o cuestionario no incluido en el Explorador de la sostenibilidad, crea una etiqueta de programa basada en su contenido.

7. Desde las Etiquetas de programa columnas, añade metadatos personalizados sobre una métrica, como un objetivo de la empresa o un marco adicional con el que se alinee. Para crear una etiqueta, introduce su nombre siguiendo Etiqueta de programa: en el encabezado y, a continuación, introduce el valor correspondiente en la fila de la métrica. 
   

   Consejo: Si una métrica tiene múltiples valores para una etiqueta, introdúcelos como una lista separada por comas.

8. En Requerir archivos adjuntos de soporte y Requerir notas, selecciona si deseas requerir a las personas asignadas que incluyan archivos adjuntos de soporte o notas con los valores de una métrica.

9. Para asignar un identificador único específico a una métrica, introduce su ID numérico en Código de métrica.

   Consejo: Cuando el Programa crea una métrica, antepone a su código un M. Si no se especifica ningún código en el SMF, el Programa crea uno automáticamente.

10. Para recopilar varios valores para una métrica:

    • Para valores basados en una dimensión personalizada, selecciona los criterios aplicables (como ubicación o datos demográficos) en la columna Dimensión.

      Consejo: Estableces dimensiones a medida desde la hoja Dimensiones.

    • Para valores trimestrales o mensuales, selecciona el intervalo aplicable en la columna Frecuencia.

11. En la columna Ubicación de la métrica conectada, selecciona si quieres recoger el valor a través de una hoja de cálculo conectada o de un documento en el espacio de trabajo.

    Consejo: Para agilizar la recogida de datos para el proveedor y el Aprobador, selecciona No en Ubicación de la métrica conectada para recoger el valor a través de las Tareas de Workiva en lugar de un archivo de origen.

En el Programa generado desde el SMF, puedes gestionar estos detalles y hacer un seguimiento de la recopilación de datos de la métrica.

Etapa 6. Crea el Programa de Sostenibilidad

Después de configurar la sección Métricas, ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes (CSM) de Workiva o con tu socio de implementación para crear un Programa de Sostenibilidad basado en tu SMF. 

Desde el Programa, puedes:

• Adjuntar archivos de referencia a las métricas para obtener contexto u orientación adicionales.
• Enviar tareas a los miembros del espacio de trabajo asignados para recopilar y aprobar valores métricos.
• Realizar un seguimiento del estado de recopilación de datos de los valores de las métricas.
• Ajusta las necesidades de informe a medida que la materialidad de tu tema evoluciona.