Gebruik de functie 'Documenten' in Workiva om uw gegevens te ordenen. Begin door documenten te importeren of maak ze aan met de vertrouwde bewerkingsfuncties.
| Werk in realtime samen met automatisch opgeslagen revisies. |
Gebruik links in tekst en tabellen om de nauwkeurigheid in alle bestanden te waarborgen. |
Bekijk de updates met de optie 'Wijzigingen bijhouden' en stuur ze ter beoordeling. |
Door documenten navigeren
Wanneer u uw eerste bestand opent, ziet u een lijst met secties in het linkerpaneel. Dit is de documentstructuur . Zie het als een aanklikbare inhoudsopgave die je veel scrollen bespaart.
Klik op een sectie om er direct naartoe te navigeren, of sleep secties om de volgorde te wijzigen.
Lees meer over de structuur in ' De documentstructuur gebruiken' . |
Het rechterpaneel bevat instellingen en acties voor het werken binnen uw document. Gebruik de pictogrammen naast het paneel om te schakelen tussen functies, zoals opmerkingen, geschiedenis en zwartlijnen.
Samenwerken met anderen
Met Workiva kunt u in realtime samenwerken en tegelijkertijd de wijzigingen in uw documenten beheren, beoordelen en bijhouden.
Toestemmingen
Om uw document te bekijken of te bewerken, heeft elke gebruiker toestemming nodig om toegang te krijgen tot uw nieuwe bestand. Je kunt machtigingen instellen op document- of sectieniveau, en elke gebruiker kan eigenaars-, bewerker- of leesrechten hebben. Lees meer over documentmachtigingen .
Koppelen
Een van de krachtigste functies van Workiva is het koppelen van websites . Door koppelingen te maken tussen hetzelfde gegeven op meerdere plaatsen, worden deze koppelingen in al uw bestanden automatisch bijgewerkt wanneer u de brongegevens wijzigt. In Documenten kunt u zowel tekst- als tabelkoppelingen maken. Selecteer een koppeling in uw document om informatie over de bronkoppeling en eventuele bestemmingskoppelingen te bekijken. Lees meer over links in documenten .
Opmerkingen en geschiedenis
Gebruik de opmerkingen om vragen te stellen en feedback te geven op je document. Om een opmerking toe te voegen, klikt u met de rechtermuisknop op een selectie in uw document en kiest u 'Opmerking toevoegen ' in het menu. Je ziet alle opmerkingen naast je document en in het paneel Opmerkingen , waar je opmerkingen kunt verwijderen, beantwoorden of naar nieuwe selecties kunt verplaatsen. Om andere gebruikers direct op de hoogte te stellen van je reactie, kun je een @vermelding toevoegen. Lees meer over het gebruik van reacties .
|
Alle wijzigingen worden automatisch gedeeld met medewerkers, dus u hoeft geen updates op te slaan wanneer u een wijziging aanbrengt. Gebruik het paneel Geschiedenis om bij te houden welke wijzigingen er in uw document zijn aangebracht en door wie. Gebruik de filteropties bovenaan het paneel om revisies weer te geven die aan bepaalde criteria voldoen, zoals auteur of tijdsperiode. Met de optie 'Mijlpaal aanmaken' kunt u belangrijke revisies markeren, zoals versies die u ter beoordeling hebt verzonden. |
Deel je document
Tijdens het bewerken van uw document kan het nodig zijn om uw bestand ter beoordeling naar andere gebruikers te sturen. Je kunt documenten delen met andere Workiva-gebruikers en met beoordelaars buiten je werkruimte.
Wijzigingen bijhouden en beoordelen
Documenteigenaren kunnen de functie 'Wijzigingen bijhouden' inschakelen voor een gedetailleerd overzicht van alle wijzigingen die in een document zijn aangebracht. Nadat je 'Wijzigingen bijhouden' hebt ingeschakeld, worden toevoegingen in blauwe tekst weergegeven, verwijderingen in rode markeringen en tekst, en revisies in paarse markeringen. Je kunt de wijzigingen die je ziet in- of uitschakelen via de weergavemodusopties in de werkbalk. Leer meer over het gebruik van de functie 'Wijzigingen bijhouden' .
Eigenaren kunnen hun document ook ter beoordeling opsturen. Met deze optie wordt een alleen-lezen versie van uw bestand naar andere Workiva-medewerkers verzonden, zodat zij opmerkingen kunnen plaatsen. U hoeft de machtigingen van uw document niet aan te passen. Opmerkingen uit recensies verschijnen automatisch in je originele bestand, zodat je in realtime met feedback kunt werken. Lees meer over het gebruik van 'Verzenden voor beoordeling' .
Exporteer uw document
Als je je document met iemand buiten Workiva wilt delen, kun je het exporteren naar een ander bestandstype. Gebruik in de werkbalk ' Bestand' de optie 'Opslaan als' om uw document op te slaan als een PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- of XHTML-bestand. Selecteer precies welke secties u in uw export wilt opnemen en pas, afhankelijk van het bestandstype, de weergave van uw document aan.
Wat volgt?
Nu je hebt gezien wat je in Documenten kunt doen, volgen hier een paar tips om je op weg te helpen: