Użyj Dokumentów w Workiva do uporządkowania danych. Zacznij od zaimportowania dokumentów lub utworzenia ich przy użyciu znanych funkcji edycji.
| Współpracuj w czasie rzeczywistym dzięki automatycznemu zapisywaniu wersji |
Używaj linków w tekście i tabelach , aby zachować dokładność w różnych plikach |
Przeglądaj aktualizacje , śledź zmiany i wysyłaj do sprawdzenia |
Nawigacja po dokumentach
Gdy otworzysz swój pierwszy plik, zauważysz listę sekcji w panelu po lewej stronie. To jest zarysdokumentu . Można to sobie wyobrazić jako klikalny spis treści, dzięki któremu nie trzeba przewijać dużej ilości treści.
Kliknij dowolną sekcję, aby przejść do niej bezpośrednio, lub przeciągnij i upuść sekcje, aby zmienić ich kolejność.
Więcej informacji na temat konspektu znajdziesz w artykule Korzystanie z konspektu dokumentu . |
Prawy panel zawiera ustawienia i czynności umożliwiające pracę nad dokumentem. Użyj ikon obok panelu, aby przełączać się między funkcjami, takimi jak komentarze, historia i czarne linie.
Współpracuj z innymi
Workiva umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, a także pomaga zarządzać dokumentami, przeglądać je i śledzić zmiany.
Uprawnienia:
Aby przeglądać lub edytować dokument, każdy użytkownik będzie musiał mieć uprawnienia dostępu do nowego pliku. Możesz ustawić uprawnienia na poziomie dokumentu lub sekcji, a każdy użytkownik może mieć uprawnienia właściciela, redaktora lub przeglądającego. Dowiedz się więcej o uprawnieniach dokumentu .
Łączenie
Jedną z najważniejszych funkcji Workiva jest tworzenie połączeń. Tworząc łącza między tymi samymi danymi w wielu miejscach, zobaczysz, że łącza te są aktualizowane w plikach, ilekroć zmieniasz dane źródłowe. W Dokumentach możesz tworzyć łącza tekstowe i tabelaryczne . Wybierz łącze w dokumencie, aby wyświetlić informacje o łączu źródłowym i łączach docelowych. Dowiedz się więcej o linkach w Dokumentach .
Komentarze i historia
Użyj komentarzy, aby zadać pytania i przesłać opinię na temat swojego dokumentu. Aby dodać komentarz, kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie w dokumencie i wybierz z menu opcję Dodaj komentarz . Zobaczysz wszystkie komentarze wyświetlone obok dokumentu oraz w panelu Komentarze , gdzie możesz je usuwać, odpowiadać na nie lub przenosić je do nowych zaznaczeń. Aby natychmiast powiadomić innych użytkowników o swoim komentarzu, możesz dodać wzmiankę @ . Dowiedz się więcej o korzystaniu z komentarzy .
|
Wszystkie zmiany są automatycznie udostępniane współpracownikom, nie ma więc potrzeby zapisywania aktualizacji po wprowadzeniu zmian. Użyj panelu Historia , aby śledzić, jakie zmiany wprowadzono w dokumencie i kto je wprowadził. Użyj opcji Filtruj znajdujących się u góry panelu, aby wyświetlić wersje spełniające określone kryteria, np. według autora lub okresu. Opcja Utwórz kamień milowy umożliwia oznaczanie ważnych zmian, np. wersji wysłanych do recenzji. Dowiedz się więcej o korzystaniu z panelu historii . |
Udostępnij swój dokument
Podczas pracy nad dokumentem może zaistnieć potrzeba przesłania pliku innym użytkownikom do recenzji. Możesz udostępniać dokumenty innym użytkownikom Workiva i recenzentom spoza swojego obszaru roboczego.
Śledź i przeglądaj zmiany
Właściciele dokumentów mogą włączyć funkcję śledzenia zmian , aby uzyskać szczegółowy podgląd zmian wprowadzonych w dokumencie. Po włączeniu opcji Śledzenie zmian niebieski tekst oznacza dodane elementy, czerwone znaczniki i tekst oznaczają usunięcia, a fioletowe znaczniki oznaczają zmiany. Możesz przełączać wyświetlane zmiany, korzystając z opcji Tryb widoku na pasku narzędzi. Dowiedz się więcej o korzystaniu ze śledzenia zmian .
Właściciele mogą również przesłać swoje dokumenty do przeglądu. Ta opcja umożliwia wysłanie wersji pliku tylko do odczytu innym współpracownikom w systemie Workiva w celu dodawania komentarzy — nie ma potrzeby aktualizowania uprawnień dokumentu. Komentarze z recenzji automatycznie pojawiają się w oryginalnym pliku, dzięki czemu możesz pracować z opiniami na bieżąco. Dowiedz się więcej o korzystaniu z funkcji wysyłania do recenzji .
Eksportuj swój dokument
Jeśli chcesz udostępnić dokument komuś spoza Workiva, możesz wyeksportować go do innego typu pliku. Na pasku narzędzi Plik użyj opcji Zapisz jako , aby zapisać dokument w formacie PDF, EDGAR, DOCX, InDesign lub XHTML. Wybierz dokładnie te sekcje, które mają zostać uwzględnione w eksporcie, a także, w zależności od typu pliku, dostosuj wygląd dokumentu.
Co dalej?
Teraz, gdy już wiesz, co możesz zrobić w Dokumentach, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć: