Używaj dokumentów w Workiva, aby porządkować dane. Zacznij od importowania dokumentów lub tworzenia ich przy użyciu znanych funkcji edycji.
|
Współpracuj w czasie rzeczywistym dzięki automatycznie zapisywanym wersjom |
Używaj łączy w tekście i tabelach, aby zachowywać dokładność między plikami |
Przeglądaj aktualizacje, aby śledzić zmiany, i wysyłaj do przeglądu |
Poruszanie się po dokumentach
Po otwarciu pierwszego pliku zauważysz listę sekcji w lewym panelu. To jest zarys dokumentu. Potraktuj go jak tabelę treści, po której możesz nawigować za pomocą kliknięć i która zaoszczędzi Ci czasochłonnego przewijania.
Kliknij dowolną sekcję, aby przejść bezpośrednio do niej, lub przeciągnij i upuść sekcje, aby zmienić ich kolejność.
 |
Dowiedz się więcej o konspekcie w sekcji Korzystanie z konspektu dokumentu. |
Prawy panel zawiera ustawienia i akcje do pracy w dokumencie. Używaj ikon obok panelu, aby przełączać się między funkcjami, takimi jak komentarze, historia i porównanie dokumentów.
Współpracuj z innymi
Workiva umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, pomagając jednocześnie w zarządzaniu, przeglądaniu i śledzeniu zmian w dokumencie.
Uprawnienia
Aby wyświetlić lub edytować dokument, każdy użytkownik będzie potrzebował uprawnień dostępu do nowego pliku. Możesz ustawić uprawnienia na poziomie dokumentu lub sekcji, a każdy użytkownik może mieć uprawnienia właściciela, redaktora lub osoby przeglądającej. Dowiedz się więcej o uprawnieniach do dokumentów.
Łączenie
Jedną z najpotężniejszych funkcji platformy Workiva jest łączenie. Tworząc łącza między tymi samymi danymi w wielu miejscach, zobaczysz, że linki będą aktualizowane w plikach za każdym razem, gdy zmienisz dane źródłowe. W Dokumentach możesz tworzyć zarówno łącza tekstowe, jak i tabele —- wybierz łącze w dokumencie, aby wyświetlić informacje o łączu źródłowym oraz łączach docelowych. Dowiedz się więcej o łączach w dokumentach.
Komentarze i historia
Korzystaj z komentarzy, aby zadawać pytania i przekazywać opinie na temat dokumentu. Aby dodać komentarz, kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie w dokumencie i wybierz opcję Dodaj komentarz z menu. Wszystkie komentarze zostaną wyświetlone obok dokumentu oraz w panelu Komentarze, w którym możesz usuwać komentarze, odpowiadać na nie lub przenosić je do nowych zaznaczeń. Aby natychmiast powiadomić innych użytkowników o swoim komentarzu, możesz dodać wzmiankę @ . Dowiedz się więcej o używaniu komentarzy.
|
Wszystkie zmiany są automatycznie udostępniane współpracownikom, więc nie ma potrzeby zapisywania aktualizacji po wprowadzeniu zmiany. Używaj panelu Historia, aby śledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone w dokumencie oraz kto je wprowadził. Używaj opcji Filtruj u góry panelu, aby wyświetlać wersje spełniające określone kryteria, takie jak autor lub okres. Opcja Utwórz kamień milowy pozwala oznaczyć ważne poprawki, takie jak wersje wysłane do weryfikacji. Dowiedz się więcej o korzystaniu z panelu historii . |
 |
Udostępniaj swoje dokumenty
Podczas pracy nad dokumentem może być konieczne wysłanie pliku do innych użytkowników do weryfikacji. Możesz udostępniać dokumenty innym użytkownikom platformy Workiva oraz weryfikatorom spoza Twojego obszaru roboczego.
Śledź i weryfikuj zmiany
Właściciele dokumentów mogą włączyć funkcję Śledzenie zmian, aby uzyskać szczegółowy widok zmian wprowadzonych w dokumencie. Po włączeniu śledzenia zmian niebieski tekst przedstawia dodatki, czerwone pinezki oraz tekst oznaczają usunięcia, a fioletowe pinezki pokazują poprawki do wersji. Możesz przełączać widoczne zmiany za pomocą opcji Tryb widoku na pasku narzędzi. Dowiedz się więcej o korzystaniu ze śledzenia zmian.
Właściciele mogą również wysłać swoje dokumenty do weryfikacji. Za pomocą tej opcji wyślesz wersję pliku tylko do odczytu do innych współpracowników na platformie Workiva w celu pozostawienia komentarzy. Nie ma potrzeby aktualizowania uprawnień do dokumentu. Komentarze z weryfikacji są automatycznie wyświetlane w oryginalnym pliku, dzięki czemu możesz pracować nad informacjami zwrotnymi w czasie rzeczywistym. Dowiedz się więcej o wysyłaniu do weryfikacji.
Eksportuj swoje dokumenty
Jeśli chcesz udostępnić dokument komuś spoza Workiva, możesz wyeksportować go do innego typu pliku. Na pasku narzędzi Plik użyj opcji Zapisz jako, aby zapisać dokument jako plik PDF, EDGAR, DOCX, InDesign lub XHTML. Wybierz dokładnie sekcje, które mają pojawić się w eksporcie i, w zależności od typu pliku, dostosuj wygląd dokumentu.
Co dalej
Teraz, gdy wiesz już, co możesz robić w Dokumentach, oto kilka rzeczy, które pomogą Ci rozpocząć: