文件簡介

使用 Workiva 中的文件來整理您的資料。透過匯入文件或使用熟悉的編輯功能建立文件以開始使用。

瀏覽文件

開啟第一個文件時，您會在左側面板中看到一個區段清單。這是文件大綱。可以將其視為可點選的目錄，您就不必經常捲動頁面。

按一下任何區段，即可直接前往該區段，您也可以拖放區段以重新排序。

您可以按兩下文件標題以重新命名您的文件。 使用區段控制以在文件中升級、降級、移動與新增區段，以及開啟和關閉所有子區段。 箭頭表示主區段下方的子區段。按一下箭頭以展開和折疊子區段清單。 註解圖示會顯示哪些區段包含註解。若要查看註解，請按一下右面板中的「註解」圖示。 在使用文件大綱深入瞭解關於大綱的資訊。

右面板包含在文件內進行編輯時可使用的設定與動作。使用面板旁的圖示 可切換如註解、歷史記錄和 Blackline 等功能。

與他人協作

Workiva 允許您即時協作，同時還可以幫助您管理、查看和追蹤文件的變更。 

權限

若要查看或編輯您的文件，各用戶皆需獲得權限才能存取您的新檔案。您可以在文件或區段層級設定權限，各用戶皆可擁有所有者、編輯者或檢視者權限。深入瞭解文件權限。

連結

連結是 Workiva 最強大的功能之一。透過在多個位置為同一份資料建立連結，每次更改來源資料時，連結就會跨文件更新資料。您可以在「文件」中同時建立文字和表格連結，在您的文件中選擇連結，即可檢視來源連結與任何目的地連結的資訊。深入瞭解文件中的連結。

註解和歷史記錄

使用註解提出問題並提供有關文件的回饋。若要新增註解，請在文件中的所選項目上按一下右鍵，然後從選單中選擇「新增註解」。您會看到所有註解並列在您的文件旁，且在「註解」面板中會出現所有註解，您可以在當中刪除、回覆註解，或將註解移至您新的所選項目。若要在新增註解後立即通知其他使用者，您可以新增 @ 提及。深入瞭解註解的使用方式。

所有變更都會自動與協作者共享，因此進行變更時無需保存任何更新內容。使用「歷史記錄」面板可以追蹤文件進行了哪些變更，以及做出變更的使用者是誰。 使用面板頂端的 「篩選條件」選項可顯示符合特定條件的修訂版本，例如按作者或期間顯示。使用「建立里程碑」選項，您可以標記重要的修訂版本，例如送交審閱的版本。 深入瞭解「歷史記錄」面板。

分享你的文件

編輯文件時，您可能需要將文件發送給其他使用者以供審閱。您可以與其他 Workiva 使用者以及工作區以外的審閱者共享文件。

追蹤與審閱變更

文件所有者可以啟用「追蹤變更」功能，以深入查看對文件中所做的變更。啟用「追蹤變更」後，藍色文字顯示新增內容，紅色圖釘顯示遭移除的文字，紫色圖釘則是修訂版本。您可以使用工具列中的「檢視模式」選項來切換您可以看到的變更內容。深入瞭解追蹤變更的使用方式。

所有者還可以將文件送交審閱。此選項將會傳送檔案的唯讀版本給其他 Workiva 中的協作者，以便他們提供註解，且您無需更新文件權限。審閱時留下的註解會自動出現在原始檔案中，因此您可以即時處理回饋。深入瞭解送交審閱。

匯出文件

如果您需要與 Workiva 之外的其他人共享文件，則可以將文件匯出成其他檔案類型。在「檔案」工具欄中，使用「另存新檔」選項，將文件另存為 PDF、EDGAR、DOCX、InDesign 或 XHTML 檔案。您可以選擇要顯示在匯出檔案中的確切區段，且取決於檔案類型，還可以決定文件的顯示方式。

下一步

現在您已瞭解可以在「文件」中執行的動作，以下是一些可以幫助您入門的內容：

• 建立與匯入文件
• 並排檢視
• 使用標題與註腳