Utformning av Workiva-plattformen

>> Hemsidan för Designed Reporting Support Hub

Checklista för snabbguide

1. I början av projektet i Workiva

Se till att marginaler och rännor är exakt samma i Workiva som i ditt InDesign-dokument
Skapa dina stilar och namnge dem så att alla dina innehållsskribenter kan förstå dem
Se till att alla dina stilnamn är webbkompatibla - de får alltså inte börja med en siffra eller innehålla några mellanslag eller konstiga tecken
När du har skapat dina stilar (inga mellanslag och får inte börja med en siffra) - lås dem
Använd 'Bodytext' stavat så här för din huvudtext
Använd inte returer för att kontrollera blanksteg - använd istället stilparametrarna
Om du lägger ut innehåll i Workiva men använder ICML bör du vara medveten om att flytande innehåll skapar en separat ICML. Du kanske vill begränsa din användning av flytande innehåll
Gör Normal med samma parametrar som Bodytext (samma som TableNormal) men ändra färgen till en högfärgad färg. Helst vill du inte att något innehåll ska lämnas som Normal - detta inkluderar mellanslag efter stycken. Detta glöms ibland bort och genererar extra stilar i InDesign, så var så snäv som möjligt med din sättning i Workiva
Kom ihåg ICML exporterar inte layout. Det är bara text och tabeller

Tips: Se till att dokumentmåtten är desamma i InDesign och Workiva

2. ICML till InDesign

När du skickar din ICML till InDesign ska du komma ihåg att spola ut alla stilar först
När du tar in dina första ICML:er till InDesign ska du ta in tillräckligt mycket av dokumentet för att exportera alla stilar. En ICML kommer endast att föra över stilarna i den ICML.
Du kan nu ändra parametrarna för stilarna i InDesign, men inte stilnamnet. Eventuella ändringar av stilarna kommer att kvarstå efter efterföljande ICML-dragningar. De behöver inte ändras i Workiva. Ändra inte heller stilnamnet i InDesign.
Du ändrar teckensnitt, teckensnittsvikt, teckensnittsfärg och teckensnittsstorlek i teckenpaletten
Alla tabeller är baserade på NoRule
Placera dina ICML:er i ditt InDesign-dokument precis som du skulle placera en bild
När du drar ut efterföljande ICML:er, spara ICML:erna på skrivbordet på samma plats och ersätt de gamla
Du kommer då att få en gul triangel i InDesign och du måste uppdatera länkarna
Du kan svartmarkera mellan ICML:er så att du bara tar med de ICML:er som har ändrats eller så kan du exportera hela dokumentet

Tips: Styla 100 % av innehållet med hjälp av arken för rullgardinsmenyn

Innan du börjar - få gratis utbildning från Workiva!

Ta reda på mer om Workivas kostnadsfria praktiska utbildningsprogram. Denna kurs riktar sig till professionella designers och produktionsartister.

Importera innehåll till Workiva

Workiva kan importera innehåll från Microsoft Word (.docx). Även om du designar i InDesign arbetar dina innehållsförfattare i Workiva. De kan börja med en tom rapport eller så kan man t.ex. importera en rapport från föregående år.

Hjälpvideo: Importera innehåll till Workiva

Stressa inte upp den här delen. Ta god tid på dig. Fråga var den här Word-filen kommer ifrån? Ursprungligen skapat i Word (bra!) eller ett konverterat dokument från PDF (inte så bra)? Följ dessa riktlinjer för ett lyckat resultat när du exporterar från Workiva i slutet av projektet.

Om du börjar med InDesign

Hjälpvideo: Dokumentkonfiguration med InDesign

Kontrollera att stilarna inte finns i mappar
Se till att alla stilar har CSS-kompatibla namn - inga mellanslag, börjar inte med en siffra och innehåller inga specialtecken. Tips: Håll dig till alfanumeriska namn, med versaler eller bindestreck.
Se till att alla färger är RGB och inte CMYK
Kopiera innehåll i sekventiell ordning från InDesign till MSWord

Sedan i MS Word

Kontrollera att stilar tillämpas korrekt i Word-filen

Sedan i Workiva

Importera Word-filen till Workiva - Arkiv>Importera
Se till att stilarna tillämpas korrekt
Utför eventuell omformatering efter behov

Om du börjar med MS Word

Kontrollera om detta är ett Word-dokument i original - se "Problem med gamla dokument" nedan
Kontrollera att alla stilar används på rätt sätt i hela dokumentet
Importera till Workiva enligt ovan

Tips: Antingen tar du tid att tillämpa stilar i Word och sedan importera till Workiva eller tillämpa stilarna direkt i Workiva. Stressa inte upp den här delen!

Gamla dokument berör
Workiva kan importera en .docx-fil men designers måste vara försiktiga med varifrån denna Word-fil härstammar. Detta beror på att den kan innehålla:

Dolda tecken
Vitt utrymme
Tabulärmaterial (tabbar)

Du kanske inte ser det i Workiva-plattformen, men det kan skapa problem med att exportera till ICML och XHTML senare.

Om allt du har är en PDF?
Om allt du har är ett PDF-dokument eller ett Word-dokument som konverterats från en PDF, rekommenderar vi att du först klistrar in innehållet i en ASCii-textredigerare (Notepad på PC) och markerar tabbar eller andra blankstegstecken och sedan öppnar denna textfil i Word innan du importerar den till Workiva. Du kan använda en sök och ersätt för att ta bort sådana objekt. Detta tar bort all styling som du sedan måste skapa och tillämpa i Workiva. Den kommer dock att ta bort all potentiellt riskfylld dold kod.

Sättning

Aktiebolag med ansvar för sättning
Workiva är en samarbetsplattform där innehållsskapare, granskare, taggare och designers kan arbeta tillsammans.

Hjälpvideo: Introduktion till strukturerat innehåll

Projekt går smidigare om:

Alla i teamet förstår rapportens grundläggande struktur och tillämpar stilarna korrekt och konsekvent
Formgivarna skapar tillräckligt många stilar för hela rapporten. Detta förhindrar att författare antingen skapar onödiga nya stilar eller använder en åsidosättning av befintliga stilar
Formgivarna utbildar teamet i när vissa stilar ska användas
Formgivarna kontrollerar sättningen under hela rapporteringscykeln

Typsättning sker i Workiva-plattformen, inte i InDesign-programmet. I flerkanalspublicering är bästa praxis att inte använda en mjuk retur (Shift Enter). Detta skapar en radbrytning i stället för en styckebrytning. Klicka på Visa/dölj tecken som inte skrivs ut i redigeringsbandet för att se alla mjuka och hårda returer.

Änkehantering
Vår rekommenderade metod för änkehantering är användningen av nbsp. Detta kan enkelt göras i plattformen och exporteras via ICML.

Listor
Det går nu att skapa egna stilar för listor i Workiva-plattformen. Dessa behandlas fortfarande som en åsidosättning men kan nu identifieras i programmet InDesign som den anpassade liststilen.

Hjälpvideo: Hjälp med arbetsflödet

Dokumentinställning

För att Workiva-plattformen ska fungera bra med InDesign-programvaran måste du konfigurera din rapport på rätt sätt. Att ta sig tid nu kommer att ge fördelar senare i projektet.

Hjälpvideo: En introduktion till Workiva-plattformen för designers

Fastställande av dokumentöversikten
Dokumentöversikten representerar strukturen för ICML. Det finns en IKML för varje avsnitt eller barn till avsnitt. Om det t.ex. finns 100 objekt i översikten (Index), finns det 100 ICML.

Tips: Tänk på att den exporterade mappstrukturen kanske inte visas i exakt samma ordning. Vi kan inte styra över hur mapparna beställs lokalt.

Skapa din stilpalett
Allt innehåll i Workiva-plattformen ska ha en stil som bilaga. Stilarna kan ändras på plattformen för att bättre överensstämma med dina designstilar, om så krävs.

För ICML-export kommer standardstilen "Normal" att konverteras till Bodytext-stilen. Se avsnittet om Stilguider.

