Los campos personalizados son campos únicos creados por tu empresa y añadidos a documentos, hojas de cálculo o presentaciones existentes. Estos campos adaptados se personalizan totalmente a tu espacio de trabajo, pero recogen y almacenan datos de la misma forma que un campo nativo de Workiva. Esta funcionalidad añadida te permite crear informes personalizados y soluciones automatizadas que de otro modo no estarían disponibles.
Requisitos
- El rol Custom Field Admin es necesario para modificar grupos y definiciones de campos personalizados. Esto también se aplica a los usuarios de la API.
- Se necesitan permisos de propietario o Editor para gestionar los valores de los campos personalizados de un archivo.
- Se requieren permisos de propietario para gestionar el grupo de campos personalizados de un archivo .
- Debes tener acceso para Ver un determinado archivo o sección para poder consultarlo.
Crear campos personalizados
Cualquier usuario con el rol Administrador de campos personalizados puede crear y gestionar campos personalizados desde la pantalla Configuración del espacio de trabajo. Al asignar estos campos a grupos de campos, pueden aplicarse a todos los documentos, hojas de cálculo o presentaciones de tu espacio de trabajo, o solo a un subconjunto específico de tus archivos. Más información sobre los grupos de campos personalizados.
Para crear un campo personalizado:
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- Selecciona Campos personalizados en la barra de navegación de la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en el botón Crear > Crear campo personalizado .
-
Introduce los detalles de tu nuevo campo personalizado.
Nombre de campo El nombre del campo o «título», tal y como se mostrará en Workiva. ID del campo El identificador único del campo; se utiliza principalmente mediante programación, en consultas o a través de la API.
Caracteres compatibles:
- Cartas
- Números
- Periodos
- Subraya
- Guiones
Nota: Una vez que un campo se activa por primera vez, el ID no se puede cambiar.
Tipo de campo El formato de los datos de este campo.
Opciones:
- Texto/Cadena
- Lista
- Entero (Un número entero; por ejemplo, 1 o -1)
- Número (Cualquier valor numérico; por ejemplo, 1,1 o -1,1)
- Booleano (Verdadero o Falso)
- Fecha (AAAA-MM-DD)
- Usuario (ID de usuario de Workiva)
Criterio de ordenación El orden en que aparecerá este campo en el panel Campos personalizados de tu objeto. Empieza desde 0.
Nota: Si se deja en blanco, los campos se ordenan alfanuméricamente por ID de campo.
Descripción Una breve descripción de la finalidad del campo personalizado. Esto solo se muestra en la pantalla Campos personalizados de la Configuración del espacio de trabajo. Grupos de campo Determina dónde aparece este campo y a qué objetos Workiva se aplica.
Por ejemplo, un campo aplicado al grupo por defecto Todos los documentos aparecerá con todos los documentos de tu espacio de trabajo, mientras que un campo aplicado a tu propio grupo de campos personalizados solo aparecerá en el conjunto específico de documentos que pertenezcan a ese grupo.
- Haz clic en Guardar.
¿Cómo puedo utilizar los campos personalizados?
Los campos personalizados amplían las capacidades de los objetos existentes de Workiva y adaptan mejor el programa a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, puedes utilizar campos personalizados para:
- Realiza un seguimiento de las aprobaciones añadiendo un campo «parte responsable» a las secciones de tus documentos.
- Simplifica tu proceso de traspaso creando un campo «periodo de declaración».
- Ordena las hojas por ubicación añadiendo un campo «Región».
Estas son solo sugerencias; los usos exactos variarán de una empresa a otra y pueden coordinarse con la ayuda de tu gestor de cuentas.
Elegir un grupo de campos
Los grupos de campos se utilizan para clasificar, organizar y estructurar los campos personalizados de tu espacio de trabajo. Si un campo personalizado se va a aplicar ampliamente a todos los objetos de tu espacio de trabajo, asegúrate de elegir el grupo de campos por defecto para el elemento con el que estás trabajando.
Por ejemplo, elegirías el grupo «Todos los documentos» si quisieras que un campo apareciera en todos los documentos de tu espacio de trabajo. De lo contrario, te verás obligado a aplicar manualmente un grupo de campos a cada archivo de tu espacio de trabajo.
Utilizar campos personalizados
Una vez creados, cualquier persona con permiso a ese objeto puede acceder a los campos personalizados. Los usuarios con permiso de Lector solo pueden ver los campos personalizados, mientras que los Propietarios y Editores pueden interactuar con ellos.
- Desde la pantalla Archivos , seleccione un documento, presentación u hoja de cálculo.
- Selecciona el icono Campos personalizados del panel derecho.
- Pasa de un tipo de objeto a otro (como un Documento o una Sección) utilizando las pestañas de la parte superior.
- Despliega el grupo de campos específico que quieras utilizar.
- Localiza el campo deseado y rellénalo como corresponda.
Activar y desactivar campos personalizados
Una vez creados, los nuevos campos personalizados se colocan en estado «Borrador». Estos campos personalizados deben activarse para que aparezcan en tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Puedes desactivarlas más tarde si ya no las necesitas.
Nota: Una vez activado un campo personalizado por primera vez, no podrás cambiar el ID del campo ni eliminarlo.
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- Selecciona Campos personalizados en la barra de navegación de la parte superior de la pantalla.
- Selecciona el menú de tres puntosen el lado derecho, y selecciona Activar o Desactivar.
Si un campo desactivado se reactiva más adelante, se restaurará instantáneamente a todas las ubicaciones anteriores.
Comprender los campos activos e inactivos
Los campos personalizados activos estarán disponibles en el panel Campos personalizados de tu documento, hoja de cálculo o presentación.
En este ejemplo, verás que el campo personalizado «Autorización del preparador» está visible:
Los campos personalizados desactivados se marcan como Inactivo en la pantalla de administración Campos personalizados y no aparecerán en tus documentos, hojas de cálculo o presentaciones.
En este ejemplo, verás que se ha eliminado el campo personalizado «Autorización del preparador»:
Nota: Si se reactivan más tarde, los campos personalizados se restauran automáticamente.
Copiar, importar y exportar valores de campos personalizados
Para facilitar el proceso de roll forward, se pueden incluir opcionalmente vínculos inteligentes al copiar un archivo o una carpeta. Simplemente marca la casilla Valores de campos personalizados en incluye todos los valores actuales en tu acción de copiar. O desmarca la casilla para restablecer todos los valores. Esto te permite mantener los valores actuales al copiar archivos o restablecerlos por completo.
Nota: Los campos personalizados y sus valores también se pueden importar y exportar entre espacios de trabajo.
Más información sobre copia de archivos y carpetas.
Nota: Esta opción solo aparece si se han activado los campos personalizados en tu espacio de trabajo.
Consultar datos de campos personalizados
Si Wdata está activado en tu espacio de trabajo, se pueden añadir datos de campos personalizados a las consultas utilizando los tipos de origen Common Object Model (COM) y Pertenencia. Estos orígenes de datos te permiten consultar y agregar los datos de tus campos personalizados.
Para obtener más información sobre cómo crear consultas, consulte nuestro artículo administrar las fuentes de una consulta.
Nota: Los datos de membresía solo están disponibles en espacios de trabajo con campos personalizados, interfaces, enlaces inteligenteso explorador de sostenibilidad habilitados. Póngase en contacto con su gestor de éxito del cliente si está interesado en añadir alguna de estas soluciones.
El origen de datos COM incluye la mayoría de los valores de campos personalizados almacenados en tu espacio de trabajo. Se puede utilizar para identificar tus archivos y secciones de Workiva, unir otros orígenes de datos para ampliar tu vista o crear cálculos en tus consultas.
- Al crear una consulta, selecciona Administrar > COM.
-
Elige un tipo de campo y haz clic en Agregar. Esto hará que todos los ID de campo activos para ese recurso estén disponibles para tu consulta.
Nota: El origen de datos COM mostrará todos los campos personalizados en sus espacios de trabajo, independientemente de su estado.
La pertenencia se utiliza específicamente para el tipo de datos Usuario. Cada usuario se almacena como un ID de usuario en Workiva. Puedes unir ese origen de datos a tus consultas COM para modificar los identificadores de usuario con información como el nombre o el correo electrónico.
- Al crear una consulta, selecciona Administrar > Pertenencia.
- Elige una columna y haz clic en Agregar. Esto hará que todos los casos de pertenencia a ese recurso estén disponibles para tu consulta.
Consejos y buenas prácticas
La siguiente sección es una recopilación de consejos y buenas prácticas para gestionar los campos personalizados de tu sitio. Aunque no son obligatorias, estas recomendaciones pueden ayudarte a evitar algunos de los errores comunes que vemos al adoptar campos personalizados.
El ID de campo es el identificador definitivo de los campos personalizados. Mientras que los nombres de campo pueden repetirse, cada ID de campo es único e invariable. Por esta razón, te sugerimos que utilices una convención de nomenclatura estándar que incluya el proceso, el nombre del proyecto o la versión de la que forma parte cada campo.
En Workiva, por ejemplo, utilizamos [process_name.fieldName.version].
Si un campo personalizado se añade a varios grupos, puede aparecer varias veces en el mismo registro. Sin embargo, este campo solo puede contener un único valor, lo que significa que cualquier cambio realizado en un grupo también actualizará ese campo en todos los demás grupos.
Por ejemplo, el campo que aparece a continuación está asignado a los grupos FY23 y Todos los documentos.
Al visualizar un documento individual, este campo personalizado aparecerá ahora en ambos grupos.
Como un mismo campo no puede contener dos valores diferentes, la actualización de este campo en el grupo Todos los documentos actualizará simultáneamente el mismo campo en el grupo FY23.