En Workiva-fil är en säker filtyp som endast kan användas inom Workiva-plattformen. Den här filtypen bibehåller behörigheter och länkar när den används inom samma arbetsyta. Det kan också användas för att flytta Wdata-anslutna filer mellan arbetsplatser eller organisationer.
Vilket export/kopieringsverktyg ska jag använda?
Workiva erbjuder en mängd olika sätt att flytta, kopiera och exportera dina arkivering. Så här rekommenderar vi att du använder var och en:
- Använd Flytta när du behöver kopiera arkivering mellan arbetsytor och inte använder Wdata.
- Använd Workiva exporterar om du behöver flytta Workiva-filer som innehåller Wdata-anslutningar.
- Använd Wdata exporterar när du bara behöver flytta Wdata-objekt (t.ex. frågor eller tabeller).
Krav
- Som standard är import och export av Workiva-filer endast tillgängligt för ägare av arbetsytor och Content Managers. För att aktivera det för alla användare kontakta Workiva Support. Mer information om hur du hittar en ägare till en arbetsyta finns i Hitta medlemmar och administratörer.
- För att exportera en Workiva-filtyp behöver du minst behörigheten Visare.
Exportera en Workiva-fil
För att exportera en Workiva arkivering:
- Leta reda på den fil du vill exportera i Home eller Files.
- Klicka på rullgardinsmenyn på höger sida och välj Export Workiva File.
- Markera varje objekt som du vill inkludera i din export: kommentarer, översikt, XBRL och Wdata-anslutningar.
- Klicka på Export för att påbörja extraktionen.
- Klicka på OK för att fortsätta arbeta, eller välj Se exportförlopp för att gå vidare till Inställningar för arbetsyta - Innehåll.
Viktigt att veta
- Endast anslutningar inom samma arbetsyta kan exporteras. Eventuella kopplingar till andra arbetsytor kommer inte att inkluderas i din arkivering.
- När du exporterar anslutningar ska du se till att källfilerna inkluderas. Frågor kan importeras utan alla sina källfiler, men ytterligare datainmatning kan krävas. Läs mer om hur du reparerar trasiga frågor.
Arkivering av Workiva-filer
Workiva-filer lagras i avsnittet Content på skärmen Workspace Settings. Dina exporterade arkiveringar kan när som helst laddas ner här.
Ytterligare alternativ för export av enstaka filer
Om du behöver exportera en enda fil finns det ytterligare alternativ:
Importera en Workiva-fil
När du importerar en Workiva-fil behålls behörigheterna endast om du importerar den i dess ursprungliga arbetsyta. Behörigheterna återställs om du importerar en Workiva File till en ny arbetsyta.
För att importera en Workiva arkivering från hemmet:
- Klicka på menyn Create längst upp till vänster och välj Import > Import Workiva File.
- Dra och släpp din tar.gz-fil - eller bläddra för att hitta den - och verifiera sedan din fillista. Klicka på Nästa.
Obs: Om din import innehåller Wdata-anslutna filer, se till att källfilerna inkluderas här. Frågor kan importeras utan dessa källor, men då krävs ytterligare datainmatning.
Läs mer om trasiga frågor. - Välj importinställningar och en mappplats och klicka sedan på Import när du är klar.
- När importerade filer laddas upp till en viss plats kommer de - inklusive alla Wdata-tabeller och -frågor - att ärva behörigheterna för sin överordnade mapp.
- Om ingen filplats väljs kommer din rotkatalog på högsta nivå att användas.
- Klicka på OK för att fortsätta arbeta, eller välj Se importförlopp för att gå vidare till Inställningar för arbetsyta - Innehåll.
Ytterligare alternativ för import av enstaka filer
Om du behöver importera en enda arkivering finns det ytterligare alternativ:
- Skapa eller importera ett dokument
- Skapa eller importera ett kalkylark
- Skapa eller importera en presentation
Importera arkivering från en annan arbetsyta
Om du importerar en Workiva-fil från en annan arbetsyta finns det ytterligare ett steg för att säkerställa att du importerar till rätt arbetsyta. För att fortsätta ber vi dig att skriva namnet på den arbetsyta som du importerar arkiveringen till. I exemplet nedan skriver du "Workiva" och klickar sedan på OK.
VANLIGA FRÅGOR
Min importerade fråga fungerar inte. Hur fixar jag det? (trasiga frågor)
När du exporterar filer som använder Wdata-frågor rekommenderar vi att du inkluderar alla anslutna källfiler i din export. Frågor som exporterats utan dessa filer kan fortfarande importeras till arbetsytan på målet, men de kommer inte att fungera korrekt förrän de saknade filerna har lagts till. Detta kallas för en "broken query".
Vad händer om jag lägger till fel källfil i en Wdata-fråga?
Du kan byta ut en källfil mot en annan i Wdata genom att högerklicka på den felaktiga filen i panelen Sources och sedan välja Replace Source.
Läs mer om hur du hanterar frågekällor
Hur lång tid tar min export och import?
Detta beror på storleken och komplexiteten på de filer du flyttar. Import-/exportprocessen körs helt i bakgrunden så att du kan fortsätta att arbeta på andra ställen i Workiva medan du väntar på din arkivering. Du får en avisering i appen och ett e-postmeddelande så snart den är klar.
När processen är klar kan du visa eller ladda ner filen från Inställningar för arbetsytan - skärmen Innehåll.
Om jag har behörighet till en del av ett kalkylark, kan jag då exportera endast den delen?
Inte just nu. Du behöver åtkomst till hela kalkylarket för att kunna starta en export.
Observera att denna modell för behörighet inte gäller när exporterar direkt från Wdata. Eftersom Wdata-exporter inte innehåller faktiska data kan administratörer visa och exportera dessa objekt även om de inte har behörighet att få åtkomst till de anslutna arken. Själva exporten är bara en modell, och själva datan måste fyllas i senare.
Kan jag exportera ark som använder Input Mode?
Ja, men du måste återaktivera Input Mode för varje ark när data har importerats. Dessa inställningar behålls för närvarande inte vid import eller export av Workiva-filer.