Use os documentos no Workiva para organizar seus dados. Comece importando documentos ou criando-os com recursos de edição conhecidos.
| Colabore em tempo real com revisões salvas automaticamente |
Use links no texto e nas tabelas para garantir a precisão entre os arquivos |
Revisar as atualizações com o controle de alterações e enviar para revisão |
Navegando em documentos
Ao abrir o primeiro arquivo, você verá uma lista de seções no painel esquerdo, Este é o esboço do documento . Pense nisso como um índice clicável que evita que você tenha que rolar muito a tela.
Clique em qualquer seção para navegar diretamente para lá, ou arraste e solte as seções para reordená-las.
Saiba mais sobre o esboço na seção “Como usar o esboço do documento ”. |
O painel à direita contém configurações e ações para trabalhar no seu documento. Use os ícones ao lado do painel para alternar entre recursos, como comentários, histórico e marcações.
Colaborar com outras pessoas
A Workiva permite que você colabore em tempo real e, ao mesmo tempo, ajuda a gerenciar, revisar e acompanhar as alterações do documento.
Permissões
Para visualizar ou editar seu documento, cada usuário precisará de permissão para acessar seu novo arquivo. Você pode definir permissões no nível do documento ou da seção, e cada usuário pode ter permissões de proprietário, editor ou visualizador. Saiba mais sobre as permissões de documentos .
Vinculação
Um dos recursos mais poderosos da Workiva é a vinculação. Ao criar links entre a mesma parte dos dados em vários lugares, você verá que os links serão atualizados nos arquivos sempre que os dados de fonte forem alterados. No Documents, você pode criar links de texto e de tabela — selecione um link no seu documento para visualizar informações sobre o link de origem e quaisquer links de destino. Saiba mais sobre links no Documents .
Comentários e histórico
Use os comentários para fazer perguntas e dar feedback sobre seu documento. Para adicionar um comentário, clique com o botão direito do mouse em uma seleção no seu documento e selecione “Adicionar comentário ” no menu. Você verá todos os comentários listados ao lado do seu documento e no painel “Comentários” , onde poderá excluir, responder ou mover os comentários para novas seleções. Para notificar imediatamente outros usuários sobre o seu comentário, você pode adicionar uma menção com @ . Saiba mais sobre como usar os comentários .
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Todas as alterações são compartilhadas automaticamente com os colaboradores, portanto, não há necessidade de salvar nenhuma atualização quando você faz uma alteração. Use o painel “Histórico” para acompanhar quais alterações foram feitas no seu documento e quem as fez. Use as opções de filtro na parte superior do painel para exibir revisões que atendam a determinados critérios, como autor ou período. A opção “Criar Marco” permite que você marque revisões importantes, como versões enviadas para revisão. Saiba mais sobre como usar o painel de histórico . |
Compartilhar documento
Ao trabalhar no seu documento, você pode precisar enviar o arquivo para outros usuários para revisão. Você pode compartilhar documentos com outros usuários da Workiva e com revisores fora do seu espaço de trabalho.
Acompanhar e revisar as alterações
Os proprietários dos documentos podem ativar a funcionalidade “Controle de Alterações” para obter uma visão detalhada das alterações feitas em um documento. Depois que você ativar o recurso Controlar alterações, o texto azul mostrará os acréscimos, os pinos e o texto vermelhos representarão as remoções e os pinos roxos mostrarão as revisões. Você pode alternar quais alterações serão exibidas usando as opções do “Modo de exibição” na barra de ferramentas. Saiba mais sobre como usar o recurso “Controle de Alterações ”.
Os proprietários também podem enviar seus documentos para análise. Essa opção envia uma versão somente leitura do seu arquivo para que outros colaboradores na Workiva deixem comentários - não é necessário atualizar as permissões do documento. Os comentários das avaliações aparecem automaticamente no arquivo original, para que você possa trabalhar com o feedback em tempo real. Saiba mais sobre como usar a função “enviar para revisão ”.
Exportar seu documento
Se precisar compartilhar seu documento com alguém fora da Workiva, você pode exportá-lo para outro tipo de arquivo. Na barra de ferramentas “Arquivo”, use a opção “Salvar como” para salvar seu documento como um arquivo PDF, EDGAR, DOCX, InDesign ou XHTML. Selecione exatamente quais seções você deseja que apareçam na exportação e, dependendo do tipo de arquivo, personalize a forma como o documento será exibido.
O que vem a seguir
Agora que você já viu o que pode fazer no Documents, aqui estão algumas coisas para ajudá-lo a começar: