Użyj Dokumentów w Workiva, aby uporządkować swoje dane. Zacznij od importowania dokumentów lub tworzenia ich przy użyciu znanych funkcji edycji.
| Współpraca w czasie rzeczywistym z automatycznie zapisywanymi poprawkami |
Użyj linków w tekście i tabelach , aby zachować dokładność w różnych plikach |
Przeglądanie aktualizacji ze śledzeniem zmian i wysyłanie do przeglądu |
Nawigacja po dokumentach
Po otwarciu pierwszego pliku w lewym panelu pojawi się lista sekcji. To jest dokument Zarys. Pomyśl o tym jak o klikalnym spisie treści, który oszczędza ci dużo przewijania.
Kliknij dowolną sekcję, aby przejść bezpośrednio do niej, lub przeciągnij i upuść sekcje, aby zmienić ich kolejność.
Więcej informacji na temat konspektu można znaleźć w witrynie Use the Document Outline. |
Prawy panel zawiera ustawienia i akcje umożliwiające pracę w dokumencie. Użyj ikon obok panelu, aby przełączać się między funkcjami, takimi jak komentarze, historia i czarne linie.
Współpraca z innymi
Workiva umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, jednocześnie pomagając w zarządzaniu, przeglądaniu i śledzeniu zmian w dokumencie.
Uprawnienia
Aby wyświetlić lub edytować dokument, każdy użytkownik będzie potrzebował uprawnień , aby uzyskać dostęp do nowego pliku. Uprawnienia można ustawić na poziomie dokumentu lub sekcji, a każdy użytkownik może mieć uprawnienia właściciela, edytora lub przeglądarki. Więcej informacji o uprawnieniach do dokumentów .
Łączenie
Jedną z najpotężniejszych funkcji Workiva jest łączenie . Tworząc linki między tym samym fragmentem danych w wielu miejscach, linki będą aktualizowane w plikach za każdym razem, gdy zmienisz dane źródłowe. W dokumentach można tworzyć zarówno łącza tekstowe , jak i tabelaryczne- wybierz łącze w dokumencie, aby wyświetlić informacje o łączu źródłowym i łączach docelowych. Więcej informacji na temat linków można znaleźć w sekcji Dokumenty.
Komentarze i historia
Komentarze umożliwiają zadawanie pytań i przekazywanie opinii na temat dokumentu. Aby dodać komentarz, kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie w dokumencie i wybierz z menu opcję Dodaj komentarz . Wszystkie komentarze zostaną wyświetlone obok dokumentu oraz w panelu Komentarze, w którym można usuwać komentarze, odpowiadać na nie lub przenosić je do nowych wyborów. Aby natychmiast powiadomić innych użytkowników o swoim komentarzu, możesz dodać wzmiankę @. Dowiedz się więcej o używając komentarzy.
|
Wszystkie zmiany są automatycznie udostępniane współpracownikom, więc nie ma potrzeby zapisywania aktualizacji po wprowadzeniu zmiany. Panel History pozwala śledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone w dokumencie i kto ich dokonał. Użyj opcji filtra w górnej części panelu, aby wyświetlić wersje spełniające określone kryteria, takie jak autor lub okres czasu. Opcja Create Milestone umożliwia oznaczanie ważnych poprawek, takich jak wersje wysłane do recenzji. |
Udostępnianie dokumentu
Podczas pracy nad dokumentem może zajść potrzeba wysłania pliku do innych użytkowników w celu sprawdzenia. Dokumenty można udostępniać innym użytkownikom Workiva i recenzentom spoza obszaru roboczego.
Śledzenie i przegląd zmian
Właściciele dokumentów mogą włączyć funkcję Track Changes, aby uzyskać szczegółowy podgląd zmian wprowadzonych w dokumencie. Po włączeniu funkcji śledzenia zmian niebieski tekst oznacza dodawanie, czerwone pinezki i tekst oznaczają usuwanie, a fioletowe pinezki oznaczają poprawki. Możesz przełączać widoczne zmiany za pomocą opcji Tryb widoku na pasku narzędzi. Dowiedz się więcej o używając śledzenia zmian.
Właściciele mogą również wysłać swój dokument do przeglądu. Ta opcja wysyła wersję pliku tylko do odczytu do innych współpracowników w Workiva w celu pozostawienia komentarzy - bez konieczności aktualizowania uprawnień dokumentu. Komentarze z recenzji są automatycznie wyświetlane w oryginalnym pliku, dzięki czemu można pracować z opiniami w czasie rzeczywistym. Dowiedz się więcej o korzystaniu z wyślij do recenzji.
Eksportowanie dokumentu
Jeśli chcesz udostępnić dokument komuś spoza Workiva, możesz wyeksportować go do innego typu pliku. Na pasku narzędzi Plik użyj opcji Zapisz jako, aby zapisać dokument jako plik PDF, EDGAR, DOCX, InDesign lub XHTML. Wybierz dokładnie, które sekcje mają pojawić się w eksporcie i, w zależności od typu pliku, dostosuj sposób wyświetlania dokumentu.
Co dalej
Teraz, gdy zobaczyłeś, co możesz zrobić w Dokumentach, oto kilka rzeczy, które pomogą Ci zacząć: