Workiva Support Center

Benutzerdefinierte Felder sind eindeutige Felder, die von Ihrem Unternehmen erstellt und vorhandenen Dokumenten, Arbeitsblättern oder Präsentationen hinzugefügt werden. Diese zweckgebundenen Felder sind vollständig an Ihren Arbeitsbereich angepasst, erfassen und speichern aber Daten auf dieselbe Weise wie ein natives Workiva-Feld. Mit dieser zusätzlichen Funktionalität können Sie benutzerdefinierte Berichte und automatisierte Lösungen erstellen, die sonst nicht verfügbar sind.

Anforderungen

• Die Administratorrolle Anpassbare Feld ist erforderlich, um benutzerdefinierte Feldgruppen und Definitionen zu ändern. Dies gilt auch für Benutzer*innen der API.
• Zur Verwaltung der benutzerdefinierten Feldwerte einer Datei sind die Berechtigungen Besitzer oder Bearbeiter erforderlich.
• Die Berechtigungen des Besitzers sind erforderlich, um die benutzerdefinierte Feldgruppe einer Datei zu verwalten.
• Sie benötigen Zugriff auf die Ansicht auf eine bestimmte Datei oder einen Abschnitt haben, um diese abfragen zu können.

Benutzerdefinierte Felder erstellen

Jeder Benutzer mit der Administratorrolle für benutzerdefinierte Felder kann benutzerdefinierte Felder über den Bildschirm „Arbeitsbereichseinstellungen“ erstellen und verwalten. Durch die Zuordnung dieser Felder zu Feldgruppen können sie dann auf jedes Dokument, jedes Arbeitsblatt oder jede Präsentation in Ihrem Arbeitsbereich oder nur auf eine bestimmte Teilmenge Ihrer Dateien angewendet werden. Erfahren Sie mehr über benutzerdefinierte Feldgruppen.

So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld:

1. Klicken Sie oben rechts auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie Einstellungen, um die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu öffnen.
2. Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen > Benutzerdefiniertes Feld erstellen.
   

4. Geben Sie die Details zu Ihrem neuen benutzerdefinierten Feld ein.

   Feldname	Der Feldname oder „Titel“, wie er in Workiva angezeigt wird.
   Feld-ID	Die eindeutige ID des Feldes; wird hauptsächlich programmatisch, in Abfragen oder über API verwendet.  Unterstützte Zeichen: Schreiben Nummern Zeiträume Unterstriche Bindestriche Hinweis: Sobald ein Feld zum ersten Mal aktiviert wurde, kann die ID nicht mehr geändert werden.
   Feldtyp	Das Datenformat für dieses Feld. Optionen: Text/Zeichenfolge Liste Ganzzahl (Eine ganze Zahl, z. B. 1 oder -1) Zahl (beliebiger numerischer Wert, z. B. 1,1 oder -1,1) Boolescher Wert (Wahr oder Falsch) Datum (JJJJ-MM-TT) Benutzer (Workiva-Benutzer)
   Sortierfolge	Die Reihenfolge, in der dieses Feld im Fenster Benutzerdefanpassbarinierte Felder Ihres Objekts angezeigt wird. Beginnt bei 0. Hinweis: Wenn die Felder leer gelassen werden, werden sie alphanumerisch nach Feld-ID sortiert.
   Beschreibung	Eine kurze Beschreibung des Zwecks des benutzerdefinierten Feldes. Dies wird nur auf dem Bildschirm Benutzerdefinierte Felder in den Arbeitsbereichseinstellungen angezeigt.
   Feldgruppen	Bestimmt, wo dieses Feld erscheint und für welche Workiva-Objekte es gilt. Ein Feld, das der Standardgruppe Alle Dokumente zugeordnet ist, wird beispielsweise in jedem Dokument Ihres Arbeitsbereichs angezeigt, während ein Feld, das Ihrer eigenen benutzerdefinierten Feldgruppe zugeordnet ist ( ), nur in den Dokumenten angezeigt wird, die in diese Gruppe fallen.

5. Klicken Sie auf Speichern.
   

Wie kann ich benutzerdefinierte Felder verwenden?

Benutzerdefinierte Felder erweitern die Möglichkeiten bestehender Workiva-Objekte und passen die Software besser an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Sie können zum Beispiel benutzerdefinierte Felder verwenden:

• Verfolgen Sie Genehmigungen durch Hinzufügen eines Feldes „Verantwortlicher“ zu Ihren Dokumentenabschnitten.
• Vereinfachen Sie Ihren Fortschreibungsprozess, indem Sie das Feld „Berichtszeitraum“ anlegen.
• Ordnen Sie die Blätter nach Orten, indem Sie ein Feld „Region“ hinzufügen.

Dies sind nur Vorschläge; die genauen Verwendungszwecke sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und können mit Hilfe Ihres Kundenbetreuers koordiniert werden.
 

