In deze handleiding leer je de basisprincipes van het gebruik van werkruimtes en welke instellingen je kunt vinden op werkruimte- en organisatieniveau.
Wat is een werkplek?
Met werkruimtes kunt u in Workiva aparte plekken creëren waar afdelingen of teams kunnen samenwerken. Ze dienen als middel om teams en bestanden te organiseren in veilige, gecontroleerde omgevingen.
Gebruik werkruimtes om documenten, gegevens en processen te scheiden, zodat de juiste personen de juiste toegang tot de informatie hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de teams voor financiële rapportage en SOX elk hun eigen, afzonderlijke werkruimte hebben. Oplossingen zijn de manieren waarop je extra functionaliteit in een werkruimte inschakelt, zoals XBRL, archivering en meer.
Wat zijn de rollen op de werkplek?
Elk lid van een werkruimte heeft een rol, die toegang geeft tot bepaalde functies. Werkruimtebeheerders kunnen leden een rol toewijzen om te bepalen wat ze in een werkruimte kunnen doen.
Je kunt je eigen rol en de rol van andere leden in een werkruimte bekijken door op het pictogram 'Personen' linksboven te klikken. Dit is handig wanneer u een werkruimtebeheerder moet vinden die u kan helpen met bestandsrechten.
Voor meer informatie, zie Rollen begrijpen en Werkruimterollen.
Wie zijn de eigenaren van werkruimtes?
Werkruimtebeheerders kunnen bestanden, leden, groepen en instellingen voor een werkruimte beheren. Ze kunnen ook andere leden in een werkruimte aanwijzen als Werkruimte-eigenaren om de verantwoordelijkheid voor het beheren van de werkruimte-instellingen te delen.
Op het niveau van de werkruimte kunnen Werkruimte-eigenaren het volgende doen:
- Werkruimte-instellingen beheren, zoals de werkruimtenaam en kleur
- Nodig leden uit voor een werkruimte.
- Wissel van rol en beheer leden.
- Groepen beheren
- Bestanden beheren in een werkruimte
- Activiteiten in een werkruimte bekijken
Wat is een organisatie?
Een organisatie verbindt alle werkplekken binnen uw bedrijf. Iedereen is lid van de organisatie, maar kan slechts lid zijn van bepaalde werkruimtes. Doorgaans heb je één organisatiestructuur voor een bedrijf, en vervolgens zijn elk van de teams of afdelingen georganiseerd in aparte werkruimtes.
Op organisatieniveau zijn er drie hoofdtypen beheerders: gebruikersbeheerders, werkruimtebeheerders en beveiligingsbeheerders. Ze kunnen organisatie-instellingen, gebruikers en werkplekken op één centrale locatie beheren. Zie voor meer informatie Werken met organisatie-instellingen.
Organisatiegebruikersbeheerders kunnen:
- Voeg gebruikers toe aan de organisatie
- Wijs rollen toe aan de organisatie.
- Bekijk de activiteiten van de organisatie
Organisatiewerkruimtebeheerders kunnen:
- Creëer nieuwe werkruimtes
- Beheer alle werkruimtes en werkruimte-instellingen.
- Beheer leden, rollen en groepen binnen de werkruimte.
- Bekijk alle activiteiten in alle werkruimtes.
Organisatiebeveiligingsbeheerders kunnen:
- Beheer aanmeldings- en sessieopties
- Stel toegangsbeperkingen in voor IP-adressen of e-maildomeinen
- Instellingen voor eenmalige aanmelding beheren
- SAML SSO configureren
- Beheer en configureer gebruikers met SCIM.
- Bekijk de activiteiten van de organisatie
Wat volgt?
Hieronder vind je een aantal hulpmiddelen om je op weg te helpen met werkplekken en je team uit te nodigen: