Workiva kundestøttesenter

>> Designed Reporting Support Hub hjemmeside

Sjekkliste for hurtigveiledning

1. I begynnelsen av prosjektet i Workiva

• Sørg for at marginer og takrenner er nøyaktig de samme i Workiva som i InDesign-dokumentet ditt
• Lag stilene dine og gi dem navn slik at alle innholdsforfatterne dine kan forstå dem
• Sørg for at alle stilnavnene dine er webkompatible - de må altså ikke begynne med et tall eller inneholde mellomrom eller merkelige tegn
• Når du har opprettet stilene dine (ingen mellomrom og må ikke begynne med et tall) - så lock dem
• Bruk 'Bodytext' stavet slik for hovedteksten
• Ikke bruk returer for å kontrollere mellomrom - bruk stilparametrene i stedet
• Hvis du legger ut innhold i Workiva, men bruker ICML, må du være oppmerksom på at flytende innhold vil opprette en egen ICML. Det kan være lurt å begrense bruken av flytende innhold
• Gjør Normal til de samme parameterne som Bodytext (det samme med TableNormal), men endre fargen til en uthevingsfarge. Ideelt sett vil du ikke at noe innhold skal stå som Normal - dette inkluderer mellomrom etter avsnitt. Noen ganger blir dette liggende igjen og genererer ekstra stiler i InDesign, så vær så nøye som mulig med satsene i Workiva
• Husk at ICML ikke eksporterer layout. Det er bare tekst og tabeller

Tips: Sørg for at dokumentmålene er de samme i InDesign og Workiva

2. ICML til InDesign

• Når du sender ICML til InDesign, må du huske å spyle ut alle stilene først
• Når du overfører de første ICML-ene til InDesign, må du ta med nok av dokumentet til å eksportere alle stilene. En ICML vil bare overføre stilene i den aktuelle ICML-en.
• Du kan nå endre parametrene for stilene i InDesign, men ikke stilnavnet. Eventuelle endringer i stilene vil bli værende etter påfølgende ICML-pulls. De trenger ikke å endres i Workiva. Igjen, ikke endre stilnavnet i InDesign. 
• Du kan endre skrifttype, skriftvekt, skriftfarge og skriftstørrelse på i Tegn-paletten
• Alle tabeller er basert på NoRule
• Plasser ICML-ene dine i InDesign-dokumentet på samme måte som du ville plassert et bilde
• Når du henter påfølgende ICML-er, lagrer du ICML-ene på skrivebordet på samme sted og erstatter de gamle
• Du vil da få en gul trekant i InDesign, og du må oppdatere koblingene
• Du kan svartmale mellom ICML-er, slik at du bare tar med de ICML-ene som er endret, eller du kan eksportere hele dokumentet

Tips: Stil 100 % av innholdet ved hjelp av rullegardinmenyen

Før du begynner - få gratis opplæring fra Workiva!

Finn ut mer om Workivas gratis praktiske opplæringsprogram. Dette kurset er rettet mot profesjonelle designere og produksjonsartister.                          

Importere innhold til Workiva

Workiva kan importere innhold fra Microsoft Word (.docx). Selv om du designer i InDesign, jobber innholdsforfatterne dine i Workiva. De kan starte med en tom rapport, eller du kan for eksempel importere en rapport fra året før.

Hjelp-video: Importere innhold til Workiva

Ikke forhast deg med denne delen. Ta deg god tid. Spør hvor denne Word-filen kommer fra? Opprinnelig opprettet i Word (flott!) eller et konvertert dokument fra PDF (ikke så bra)? Følg disse retningslinjene for å få et vellykket resultat når du eksporterer ut av Workiva ved prosjektslutt.

Hvis du begynner med InDesign

Hjelp-video: Dokumentoppsett med InDesign

1. Sjekk at stilene ikke ligger i mapper
2. Sørg for at alle stilene har CSS-kompatible navn - uten mellomrom, ikke begynner med et tall og ikke inneholder spesialtegn. Tips: Hold deg til alfanumeriske navn, med kamelbokstaver eller bindestrek.
3. Sørg for at alle farger er RGB, ikke CMYK
4. Kopier innhold i sekvensiell rekkefølge fra InDesign til MSWord

Deretter i MS Word

1. Kontroller at stiler brukes riktig i Word-filen

Så i Workiva

1. Importer Word-filen til Workiva - Fil>Importer
2. Sørg for at stilene brukes riktig
3. Utfør eventuell omformatering etter behov

Hvis du begynner med MS Word

1. Sjekk om dette er et originalt Word-dokument - se Bekymringer for gammelt dokument nedenfor
2. Kontroller at alle stilene er brukt riktig i hele dokumentet
3. Importer inn i Workiva som ovenfor

Tips: Bruk enten tid på å bruke stiler i Word og deretter importere dem til Workiva, eller bruk stilene direkte i Workiva. Ikke forhast deg med denne delen!

Gamle dokumenter gjelder
Workiva kan importere en .docx-fil, men designere må være nøye med hvor denne Word-filen stammer fra. Dette er fordi den kan inneholde:

• Skjulte tegn
• Hvit plass
• Tabulært materiale (faner)

Du vil kanskje ikke se det i Workiva-plattformen, men det kan skape problemer med eksport til ICML og XHTML senere.

Hvis alt du har er en PDF?
Hvis du bare har et PDF-dokument eller et Word-dokument som er konvertert fra en PDF, anbefaler vi at du limer inn innholdet i et ASCii-tekstredigeringsprogram (Notepad++ på PC) først og markerer tabulatorer eller andre mellomromstegn, og deretter åpner denne tekstfilen i Word før du importerer den til Workiva. Du kan bruke søk og erstatt for å fjerne slike elementer. Dette fjerner all styling, som du deretter må opprette og bruke i Workiva. Det vil imidlertid fjerne all potensielt risikabel skjult kode.

Typesetting

Deling av ansvarsområder for typografering
Workiva er en samarbeidsplattform der innholdsskapere, revisorer, taggere og designere kan jobbe sammen. 

Hjelp-video: Introduksjon til strukturert innhold

Prosjekter går smidigere hvis:

• Alle i teamet forstår den grunnleggende strukturen i rapporten, og bruker stilene riktig og konsekvent
• Designere lager nok stiler til hele rapporten. Dette vil bidra til å hindre at forfattere enten oppretter unødvendige nye stiler eller overstyrer eksisterende stiler
• Designerne lærer teamet når de skal bruke bestemte stiler
• Designere kontrollerer satsene gjennom hele rapporteringssyklusen

Setting skjer i Workiva-plattformen, ikke i InDesign-programvaren. I flerkanalspublisering er beste praksis å ikke bruke en myk retur (Shift Enter). Dette skaper et linjeskift i stedet for et avsnittsskift. Klikk på Vis/skjul tegn som ikke skal skrives ut på redigeringsbåndet for å se alle myke og harde returer.

Enkeforvaltning
Vår anbefalte metode for enkeforvaltning er bruk av nbsp. Dette kan enkelt gjøres i plattformen og eksporteres via ICML.

Lister
Egendefinerte stiler for lister kan nå opprettes i Workiva-plattformen. Disse behandles fortsatt som en overstyring, men kan nå identifiseres i InDesign-programvaren som den egendefinerte listestilen. 

Hjelp-video: Hjelp til arbeidsflyten

Oppsett av dokument

For at Workiva-plattformen skal fungere godt sammen med InDesign-programvaren, må du sette opp rapporten på riktig måte. Hvis du tar deg tid nå, vil du høste fordeler senere i prosjektet. 

Hjelp-video: En introduksjon til Workiva-plattformen for designere

Innstilling av dokumentomriss
Dokumentomrisset representerer strukturen til ICML-ene. Det finnes én ICML for hver seksjon eller underordnet seksjon. Hvis det for eksempel finnes 100 oversiktselementer (indekser), vil det finnes 100 ICML-er.

Tips: Vær oppmerksom på at den eksporterte mappestrukturen kanskje ikke vises i nøyaktig samme rekkefølge. Vi kan ikke kontrollere hvordan mapper sorteres lokalt.

Opprett stilpaletten din
Alt innhold i Workiva-plattformen skal ha en stil knyttet til seg. Stilene kan endres på plattformen slik at de stemmer bedre overens med designstilene dine, hvis det er nødvendig.

Ved ICML-eksport konverteres standardstilen "Normal" til Bodytext-stilen. Se avsnittet om stilguider.

Topp- og bunntekster og ICML
Topp- og bunntekster kan genereres i Workiva-plattformen, men de kan ikke eksporteres via ICML til InDesign-programvaren. Eksporten kan bare sende innhold mellom de grå stiplede linjene øverst og nederst på hver side i dokumentet.

Sideformater
I et flerkanalspubliseringsscenario er det viktig at sideformater, marginer og rennesteinsmål stemmer overens mellom Workiva og InDesign helt fra starten av. En viktig grunn til å gjøre dette er at ICML har begrensninger når det gjelder justering av tabell- og kolonnebredder. Derfor må disse være de samme i Workiva-plattformen som i InDesign-programvaren. 

Advarsel! Hvis du ikke tilpasser sideformatene mellom Workiva og InDesign, må alle tabellbredder justeres. Rapporten din kan inneholde mer enn 300 tabeller. Dette må tas på største alvor!

Hjelp video: Randsoner og takrenner

 

Dobbeltsideoppslag
Konseptet med oppslag er begrenset i den nåværende iXBRL-leseren. Designere må være forsiktige når de baserer seg på et oppslag for å formidle informasjon, ettersom dette vil bli delt opp i to separate, sammenhengende sider. Ved hjelp av webutvikling er det mulig å presentere oppslag i den innebygde visningen, så snakk med webteamet ditt hvis det er behov for oppslag som en del av den innebygde visningsopplevelsen.

Speilvendte marginer
Når et dokument skal skrives ut, vil den indre margen ofte være bredere enn den ytre margen på grunn av heftingen. Dette kan skape problemer med lesbarheten når det presenteres digitalt i både PDF og XHTML. Vurder å justere marginene for digital presentasjon. 

Stiler

Workiva er et publiseringsmiljø med flere kanaler. Innhold som opprettes i dokumenter, kan eksporteres til en rekke ulike utganger - PDF, HTML, DOCX, ICML og XHTML.

På grunn av denne gjenbrukbarheten av data må designere jobbe med strukturert innhold, og Workiva strukturerer dette innholdet ved hjelp av stiler.

Stilhåndbøker
En stilhåndbok er et sett med standarder for utformingen av et dokument som sikrer konsekvent formatering i hele dokumentet og/eller på tvers av flere dokumenter.

Hjelp-video: Viktigheten av en stilguide

Konfigurer stilene
Det er to måter en designer kan gjøre dette på

1. Konfigurer stilene i Workiva-plattformen
2. Lag stilene i InDesign-programvaren og importer tilbake til Workiva-plattformen via Microsoft Word-dokument/-programvare

Hva du skal kalle hver stil
Du må vurdere stiler for alt innholdet ditt. Når du velger et stilnavn, er det lurt å velge et navn som gjenspeiler bruken av stilen, for eksempel:

CaptionSmallBlue eller TableTextBold

Dette vil hjelpe alle i teamet med å forstå strukturen og bruke riktig stil på innholdet. Vi kaller dette semantisk styling.

Stilnavn kan inneholde bokstaver og tall, men bør alltid begynne med en bokstav. 

Tegn som - !@#$%^&*()_+-={}:"<>?[];',./`~ osv. og mellomrom må unngås.

Viktig! Ikke bruk faner! Opprett en innrykket stil

Lås stilene
Når de er opprettet, kan designerne låse stilene og attributtene deres. Dette hindrer forfattere i å endre et aspekt ved stilen. Du kan låse:

• Skriftfamilie, -størrelse, -farge og -utheving
• Justering, mellomrom og innrykk

Hjelp video: Hvorfor har jeg så mange stiler?

Viktig! Ikke bruk "Normal"-stilen i Workiva-plattformen. InDesign-programvaren kan ha problemer med denne standardstilen. Bodytext er en spesiell stil og skal være lik i både Workiva-plattformen og InDesign. Gjør standardinnstillingen "Normal" rosa for å identifisere dette ustilte innholdet

Designere kan også legge til en merknad til stilen. Dette kan hjelpe brukeren når han eller hun skal velge stil. Når de holder musepekeren over stilen i stilpaletten, vises merknaden ved siden av stilattributtene.

Viktig: Hvis du klikker på båndet for å endre stilen til valgt tekst i Workiva-plattformen, opprettes det automatisk en overstyrt stil. Dette er tydeligere å se når ICML eksporteres, ettersom hver overstyrte stil vil skape en unik stil i InDesign

Merknad om tabellstiler
Tabellstiler importeres ikke fra Word, så alle tabellstiler må også brukes på minst én kopilinje (utenfor en tabell) for at stilen skal vises i paletten for egendefinerte stiler. Disse stilene må deretter brukes på alle tabellene på plattformen.

