使用 Workiva 中的文件來組織資料。首先匯入文件或使用熟悉的編輯功能建立文件。
| 即時協作並自動儲存修訂版本 |
在文字與表格中使用連結來維持檔案間的準確性 |
透過追蹤變更查看更新並送交審閱 |
巡覽文件
開啟第一個檔案時，您會在左側面板中看到區段清單。這是文件 大綱。將其視為可按式目錄，能讓您免於大量捲動。
按一下任何區段，即可直接前往該區段，您也可以拖放區段以重新排序。
|
右側面板包含用於在文件中運作的設定和動作。使用右側面板旁的圖示在註解、歷程紀錄和修正標記等功能之間切換。
與他人協作
Workiva 可讓您即時協作，同時還能協助您管理、審閱和追蹤文件的變更。
權限
要檢視或編輯文件，每個使用者都需要存取新檔案的權限。您可以在文件或區段層級設定權限，而且每個使用者都可以具有擁有者、編輯者或檢視者權限。進一步瞭解文件權限。
連結
Workiva 最強大的功能之一是連結。透過在多個位置的同一資料之間建立連結，只要您變更來源資料，您就會看到連結在檔案中更新。在文件中，您可以同時建立文字和表格連結，選取文件中的連結以檢視有關來源連結和任何目標連結的資訊。進一步瞭解文件中的連結。
註解和歷史記錄
使用註解提出問題並就文件提供意見反應。要新增註解，請用右鍵按一下文件中的選取範圍，然後從功能表中選擇「新增註解 」。您將在文件旁邊和「註解」面板中看到所有註解，您可以在其中刪除、回覆註解或將註解移動到新的選取範圍。要立即通知其他使用者有關您的註解，您可以新增「@ mention」。進一步瞭解如何使用註解。
|
所有變更都會自動與協作者共用，因此在變更時無需儲存任何更新。使用「歷程紀錄」面板可以追蹤文件中進行了哪些變更，以及是誰進行了變更。 使用面板頂部的「篩選條件」選項，顯示滿足特定準則（如按作者或時段期間）的修訂。「建立里程碑」選項可讓您標記重要修訂，例如您傳送以供審閱的版本。 |
共用您的文件
在處理文件時，您可能需要將文件傳送給其他使用者以供審閱。您可以將文件與其他 Workiva 使用者和工作區外部的審閱者共用。
追蹤與審閱變更
文件擁有者可以開啟「修訂」功能，以深入瞭解對文件所做的變更。開啟「修訂」後，藍色文字顯示新增內容，紅色圖釘和文字表示移除項目，紫色圖釘顯示修訂。您可以使用工具列中的「檢視模式」 選項切換看到的變更。進一步瞭解如何使用修訂。
擁有者還可以傳送其文件以供審閱。此選項會將檔案的唯讀版本傳送給 Workiva 中的其他協作者以留下註解，而無需更新文件的權限。審閱的註解會自動顯示在原始檔案中，因此您可以即時處理意見反應。進一步瞭解如何使用「傳送以供審核」。
匯出文件
如果您需要與 Workiva 以外的人共用文件，則可以將其匯出為其他文件類型。在「檔案」工具列中，使用「另存新檔」選項將文件另存為 PDF、EDGAR、DOCX、InDesign 或 XHTML 檔案。準確選取要在匯出中顯示的區段，並根據檔案類型自訂文件的顯示方式。
下一步措施
現在您已瞭解可以在「文件」中執行的動作，以下是一些可以幫助您入門的內容：