Workiva Support Center

Bei der Implementierung der Workiva-Lösung für die Nachhaltigkeitsberichterstattung können Sie eine Tabellenkalkulation - ein sogenanntes Structured Metric File (SMF) - verwenden, um ein Nachhaltigkeitsprogramm einzurichten und die Werte für Ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung zusammenzustellen. Während Sie ein Programm manuell erstellen können, ermöglicht das SMF Workiva die automatische Erstellung Ihres Programms und seiner Metriken.

Mit dem SMF geben Sie Folgendes an:

• Die Themen, die in Ihren Bericht eingeschlossen werden sollen, gegliedert in hierarchische Abschnitte
• Die qualitativen oder quantitativen Werte, die für jedes Thema erhoben werden sollen
• Inhalt des Sustainability Explorers, z. B. Standards oder Offenlegungen aus gemeinsamen Rahmenwerken
• Benutzerdefinierte Tags und Dimensionen zur weiteren Kategorisierung von Metriken bzw. deren Werten

Schritt 1. Festlegung der zu veröffentlichenden Themen

Bevor Sie mit dem Ausfüllen des SMF beginnen, führen Sie eine Wesentlichkeitsbewertung durch um zu entscheiden, was Sie in Ihre Berichterstattung aufnehmen wollen. Denken Sie zum Beispiel an Themen:

• Zuvor in Ihrer Berichterstattung enthalten
• Die für alle Unternehmen empfohlen werden, basierend auf den Global Reporting Initiative (GRI) Universal Standards oder United Nations Sustainable Development Goals (UNSDG)
• Die für Ihre Branche, empfohlen werden, basierend auf den Sustainability Accounting Standards Board (SASB) oder einem GRI-Branchenstandard
• Von Bedeutung für Ihre Investoren, Kunden und andere Interessengruppen sind

Tipp: Um herauszufinden, welche Kennzahlen für ein bestimmtes Thema zu erheben sind, können Sie in Sustainability Explorer die entsprechenden Leitlinien und Standards einsehen.

Nachdem Sie die Themen festgelegt haben, die offengelegt werden sollen, bestimmen Sie die Metriken, die für jedes Thema erhoben werden sollen. Sie werden diese Themen und die dazugehörigen Metriken verwenden, um Ihr Programm aus dem SMF aufzubauen.

Schritt 2. Konfigurieren Sie die SMF

Geben Sie im Abschnitt Konfiguration des SMF allgemeine Informationen über das Programm ein:

1. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein, um das Programm zu identifizieren.
2. Geben Sie unter Periodenbeginn und Periodenende das erste und letzte Datum des ersten Berichtszeitraums des Programms im Format JJJJ-MM-TT ein.

3. Geben Sie unter Default data provider den Namen oder die E-Mail-Adresse des Mitglieds des Arbeitsbereichs ein, dem Sie die Datenerfassung der metrischen Werte standardmäßig zuweisen möchten.

   Tipp: Dieses Arbeitsbereich-Mitglied ist nur der Standardanbieter. Sie können jeden Metrikwert nach Bedarf anderen Anbietern zuordnen.

Schritt 3. Benutzerdefinierte Abmessungen einrichten

Um mehrere Werte für eine einzelne Metrik zu erfassen, richten Sie benutzerdefinierte Dimensionen für Ihr Programm ein. So kann Ihr Unternehmen beispielsweise mehrere Werte für eine Kennzahl auf der Grundlage verschiedener Faktoren erfassen:

• Standorte der Entitäten
• Marktregionen
• Geschäftsbereiche
• Demografische Daten, wie Geschlecht oder ethnische Zugehörigkeit

Richten Sie auf dem Blatt Abmessungen jede benutzerdefinierte Abmessung ein:

• Geben Sie unter Dimensionsname den eindeutigen Namen der benutzerdefinierten Dimension ein, z. B. Ort oder Geschlecht.

• Geben Sie unter Dimensionswert-ID und Dimensionswert einen eindeutigen Bezeichner und Anzeigenamen für jeden Dimensionswert ein.

  Hinweis: Jede Dimensionswert-ID muss eindeutig sein. Um die Datenintegrität zu gewährleisten, können Sie nach der Erstellung des Programms keine Dimensionswerte löschen oder deren IDs bearbeiten.

Zum Beispiel für eine Gender Dimension:

Schritt 4. Eingabe der Themen und Metriken

Richten Sie im Abschnitt Metriken des SMF die Themen ein, die offengelegt werden sollen, gruppiert in Abschnitten und mit Metriken, um ihre Werte zu verfolgen:

• Themen geben die spezifischen Faktoren an, mit denen sich das Programm befasst, und können andere Themen nach allgemeinen Themenbereichen kategorisieren; beispielsweise kann ein Umwelt-Thema Themen wie Energie und Abfall umfassen, während ein Soziales Thema Themen wie Diversität und Inklusion (D&I) und Menschenrechte umfassen kann. Themen können Themen innerhalb anderer Themen enthalten - z. B. ein Thema Treibhausgasemissionen innerhalb eines Themas Planet, das weitere Themen zu Scope 1, Scope 2 und Scope 3 Emissionen enthält.

  Hinweis: Ein Programm kann Hierarchien von bis zu sechs Themen umfassen.

• Metriken kuratieren und verfolgen Werte für jedes Thema. Zum Beispiel kann ein Scope 1 Emissionen Thema separate Metriken haben, um Werte für Kältemittel, Mobile Verbrennung und Stationäre Verbrennung zu sammeln.

1. Führen Sie in der Spalte Metrik die Namen der einzelnen Metriken auf, die für die Themen des Programms erfasst werden sollen.
2. Geben Sie für jede Metrik das zugehörige Thema und eine eventuelle Hierarchie innerhalb weiterer Themen an.

Hinweis: Um das Programm erfolgreich zu erstellen, geben Sie mindestens ein Thema - in Thema 1 - für jede Metrik ein.

Zum Beispiel, um metrische Werte für Scope-1-Emissionen zu sammeln:

Im Programm, das aus dem SMF generiert wird, erscheint die Hierarchie der Themen und Metriken als Gliederung, wobei die Metriken innerhalb ihrer jeweiligen Themen liegen.

Schritt 5. Geben Sie die Details der Metrik ein

Geben Sie im Abschnitt Metriken Details zu den einzelnen Metriken ein:

1. Geben Sie unter Metrikbeschreibung eine Erläuterung oder weiteren Kontext zur Metrik ein.
   
2. Geben Sie unter Metric value type die Art der Daten ein, die für die Metrik erfasst werden sollen - Text, Zahl, Währung, Datum oder Prozentwert.

3. Wählen Sie unter Einheiten die Maßeinheit für einen Zahlen-, Währungs- oder Prozentwert aus.

   Tipp: Um eine Einheit zu verwenden, die nicht als Option erscheint, fügen Sie sie in Spalte A des Blattes Einheiten hinzu. Im Programm werden alle Einheiten, die Sie dem Blatt Einheiten hinzufügen, nur für die entsprechenden Werte angezeigt und sind für andere Messgrößen nicht verfügbar.

4. Um die Datensammlung eines Wertes einem Mitglied des Arbeitsbereichs zuzuweisen, geben Sie seinen vollständigen Namen oder seine E-Mail-Adresse unter Datenanbieter ein.
   

   Hinweis: Sie können nur ein Mitglied als Datenlieferant für einen Wert zuweisen.

5. Wenn Sie einen Datenlieferanten zuweisen:
   • In Data approver, weisen Sie zusätzliche Mitglieder zu, die den Wert genehmigen:
     • Um nur ein Mitglied zuzuweisen, geben Sie dessen vollständigen Namen oder E-Mail-Adresse ein.
     • Wenn Sie einem von mehreren Mitgliedern zuweisen möchten, den Wert bis zu einem gemeinsamen Fälligkeitsdatum zu genehmigen, geben Sie deren vollständige Namen oder E-Mail-Adressen als kommagetrennte Liste ein, z. B. homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com.

     • Um mehrere Mitglieder mit der Genehmigung des Wertes durch eine Reihe von Genehmigungsschritten mit eigenen Fälligkeitsterminen zu beauftragen, geben Sie deren vollständige Namen oder E-Mail-Adressen ein, wobei jeder Schritt durch eine Pipe (|) getrennt wird. Wenn eines von mehreren Mitgliedern den Wert im Rahmen eines Genehmigungsschritts genehmigen kann, trennen Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen durch ein Komma (,). Zum Beispiel:

       homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com

   • Geben Sie alle Anweisungen ein, die dem Datenlieferanten und den Genehmigenden helfen, ihre Aufgaben zu erfüllen.

   • Geben Sie die Fälligkeitstermine für die Erfassung und Genehmigung des Wertes in einem JJJJ-MM-TT Format an. Wenn der Wert mehrere Genehmigungsschritte umfasst, trennen Sie das Fälligkeitsdatum jedes Schritts mit einer Pipe (|), oder geben Sie ein einzelnes Datum ein, das für alle Schritte gilt.

     Hinweis: Wenn ein Wert mehrere Genehmigungsschritte hat, geben Sie die gleiche Anzahl von senkrechten Strichen (|| als Trennzeichen in Datengenehmiger und Genehmigungsdatum. Um kein Fälligkeitsdatum für einen Genehmigungsschritt festzulegen, lassen Sie ein Leerzeichen zwischen den entsprechenden Begrenzungszeichen stehen – z. B. 2024-15-01 | | 2024-15-03, um kein Datum für den mittleren Schritt festzulegen.

