Een Workiva bestand is een beveiligd bestandstype dat alleen binnen het Workiva platform kan worden gebruikt. Dit bestandstype behoudt machtigingen en koppelingen wanneer het binnen dezelfde werkruimte wordt gebruikt. Het kan ook worden gebruikt om Wdata-connected bestanden te verplaatsen tussen werkruimten of organisaties.
Welk export-/kopieerprogramma moet ik gebruiken?
Workiva biedt verschillende manieren om uw bestanden te verplaatsen, kopiëren en exporteren. Wij raden u aan om ze op de volgende manier te gebruiken:
- Gebruik Move als u bestanden tussen werkruimten moet kopiëren en geen Wdata gebruikt.
- Gebruik Workiva exports als u Workiva bestanden moet verplaatsen die Wdata verbindingen bevatten.
- Gebruik Wdata exports als u alleen Wdata objecten (zoals queries of tabellen) moet verplaatsen.
Vereisten
- Standaard is het importeren en exporteren van Workiva-bestanden alleen beschikbaar voor Workspace-eigenaars en Content Managers. Om dit voor alle gebruikers in te schakelen neemt u contact op met Workiva Support. Om te leren hoe u een Workspace-eigenaar kunt vinden, zie Leden en beheerders vinden.
- Om een Workiva bestandstype te exporteren, hebt u minstens Viewer rechten nodig.
Een Workiva-bestand exporteren
Om een Workiva-bestand te exporteren:
- Zoek het bestand dat u wilt exporteren in Home of Files.
- Klik op het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant en selecteer Export Workiva File.
- Plaats een vinkje naast elk item dat u in uw export wilt opnemen: opmerkingen, overzichtslabels, XBRL en Wdataverbindingen.
- Klik op Export om het extraheren te starten.
- Klik op OK om verder te werken, of selecteer Zie exportvoortgang om door te gaan naar het scherm Werkruimte-instellingen - Inhoud.
Dingen die u moet weten
- Alleen verbindingen binnen dezelfde werkruimte kunnen worden geëxporteerd. Verbindingen met andere workspaces worden niet opgenomen in uw bestand.
- Zorg er bij het exporteren van verbindingen voor dat de bronbestanden worden meegeleverd. Queries kunnen zonder al hun bronbestanden geïmporteerd worden, maar het kan nodig zijn om extra gegevens in te voeren. Meer informatie over het repareren van gebroken query's.
Workiva bestanden downloaden
Workiva-bestanden worden opgeslagen in het gedeelte Inhoud van het scherm Workspace-instellingen. Uw geëxporteerde bestanden kunt u hier op elk gewenst moment downloaden.
Extra opties voor het exporteren van afzonderlijke bestanden
Als u een enkel bestand wilt exporteren, zijn er extra opties:
Een Workiva-bestand importeren
Wanneer u een Workiva-bestand importeert, blijven de machtigingen alleen behouden als u het importeert in de oorspronkelijke werkruimte. Rechten worden opnieuw ingesteld als u een Workiva Bestand in een nieuwe werkruimte importeert.
Om een Workiva-bestand van thuis uit te importeren:
- Klik linksboven op het menu Create en selecteer Import > Import Workiva File.
- Sleep uw tar.gz bestand -- of blader om het te vinden -- en controleer vervolgens uw bestandslijst. Klik op Volgende.
Opmerking: Als uw import Wdata-connected bestanden bevat, zorg er dan voor dat de bronbestanden hier worden opgenomen. Queries kunnen zonder deze bronnen geïmporteerd worden, maar dan moeten er extra gegevens ingevoerd worden.
Meer informatie over gebroken query's. - Selecteer importinstellingen en een maplocatie en klik op Import wanneer u klaar bent.
- Bij het uploaden naar een specifieke locatie, zullen geïmporteerde bestanden -- inclusief Wdata tabellen en queries -- de rechten van hun bovenliggende map erven.
- Als u geen bestandslocatie selecteert, wordt uw hoofdmap op het hoogste niveau gebruikt.
- Klik op OK om door te gaan met werken, of selecteer Zie importvoortgang om door te gaan naar het scherm Werkruimte-instellingen - Inhoud.
Extra opties voor het importeren van afzonderlijke bestanden
Als u een enkel bestand moet importeren, zijn er extra opties:
- Een document maken of importeren
- Een spreadsheet maken of importeren
- Een presentatie maken of importeren
Bestanden importeren uit een andere werkruimte
Als u een Workiva-bestand vanuit een andere werkruimte importeert, is er een extra stap om ervoor te zorgen dat u in de juiste werkruimte importeert. Om verder te gaan, vragen wij u om de naam van de werkruimte in te voeren waarin u het bestand importeert. In het onderstaande voorbeeld typt u "Workiva" en klikt u vervolgens op OK.
veelgestelde vragen|FAQ
Mijn geïmporteerde query werkt niet. Hoe los ik dit op? (gebroken zoekopdrachten)
Wanneer u bestanden exporteert die Wdata query's gebruiken, raden wij u aan om alle gekoppelde bronbestanden in uw export op te nemen. Queries die zonder deze bestanden zijn geëxporteerd, kunnen nog steeds in de bestemmingswerkruimte worden geïmporteerd, maar ze zullen niet goed werken totdat de ontbrekende bestanden zijn toegevoegd. Dit staat bekend als een "gebroken query".
Meer informatie over gebroken zoekopdrachten
Wat als ik het verkeerde bronbestand toevoeg aan een Wdata query?
U kunt binnen Wdata het ene bronbestand vervangen door een ander door met de rechtermuisknop te klikken op het onjuiste bestand in het paneel Bronnen en vervolgens Bron vervangen te selecteren.
Meer informatie over het beheren van querybronnen
Hoe lang duurt mijn export en import?
Dit hangt af van de grootte en complexiteit van de bestanden die u verplaatst. Het importeren/exporteren gebeurt volledig op de achtergrond, zodat u elders in Workiva kunt blijven werken terwijl u op uw bestand wacht. U ontvangt een melding in de app en een e-mail zodra het klaar is.
Zodra het proces is voltooid, kunt u uw bestand bekijken of downloaden via het scherm Workspace Settings - Content.
Als ik toestemming heb voor een deel van een spreadsheet, kan ik dan alleen dat deel exporteren?
Op dit moment niet. U hebt toegang tot de volledige spreadsheet nodig om een export te starten.
Houd er rekening mee dat dit toestemmingsmodel niet van toepassing is wanneer rechtstreeks exporteert vanuit Wdata. Omdat Wdata-exports geen actuele gegevens bevatten, kunnen Admins deze objecten bekijken en exporteren, zelfs als ze geen toegang hebben tot de gekoppelde sheets. De export zelf is slechts een model, en de gegevens zelf moeten later worden ingevuld.
Kan ik bladen exporteren die de invoermodus gebruiken?
Ja, maar u moet Input Mode opnieuw inschakelen voor elk blad zodra de gegevens geïmporteerd zijn. Deze instellingen blijven momenteel niet behouden bij het importeren of exporteren van Workiva-bestanden.