Raskere bruk av stiler
Når du starter med et helt dokument med ustilt innhold, velger du alt og gjør hele dokumentet til "Bodytext" først. Dette vil sørge for at det ikke er noe innhold eller hvitt mellomrom igjen som "Normal", og deretter bruke andre stiler hele veien.

Du kan velge tekst i en hel seksjon og bruke en stil, men vanligvis vil du ikke style en hel seksjon med én stil.

Hvis du har en stil du trenger å bruke raskt og konsekvent i en del eller en hel rapport, kan det beste være å bruke formatmaleren.

Formatmaleren finnes i Rediger-menyen, og for å bruke den trenger du bare å gjøre følgende:

1. Velg stilen du ønsker å kopiere, med markøren.
2. Klikk én gang på Painter-ikonet, så vises det en ramme rundt det som viser at stilen er lastet inn.
3. Klikk på kopien du ønsker å bruke stilen på.

Hvis du vil bruke stilen på flere linjer med kopier, på mer enn ett sted, dobbeltklikker du på Painter-ikonet i trinn 2 (som gir deg en tykkere ramme rundt ikonet) og bruker det. Stilen forblir innlastet og brukes helt til du klikker på ikonet igjen for å slå den av.

Tips: Vær oppmerksom på at hvis du bruker en tabell, kopieres også cellestiler og regler (regler for topp, venstre, høyre og bunn), så det kan være enklere å bruke stiler i tabeller manuelt.

Hjelp-video: Rogue-stiler

Tabeller og ICML

Cellestiler
Workiva-plattformen bruker ikke cellestiler. ICML- og XHTML-eksporten inneholder en algoritme som oppsummerer designparametere til cellestiler for henholdsvis InDesign og CSS. 

Merk: De automatisk genererte cellestilene i den eksporterte ICML-en er bygget opp rundt følgende parametere:

• Vertikal justering av celler (øverst, i midten eller nederst)
• Vekt og farge på cellekanter (alle 4 kanter er unike)
• Cellefylling

Hver unike variant vil skape en egen stil. Derfor er det viktig med konsekvent styling og justering for å begrense de genererte cellestilene til så få som mulig. 

Hjelp-video: Vellykket Workiva-tabellformatering og InDesign

Arv
ICML-eksporten bruker nå konseptet arv eller "Based on" i både tegn-, avsnitt- og cellestiler. Dette er svært nyttig for designere som ønsker å kunne kontrollere store mengder stiler på en effektiv måte. Spesielt de autogenererte stilene. 

Tips: Alle cellestiler i InDesign genereres automatisk. De er basert på en stil som heter NoRule, slik at CellHeight kan styres ved hjelp av PaddingTop og PaddingBottom herfra i InDesign-programvaren.

Celletyper i Workiva
Designere som er nye på Workiva-plattformen, må være klar over at cellene er aktive når det gjelder formatering av innhold. Cellene kan for eksempel angis som bokføring, tekst eller tall, og desimaler tilordnes automatisk. 

Tabell- og kolonnebredder
Designere må være oppmerksomme på at tabell- og kolonnebredder ikke kan endres i lenkede ICML-er. Disse må være korrekte i Workiva-plattformen. 

Tips: Tabeller i Workiva-plattformen må være satt til riktig bredde. Dette kan ikke endres i InDesign-programvaren.

Fargede parenteser
Det kan hende du ser fargede parenteser rundt finansielle tall når du plasserer ICML-filene dine. Disse er plassholdere for XBRL-taggingen og hindrer ikke designmulighetene dine i det hele tatt. Du kan bare ignorere dem.

Fargehåndtering og fonter

For XHTML må bare RGB-farger brukes, ettersom RGB er det eneste fargeformatet som støttes på nettet. Programvaren InDesign bruker CMYK- og Pantone-spotfarger for utskrift av blekk på papir. 

Nettet kan ikke bruke disse fargeformatene, ettersom RGB er standard fargerom på nettet. Hvis InDesign brukes til å skrive og innholdet skal konverteres til XHTML, må RGB-farger (rød, blå, grønn) brukes.

Å konvertere CMYK til RGB er ikke helt enkelt. Derfor er det best at designerne spesifiserer RGB i InDesign-dokumentene sine, slik at nøyaktigheten opprettholdes og man ikke får noen overraskelser når man konverterer.

Hex er en annen måte å beskrive RGB-farger på i base 8 (heksadesimal). Pantone-farger (spot) brukes i trykkingen. Blekket som brukes, er den faktiske fargen som er spesifisert i stedet for å være sammensatt av CMYK-farger. De er ofte spesifisert i retningslinjer for merkevarebygging for en bedriftsfarge på grunn av deres nøyaktighet. Det anbefales alltid å sjekke retningslinjer for merkevarebygging for spesifikke farger i stedet for å stole på konvertering.

Tips: Alle farger må være i RGB for nettbruk

 

Egendefinerte farger
Plattformens fargepalett har 64 standardfarger, men under denne finnes et område for egendefinerte farger som gjør det mulig å lagre og vise opptil 16 egendefinerte farger til enhver tid.
I området for egendefinerte farger kan du legge til dokumentspesifikke farger.
En fargepalett er bare knyttet til en brukers egen konto, og for å gi flere brukere de samme egendefinerte fargene må de derfor legges inn i hver enkelt brukers egen egendefinerte palett separat.
Den samme fargepaletten vises for alle plattformfunksjoner som krever et fargevalg.

Legge til egendefinerte farger
For å legge til en egendefinert farge i paletten din trenger du bare å åpne en hvilken som helst fargepalett fra hovedmenyen (f.eks. Tekstfarge, Utheving, Bakgrunnsfarge osv.) og legge til Hex-referansen for ønsket farge i boksen Egendefinerte farger, og deretter klikke på Legg til.

Dette vil legge til fargen i den øverste venstre egendefinerte fargeboksen og flytte alle de eksisterende fargene langs en. Hvis det allerede er 16 farger, vil den siste fargen falle bort på slutten av listen. Se mer informasjon her.

Filfarger
Filfargene følger dokumentet, ikke bare brukeren. Se mer informasjon på her.

Fontlisensiering
For publisering i XHTML må selskaper eie nettbruksrettighetene til enhver fontvekt som brukes i iXBRL/XHTML-filen.

For øyeblikket utgjør en iXBRL-arkivering nettbruk. Det anbefales at bedrifter sjekker lisensstatusen for alle skriftene de bruker. Utstederne kan heller ikke stole på at leverandørene gjør dette for dem eller har en slik lisens på vegne av utstederen. I tillegg er lisensieringen basert på "vekt" per skrifttype, slik at hvis du bare bruker to av vektene i en skriftfamilie, trenger du bare å overholde kravene for disse vektene. 

Hvis skriften er tilgjengelig på Workiva-plattformen, er skriften åpen kildekode eller har den riktige lisensen. Vi anbefaler designere å sjekke med kunden om bruk av fonter hvis de ikke er i Workiva-plattformen.

Googles fonter og andre "gratisfonter" kan være verdt å vurdere, ikke bare av kostnadsgrunner, men fordi de er spesielt skreddersydd for nettet. Se Websikre skrifter og Skrifter som støttes

Webfonter (woff og woff2)
Web Open Font Format er nå standarden for bruk av fonter i nettlesere, og OTF- og TTF-fonter konverteres til disse formatene ved opplasting. Nedenfor finner du nettlesere og versjoner som støttes. Det pågår en diskusjon om TTF-støtte for eldre versjoner av disse nettleserne.

Omdøping av skrifter
Vær oppmerksom på at omdøping av skrifter kan gjøre dem ubrukelige eller føre til at de ikke vises.

Eksportere ICML-filer

Du eksporterer ICML ved å velge Lagre som > InDesign (.icml) fra filmenyen, men her skal vi gå gjennom prosessen med et eksempelavsnitt.

Her er en seksjon som heter "Bedriftsinformasjon", som har innhold over tre sider og et par bilder lastet opp.

Gjør følgende for å eksportere dette som ICML:

Velg Lagre som / InDesign (.icml) på Fil-menyen. 

Dette åpner vinduet ICML Export Options.

Her har du mulighet til å eksportere på følgende måter:

1. Hele dokumentet - Som navnet antyder, eksporterer denne funksjonen hele prosjektet til ICML. ICML-er eksporteres i en mappestruktur som representerer Workiva-plattformens disposisjon, slik at det er enkelt å identifisere dem.Når du først kobler et prosjekts ICML til InDesign-filen, er det lurt å eksportere hele dokumentet, siden dette vil være mappestrukturen din fremover. 

2. Gjeldende seksjon - Dette er den seksjonen du har valgt i indeksen, i vårt eksempel har vi valgt "Selskapsinformasjon" i indeksen.

3. Velg seksjoner - Denne funksjonen gjør det mulig å velge spesifikke seksjoner. Ved å klikke på Velg seksjoner får du opp en meny der alle seksjonene er listet opp, og du kan velge de seksjonene du ønsker å eksportere.

Avanserte innstillinger
Menyen Avansert ligger under eksportalternativene og gir deg mulighet til å finjustere eksporten ytterligere.

1. Kombiner underseksjoner i overordnet seksjon - Dette kombinerer underordnede seksjoner med en overordnet seksjon. Vurder nøye fordeler og ulemper ved å kombinere seksjoner. Topp tips: Hvis seksjoner er kombinert, må du gjøre dette hver gang du eksporterer disse seksjonene for å få det samme ICML-innholdet.
2. Bruk faste radhøyder - Dette vil eksportere tabellrader med en fast høyde, basert på høyden som er angitt på plattformen for hver rad, i motsetning til radhøyder som kan endres gjennom cellestilene i InDesign. Topp tips: Hvis radhøyden er fast i ICML-eksporten, vil en tabell som inneholder for mye stoff, også bli skjult i InDesign. Du må alltid forhåndsgranske InDesign-filen for å oppdage dette.
3. Use CMYK Colorspace - Dette konverterer alle tekst- og fargetoner fra RGB til CMYK i ICML. Det er ingen kontroll over konverteringen, så hvis du planlegger å fargekorrigere ICML i fremtiden, er det sannsynligvis best å holde seg til en RGB-arbeidsflyt.
4. Eksporter renner - Denne funksjonen plasserer valutasymboler i nestede tabeller i en egen celle for justering. Dette brukes vanligvis bare for amerikanske kunder.

Når du har valgt alternativene, klikker du på Eksporter, og den valgte ICML-en lastes ned til nedlastingsmappen din. Navnet på zip-filen vil alltid være det samme som dokumentet den ble eksportert fra.

Zip-filen vil inneholde mapper som er navngitt i henhold til seksjonene du har valgt ICML i. Zip-filen inneholder også ICML-filene og eventuelle bilder som finnes i seksjonene.

I eksempelet vårt hadde vi to bilder. I en InDesign/ICML-arbeidsflyt vil du normalt bruke bildene som finnes i illustrasjonsfilen, i motsetning til versjonene som eksporteres med ICML.

De nedlastede ICML-ene og/eller mappene kan nå flyttes til der ICML-ene skal lagres for resten av prosjektet.

Advarsel! Du må aldri koble til ICML direkte fra en nedlastingsmappe. Du bør alltid ha ICML-masterfilene dine på ett sted og overstyre dem etter behov etter et nytt uttrekk.

Plasser ICML-filer
For å plassere en ICML-fil kan du enten gå til Fil>Plasser i InDesign-dokumentet og navigere til ICML-filen, eller du kan dra og slippe ICML-filen rett inn i InDesign. Du kan også plassere ICML rett inn i forhåndsopprettede tekstbokser (så lenge det ikke allerede finnes annet innhold i dem).

Når ICML-en er plassert, kan den fylle én eller flere lenkede tekstrammer, og det opprettes en lenke til ICML-en i InDesign. Det fungerer på samme måte som en bildekobling.

Nedenfor har vi et eksempel på en ICML, lagt inn i InDesign-filen vår. Noen tekststiler er endret, og bilder er lagt til. 

Linjene som går fra den valgte tekstrammen til de andre på siden, kalles tråder, og de viser flyten av innhold mellom sammenkoblede tekstrammer. Disse kan slås av og på via hovedmenyen Vis>Ekstra> Vis teksttråder. 

Tekstrammene med ICML-innholdet kan plasseres i den størrelsen og posisjonen som designeren ønsker, men ICML-innholdet vil alltid flyte i samme rekkefølge.

Vedlikehold lenkene
Når InDesign-dokumentet er bygd opp og ICML-ene er lenket sammen, er lenkepanelet det enkleste stedet å se hvilken ICML som er hvilken. Hvis du høyreklikker på en lenke i dette panelet og velger Gå til lenke, hopper InDesign til lenkens plassering.

For å sikre data og for at du skal slippe å bekymre deg for versjoner eller kontroll av innhold, må du sørge for at du ikke bryter lenkene til ICML-ene dine. 

Oppdater lenkene
Når nye ICML-er eksporteres fra plattformen, er det best å overskrive de tidligere lenkede ICML-ene. Dette er fordi du da ikke trenger å lenke ICML på nytt i InDesign, men i stedet bare kan oppdatere lenken.

For å gjøre dette må du:

1. Eksporter de nye ICML-ene dine
2. Pakk ut den nye ICML-zip-filen i nedlastingsmappen din
3. Finn ICML-mappen som InDesign lenker til
4. Erstatt enten mapper med mapper eller individuelle ICML med individuelle ICML. Det viktigste her er å ikke bryte strukturen som hver ICML lenket. InDesign beholder nettverksstien, og det er den du ikke ønsker å ødelegge.
5. En oppdatert ICML vises i InDesign-filen din med en liten trekant ved siden av navnet.

6. Hvis du høyreklikker på en oppdatert ICML eller gruppe av ICML-er i Koblinger-panelet, får du opp et vindu der du kan velge å "Oppdatere kobling". Ved å klikke på denne oppdateres ICML i InDesign.

Tips: Hvis det er mange ICML-filer som skal oppdateres, kan det være raskere å lukke InDesign-filen mens du bytter ut ICML-filene, slik at du får en melding om å oppdatere alle koblingene når du åpner InDesign. Dette gjør det raskere å oppdatere ICML enn å oppdatere dem gruppevis eller individuelt.

Det er opp til designeren om man ønsker å beholde alle tidligere ICML-eksporter, men endringshistorikken lagres også på plattformen sammen med kildeinnholdet.
Oppdatering av ICML vil bare føre til at det nye innholdet for den aktuelle seksjonen blir vist. Alle designverdiene dine forblir på plass.

Stilendringer
Hver ICML vil ta med seg stilene som brukes på plattformen for den aktuelle delen. De kommer bare inn med den første ICML-importen og vil ikke bli overskrevet ved senere importer. 

Dette gir designeren frihet til å endre stilparametrene i InDesign (men ikke navnet, ettersom det er nødvendig for å utføre handshaken med ICML om hvor stilene skal brukes). Hvis du for eksempel endrer Heading1 i InDesign til en annen farge, vil alle Heading1 i InDesign vises i den fargen, og alle nye ICML-pulls vil fortsatt vises med den fargen. 

Dette endrer imidlertid ikke fargeinnstillingene i plattformfilen, og hvis stilene skal samsvare, må den samme endringen gjøres der. Siden ICML-stiler ikke overskrives i InDesign, vil det å endre fargen på Heading1 på plattformen først ikke overskrive stilinnstillingene i InDesign.

Bortsett fra ved den første ICML-importen, er den eneste gangen en stil kommer inn ny, hvis den har fått nytt navn på plattformen, eller hvis en stil med nytt navn legges til (du skjønner hvor viktig det er med navn). Hvis du endrer et stilattributt i Workiva-plattformen, oppdateres ikke den tilsvarende stilen i InDesign-programvaren.

Milepæler og sammenligninger

Når du sammen med kunden har bestemt datoer for ICML-import til InDesign, er det en god idé å opprette en milepæl i Workiva-plattformen. Dette betyr at du kan spore innholdsendringer mellom de påfølgende ICML-innhentingene ved å opprette en svart linje.

Dette er også veldig nyttig for å se hvilke seksjoner som er endret, ettersom du kanskje bare trenger å eksportere noen få seksjoner i stedet for hele dokumentet, og det kan også bidra til å vise hvor det er gjort store innholdsendringer, noe som kan hjelpe deg med å eventuelt legge ut en seksjon på nytt før en korrekturdato.

Mot slutten av prosjektet anbefaler vi at du gjør en hel ICML-gjennomgang av hele dokumentet for å være helt sikker på at hver ICML er den gjeldende.

Opprette en milepæl
For å opprette en milepæl i et Workiva-dokument må du gå til dokumenthistorikkpanelet. Det vil være en av fanene til høyre på skjermen.

Her kan du enten opprette en helt ny milepæl ved å klikke på "Opprett milepæl", eller du kan velge en hvilken som helst eksisterende dato og klokkeslett og opprette en milepæl der. Dette gjøres fra rullegardinmenyen ved siden av datoen.

Milepælen ber deg om å gi den et navn ("Proof" er brukt i dette eksempelet) og legge til eventuelle kommentarer (valgfritt). Klikk deretter på Opprett, og milepælen opprettes.

Milepælene skiller seg ut i historikklisten ved at de har en liten diamant ved siden av seg, og historikklisten kan også filtreres slik at den bare viser milepæler.

Opprette en svart linje
For å opprette en svart linje på plattformen går du til Historikk-panelet i dokumentet (en fane på høyre side av skjermen) og klikker på rullegardinmenyen for enten en dato og klokkeslett (revisjon) eller en milepæl, og velger Opprett svart linje.

Dette åpner en boks øverst i historikkpanelet med den valgte revisjonen/milepælen øverst og et felt for sammenligningsrevisjonen/milepælen. 

Alle revisjoner/milepæler kan bare dras og slippes i boksen "Slipp milepæler og revisjoner her".

Hvis du bare vil se hvilke avsnitt som har blitt endret mellom de to tidspunktene, kan du også krysse av for "Inkluder bare avsnitt med endringer".

Når du har gjort dine valg, klikker du på Opprett for å generere den svarte linjen.

Tips: Ved å bruke en svart linje og velge "Only include sections with changes" kan du se hvilke seksjoner som må eksporteres som ICML, noe som kan bidra til å gjøre prosessen raskere når du skal hente inn ny ICML.

 

Den svarte linjen vises i menyen Svarte linjer. Den skal automatisk hoppe til denne menyen, men hvis ikke finner du den i fanene på høyre side av skjermen. For å åpne Blackline holder du musepekeren over den og velger Åpne i rullegardinmenyen.

Blackline åpnes i en ny fane, og du kan bla gjennom dokumentet for å se alle endringene.

Til venstre for sidevisningen finner du en liste over alle seksjonene som det er gjort endringer i. Hvis du genererer svartelinjen for å identifisere hvilke seksjoner som skal lastes ned som ICML, er det denne listen du henter navnene fra.

Du kan også bruke dette som en rask visuell guide til hvor omfattende endringene er, og for å sikre at du har oppdatert ICML på riktig måte.

Tips: The Blackline åpnes i en ny fane. For å gå tilbake til hoveddokumentet klikker du bare på fanen Hoveddokumenter eller lukker den nye fanen.

 

Filstørrelse

Merk: For ESEF er det nå mange myndigheter som oppgir en filstørrelsesgrense på maks. 100 MB.

Hvordan stopper du et arkiverings- eller nedlastingsmareritt? Hvordan kan du redusere størrelsen på rapporten din? Les videre for å få tips til hvordan designere kan optimalisere filstørrelsen.

For designeren i InDesign
Her er noen ting designeren må gjøre for å redusere den endelige filstørrelsen i Adobe InDesign-programvaren:

1. Unngå tomme avsnitt for å oppnå ekstra plass i dokumentet.
2. Sørg for at alt innhold har et stilnavn.
3. Sørg for at du beskjærer alle bildene dine til riktig størrelse, 100 % og RGB
4. Gå gjennom skrifttypeinnbyggingen i SVG-er, eller sørg for at du bruker vanlige nettfonter, eller bare skisser teksten din.
5. Gå nøye gjennom SVG-ene dine, og sørg for at du bruker de optimale punktene for å lage en form.
6. Vi klarte å redusere et SVG-verdenskart fra 5 MB til 200 kB ved å optimalisere antall punkter som ble brukt i Adobe Illustrator, uten at det skapte noen visuell forskjell.
7. Tenk nøye gjennom om alle bildene dine er nødvendige.
8. Sørg for at du har redusert bildene dine til 72 dpi - oppløsningen for nettsteder.

Nedlastbare hjelpeguider

[Last ned databladet for dokumentoppsett] [Detaljert veiledning om import fra InDesign til Word]	[Last ned ditt første ICML pull-datablad]	[Last ned databladet for RGB- og CMYK-arbeidsflyt]

Fullstendige retningslinjer for design utenfor plattform som PDF på engelsk, fransk og spansk

InDesign og Workiva-integrasjon Denne veiledningen støtter design som bruker innhold fra Workiva med design laget i InDesign Guide du concepteur pour l'intégration d'InDesign à Workiva Le guide Le Widget - InDesign contient lesinformations relatives à l'utilisation ducontenu issu de Workiva et à la création dela conception à l'aide d'InDesign. InDesign med Workiva Widget InDesign inneholder informasjon om hvordan du kan bruke Workiva og InDesign til å utforme pakker.

Ekstra ressurs

• Workiva for designrapportering