6. Um eine Kennzahl mit einem Standard oder einer Offenlegung im Sustainability Explorer abzugleichen, geben Sie den Titel in die Spalte für den entsprechenden Rahmen ein - GRI, SASB, UNSDG, Task Force for Climate-related Financial Disclosures (TCFD), CDP (früher Carbon Disclosure Project), European Sustainability Reporting Standards (ESRS) oder Corporate Sustainability Assessment (CSA).

   Hinweis: Während Sustainability Explorer veraltete und ausstehende Versionen von Standards und Angaben zur Verfügung stellt, können Sie eine Kennzahl nur mit ihrer aktuellen Version aus dem SMF abgleichen. Zur Anpassung an eine veraltete oder ausstehende Version bearbeiten Sie den Inhalt der Metrik Related Explorer aus dem Programm.

   Tipp: Wenn Sie eine Kennzahl mit einem Standard oder einer Offenlegung abgleichen, können Sie auf deren Inhalt aus der Kennzahl und der zugehörigen Datenerfassungs- oder Genehmigungsaufgabe in Workiva-Aufgaben verweisen.

   

   Tipp: Um eine Metrik mit einem Rahmenwerk oder Fragebogen abzugleichen, der nicht in Sustainability Explorer enthalten ist, erstellen Sie ein Programm-Tag auf der Grundlage seines Inhalts.

7. Fügen Sie in den Spalten Programm-Tag benutzerdefinierte Metadaten zu einer Metrik hinzu, z. B. ein Unternehmensziel oder einen zusätzlichen Rahmen, an dem sie ausgerichtet ist. Um einen Tag zu erstellen, geben Sie seinen Namen nach Program tag: in die Kopfzeile ein und geben dann den entsprechenden Wert in die Zeile der Metrik ein. 
   

   Tipp: Wenn eine Metrik mehrere Werte für ein Tag hat, geben Sie diese als kommagetrennte Liste ein.

8. Unter Erforderliche Anhänge und Erforderliche Notizen wählen Sie aus, ob die Empfänger aufgefordert werden sollen, unterstützende Anhänge oder Notizen mit den Werten einer Kennzahl beizufügen.

9. Um einer Metrik einen bestimmten eindeutigen Bezeichner zuzuweisen, geben Sie die numerische ID in Metrik-Code ein.

   Tipp: Wenn das Programm eine Metrik erstellt, wird dem Code ein M vorangestellt. Wenn im SMF kein Code angegeben ist, erstellt das Programm automatisch einen.

10. Um mehrere Werte für eine Metrik zu erfassen:

    • Für Werte, die auf einer benutzerdefinierten Dimension basieren, wählen Sie in der Spalte Dimension die zutreffenden Kriterien aus, z. B. Standort oder demografische Daten.

      Tipp: Sie richten benutzerdefinierte Abmessungen auf dem Blatt Abmessungen ein.

    • Für vierteljährliche oder monatliche Werte wählen Sie das entsprechende Intervall in der Spalte Frequenz.

11. Wählen Sie in der Spalte Verbundener Ort der Metrik aus, ob der Wert über ein verbundenes Arbeitsblatt oder Dokument im Arbeitsbereich erfasst werden soll.

    Tipp: Um die Datenerfassung für den Anbieter und den Genehmigenden zu vereinfachen, wählen Sie Nein unter Verbundene Metrik aus, um den Wert über Workiva Tasks statt über eine Quelldatei zu erfassen.

In dem aus dem SMF generierten Programm können Sie diese Details verwalten und die Datenerfassung der Metrik verfolgen.

Schritt 6. Erstellen Sie das Nachhaltigkeitsprogramm

Nachdem Sie den Bereich Metrics eingerichtet haben, wenden Sie sich an Ihren Workiva Customer Success Manager (CSM) oder Ihren Implementierungspartner, um ein Nachhaltigkeitsprogramm zu erstellen, das auf Ihrem SMF basiert. 

Sie können das Programm nutzen:

• Referenzdateien als Anhang zu Metriken hinzufügen, um zusätzlichen Kontext oder Anleitungen zu erhalten.
• Aufgaben an Arbeitsbereichsmitglieder senden, die für die Erfassung und Genehmigung von Metrischen Werten zuständig sind.
• Den Status der Datenerfassung der Metrischen Werte verfolgen.
• Passen Sie die Anforderungen an die Berichterstattung an, wenn sich Ihr Thema Wesentlichkeit weiterentwickelt.