Auswahl einer Feldgruppe

Feldgruppen werden zum Sortieren, Organisieren und Strukturieren der benutzerdefinierten Felder in Ihrem Arbeitsbereich verwendet. Wenn ein benutzerdefiniertes Feld im Großen und Ganzen für jedes Objekt in Ihrem Arbeitsbereich gelten soll, wählen Sie die Standardfeldgruppe für das Element, mit dem Sie arbeiten.

Sie wählen z. B. die Gruppe „Alle Dokumente“ wählen, wenn Sie möchten, dass ein Feld in jedem Dokument in Ihrem Arbeitsbereich erscheint. Andernfalls sind Sie gezwungen, jeder Datei in Ihrem Arbeitsbereich manuell eine Feldgruppe zuzuweisen.

Benutzerdefinierte Felder verwenden

Sobald sie erstellt sind, kann jeder mit der Berechtigung auf dieses Objekt zugreifen. Benutzer mit der Berechtigung Betrachter können die benutzerdefinierten Felder nur sehen, während Besitzer und Bearbeiter mit ihnen interagieren können.

1. Wählen Sie im Bildschirm Dateien ein Dokument, eine Präsentation oder eine Tabellenkalkulation aus.
2. Wählen Sie das Symbol Benutzerdefinierte Felder auf der rechten Seite des Fensters.
3. Mit den Registerkarten oben können Sie zwischen den Objekttypen (z. B. Dokument oder Abschnitt) wechseln.
   
4. Erweitern Sie die spezifische Feldgruppe , die Sie verwenden möchten.
   
5. Suchen Sie das gewünschte Feld und füllen Sie es entsprechend aus.
   

Aktivieren und Deaktivieren von benutzerdefinierten Feldern

Einmal erstellt, werden neue benutzerdefinierte Felder in den Status „Entwurf“ versetzt. Diese benutzerdefinierten Felder müssen dann aktiviert werden, damit sie in Ihren Dokumenten, Arbeitsblättern und Präsentationen erscheinen. Sie können sie später deaktivieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Hinweis: Sobald ein benutzerdefiniertes Feld zum ersten Mal aktiviert wurde, können Sie die Feld-ID nicht mehr ändern oder löschen.

1. Klicken Sie oben rechts auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie Einstellungen, um die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu öffnen.
2. Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand.
3. Wählen Sie das Menü mit den drei Punktenauf der rechten Seite, und wählen Sie Aktivieren oder Deaktivieren.
   

Wenn ein deaktiviertes Feld zu einem späteren Zeitpunkt reaktiviert wird, wird es sofort an allen vorherigen Stellen wiederhergestellt.

Verstehen aktiver und inaktiver Felder

Werte benutzerdefinierter Felder kopieren, importieren und exportieren

Um den Fortschreibungsprozess zu vereinfachen, können optional Werte für benutzerdefinierte Felder eingefügt werden, wenn eine Datei oder ein Ordner kopiert wird. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Feldwerte, um alle aktuellen Werte in Ihre Kopieraktion einzubeziehen, oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alle Werte zurückzusetzen. So können Sie beim Kopieren von Dateien die aktuellen Werte beibehalten oder sie ganz zurücksetzen.

Hinweis: Benutzerdefinierte Felder und ihre Werte können auch zwischen Arbeitsbereichen importiert und exportiert werden.

Erfahren Sie mehr über das Kopieren von Dateien und Ordnern.

Hinweis: Diese Option erscheint nur, wenn in Ihrem Arbeitsbereich benutzerdefinierte Felder aktiviert wurden.

Abfrage von Daten benutzerdefinierte Felder

Wenn Wdata in Ihrem Arbeitsbereich aktiviert ist, können benutzerdefinierte Felddaten zu Abfragen hinzugefügt werden, die die Quellentypen „Common Object Model“ (COM) und Mitgliedschaften verwenden. Diese Datenquellen ermöglichen es Ihnen, Ihre anpassbaren Felddaten abzufragen und zu aggregieren.

Weitere Informationen zum Erstellen von Abfragen finden Sie in unserem Artikel Verwalten der Quellen einer Abfrage.

Hinweis: Mitgliedschaftsdaten sind nur in Arbeitsbereichen verfügbar, in denen benutzerdefinierte Felder, Schnittstellen ,intelligente Links oder der Nachhaltigkeits - Explorer aktiviert sind. Wenden Sie sich an Ihren CSM, wenn Sie Interesse daran haben, eine dieser Lösungen hinzuzufügen.

Tipps und Best Practices

Der folgende Abschnitt enthält eine Sammlung von Tipps und bewährten Verfahren für die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder auf Ihrer Website. Diese Empfehlungen sind zwar nicht zwingend erforderlich, können Ihnen aber helfen, einige der häufigsten Fehler zu vermeiden, die wir bei der Einführung benutzerdefinierter Felder beobachten.
 

Zusätzliche Ressourcen

• Benutzerdefinierte Feldgruppen erstellen
• Benutzerdefinierte Felder importieren und exportieren