Rubriker och sidfot och ICML
Rubriker och sidfot kan genereras i Workiva-plattformen, men de exporteras inte via ICML till InDesign-programvaran. Exporten kan bara skicka innehåll mellan de grå streckade linjerna längst upp och längst ned på varje sida i dokumentet.

Sidformat
I ett scenario med publicering i flera kanaler är det viktigt att redan från början matcha sidformat, marginaler och ränndalsmått mellan Workiva och InDesign. En viktig anledning till att göra detta är att ICML inte kan justera tabell- och kolumnbredder. Därför måste dessa vara desamma i Workiva-plattformen som i InDesign-programvaran.

Varning för detta: Om du inte matchar sidformaten mellan Workiva och InDesign måste varje tabellbredd justeras. Din rapport kan innehålla 300 tabeller. Detta ska tas på största allvar!

Hjälpvideo: Marginaler och rännor

Dubbelsidigt uppslag
Konceptet med uppslag är begränsat i den nuvarande iXBRL inline-läsaren. Formgivare måste vara försiktiga när de förlitar sig på ett uppslag för att förmedla information eftersom detta kommer att delas upp i två separata sidor i följd. Med hjälp av webbutveckling är det möjligt att presentera uppslag i den inbyggda visaren, så prata med ditt webbteam om uppslag krävs som en del av upplevelsen i den inbyggda visaren.

Spegelvända marginaler
Ofta, när det gäller ett dokument som ska tryckas, kommer den inre marginalen att vara bredare än den yttre marginalen på grund av häftningen. Detta kan innebära ett problem med läsbarheten när det presenteras digitalt i både PDF och XHTML. Tänk på att justera marginalerna för digital presentation.

Stilar

Workiva är en publiceringsmiljö med flera kanaler. Innehåll som skapas i dokument kan exporteras till en mängd olika utdata - PDF, HTML, DOCX, ICML och XHTML.

På grund av denna återanvändbarhet av data måste designers arbeta med strukturerat innehåll och Workiva strukturerar detta innehåll med hjälp av stilar.

Stilguider
En stilguide är en uppsättning standarder för utformningen av ett dokument som säkerställer att formateringen är konsekvent i hela dokumentet och/eller i flera dokument.

Hjälpvideo: Vikten av en stilguide

Konfigurera stilarna
Det finns två sätt för en designer att göra detta

Konfigurera stilarna i Workiva-plattformen
Skapa stilarna i InDesign-programvaran och importera tillbaka till Workiva-plattformen via Microsoft Word-dokument/-programvara

Vad du ska kalla varje stil
Du måste tänka på stilar för allt ditt innehåll. När du väljer ett stilnamn är det en bra idé att välja ett namn som återspeglar användningen av stilen, till exempel:

CaptionSmallBlue eller TableTextBold

På så sätt kan alla i teamet förstå strukturen och tillämpa rätt stil på innehållet. Vi kallar detta för semantisk styling.

Stilnamn kan innehålla bokstäver och siffror men ska alltid börja med en bokstav.

Tecken som - !@#$%^&*()_+-={}:"<>?[];',./`~ etc och mellanslag måste undvikas.

Viktigt att veta: Använd inte flikar! Skapa en indragen stil

Lås stilarna
När de har skapats kan designers låsa stilarna och deras attribut. Detta hindrar författare från att ändra en aspekt av den stilen. Du kan låsa:

Teckensnittsfamilj, storlek, färg och betoning
Justering, avstånd och indrag

Hjälpvideo: Varför har jag så många stilar?

Viktigt att tänka på: Använd inte stilen "Normal" i Workiva-plattformen. Programvaran InDesign kan ha problem med denna standardstil. Bodytext är en speciell stil och ska vara densamma i både Workiva-plattformen och InDesign. Ändra standardinställningen "Normal" till rosa för att identifiera detta innehåll som inte är stylat

Formgivare kan också lägga till en anteckning till stilen. Detta kan underlätta för användaren när han eller hon ska välja stil. När de håller muspekaren över stilen i stilpaletten visas anteckningen tillsammans med stilattributen.

Viktigt: Om du klickar på menyfliksområdet för att ändra stilen för markerad text i Workiva-plattformen skapas automatiskt en åsidosättningsstil. Detta är lättare att se när ICML exporteras eftersom varje åsidosatt stil skapar en unik stil i InDesign

Anmärkning om tabellstilar
Tabellstilar importeras inte från Word, så alla tabellstilar måste också tillämpas på minst en rad i kopian (utanför en tabell) för att stilen ska visas i paletten för anpassade stilar. Dessa stilar måste sedan tillämpas på alla tabeller på plattformen.

Snabbare tillämpning av stilar
När du börjar med ett helt dokument med innehåll utan stilar, markera allt och gör hela dokumentet till "Bodytext" först. Detta kommer att se till att inget innehåll eller vitt utrymme lämnas som "Normal" och sedan tillämpa andra stilar hela tiden.

Text kan markeras i ett helt avsnitt och en stil tillämpas, men i allmänhet vill du inte utforma ett helt avsnitt med en stil.

Om du har en stil som du snabbt och konsekvent vill använda i ett avsnitt eller i en hel rapport kan den bästa metoden vara att använda formatmålaren.

Formatmålaren finns i Edit-menyn och för att använda den behöver du bara göra följande:

Markera med markören den stil som du vill kopiera.
Klicka en gång på Painter-ikonen så visas en ram runt den som visar att stilen är laddad.
Klicka på den kopia som du vill använda stilen på.

Om du vill använda den stilen på flera rader med kopior, på mer än en plats, dubbelklickar du på Painter-ikonen i steg 2 (vilket ger dig en tjockare kant runt ikonen) och tillämpar. Stilen förblir inläst och tillämpas tills du klickar på ikonen igen för att stänga av den.

Format_painter_icon (1).png

Tips: Tänk på att om de används i en tabell kommer cellstilar och regler också att kopieras (regler för topp, vänster, höger och botten), så det kan vara enklare att använda stilar i tabeller manuellt.

Hjälpvideo: Rogue-stilar

Tabeller och ICML

Cellstilar
Workiva-plattformen använder inte cellstilar. ICML- och XHTML-exporterna innehåller en algoritm som sammanfattar designparametrar till cellstilar för InDesign respektive CSS.

Anm: De automatiskt genererade cellstilarna i den exporterade ICML-filen är uppbyggda kring följande parametrar:

Vertikal justering av celler (överst, mitten eller nederst)
Cellnodernas vikt och färg (alla 4 noderna är unika)
Fyllning av celler

Varje unik variation skapar en egen stil. Så konsekvent styling och justering är nyckeln till att begränsa de genererade cellstilarna till så få som möjligt.

Hjälpvideo: Framgångsrik formatering av Workiva-tabeller och InDesign

Arv
I ICML-exporten används nu begreppet arv eller "Based on" i både tecken-, stycke- och cellformat. Detta är mycket användbart för designers som vill kunna kontrollera stora mängder stilar på ett effektivt sätt. Särskilt de autogenererade stilarna.

Tips och råd: Alla cellformat i programmet InDesign genereras automatiskt. De är baserade på en stil som heter NoRule så CellHeight kan styras med PaddingTop och PaddingBottom härifrån i InDesign-programvaran.

Celltyper i Workiva
Designers som är nya på Workiva-plattformen måste vara medvetna om att cellerna är aktiva när det gäller innehållsformatering. Cellerna kan t.ex. nomineras som bokföring, text eller siffror med decimaler automatiskt tilldelade.

Tabell- och kolumnbredder
Formgivare måste vara medvetna om att tabell- och kolumnbredder inte kan ändras i länkade ICML:er. Dessa måste korrigeras i Workiva-plattformen.

Tips: Tabeller i Workiva-plattformen måste ställas in på rätt bredd. Detta kan inte ändras i programmet InDesign.

Färgade parenteser
Du kanske ser färgade parenteser runt finansiella siffror när du placerar dina ICML-filer. Dessa är platshållare för XBRL-taggningen och hindrar inte alls dina designmöjligheter. Du kan bara ignorera dem.

Färghantering och teckensnitt

För XHTML får endast RGB-färger användas eftersom RGB är det enda färgformat som har support på webben. Programvaran InDesign använder CMYK och Pantone spotfärger för utskrift av bläck på papper.

Webben kan inte använda dessa färgformat eftersom RGB är standardfärgrymden på webben. Om programvaran InDesign används för att skapa och innehållet ska konverteras till XHTML måste RGB-färger (rött, blått, grönt) användas.

Att konvertera CMYK till RGB är inte helt okomplicerat. Därför är det bäst att formgivarna anger RGB i sina InDesign-dokument så att noggrannheten bibehålls och det inte blir några överraskningar vid konverteringen.

Hex är ett annat sätt att beskriva RGB-färg i bas 8 (hexadecimal). Pantonefärger (spot) används vid tryckning. Bläcket som används är den faktiska färg som anges istället för att bestå av CMYK-färger. De anges ofta i varumärkesriktlinjer för en företagsfärg på grund av sin noggrannhet. Det är lämpligt att alltid kontrollera varumärkesriktlinjer för specifika färger snarare än att förlita sig på konvertering.

Tips och råd: Alla färger måste vara i RGB för webbanvändning

Photoshop_colour_picker (1).png

Anpassade färger
Plattformens färgpalett har 64 standardfärger, men därunder finns ett område för anpassade färger där upp till 16 anpassade färger kan lagras och visas samtidigt.
Området för anpassade färger är det område där du lägger till dokumentspecifika färger.
En färgpalett är endast kopplad till en användares eget konto och för att ge fler användare samma anpassade färger måste de därför matas in separat i varje användares egen anpassade palett.
Samma färgpalett kommer att visas för alla plattformsfunktioner som kräver ett färgval.

Lägga till anpassade färger
För att lägga till en anpassad färg i din palett behöver du bara öppna valfri färgpalett från huvudmenyn (t.ex. Text Color, Highlight, Background Color, etc.) och i rutan Custom Colors lägga till Hex-referensen för önskad färg och sedan klicka på add.

Detta lägger till färgen i den övre vänstra rutan för anpassade färger och flyttar alla befintliga färger en bit. Om det redan finns 16 färger kommer den sista färgen att falla bort i slutet av listan. Se mer information här.

Färger på filer
Färger på filer följer med dokumentet, inte bara användaren. Se mer information på här.

Font Licensing
För publicering i XHTML måste företag äga webbanvändningsrättigheterna för alla typsnittsvikter som används i deras iXBRL/XHTML-fil.

För närvarande utgör en iXBRL arkivering webbanvändning. Vi rekommenderar att företag kontrollerar licensstatusen för alla teckensnitt som de använder. Utfärdare kan inte heller förlita sig på att leverantörer ska göra detta åt dem eller inneha en sådan licens för utfärdarens räkning. Dessutom baseras licensieringen på en "vikt" per teckensnitt, så om du bara använder två vikter av en teckensnittsfamilj behöver du bara uppfylla kraven för dessa vikter.

Om teckensnittet finns tillgängligt i Workiva-plattformen, är teckensnittet öppen källkod eller har lämplig licens på plats. Vi råder designers att kontrollera med sina kunder om de använder typsnitt om de inte finns i Workiva-plattformen.

Googles typsnitt och andra typsnitt som är "gratis att använda" kan vara värda att överväga, inte bara av kostnadsskäl utan för att de är särskilt anpassade för webben. Se Webbsäkra teckensnitt och Teckensnitt som stöds

Webbtypsnitt (woff och woff2)
Web Open Font Format är nu standarden för typsnittsanvändning i webbläsare och OTF- och TTF-teckensnitt konverteras till dessa format vid uppladdningstillfället. Webbläsare och versioner som stöds finns nedan. Diskussion pågår om TTF-support för äldre versioner av dessa webbläsare.

Byte av namn på teckensnitt
Observera att om du byter namn på teckensnitt kan det leda till att de inte fungerar eller inte visas.

Export av ICML-filer

Exportera ICML görs genom att välja Spara som > InDesign (.icml) från filmenyn men här kommer vi att gå igenom processen med ett exempelavsnitt.

Här finns ett avsnitt som heter "Företagsinformation" som har innehåll över 3 sidor och ett par bilder uppladdade på det.

Gör följande för att exportera detta som ICML:

På menyn Arkiv väljer du Spara som / InDesign (.icml).

Detta öppnar fönstret ICML Export Options.

Här har du möjlighet att exportera på följande sätt:

Entire Document - Som namnet antyder exporterar detta hela projektet till ICML. ICML:er exporteras inom en mappstruktur som representerar Workiva-plattformens översikt för enkel identifiering. När du initialt länkar ett projekts ICML till din InDesign-fil är det en bra idé att exportera hela dokumentet, eftersom detta kommer att vara din mappstruktur framöver.
Current Section - Detta är det avsnitt som du för närvarande har valt i indexet, i vårt exempel har vi valt "Company Information" i indexet.
Select Sections - Detta gör det möjligt att välja specifika avsnitt. Om du klickar på Select Sections öppnas en meny där alla avsnitt listas och du kan välja vilka avsnitt du vill exportera.

Avancerade inställningar
Den avancerade menyn finns under exportalternativen och gör det möjligt att göra ytterligare justeringar av din export.

Kombinera underavsnitt till ett överordnat avsnitt - Detta kombinerar underordnade avsnitt med ett överordnat avsnitt. Överväg noga för- och nackdelarna med att kombinera avsnitt. Topptips: Om avsnitt kombineras måste du göra detta varje gång du exporterar dessa avsnitt för att få samma ICML-innehåll.
Använd fasta radhöjder - Detta exporterar tabellrader med en fast höjd, baserat på den höjd som ställts in på plattformen för varje rad, i motsats till radhöjder som kan ändras genom cellstilarna i InDesign. Topptips: Om radhöjderna är fasta i ICML-exporten kommer en tabell som är överdimensionerad också att döljas i InDesign. Gör alltid en preflight av din InDesign-fil för att upptäcka detta.
Use CMYK Colorspace - Detta konverterar alla text- och nyansfärger från RGB till CMYK i ICML. Det finns ingen kontroll över konverteringen, så om du planerar att färgkorrigera din ICML i framtiden är det förmodligen bäst att du håller dig till ett RGB-arbetsflöde.
Export gutters - Detta placerar valutasymboler i nästlade tabeller i en separat cell för justering. Detta används i allmänhet endast för amerikanska kunder.

När du har valt dina alternativ klickar du på Export och din valda ICML kommer att laddas ner till din Downloads folder. Filnamnet på zip-filen kommer alltid att vara detsamma som det dokument som den exporterades från.

Zip-filen kommer att innehålla mappar som är namngivna enligt de avsnitt som din valda ICML ingick i. Zip-filen kommer också att innehålla ICML-filerna och alla bilder som finns i avsnitten.

I vårt exempelavsnitt hade vi 2 bilder. I ett InDesign/ICML-arbetsflöde använder du normalt de bilder som finns i filen med illustrationer, i motsats till de versioner som exporteras med ICML.

De nedladdade ICML och/eller mapparna kan nu flyttas till den plats där dina ICML ska förvaras under resten av projektet.

Försiktighet: Länka aldrig till ICML direkt från en nedladdningsmapp. Du bör alltid ha dina master ICML arkiveringar på en plats och åsidosätta dem efter behov efter en ny extraktion.

Placera ICML-filer
För att placera en ICML-fil kan du antingen, i ditt InDesign-dokument, gå till Arkiv>Platsera och navigera till din ICML-fil eller helt enkelt dra och släppa ICML-filen direkt i InDesign. Du kan också placera ICML direkt i förskapade textrutor (så länge inget annat innehåll redan finns i dem).

När ICML har placerats kan den fylla en eller flera länkade textramar och en länk till ICML kommer att skapas i InDesign. Det fungerar på samma sätt som när en bild länkas.

Nedan har vi ett prov på ICML, som vi har lagt i vår InDesign-fil. Vissa textstilar har ändrats och bildspråk har lagts till.

De linjer som löper från den markerade textrutan till de andra på sidan kallas trådar och visar flödet av innehåll mellan länkade textrutor. Dessa kan slås på och av via huvudmenyn Visa>Extras> Visa texttrådar.

Textramarna som innehåller ICML-innehållet kan placeras i vilken storlek och position som helst enligt designerns önskemål, men ICML-innehållet kommer alltid att flöda i samma ordning.

Underhåll länkarna
När InDesign-dokumentet har byggts upp och ICML:erna har länkats är det lättast att se vilken ICML som är vilken i panelen Länkar. Om du högerklickar på en länk i den här panelen och väljer Gå till länk kommer InDesign att hoppa till länkens plats.

För datasäkring och för att du inte ska behöva oroa dig för versioner eller kontroll av innehåll, se till att du inte bryter länkarna i dina ICML:er.

Uppdatera länkarna
När nya ICML:er exporteras från plattformen är det bästa sättet att skriva över den tidigare länkade ICML:en. Detta beror på att du inte behöver länka om ICML i InDesign utan bara kan uppdatera länken.

För att göra detta måste du:

Exportera dina nya ICML:er
Packa upp den nya zip-filen för ICML i din nedladdningsmapp
Leta reda på ICML-mappen som InDesign länkar till
Antingen ersätter du mappar med mappar eller individuell ICML med individuell ICML. Det viktigaste här är att inte bryta strukturen när varje ICML länkas. InDesign kommer att behålla nätverkssökvägen och det är vad du inte vill bryta.
En uppdaterad ICML kommer att visas i filen InDesign med en liten triangel bredvid namnet.
Om du högerklickar på en uppdaterad ICML eller grupp av ICML:er i panelen Links kommer ett fönster upp där du kan välja att "Update Link". Om du klickar på den här knappen uppdateras ICML i InDesign.

Tips: Om det finns många ICML:er att uppdatera kan det gå snabbare att stänga InDesign-filen medan du byter ut ICML-filerna och när du sedan öppnar InDesign får du en uppmaning att uppdatera alla länkar. Detta kommer att påskynda uppdateringen av ICML i motsats till att uppdatera dem i grupper eller individuellt.

Det är upp till designern om du vill behålla alla tidigare ICML-exporter, men historiken över ändringar lagras också på plattformen med källinnehållet.
Uppdatering av ICML kommer endast att medföra nytt innehåll för det avsnittet. Alla dina designvärden kommer att finnas kvar.

Stiländringar
Varje ICML kommer att föra med sig de stilar som används på plattformen för det avsnittet. De kommer bara att komma in vid den första ICML-importen och kommer inte att skrivas över vid senare importer.

Detta ger designern frihet att ändra stilparametrarna i InDesign (men inte namnet, eftersom det krävs för att utföra handskakningen med ICML om var stilarna ska tillämpas). Så till exempel kan Heading1 ändras i InDesign till en annan färg och alla Heading1 i InDesign kommer att visas i den färgen och alla nya ICML-pulls kommer fortfarande att visas med den färgen.

Detta ändrar dock inte färginställningarna på plattformsfilen och om stilarna ska matcha varandra måste samma ändring göras där. Eftersom ICML-stilar inte skrivs över i InDesign kommer inte heller ändring av färgen på Heading1 på plattformen först att skriva över stilinställningarna i InDesign.

Förutom vid den första ICML-importen är den enda gången som en stil kommer in ny, om den har bytt namn på plattformen eller om en ny namngiven stil läggs till (du kan se vikten av namn). Så om du ändrar ett stilattribut i Workiva-plattformen uppdateras inte motsvarande stil i InDesign-programvaran.

Milstolpar och svarta linjer

När du tillsammans med din kund har bestämt datum för import av ICML till InDesign är det en bra idé att skapa en milstolpe i Workiva-plattformen. Detta innebär att du kan spåra innehållsändringar mellan de efterföljande ICML-pullarna genom att skapa en svart linje.

Det här är också mycket användbart för att se vilka avsnitt som har ändrats, eftersom du kanske bara behöver exportera några avsnitt i stället för hela dokumentet. Det kan också hjälpa till att visa var stora innehållsändringar har gjorts, vilket kan hjälpa dig att eventuellt lägga om ett avsnitt före ett korrekturdatum.

Mot slutet av projektet rekommenderar vi att du gör en hel ICML-dragning av hela dokumentet för att absolut se till att varje ICML är den aktuella.

Skapa en milstolpe
För att skapa en milstolpe i ett Workiva-dokument måste du ha åtkomst till dokumentets historikpanel. Det kommer att vara en av flikarna till höger på din skärm.

Härifrån kan du antingen skapa en helt ny milstolpe genom att klicka på "Skapa milstolpe" eller så kan du välja ett befintligt datum och klockslag och skapa en milstolpe där. Detta görs i rullgardinsmenyn vid sidan av datumet.

Milstolpen kommer att be dig att ge den ett namn ("Proof" har använts i detta exempel) och lägga till eventuella kommentarer (valfritt). Klicka sedan på Create och milstolpen skapas.

Milstolparna syns tydligt i historiklistan eftersom de har en liten diamant bredvid sig. Historiklistan kan också filtreras så att den bara visar milstolpar.

Skapa en blackline
För att skapa en blackline på plattformen går du till panelen Historik i ditt dokument (en flik på höger sida av skärmen) och klickar på rullgardinsmenyn för antingen ett datum och en tid (revision) eller en milstolpe och väljer Create Blackline.

Detta öppnar en ruta högst upp i panelen Historik med den valda revisionen/milstolpen högst upp och ett utrymme för den jämförda revisionen/milstolpen.

Alla revisioner/milstolpar kan bara dras och släppas i rutan "Drop Milestones and Revisions Here".

Om du bara vill se vilka avsnitt som har ändrats mellan de två tidpunkterna kan du också kryssa i "Inkludera endast avsnitt med ändringar".

När du har gjort ditt val klickar du på Create för att generera blackline.

Tips: Att använda en svart linje och välja "Inkludera endast avsnitt med ändringar" är ett bra sätt att se vilka avsnitt som behöver exporteras som ICML, vilket kan hjälpa till att påskynda processen när du drar igenom ny ICML.

Den svarta linjen kommer att visas i menyn Svarta linjer. Den bör automatiskt hoppa till den här menyn, men om så inte är fallet finns den i flikarna till höger på skärmen. För att öppna din Blackline, håll muspekaren över den och använd rullgardinsmenyn för att välja Open.

Blackline öppnas i en ny flik och du kan bläddra igenom dokumentet för att se alla ändringar.

Till vänster om sidvyn finns en lista över alla avsnitt som det har gjorts ändringar i. Om du genererar en svart lista för att identifiera vilka avsnitt som ska laddas ner som ICML, så är det från den här listan du får namnen.

Du kan också använda detta som en snabb visuell guide till hur omfattande ändringarna är och för att se till att du har uppdaterat ICML korrekt.

Tips: The Blackline öppnas i en ny flik. För att återgå till huvuddokumentet klickar du bara på fliken Huvuddokument eller stänger den nya fliken.

Filstorlek

Obs: För ESEF anger många tillsynsmyndigheter nu en filstorleksgräns på max 100 MB.

Hur stoppar du en arkivering eller nedladdning mardröm? Hur kan du minska storleken på din rapport? Läs vidare för att få tips som designers kan använda för att optimera filstorleken.

För formgivaren i InDesign
Här finns saker som formgivaren behöver göra för att minska den slutliga filstorleken i Adobe InDesign-programvaran:

Undvik tomma stycken för att få extra utrymme i dokumentet.
Se till att allt innehåll har en bilaga med ett stilnamn.
Se till att beskära alla dina bilder till rätt storlek, 100% och RGB
Se över din inbäddning av teckensnitt i SVG:er, se till att du använder vanliga webbteckensnitt eller gör en översikt över din text.
Granska dina SVG:er noggrant och se till att du använder de optimala punkterna för att skapa en form.
Vi kunde reducera en världskarta SVG från 5mb till 200k genom att optimera antalet punkter som användes i Adobe Illustrator utan att skapa någon visuell skillnad.
Tänk noga igenom om alla dina bilder är nödvändiga.
Se till att du har reducerat dina bilder till 72 dpi-upplösningen för webbplatser.