Använd Dokument i Workiva för att organisera dina data. Kom igång genom att importera dokument eller skapa dem med hjälp av välbekanta redigeringsfunktioner.
| Samarbeta i realtid med automatiskt sparade revideringar |
Använd länkar i text och tabeller för att upprätthålla noggrannheten i olika arkiveringar |
Granska uppdateringar med spårningsändringar och skicka för granskning |
Navigera bland dokument
När du öppnar din första fil ser du en lista med avsnitt i den vänstra panelen. Detta är Dokument Översikt. Se det som en klickbar innehållsförteckning som besparar dig mycket bläddrande.
Klicka på ett avsnitt för att navigera direkt dit, eller dra och släpp avsnitt för att ändra ordningen på dem.
Läs mer om översikten på Använd dokumentöversikten. |
Den högra panelen innehåller inställningar och åtgärder för att arbeta i ditt dokument. Använd ikonerna bredvid panelen för att växla mellan funktioner som kommentarer, historik och svarta linjer.
Samarbeta med andra
Med Workiva kan du samarbeta i realtid samtidigt som du kan hantera, granska och spåra ändringar i dina dokument.
Behörigheter
För att kunna visa eller redigera dokumentet behöver varje användare behörighet för åtkomst till den nya filen. Du kan ange behörigheter på dokument- eller avsnittsnivå, och varje användare kan ha behörighet som ägare, redaktör eller visare. Läs mer om Dokumentbehörigheter.
Länkning
En av Workivas mest kraftfulla funktioner är som länkar. Genom att skapa länkar mellan samma data på flera ställen ser du att länkarna uppdateras i alla dina filer när du ändrar källdata. I dokument kan du skapa både text- och tabellänkar- välj en länk i dokumentet för att visa information om källänken och eventuella mållänkar. Läs mer om länkar i Dokument.
Kommentarer och historik
Använd kommentarer för att ställa frågor och ge feedback på ditt dokument. Du lägger till en kommentar genom att högerklicka på en markering i dokumentet och välja Add Comment på menyn. Alla kommentarer visas bredvid dokumentet och i panelen Comments, där du kan ta bort, svara på eller flytta kommentarer till nya urval. För att omedelbart meddela andra användare om din kommentar kan du lägga till en @ mention. Läs mer om med hjälp av kommentarer.
|
Alla ändringar aktieas automatiskt med samarbetspartners, så du behöver inte spara några uppdateringar när du gör en ändring. Använd panelen History för att hålla reda på vilka ändringar som har gjorts i dokumentet och vem som har gjort dem. Använd alternativen Filter högst upp i panelen för att visa revisioner som uppfyller vissa kriterier, t.ex. efter författare eller tidsperiod. Med alternativet Create Milestone kan du markera viktiga revideringar, t.ex. versioner som du skickat iväg för granskning. Läs mer om hur du använder historikpanelen. |
Dela ditt dokument
När du arbetar med ditt dokument kan du behöva skicka din fil till andra användare för granskning. Du kan dela dokument till andra Workiva-användare och till granskare utanför din arbetsyta.
Spåra och granska ändringar
Ägare till dokument kan aktivera funktionen Track Changes för att få en detaljerad bild av vilka ändringar som har gjorts i ett dokument. När du har aktiverat Spåra ändringar visar blå text tillägg, röda stift och text visar borttagningar och lila stift visar revideringar. Du kan växla mellan vilka ändringar du ser med hjälp av alternativen View Mode i verktygsfältet. Läs mer om med hjälp av spårändringar.
Ägare kan också skicka sitt dokument för granskning. Det här alternativet skickar en skrivskyddad version av din arkivering till andra medarbetare i Workiva så att de kan lämna kommentarer - du behöver inte uppdatera dokumentets behörigheter. Kommentarer från recensioner dyker automatiskt upp i din ursprungliga arkivering, så att du kan arbeta med feedback i realtid. Läs mer om hur du använder skicka för granskning.
Exportera ditt dokument
Om du behöver dela ditt dokument med någon utanför Workiva kan du exportera det till en annan filtyp. I verktygsfältet Fil använder du alternativet Spara som för att spara dokumentet som en PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- eller XHTML-fil. Välj exakt vilka avsnitt du vill ska visas i din export och, beroende på filtyp, anpassa hur ditt dokument kommer att visas.
Vad händer härnäst?
Nu när du har sett vad du kan göra i Documents följer här några saker som hjälper dig att komma igång: