En Workiva-fil er en sikker filtype som bare kan brukes innenfor Workiva-plattformen. Denne filtypen opprettholder tillatelser og koblinger når den brukes i samme arbeidsområde. Den kan også brukes til å flytte Wdata-tilkoblede filer mellom arbeidsområder eller organisasjoner.
Hvilket eksport-/kopieringsverktøy bør jeg bruke?
Workiva tilbyr en rekke måter å flytte, kopiere og eksportere filene dine på. Slik anbefaler vi at du bruker hver av dem:
- Bruk Move når du skal kopiere filer mellom arbeidsområder og ikke bruker Wdata.
- Bruk Workiva exports hvis du trenger å flytte Workiva-filer som inneholder Wdata-tilkoblinger.
- Bruk Wdata exports når du bare skal flytte Wdata-objekter (for eksempel spørringer eller tabeller).
Krav
- Som standard er import og eksport av Workiva-filer bare tilgjengelig for Workspace Owners og Content Managers. For å aktivere det for alle brukere kontakt Workiva Support. Hvis du vil vite hvordan du finner en arbeidsområdeeier, kan du se Finn medlemmer og administratorer.
- For å eksportere en Workiva-filtype må du ha minst Viewer -tillatelser.
Eksporter en Workiva-fil
Slik eksporterer du en Workiva-fil:
- Finn filen du vil eksportere, i Home eller Files.
- Klikk på rullegardinmenyen på høyre side og velg Export Workiva File.
- Sett en hake ved hvert element du ønsker å inkludere i eksporten: kommentarer, oversiktsetiketter, XBRL og Wdata-tilkoblinger.
- Klikk på Export for å starte uttrekket.
- Klikk på OK for å fortsette arbeidet, eller velg Se eksportfremdrift for å gå videre til skjermbildet Arbeidsområdeinnstillinger - Innhold.
Ting du bør vite
- Bare tilkoblinger innenfor samme arbeidsområde kan eksporteres. Eventuelle koblinger til andre arbeidsområder vil ikke bli inkludert i filen din.
- Når du eksporterer tilkoblinger, må du sørge for at kildefilene er inkludert. Spørringer kan importeres uten alle kildefilene, men det kan være nødvendig å legge inn flere data. Finn ut mer om hvordan du reparerer ødelagte spørringer.
Nedlasting av Workiva-filer
Workiva-filer lagres i delen Content i skjermbildet Workspace Settings. De eksporterte filene kan lastes ned her når som helst.
Flere alternativer for eksport av enkeltfiler
Hvis du trenger å eksportere en enkelt fil, finnes det flere alternativer:
Importer en Workiva-fil
Når du importerer en Workiva-fil, beholdes tillatelsene bare hvis du importerer den i det opprinnelige arbeidsområdet. Tillatelsene tilbakestilles hvis du importerer en Workiva-fil til et nytt arbeidsområde.
Slik importerer du en Workiva-fil fra Home:
- Klikk på menyen Create øverst til venstre, og velg Import > Import Workiva File.
- Dra og slipp tar.gz-filen din - eller bla gjennom for å finne den - og kontroller deretter fillisten. Klikk på Neste.
Merk: Hvis importen inkluderer Wdata-tilkoblede filer, må du sørge for at kildefilene er inkludert her. Det er mulig å importere spørringer uten disse kildene, men det vil kreve ytterligere datainnlegging.
Finn ut mer om avbrutte spørringer. - Velg importinnstillinger og en mappeplassering, og klikk deretter på Import når du er ferdig.
- Når importerte filer lastes opp til en bestemt plassering, vil de arve rettighetene til den overordnede mappen, inkludert eventuelle Wdata-tabeller og -spørringer.
- Hvis ingen filplassering er valgt, brukes rotkatalogen på øverste nivå.
- Klikk OK for å fortsette arbeidet, eller velg Se importfremdrift for å gå videre til skjermbildet Arbeidsområdeinnstillinger - Innhold.
Flere alternativer for import av enkeltfiler
Hvis du trenger å importere en enkelt fil, finnes det flere alternativer:
- Opprett eller importer et dokument
- Opprett eller importer et regneark
- Opprett eller importer en presentasjon
Importere filer fra et annet arbeidsområde
Hvis du importerer en Workiva-fil fra et annet arbeidsområde, må du utføre et ekstra trinn for å sikre at du importerer til riktig arbeidsområde. For å fortsette, ber vi deg om å skrive inn navnet på arbeidsområdet du importerer filen til. I eksempelet nedenfor skriver du inn "Workiva" og klikker på OK.
VANLIGE SPØRSMÅL
Den importerte spørringen min fungerer ikke. Hvordan fikser jeg det? (ødelagte spørringer)
Når du eksporterer filer som bruker Wdata-spørringer, anbefaler vi at du inkluderer alle tilkoblede kildefiler i eksporten. Spørringer som er eksportert uten disse filene, kan fortsatt importeres i destinasjonsarbeidsområdet, men de vil ikke fungere som de skal før de manglende filene er lagt til. Dette kalles en "broken query".
Finn ut mer om brutte spørringer.
Hva skjer hvis jeg legger til feil kildefil i en Wdata-spørring?
Du kan bytte ut en kildefil med en annen i Wdata ved å høyreklikke på den feilaktige filen i kildepanelet og deretter velge Replace Source.
Lær mer om hvordan du administrerer spørringskilder
Hvor lang tid tar eksporten og importen min?
Dette avhenger av størrelsen og kompleksiteten på filene du flytter. Import-/eksportprosessen kjører helt i bakgrunnen, slik at du kan fortsette å jobbe andre steder i Workiva mens du venter på filen din. Du vil motta et varsel i appen og en e-post så snart den er klar.
Når prosessen er ferdig, kan du se eller laste ned filen din fra Workspace Settings - Content-skjermbildet.
Hvis jeg har tillatelse til en del av et regneark, kan jeg eksportere bare den delen?
Ikke på dette tidspunktet. Du må ha tilgang til hele regnearket for å kunne starte en eksport.
Vær oppmerksom på at denne rettighetsmodellen ikke gjelder når eksporterer direkte fra Wdata. Ettersom Wdata-eksporten ikke inneholder faktiske data, kan administratorer se og eksportere disse objektene selv om de ikke har tilgang til de tilkoblede arkene. Selve eksporten er bare en modell, og selve dataene må fylles inn senere.
Kan jeg eksportere ark som bruker inndatamodus?
Ja, men du må aktivere inndatamodus på nytt for hvert ark når dataene er importert. Disse innstillingene beholdes for øyeblikket ikke når du importerer eller eksporterer Workiva-filer.