Użyj Dokumentów w Workiva, aby uporządkować swoje dane. Zacznij od importowania dokumentów lub tworzenia ich przy użyciu znanych funkcji edycji.
| Współpracuj w czasie rzeczywistym z automatycznie zapisywanymi poprawkami |
Używaj linków w tekście i tabelach , aby zachować dokładność w różnych plikach |
Przejrzyj aktualizacje ze śledzeniem zmian i wyślij je do sprawdzenia |
Nawigacja po dokumentach
Gdy otworzysz swój pierwszy plik, zauważysz listę sekcji w panelu po lewej stronie. To jest dokument Zarys. Pomyśl o tym jak o klikalnym spisie treści, który oszczędza Ci dużo przewijania.
Kliknij dowolną sekcję, aby przejść bezpośrednio do niej, lub przeciągnij i upuść sekcje, aby zmienić ich kolejność.
Dowiedz się więcej o konspekcie w Użyj konspektu dokumentu. |
Prawy panel zawiera ustawienia i akcje umożliwiające pracę w dokumencie. Użyj ikon obok panelu, aby przełączać się między funkcjami, takimi jak komentarze, historia i czarne linie.
Współpracuj z innymi
Workiva umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, pomagając jednocześnie w zarządzaniu, przeglądaniu i śledzeniu zmian w dokumentach.
Uprawnienia:
Aby wyświetlić lub edytować dokument, każdy użytkownik będzie potrzebował uprawnień , aby uzyskać dostęp do nowego pliku. Możesz ustawić uprawnienia na poziomie dokumentu lub sekcji, a każdy użytkownik może mieć uprawnienia właściciela, edytora lub przeglądarki. Dowiedz się więcej o uprawnieniach do dokumentów .
Łączenie
Jedną z najważniejszych funkcji Workiva jest tworzenie połączeń. Tworząc łącza między tymi samymi danymi w wielu miejscach, zobaczysz, że łącza te są aktualizowane w plikach, ilekroć zmieniasz dane źródłowe. W dokumentach można tworzyć zarówno łącza tekstowe , jak i tabelaryczne- wybierz łącze w dokumencie, aby wyświetlić informacje o łączu źródłowym i łączach docelowych. Dowiedz się więcej o linkach w Dokumentach.
Komentarze i historia
Użyj komentarzy, aby zadawać pytania i przekazywać opinie na temat dokumentu. Aby dodać komentarz, kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie w dokumencie i wybierz z menu Dodaj komentarz . Wszystkie komentarze zostaną wyświetlone obok dokumentu oraz w panelu Komentarze , w którym możesz usuwać komentarze, odpowiadać na nie lub przenosić je do nowych wyborów. Aby natychmiast powiadomić innych użytkowników o swoim komentarzu, możesz dodać wzmiankę @. Dowiedz się więcej o używając komentarzy.
|
Wszystkie zmiany są automatycznie udostępniane współpracownikom, więc nie musisz zapisywać żadnych aktualizacji po wprowadzeniu zmiany. Skorzystaj z panelu History , aby śledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone w dokumencie i kto ich dokonał. Użyj opcji filtra w górnej części panelu, aby wyświetlić wersje spełniające określone kryteria, takie jak autor lub okres czasu. Opcja Create Milestone pozwala oznaczać ważne poprawki, takie jak wersje wysłane do recenzji. |
Udostępnij swój dokument
Podczas pracy nad dokumentem może zajść potrzeba wysłania pliku do innych użytkowników w celu sprawdzenia. Możesz udostępniać dokumenty innym użytkownikom Workiva i recenzentom spoza Twojego obszaru roboczego.
Śledź i przeglądaj zmiany
Właściciele dokumentów mogą włączyć funkcję Track Changes , aby uzyskać szczegółowy widok zmian wprowadzonych w dokumencie. Po włączeniu funkcji śledzenia zmian, niebieski tekst oznacza dodawanie, czerwone pinezki i tekst oznaczają usuwanie, a fioletowe pinezki oznaczają poprawki. Możesz przełączać widoczne zmiany za pomocą opcji Tryb widoku na pasku narzędzi. Dowiedz się więcej o korzystając ze śledzenia zmian.
Właściciele mogą również wysłać swój dokument do przeglądu. Ta opcja wysyła wersję twojego pliku tylko do odczytu do innych współpracowników w Workiva, aby mogli zostawić komentarze - bez konieczności aktualizowania uprawnień dokumentu. Komentarze z recenzji automatycznie pojawiają się w oryginalnym pliku, dzięki czemu możesz pracować z opiniami w czasie rzeczywistym. Dowiedz się więcej o korzystaniu z wyślij do recenzji.
Wyeksportuj swój dokument
Jeśli chcesz udostępnić dokument komuś spoza Workiva, możesz wyeksportować go do innego typu pliku. Na pasku narzędzi Plik użyj opcji Zapisz jako , aby zapisać dokument jako plik PDF, EDGAR, DOCX, InDesign lub XHTML. Wybierz dokładnie, które sekcje mają pojawić się w eksporcie i, w zależności od typu pliku, dostosuj sposób wyświetlania dokumentu.
Co dalej?
Teraz, gdy zobaczyłeś, co możesz zrobić w Dokumentach, oto kilka rzeczy, które pomogą Ci zacząć: