使用 Workiva 中的文件來組織資料。首先匯入文件或使用熟悉的編輯功能建立文件。
| 即時協作並自動儲存修訂版本 |
在文字與表格中使用連結來維持檔案間的準確性 |
透過追蹤變更查看更新並送交審閱 |
巡覽文件
當您開啟第一個檔案時，您會注意到左側面板中的區段清單。這是 文件 大 綱。將其視為可按式目錄，能讓您免於大量捲動。
按一下任何區段，即可直接前往該區段，您也可以拖放區段以重新排序。
在使用文件大綱深入瞭解關於大綱的資訊。 |
右側面板 包含用於在文件中運作的設定和動作。使用該面板旁的圖示在註解、歷程紀錄和修正標記等功能之間切換。
與他人協作
Workiva 可讓您即時協作，同時還能協助您管理、審閱和追蹤文件的變更。
權限
要檢視或編輯文件，每個使用者都需要存取新檔案的 權限 。您可以在文件或區段層級設定權限，而且每個使用者都可以具有擁有者、編輯者或檢視者權限。進一步了解 文件權限。
連結
Workiva 最強大的一個功能是連結。在多個地方為同一份資料建立連結，每次變更來源資料時，連結就會跨檔案更新資料。在「文件」中，您可以建立 文字和表格連結— 在文件中選取一個連結，即可檢視有關來源連結和任何目的地連結的資訊。進一步了解 文件中的連結。
註解和歷史記錄
使用註解提出問題並就文件提供意見反應。要新增註解，請右鍵按一下文件中的所選內容，然後從功能表中選擇 「新增 註解」 。所有註解會列在文件旁邊，您可以在 「註解」 面板中看到這些面板，您可以在其中刪除、回覆或將註解移動至新的選取範圍。若要立即通知其他使用者有關您的註解，您可以新增 @ mention。進一步了解 使用註解。
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所有變更都會自動與協作者共用，因此在變更時無需儲存任何更新。使用 「歷程紀錄 」面板可以追踪文件中進行了哪些變更，以及是誰進行了變更。 使用面板頂部的「篩選條件」選項，顯示符合特定條件（如按作者或期間）的修訂。 「建立里程碑」選項可讓您標記重要修訂，例如您傳送以供審閱的版本。 深入瞭解「歷史記錄」面板。 |
共用您的文件
在處理文件時，您可能需要將文件傳送給其他使用者以供審閱。您可以將文件與其他 Workiva 使用者和工作區外部的審閱者共用。
追蹤與審閱變更
文件擁有者可以開啟「 追踪修訂」 功能，以深入了解對文件所做的變更。開啟「修訂」後，藍色文字顯示新增內容，紅色圖釘和文字表示移除項目，紫色圖釘顯示修訂。您可以使用工具列中的 「檢視模式」 選項切換看到的變更。進一步了解 使用追踪修訂。
擁有者還可以傳送其文件以供審閱。此選項會將檔案的唯讀版本傳送給 Workiva 中的其他協作者以留下註解，而無需更新文件的權限。審閱的註解會自動顯示在原始檔案中，因此您可以即時處理意見反應。進一步了解 「送交審閱」功能。
匯出文件
如果您需要與 Workiva 以外的人共用文件，則可以將其匯出為其他文件類型。在「檔案」工具列中，使用 「另存新檔」 選項將文件另存為 PDF、EDGAR、DOCX、InDesign 或 XHTML 檔案。準確選取要在匯出中顯示的區段，並根據檔案類型自訂文件的顯示方式。
下一步該怎麼做
現在您已瞭解可以在「文件」中執行的動作，以下是一些可以幫助您入門的內容：