Använd Dokument i Workiva för att organisera dina data. Kom igång genom att importera dokument eller skapa dem med hjälp av välbekanta redigeringsfunktioner.
| Samarbeta i realtid med automatiskt sparade revisioner |
Använd länkar i text och tabeller för att bibehålla noggrannhet i alla filer |
Granska uppdateringar med spårade ändringar och skicka dem för granskning |
Navigera bland dokument
När du öppnar din första fil ser du en lista med avsnitt i den vänstra panelen. Detta är dokumentdispositionen . Se det som en klickbar innehållsförteckning som besparar dig mycket bläddrande.
Klicka på ett avsnitt för att navigera direkt dit, eller dra och släpp avsnitt för att ändra ordningen på dem.
|
Den högra panelen innehåller inställningar och åtgärder för att arbeta i dokumentet. Använd ikonerna bredvid panelen för att växla mellan funktioner, som kommentarer, historik och svarta linjer.
Samarbeta med andra
Med Workiva kan du samarbeta i realtid samtidigt som du kan hantera, granska och spåra ändringar i dina dokument.
Behörigheter
För att visa eller redigera ditt dokument behöver varje användare behörighet att komma åt din nya fil. Du kan ange behörigheter på dokument- eller avsnittsnivå, och varje användare kan ha behörighet som ägare, redaktör eller visare. Läs mer om dokumentbehörigheter .
Länkning
En av Workivas kraftfullaste funktioner är länkning . Genom att skapa länkar mellan samma data på flera ställen ser du att länkarna uppdateras i alla dina filer när du ändrar källdata. I Dokument kan du skapa både text- och tabellänkar – välj en länk i dokumentet för att visa information om källänken och eventuella mållänkar. Läs mer om länkar i Dokument .
Kommentarer och historik
Använd kommentarer för att ställa frågor och ge feedback på ditt dokument. För att lägga till en kommentar, högerklicka på en markering i dokumentet och välj Lägg till kommentar från menyn. Du ser alla kommentarer listade bredvid ditt dokument och i kommentarspanelen , där du kan ta bort, svara på eller flytta kommentarer till nya val. För att omedelbart meddela andra användare om din kommentar kan du lägga till ett @omnämnande . Läs mer om att använda kommentarer .
|
Alla ändringar aktieas automatiskt med samarbetspartners, så du behöver inte spara några uppdateringar när du gör en ändring. Använd historikpanelen för att hålla reda på vilka ändringar som har gjorts i dokumentet och vem som gjorde dem. Använd filteralternativen högst upp i panelen för att visa revisioner som uppfyller vissa kriterier, till exempel efter författare eller tidsperiod. Med alternativet Skapa milstolpe kan du markera viktiga revisioner, som versioner som du skickat in för granskning. |
Dela ditt dokument
När du arbetar med ditt dokument kan du behöva skicka din fil till andra användare för granskning. Du kan dela dokument till andra Workiva-användare och till granskare utanför din arbetsyta.
Spåra och granska ändringar
Dokumentägare kan aktivera funktionen Spåra ändringar för att få en djupgående översikt över vilka ändringar som har gjorts i ett dokument. När du har aktiverat Spåra ändringar visar blå text tillägg, röda stift och text visar borttagningar och lila stift visar revideringar. Du kan växla mellan vilka ändringar du ser med hjälp av alternativen för visningsläge i verktygsfältet. Läs mer om att använda spåra ändringar .
Ägare kan också skicka sitt dokument för granskning. Det här alternativet skickar en skrivskyddad version av din arkivering till andra medarbetare i Workiva så att de kan lämna kommentarer - du behöver inte uppdatera dokumentets behörigheter. Kommentarer från recensioner dyker automatiskt upp i din ursprungliga arkivering, så att du kan arbeta med feedback i realtid. Läs mer om att använda skicka för granskning .
Exportera ditt dokument
Om du behöver dela ditt dokument med någon utanför Workiva kan du exportera det till en annan filtyp. I verktygsfältet Arkiv använder du alternativet Spara som för att spara dokumentet som en PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- eller XHTML-fil. Välj exakt vilka avsnitt du vill ska visas i din export och, beroende på filtyp, anpassa hur ditt dokument kommer att visas.
Vad händer härnäst?
Nu när du har sett vad du kan göra i Documents följer här några saker som hjälper dig att komma igång: