Workiva kundestøttesenter

>> Hjemmeside for utformet rapporteringsstøttehub

Sjekkliste for rask veiledning

1. I starten av prosjektet i Workiva

• Sørg for at margene og innermargene er nøyaktig de samme i Workiva som i InDesign-dokumentet ditt
• Lag stilene dine og navngi dem slik at alle innholdsskribentene dine kan forstå dem
• Sørg for at alle stilnavnene dine er nettkompatible – de må derfor ikke starte med et tall eller inneholde mellomrom eller merkelige tegn.
• Når du har opprettet stilene dine (ingen mellomrom og må ikke starte med et tall) - lås dem deretter
• Bruk 'Brødtekst' stavet slik i hovedteksten
• Ikke bruk returer for å kontrollere mellomrom – bruk stilparametrene i stedet
• Hvis du legger ut innhold i Workiva, men bruker ICML, vær oppmerksom på at flytende innhold vil opprette en separat ICML. Du bør kanskje begrense bruken av flytende innhold
• Gjør Normal til de samme parameterne som Bodytext (det samme med TableNormal), men endre fargen til en uthevingsfarge. Ideelt sett ønsker du ikke at noe innhold skal stå som Normal – dette inkluderer mellomrom etter avsnitt. Dette blir noen ganger liggende igjen og vil generere ekstra stiler i InDesign, så vær så nøyaktig som mulig med typografien din i Workiva
• Husk at ICML ikke eksporterer layout. Det er bare tekst og tabeller

2. ICML til InDesign

• Når du sender ICML-en din til InDesign, husk å fjerne alle stilene først
• Når du henter inn de første ICML-ene dine til InDesign, henter du inn nok av dokumentet til å eksportere alle stilene. Én ICML vil bare overføre stilene i den ICML-en.
• Du kan nå endre parameterne for stilene i InDesign, men ikke stilnavnet. Eventuelle endringer i stilene vil bestå etter påfølgende ICML-hentinger. De trenger ikke å endres i Workiva. Ikke endre stilnavnet i InDesign. 
• Du endrer skrifttype, skrifttykkelse, skriftfarge og skriftstørrelse i tegnpaletten
• Alle tabeller er basert på NoRule
• Plasser ICML-ene dine i InDesign-dokumentet ditt akkurat som du ville plassert et bilde
• Når du henter ut påfølgende ICML-er, lagrer du ICML-ene på skrivebordet på samme sted og erstatter de gamle.
• Du vil da få en gul trekant i InDesign, og du må oppdatere lenkene.
• Du kan sette en svart linje mellom ICML-er slik at du bare henter inn de ICML-ene som har endret seg, eller du kan eksportere hele dokumentet

Før du starter – få gratis opplæring fra Workiva!

Finn ut mer om Workivas gratis praktiske opplæringsprogram. Dette kurset er rettet mot profesjonelle designere og produksjonskunstnere.                          

Importere innhold til Workiva

Workiva kan importere innhold fra Microsoft Word (.docx). Selv om du designer i InDesign, jobber innholdsforfatterne dine i Workiva. De kan starte med en blank rapport, eller du kan for eksempel importere en rapport fra tidligere år.

Hjelpevideo: Importere innhold til Workiva

Ikke forhast denne delen. Ta deg god tid. Spør hvor denne Word-filen kom fra? Opprinnelig opprettet i Word (flott!) eller et konvertert dokument fra PDF (ikke så bra)? Følg disse retningslinjene for et vellykket resultat når du eksporterer fra Workiva etter at prosjektet er ferdig.

Hvis du begynner med InDesign

1. Sjekk at stilene ikke er i mapper
2. Sørg for at alle stilene har CSS-kompatible navn – ingen mellomrom, ikke start med et tall og ikke innehold spesialtegn. Tips: Hold deg til alfanumeriske navn, Camel-bokstaver eller bindestrek.
3. Sørg for at alle fargene er RGB, ikke CMYK
4. Kopier innhold i rekkefølge fra InDesign til MSWord

Så i MS Word

1. Sjekk at stilene er riktig brukt i Word-filen

Så i Workiva

1. Importer Word-filen til Workiva - Fil>Importer
2. Sørg for at stilene brukes riktig
3. Utfør eventuell omformatering etter behov

Hvis du starter med MS Word

1. Sjekk om dette er et originalt Word-dokument – ​​se Problemer med gamle dokumenter nedenfor
2. Sjekk at alle stilene er riktig brukt i hele dokumentet
3. Importer til Workiva som ovenfor

Bekymringer om gamle dokumenter
Workiva kan importere en .docx-fil, men designere må være forsiktige med hvor denne Word-filen stammer fra. Dette er fordi den kan inneholde:

• Skjulte tegn
• Hvitt mellomrom
• Tabellarisk materie (faner)

Du ser det kanskje ikke i Workiva-plattformen, men det kan skape problemer med eksport til ICML og XHTML senere.

Hvis alt du har er en PDF?
Hvis alt du har er et PDF-dokument eller et Word-dokument konvertert fra en PDF, anbefaler vi at du først limer inn innholdet i en ASCii-teksteditor (Notepad++ på PC) og markerer tabulatorer eller andre mellomromstegn, og deretter åpner denne tekstfilen i Word før du importerer den til Workiva. Du kan bruke søk og erstatt for å fjerne slike elementer. Dette vil fjerne all styling som du deretter må lage og bruke i Workiva. Det vil imidlertid fjerne all potensielt risikabel skjult kode.

Typografi

Deling av ansvar for typografi
Workiva er et samarbeidende plattformmiljø der innholdsskapere, revisorer, taggere og designere kan samarbeide. 

Hjelpevideo: Introduksjon til strukturert innhold

Prosjekter går smidigere hvis:

• Alle i teamene forstår den grunnleggende strukturen i rapporten, og anvender stilene riktig og konsekvent.
• Designere lager nok stiler for hele rapporten. Dette vil bidra til å hindre at forfattere enten oppretter unødvendige nye eller bruker en overstyring på eksisterende stiler
• Designere lærer teamet opp når de skal bruke bestemte stiler
• Designere kontrollerer typografien gjennom hele rapporteringssyklusen

Settingen skjer i Workiva-plattformen, ikke i InDesign-programvaren. I flerkanalspublisering er beste praksis å ikke bruke en myk returtast (Shift Enter). Dette oppretter et linjeskift i stedet for et avsnittsskift. Klikk på Vis/skjul tegn som ikke skrives ut på redigeringsbåndet for å se alle myke og harde returer.

Enkehåndtering
Vår anbefalte metode for enkehåndtering er bruk av nbsp. Dette kan enkelt gjøres i plattformen og eksporteres via ICML.

Lister
Tilpassede stiler for lister kan nå opprettes i Workiva-plattformen. Disse behandles fortsatt som en overstyring, men kan nå identifiseres i InDesign-programvaren som den tilpassede listestilen. 

Hjelpevideo: Hjelp med arbeidsflyten

Dokumentoppsett

For at Workiva-plattformen skal samhandle godt med InDesign-programvaren, må du konfigurere rapporten riktig. Å ta seg tid nå vil gi fordeler senere i prosjektet. 

Hjelpevideo: En introduksjon til Workiva-plattformen for designere

Angi dokumentomrisset
Dokumentomrisset representerer strukturen til ICML-ene. Det finnes én ICML for hver seksjon eller underseksjon. Hvis det for eksempel er 100 disposisjonselementer (indekselementer), vil det være 100 ICML-er.

Lag din egen stilpalett
Alt innhold på Workiva-plattformen bør ha en stil knyttet til seg. Stiler kan endres på plattformen for å tilpasse seg designstilene dine bedre, om nødvendig.

For ICML-eksport vil standardstilen «Normal» bli konvertert til brødtekststilen. Se avsnittet om stilguider.

Topptekster og bunntekster og ICML
Topptekster og bunntekster kan genereres i Workiva-plattformen, men de eksporteres ikke via ICML til InDesign-programvaren. Eksporten kan bare sende innhold mellom de grå stiplede linjene øverst og nederst på hver side i dokumentet.

Sideformater
Det er viktig, i et flerkanals publiseringsscenario, å matche sideformat, marger og innmargsmål mellom Workiva og InDesign helt fra begynnelsen. En fremtredende årsak til å gjøre dette er begrensningen i ICML med å justere tabell- og kolonnebredder. Derfor må disse være de samme i Workiva-plattformen som i InDesign-programvaren. 

Hjelpevideo: Marger og innermarger

Dobbeltsidet oppslag
Konseptet med oppslag er begrenset i den nåværende iXBRL-innebygde leseren. Designere må være forsiktige når de bruker et oppslag for å formidle informasjon, da dette vil bli delt inn i to separate, sammenhengende sider. Det er mulig med hjelp av webutvikling å presentere oppslag i den innebygde visningsfunksjonen, så snakk med webteamet ditt hvis oppslag er nødvendige som en del av den innebygde visningsfunksjonen.

Speilvendte marger
Ofte, når et dokument skal skrives ut, vil den indre margen være bredere enn den ytre margen på grunn av sømmen. Dette kan skape et lesbarhetsproblem når det presenteres digitalt i både PDF og XHTML. Vurder å justere margene for digital presentasjon. 

Stiler

Workiva er et publiseringsmiljø med flere kanaler. Innhold som er opprettet i dokumenter kan eksporteres til en rekke utdata – PDF, HTML, DOCX, ICML og XHTML.

På grunn av denne gjenbrukbarheten av data må designere jobbe med strukturert innhold, og Workiva strukturerer dette innholdet ved hjelp av stiler.

Stilguider
En stilguide er et sett med standarder for utforming av et dokument som sikrer formateringskonsistens gjennom og/eller på tvers av flere dokumenter.

Hjelpevideo: Viktigheten av en stilguide

Sett opp stilene
Det finnes to måter en designer kan gjøre dette på

1. Sett opp stilene i Workiva-plattformen
2. Opprett stilene i InDesign-programvaren og importer dem tilbake til Workiva-plattformen via Microsoft Word-dokument/programvare

Hva du skal kalle hver stil
Du må vurdere stiler for alt innholdet ditt. Når du velger et stilnavn, er det lurt å velge et navn som gjenspeiler bruken av stilen, for eksempel:

TekstLitenBlå eller TabelltekstFet

Dette vil hjelpe alle i teamet med å forstå strukturen og bruke riktig stil på innholdet. Vi kaller dette semantisk styling.

Stilnavn kan inneholde bokstaver og tall, men skal alltid starte med en bokstav 

Tegn som - !@#$%^&*()_+-={}:”<>?[];',./`~ osv. og mellomrom må unngås.

Lås stilene
Når de er opprettet, kan designere låse stilene og attributtene deres. Dette hindrer forfattere i å endre et aspekt ved stilen. Du kan låse:

• Skriftfamilien, størrelsen, fargen og uthevingen
• Justering, avstand og innrykk

Hjelpevideo: Hvorfor har jeg så mange stiler?

Designere kan også legge til et notat til stilen. Dette kan hjelpe brukeren din når de skal velge stil. Når de holder musepekeren over stilen i stilpaletten, vises notatet ved siden av stilattributtene.

Merknad om tabellstiler
Tabellstiler importeres ikke fra Word, så eventuelle tabellstiler må også brukes på minst én linje i teksten (utenfor en tabell) for at stilen skal vises i den tilpassede stilpaletten. Disse stilene må deretter brukes på alle tabellene på plattformen.

Raskere bruk av stiler
Når du starter med et helt dokument med ustilisert innhold, merk alt og gjør hele dokumentet til «Brødtekst» først. Dette vil sørge for at det ikke blir igjen innhold eller hvite områder som «Normal», og deretter bruke andre stiler overalt.

Tekst kan velges i en hel seksjon og en stil brukes, men vanligvis vil du ikke style en hel seksjon i én stil.

Hvis du har en stil du må bruke raskt og konsekvent gjennom en seksjon eller en hel rapport, kan den beste metoden være å bruke formatpekeren.

Formatmaleren er i Rediger-menyen, og for å bruke den trenger du bare å gjøre følgende:

1. Velg stilen du vil kopiere med markøren.
2. Klikk én gang på Maler-ikonet, så vises en ramme rundt det som viser at stilen er lastet inn.
3. Klikk på kopien du vil bruke stilen på.

Hvis du vil bruke stilen på flere linjer med tekst, på mer enn ett sted, dobbeltklikker du på Painter-ikonet i trinn 2 (som vil gi deg en tykkere kant rundt ikonet) og bruker den. Stilen vil forbli lastet og brukes til du klikker på ikonet igjen for å slå den av.

Hjelpevideo: Uekte stiler

Tabeller og ICML

Cellestiler
Workiva-plattformen bruker ikke cellestiler. ICML- og XHTML-eksportene inneholder en algoritme som oppsummerer designparametere i cellestiler for henholdsvis InDesign og CSS. 

Merk: De automatisk genererte cellestilene i den eksporterte ICML-en er bygget rundt følgende parametere:

• Vertikal cellejustering (øverst, midtre eller nederst)
• Cellekantvekt og -farge (alle fire kantene er unike)
• Cellefylling

Hver unike variasjon vil skape en egen stil. Så konsekvent styling og justering er nøkkelen til å begrense de genererte cellestilene til så få som mulig. 

Hjelpevideo: Vellykket Workiva-tabellformatering og InDesign

Arv
ICML-eksporten bruker nå konseptet arv eller «Basert på» i både tegn-, avsnitts- og cellestiler. Dette er ekstremt nyttig for designere for å kunne kontrollere store mengder stiler effektivt. Spesielt de automatisk genererte stilene. 

Celletyper i Workiva
Designere som er nye på Workiva-plattformen må være klar over at cellene er aktive når det gjelder innholdsformatering. For eksempel kan celler nomineres som regnskap, tekst eller tall med automatisk tilordnede desimaler. 

Tabell- og kolonnebredder
Designere må være klar over at tabell- og kolonnebredder ikke kan endres i koblede ICML-er. Disse må være riktige i Workiva-plattformen. 

Fargede parenteser
Du kan se fargede parenteser rundt økonomiske tall når du plasserer ICML-filene dine. Dette er plassholdere for XBRL-taggingen og hindrer ikke designmulighetene dine i det hele tatt. Du kan bare ignorere dem.

Fargehåndtering og fonter

For XHTML må bare RGB-farger brukes, ettersom RGB er det eneste fargeformatet som støttes på nettet. InDesign-programvaren bruker CMYK- og Pantone-spotfarger for utskrift av blekk på papir. 

Nettet kan ikke bruke disse fargeformatene ettersom RGB er standardfargerommet på nettet. Hvis InDesign-programvaren brukes til å redigere innholdet og dette innholdet skal konverteres til XHTML, må RGB-farger (rød, blå, grønn) brukes.

Det er ikke enkelt å konvertere CMYK til RGB. Så det er best at designere spesifiserer RGB i InDesign-dokumentene sine, slik at nøyaktigheten opprettholdes og det ikke blir noen overraskelser ved konvertering.

Heksadesimal er en annen måte å beskrive RGB-farge på i base 8 (heksadesimal). Pantone-farger (spotfarger) brukes i trykking. Blekket som brukes er den faktiske fargen som er spesifisert i stedet for å være laget av CMYK-farger. De er ofte spesifisert i retningslinjer for merkevarebygging for en bedriftsfarge på grunn av nøyaktigheten deres. Det anbefales å alltid sjekke retningslinjene for merkevarebygging for spesifikke farger i stedet for å stole på konvertering.

Tilpassede farger
Plattformens fargepalet har 64 standardfarger, men under dette er det et område for tilpassede farger som tillater lagring og visning av opptil 16 tilpassede farger samtidig.
Det tilpassede fargeområdet er der du legger til dokumentspesifikke farger.
En fargepalett er kun knyttet til en brukers egen konto, og for å gi flere brukere de samme tilpassede fargene, er det derfor nødvendig å legge dem inn i hver brukers egen tilpassede palett separat.
Den samme fargepaletten vil vises for alle plattformfunksjoner som krever et fargevalg.

Legge til egendefinerte farger
For å legge til en egendefinert farge i paletten trenger du bare å åpne en hvilken som helst fargepalett fra hovedmenyen (f.eks. tekstfarge, utheving, bakgrunnsfarge osv.) og i boksen Egendefinerte farger legge til heksadesimale referanser for ønsket farge, og deretter klikke på legg til.

Dette vil legge til fargen i den tilpassede fargeboksen øverst til venstre og flytte alle eksisterende farger langs én. Hvis det allerede er 16 farger, vil den siste fargen falle ned på slutten av listen. Se mer informasjon her.

Filfarger
Filfargene forblir hos dokumentet, ikke bare hos brukeren. Se mer informasjon her.

Skriftlisensiering
For publisering i XHTML må bedrifter eie nettbrukerrettighetene til enhver skrifttykkelse som brukes i iXBRL/XHTML-filen deres.

For øyeblikket regnes en iXBRL-innlevering som bruk av nett. Det anbefales at selskaper sjekker lisensstatusen til alle fonter de bruker. Utstedere kan heller ikke stole på at leverandører gjør dette for dem, eller inneha en slik lisens på vegne av utsteder. I tillegg er lisensen basert på vekt per skrifttype, så hvis du bare bruker to vekter i en skriftfamilie, trenger du bare å overholde disse vektene. 

Hvis fonten er tilgjengelig på Workiva-plattformen, er fonten åpen kildekode eller har riktig lisens på plass. Vi anbefaler designere å sjekke med klienten sin angående skrifttypebruk hvis de ikke er på Workiva-plattformen.

Google-fonter og andre «gratis» fonter kan være verdt å vurdere, ikke bare av kostnadsgrunner, men fordi de er spesielt skreddersydd for nettet. Se Nettsikre fonter og Støttede fonter

Webfonter (woff og woff2)
Web Open Font Format er nå standarden for fontbruk i nettlesere, og OTF- og TTF-fonter vil bli konvertert til disse formatene ved opplasting. Støttede nettlesere og versjoner er nedenfor. Det pågår en diskusjon om TTF-støtte for eldre versjoner av disse nettleserne.

Endre navn på fonter
Vær oppmerksom på at endring av navn på fonter kan gjøre dem ubrukelige eller føre til at de ikke vises.

Eksport av ICML-filer

Eksport av ICML gjøres ved å velge Lagre som > InDesign (.icml) fra filmenyen, men her vil vi gå gjennom prosessen med et eksempel.

Her er en seksjon som heter «Firmainformasjon», som har innhold på over 3 sider og et par bilder lastet opp.

For å eksportere dette som ICML, gjør følgende:

Fra Fil-menyen velger du Lagre som / InDesign (.icml). 

Dette åpner vinduet ICML-eksportalternativer.

Her har du muligheten til å eksportere på følgende måter:

1. Hele dokumentet – Som navnet antyder, vil dette eksportere hele prosjektet til ICML. ICML-er eksporteres i en mappestruktur som representerer Workiva-plattformens disposisjon for enkel identifisering.Når du først kobler et prosjekts ICML til InDesign-filen din, er det lurt å eksportere hele dokumentet, da dette vil være mappestrukturen din fremover. 

2. Gjeldende seksjon – Dette er seksjonen du har valgt i indeksen. I vårt eksempel har vi valgt «Firmainformasjon» i indeksen.

3. Velg seksjoner – Dette gjør det mulig å velge bestemte seksjoner. Hvis du klikker på Velg seksjoner, åpnes en meny der alle seksjonene er listet opp, og du kan velge hvilke seksjoner du vil eksportere.

Avanserte innstillinger
Avansert-menyen ligger under eksportalternativene og gir mulighet for ytterligere justeringer av eksporten.

1. Kombiner underseksjoner til overordnet seksjon – Dette vil kombinere underseksjoner med en overordnet seksjon. Vurder nøye fordeler og ulemper ved å kombinere seksjoner. Topptips: Hvis seksjoner kombineres, må du gjøre dette hver gang du eksporterer disse seksjonene for å få samme ICML-innhold.
2. Bruk faste radhøyder – Dette eksporterer tabellrader med en fast høyde, basert på høyden som er angitt på plattformen for hver rad, i motsetning til at radhøyder kan endres gjennom cellestilene i InDesign. Topptips: Hvis radhøydene er faste i ICML-eksporten, vil overflødig materiale i en tabell også bli skjult i InDesign. Forhåndskontroll alltid InDesign-filen din for å oppdage dette.
3. Bruk CMYK-fargerom – Dette vil konvertere all tekst og nyansefarger fra RGB til CMYK i ICML. Det er ingen kontroll over konverteringen, så hvis du planlegger å fargekorrigere ICML-en din i fremtiden, er det sannsynligvis best å holde deg til en RGB-arbeidsflyt.
4. Eksporter innermarger – Denne plasserer valutasymboler i nestede tabeller i en egen celle for justering. Dette brukes vanligvis bare for amerikanske kunder.

Når du har valgt alternativene dine, klikker du på Eksporter, og den valgte ICML-filen lastes ned til Nedlastinger-mappen din. Zip-filnavnet vil alltid være det samme som dokumentet den ble eksportert fra.

Zip-filen vil inneholde mapper som er navngitt i henhold til seksjonene den valgte ICML-filen din befant seg i. Zip-filen vil også inneholde ICML-filene og eventuelle bilder i seksjonene.

I eksempeldelen vår hadde vi to bilder. I en InDesign/ICML-arbeidsflyt bruker du vanligvis bildene i kunstfilen din, i motsetning til versjonene som er eksportert med en hvilken som helst ICML.

Den nedlastede ICML-filen og/eller mappene kan nå flyttes dit ICML-filen din skal lagres resten av prosjektet.

Plasser ICML-er
For å plassere en ICML-fil kan du enten, i InDesign-dokumentet, gå til Fil > Plasser og navigere til ICML-filen, eller bare dra og slippe ICML-filen rett inn i InDesign. Du kan også plassere ICML direkte i forhåndsopprettede tekstbokser (så lenge det ikke allerede finnes annet innhold i dem).

Når ICML-en er plassert, kan den fylle én eller flere lenkede tekstrammer, og en lenke til ICML-en opprettes i InDesign. Det fungerer på samme måte som hvordan et bilde ville lenket.

Nedenfor har vi et eksempel på en ICML, lagt i InDesign-filen vår. Noen tekststiler er endret og bilder er lagt til. 

Linjene som kan sees fra den valgte tekstrammen til de andre på siden kalles tråder, og disse viser flyten av innholdet mellom koblede tekstrammer. Disse kan slås av og på via hovedmenyen Vis > Ekstra > Vis teksttråder. 

Tekstrammene som inneholder ICML-innholdet kan plasseres i hvilken som helst størrelse og posisjon designeren ønsker, men ICML-innholdet vil alltid flyte i samme rekkefølge.

Vedlikehold lenkene
Når InDesign-dokumentet er bygget og ICML-filene er lenket, er Lenke-panelet det enkleste stedet å se hvilken ICML som er hvilken. Hvis du høyreklikker på en lenke i dette panelet og velger Gå til lenke, vil InDesign hoppe til lenkens plassering.

For å sikre dataene dine, og slik at du ikke trenger å bekymre deg for versjoner eller kontroll av innhold, må du sørge for at du ikke bryter lenkene i ICML-ene dine. 

Oppdater lenkene
Når nye ICML-er eksporteres fra plattformen, er det best å overskrive den forrige lenkede ICML-en. Dette er fordi du da ikke trenger å koble ICML-en på nytt i InDesign, men i stedet bare kan oppdatere koblingen.

For å gjøre dette må du:

1. Eksporter de nye ICML-ene dine
2. Pakk ut den nye ICML zip-filen i nedlastingsmappen din
3. Finn ICML-mappen som InDesign lenker til
4. Enten erstatt mapper med mapper, eller individuell ICML med individuell ICML. Det viktigste her er å ikke bryte strukturen ettersom hver ICML er lenket. InDesign vil beholde nettverksstien, og det er det du ikke vil ødelegge.
5. En oppdatert ICML vil vises i InDesign-filen din med en liten trekant ved siden av navnet.

6. Hvis du høyreklikker på en oppdatert ICML eller gruppe med ICML-er i Lenker-panelet, åpnes et vindu der du kan velge «Oppdater lenke». Hvis du klikker på dette, vil ICML i InDesign oppdateres.

Det er opp til designeren om man ønsker å beholde alle tidligere ICML-eksporter, men endringshistorikken lagres også på plattformen sammen med kildeinnholdet.
Oppdatering av ICML vil bare bringe inn nytt innhold for den delen. Alle designverdiene dine vil forbli på plass.

Stilendringer
Hver ICML vil ta med seg stilene som brukes på plattformen for den delen. De kommer bare inn med den første ICML-importen og vil ikke bli overskrevet av påfølgende importer. 

Dette gir designeren frihet til å endre stilparameterne i InDesign (men ikke navnet, da det er nødvendig for å utføre håndtrykket med ICML der stilene brukes). Så kan for eksempel Overskrift1 endres til en annen farge i InDesign, og alle Overskrifter1-er i InDesign vil vises i den fargen, og eventuelle nye ICML-pull-er vil fortsatt vises med den fargen. 

Dette endrer imidlertid ikke fargeinnstillingene på plattformfilen, og hvis stilene skal samsvare, må den samme endringen gjøres der. Siden ICML-stiler ikke overskrives i InDesign, vil ikke endring av fargen på Overskrift1 på plattformen først overskrive stilinnstillingene i InDesign.

Bortsett fra ved den første ICML-importen, er den eneste andre gangen en stil kommer inn på nytt, hvis den har fått nytt navn på plattformen eller en ny stil legges til (du kan se viktigheten av navn). Så å endre et stilattributt i Workiva-plattformen vil ikke oppdatere den tilsvarende stilen i InDesign-programvaren.

Milepæler og sammenligninger

Når du har bestemt datoer for ICML-import til InDesign-programvaren sammen med klienten din, er det lurt å opprette en milepæl i Workiva-plattformen. Dette betyr at du kan spore innholdsendringer mellom de påfølgende ICML-hentingene ved å opprette en svart linje.

Dette er også veldig nyttig for å se hvilke seksjoner som har endret seg, ettersom du kanskje bare trenger å eksportere noen få seksjoner i stedet for hele dokumentet, og det kan også bidra til å vise hvor store innholdsendringer har blitt gjort, noe som kan hjelpe deg med potensielt å endre layouten på en seksjon før en korrekturdato.

Mot slutten av prosjektet anbefaler vi å gjøre én hel ICML-pull av hele dokumentet for å være helt sikker på at alle ICML-ene er de nyeste.

Opprette en milepæl
For å opprette en milepæl i et Workiva-dokument må du åpne dokumentets historikkpanel. Det vil være en av fanene til høyre på skjermen.

Herfra kan du enten opprette en helt ny milepæl ved å klikke på «Opprett milepæl», eller du kan velge en eksisterende dato og klokkeslett og opprette en milepæl der. Dette gjøres fra rullegardinmenyen ved siden av datoen.

Milepælen vil be deg om å gi den et navn («Bevis» er brukt i dette eksemplet) og legge til eventuelle kommentarer (valgfritt). Klikk deretter på Opprett, og milepælen er opprettet.

Milepælene skiller seg ut i historikklisten, ettersom de har en liten diamant ved siden av seg, og historikklisten kan også filtreres for å bare vise milepæler.

Opprette en svart linje
For å opprette en svart linje på plattformen, gå til Historikk-panelet i dokumentet ditt (en fane på høyre side av skjermen) og klikk på rullegardinmenyen for enten en dato og klokkeslett (revisjon) eller en milepæl og velg Opprett svart linje.

Dette vil åpne en boks øverst i Historikk-panelet med den valgte revisjonen/milepælen øverst og et område for sammenligningsrevisjonen/milepælen. 

Enhver revisjon/milepæl kan bare dras og slippes i boksen «Slipp milepæler og revisjoner her».

Hvis du bare vil se hvilke seksjoner som har blitt endret mellom de to tidspunktene, kan du også merke av for «Inkluder bare seksjoner med endringer».

Når du har gjort valget ditt, klikker du på Opprett for å generere den svarte linjen.

Den svarte linjen vil vises i Svarte linjer-menyen. Den skal automatisk hoppe til denne menyen, men hvis ikke, finner du den i fanene langs høyre side av skjermen. For å åpne Blackline, hold musepekeren over den og bruk rullegardinmenyen til å velge Åpne.

Svartelinjen åpnes i en ny fane, og du kan bla gjennom dokumentet for å se alle endringene.

Til venstre for sidevisningen er det en liste over alle seksjonene der det er gjort endringer. Hvis du genererer svartelinjen for å identifisere hvilke seksjoner som skal lastes ned som ICML, er det denne listen der du får disse navnene fra.

Du kan også bruke dette som en rask visuell veiledning til hvor omfattende endringene er, og for å sørge for at du har oppdatert ICML riktig.

Filstørrelse

Merk: For ESEF oppgir mange regulatorer nå en filstørrelsesgrense på maks 100 MB.

Hvordan stopper du et mareritt med arkivering eller nedlastinger? Hvordan kan du redusere størrelsen på rapporten din? Les videre for tips som designere kan bruke for å optimalisere filstørrelsen.

For designeren i InDesign
Her er ting designeren må gjøre for å redusere den endelige filstørrelsen i Adobe InDesign-programvaren:

1. Unngå tomme avsnitt for å få ekstra plass i dokumentet.
2. Sørg for at alt innhold har et stilnavn knyttet til.
3. Sørg for at du beskjærer alle bildene dine til riktig størrelse, 100 % og RGB
4. Gjennomgå skrifttypene du har integrert i SVG-er, eller sørg for at du bruker vanlige webfonter, eller bare skisser teksten.
5. Gjennomgå SVG-ene dine nøye, og sørg for at du bruker de optimale punktene for å lage en form.
6. Vi klarte å redusere et verdenskart SVG fra 5 MB til 200 000 ved å optimalisere antall punkter som ble brukt i Adobe Illustrator-programvaren uten å skape noen visuell forskjell.
7. Tenk nøye gjennom om alle bildene dine er nødvendige.
8. Sørg for at du har redusert bildene dine til 72 dpi – oppløsningen for nettsteder.

Nedlastbare hjelpeguider

[Last ned databladet for dokumentoppsett] [Detaljert veiledning om import fra InDesign til Word]	[Last ned ditt første ICML pull-dataark]	[Last ned dataarket for RGB- og CMYK-arbeidsflyten]

Fullstendige retningslinjer for design utenfor plattformen i PDF-format på engelsk, fransk og spansk

Integrering av InDesign og Workiva Denne veiledningen støtter design ved bruk av innhold fra Workiva med design laget i InDesign Guide du concepteur pour l'integration d'InDesign à Workiva Guiden Le Widget – InDesign-innholdsinformasjon slektninger til bruksducontenu-utgaven av Workiva og til skapelsen av unnfangelsen til hjelpen til InDesign. InDesign med Workiva Widget InDesign-innholdsdirektivene gir informasjon om hvordan du bruker Workiva og InDesign-innhold for detaljerte løsninger.

Ekstra ressurs

• Workiva for designrapportering