Een Workiva-bestand is een beveiligd bestandstype dat alleen binnen het Workiva-platform kan worden gebruikt. Dit bestandstype behoudt machtigingen en koppelingen wanneer het binnen dezelfde werkruimte wordt gebruikt. Het kan ook worden gebruikt om Wdata-gekoppelde bestanden tussen werkruimten of organisaties te verplaatsen.
Welke export-/kopieertool moet ik gebruiken?
Workiva biedt diverse mogelijkheden om uw bestanden te verplaatsen, kopiëren en exporteren. Hieronder leggen we uit hoe we ze het beste kunnen gebruiken:
- Gebruik Verplaats wanneer u bestanden tussen werkruimten moet kopiëren en geen Wdata gebruikt.
- Gebruik Workiva-exports als u Workiva-bestanden moet verplaatsen die Wdata-verbindingen bevatten.
- Gebruik Wdata-exports wanneer u alleen Wdata-objecten (zoals query's of tabellen) hoeft te verplaatsen.
Vereisten
- Standaard is het importeren en exporteren van Workiva-bestanden alleen beschikbaar voor Workspace-eigenaren en contentmanagers. Om dit voor alle gebruikers in te schakelen , neem contact op met Workiva Support. Om te leren hoe u een werkruimte-eigenaar kunt vinden, raadpleegt u Leden en beheerders zoeken .
- Om een Workiva-bestand te exporteren, hebt u minimaal de machtigingen Viewer nodig.
Exporteer een Workiva-bestand
Om een Workiva-bestand te exporteren:
- Zoek het bestand dat u wilt exporteren in Home of Files .
-
Klik op het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant en selecteer Workiva-bestand exporteren .
- Plaats een vinkje naast elk item dat u in uw export wilt opnemen: opmerkingen, overzichtslabels, XBRL en Wdata-verbindingen.
- Klik op Exporteren om de extractie te starten.
- Klik op OK om verder te werken, of selecteer Exportvoortgang bekijken om naar het scherm Werkruimte-instellingen - Inhoud te gaan.
Dingen die je moet weten
- Alleen verbindingen binnen dezelfde werkruimte kunnen worden geëxporteerd. Verbindingen met andere werkruimtes worden niet in uw bestand opgenomen.
- Zorg er bij het exporteren van verbindingen voor dat de bronbestanden worden meegestuurd. Query's kunnen worden geïmporteerd zonder alle bijbehorende bronbestanden, maar mogelijk is aanvullende gegevensinvoer vereist. Lees meer over het repareren van defecte zoekopdrachten.
Workiva-bestanden downloaden
Workiva-bestanden worden opgeslagen in de sectie Inhoud van het scherm Werkruimte-instellingen . Je kunt je geëxporteerde bestanden hier op elk gewenst moment downloaden.
Extra opties voor het exporteren van afzonderlijke bestanden
Als u één enkel bestand wilt exporteren, zijn er extra opties:
Importeer een Workiva-bestand
Wanneer je een Workiva-bestand importeert, blijven de machtigingen alleen behouden als je het in de oorspronkelijke werkruimte importeert. De machtigingen worden gereset als u een Workiva-bestand importeert in een nieuwe werkruimte.
Een Workiva-bestand importeren vanuit de startpagina:
-
Klik op het menu Aanmaken linksboven en selecteer Importeren > Workiva-bestand importeren .
-
Sleep je tar.gz-bestand hierheen, of blader ernaartoe, en controleer vervolgens je bestandenlijst. Klik op Volgende .
Opmerking : Als uw import Wdata-gekoppelde bestanden bevat, zorg er dan voor dat de bronbestanden hier worden opgenomen. Query's kunnen zonder deze bronnen worden geïmporteerd, maar er is dan wel aanvullende gegevensinvoer vereist.
Lees meer over defecte zoekopdrachten. -
Selecteer de importinstellingen en een maplocatie en klik vervolgens op Importeren als u klaar bent.
- Wanneer bestanden naar een specifieke locatie worden geüpload, erven geïmporteerde bestanden – inclusief Wdata-tabellen en -query's – de machtigingen van de bovenliggende map.
- Als er geen bestandslocatie is geselecteerd, wordt uw hoofdmap gebruikt.
- Klik op OK om verder te werken, of selecteer Importvoortgang bekijken om naar het scherm Werkruimte-instellingen - Inhoud te gaan.
Extra opties voor het importeren van afzonderlijke bestanden
Als u een enkel bestand wilt importeren, zijn er extra opties:
- Een document maken of importeren.
- Een spreadsheet maken of importeren.
- Een presentatie maken of importeren.
Bestanden importeren vanuit een andere werkruimte
Als u een Workiva-bestand importeert vanuit een andere werkruimte, is er een extra stap nodig om ervoor te zorgen dat u het bestand in de juiste werkruimte importeert. Om verder te gaan, vragen we u de naam in te voeren van de werkruimte waarnaar u het bestand wilt importeren. In het onderstaande voorbeeld typt u "Workiva" en klikt u vervolgens op OK .
veelgestelde vragen|FAQ
Mijn geïmporteerde query werkt niet. Hoe los ik dit op? (kapotte query's)
Bij het exporteren van bestanden die gebruikmaken van Wdata-query's, raden we aan om alle gekoppelde bronbestanden in uw export op te nemen. Query's die zonder deze bestanden zijn geëxporteerd, kunnen nog steeds in de doelwerkruimte worden geïmporteerd, maar ze zullen niet correct werken totdat de ontbrekende bestanden zijn toegevoegd. Dit wordt een "kapotte query" genoemd.
Lees meer over defecte zoekopdrachten
Wat gebeurt er als ik het verkeerde bronbestand toevoeg aan een Wdata-query?
Je kunt in Wdata een bronbestand vervangen door een ander door met de rechtermuisknop op het onjuiste bestand in het paneel Bronnen te klikken en vervolgens Bron vervangen te selecteren.
Leer meer over het beheren van querybronnen.
Hoe lang duurt het exporteren en importeren?
Dit hangt af van de grootte en complexiteit van de bestanden die u verplaatst. Het import-/exportproces verloopt volledig op de achtergrond, zodat u gerust verder kunt werken in andere delen van Workiva terwijl u op uw bestand wacht. Je ontvangt een melding in de app en een e-mail zodra het klaar is.
Als ik toegang heb tot een deel van een spreadsheet, kan ik dan alleen dat deel exporteren?
Niet op dit moment. Je hebt toegang tot het volledige spreadsheet nodig om een export te starten.
Houd er rekening mee dat dit toestemmingsmodel niet van toepassing is bij het rechtstreeks exporteren vanuit Wdata . Omdat Wdata-exports geen daadwerkelijke gegevens bevatten, kunnen beheerders deze objecten bekijken en exporteren, zelfs als ze geen toegang hebben tot de gekoppelde spreadsheets. De export zelf is slechts een model; de gegevens moeten later worden ingevuld.
Kan ik spreadsheets exporteren die de invoermodus gebruiken?
Ja, maar je moet de invoermodus voor elk blad opnieuw inschakelen zodra de gegevens zijn geïmporteerd. Deze instellingen worden momenteel niet bewaard bij het importeren of exporteren van Workiva-bestanden.
Worden bijlagen meegenomen in Workiva-bestandsexporten?
Niet op dit moment.