Gebruik Documenten in Workiva om je gegevens te organiseren. Ga aan de slag door documenten te importeren of te maken met de bekende bewerkingsfuncties.
In realtime samenwerken met automatisch opgeslagen revisies |
Gebruik links in tekst en tabellen om de nauwkeurigheid in bestanden te behouden |
Controleer updates met wijzigingen bijhouden en ter controle opsturen |
Navigeren door documenten
Wanneer je je eerste bestand opent, zie je een lijst met secties in het linkerpaneel. Dit is het Document Overzicht. Zie het als een klikbare inhoudsopgave die je veel scrollen bespaart.
Klik op een sectie om er direct naartoe te navigeren of versleep secties om ze in een andere volgorde te zetten.
Meer informatie over de outline in De documentoutline gebruiken. |
Het rechterpaneel bevat instellingen en acties om binnen je document te werken. Gebruik de pictogrammen naast het paneel om te schakelen tussen functies, zoals opmerkingen, geschiedenis en zwarte lijnen.
Samenwerken met anderen
Met Workiva kun je in realtime samenwerken terwijl je ook de wijzigingen in je documenten kunt beheren, bekijken en bijhouden.
Rechten
Om je document te bekijken of te bewerken, heeft elke gebruiker toestemming nodig om toegang te krijgen tot je nieuwe bestand. Je kunt machtigingen instellen op document- of sectieniveau en elke gebruiker kan machtigingen hebben voor eigenaar, redacteur of viewer. Meer informatie over Documentmachtigingen.
Koppeling
Een van de krachtigste functies van Workiva is koppelen. Door op meerdere plaatsen koppelingen te maken tussen hetzelfde stuk gegevens, zie je dat je koppelingen in je bestanden worden bijgewerkt wanneer je de brongegevens wijzigt. In Documenten kun je zowel tekst- als tabelkoppelingen maken-selecteer een koppeling in je document om informatie over de bronkoppeling en eventuele bestemmingskoppelingen weer te geven. Meer informatie over koppelingen in Documenten.
Opmerkingen en geschiedenis
Gebruik opmerkingen om vragen te stellen en feedback te geven op je document. Om een opmerking toe te voegen, klik je met de rechtermuisknop op een selectie in je document en kies je Opmerking toevoegen in het menu. Je ziet alle opmerkingen naast je document en in het paneel Comments , waar je opmerkingen kunt verwijderen, beantwoorden of verplaatsen naar nieuwe selecties. Om andere gebruikers onmiddellijk op de hoogte te brengen van je commentaar, kun je een @ mentiontoevoegen. Meer informatie over met behulp van opmerkingen.
Alle wijzigingen worden automatisch gedeeld met medewerkers, dus je hoeft geen updates op te slaan als je een wijziging aanbrengt. Gebruik het paneel Geschiedenis om bij te houden welke wijzigingen er in je document zijn aangebracht en wie die wijzigingen heeft aangebracht. Gebruik de opties Filter bovenaan het paneel om revisies te tonen die aan bepaalde criteria voldoen, zoals op auteur of tijdsperiode. Met de optie Mijlpaal maken kun je belangrijke revisies markeren, zoals versies die je ter controle hebt verzonden. Meer informatie over het gebruik van het geschiedenispaneel. |
Je document delen
Terwijl je aan je document werkt, kan het nodig zijn om je bestand ter controle naar andere gebruikers te sturen. U kunt documenten delen met andere Workiva-gebruikers en met beoordelaars buiten uw werkruimte.
Wijzigingen bijhouden en beoordelen
Documenteigenaren kunnen de Track Changes functionaliteit inschakelen voor een diepgaand overzicht van de wijzigingen die in een document zijn aangebracht. Nadat je Wijzigingen bijhouden hebt ingeschakeld, geeft blauwe tekst toevoegingen weer, rode spelden en tekst staan voor verwijderingen en paarse spelden geven revisies weer. Je kunt wisselen welke wijzigingen je ziet met de opties Weergavemodus in de werkbalk. Meer informatie over met wijzigingen bijhouden.
Eigenaren kunnen hun document ook opsturen ter beoordeling. Deze optie stuurt een alleen-lezen versie van je bestand naar andere medewerkers in Workiva om commentaar op te geven - je hoeft de rechten van je document niet aan te passen. Commentaar van beoordelingen wordt automatisch weergegeven in je originele bestand, zodat je in realtime kunt werken met feedback. Meer informatie over het gebruik van verzenden voor beoordeling.
Je document exporteren
Als u uw document moet delen met iemand buiten Workiva, kunt u het exporteren naar een ander bestandstype. Gebruik in de werkbalk Bestand de optie Opslaan als om je document op te slaan als PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- of XHTML-bestand. Selecteer precies welke secties je wilt weergeven in je export en pas, afhankelijk van het bestandstype, aan hoe je document eruit komt te zien.
Wat is de volgende stap?
Nu je hebt gezien wat je kunt doen in Documenten, zijn hier een paar dingen om je op weg te helpen: