Workiva-ondersteuningscentrum

Gebruik Documenten in Workiva om uw gegevens te organiseren. Ga aan de slag door documenten te importeren of te maken met de bekende bewerkingsfuncties.

Navigeren door documenten

Wanneer u uw eerste bestand opent, ziet u een lijst met secties in het linkerpaneel. Dit is het Document Overzicht. Zie het als een klikbare inhoudsopgave die u veel scrollen bespaart.

Klik op een sectie om er direct naartoe te navigeren, of versleep secties om ze in een andere volgorde te zetten.

U kunt dubbelklikken op de documenttitel om uw document een andere naam te geven. Met de sectiebesturingselementenkunt u secties promoveren, degraderen, verplaatsen en toevoegen aan uw document, en alle subsecties openen en sluiten. Een pijl geeft subsecties onder die hoofdsectie aan. Klik op de pijl om de subsectielijst uit en in te klappen. Een pictogram commentaar laat zien welke secties commentaar bevatten. Om ze te zien, klikt u op het pictogram Comments in het rechterpaneel. Meer informatie over de outline vindt u op De documentoutline gebruiken.

Het rechterpaneel bevat instellingen en acties om binnen uw document te werken. Gebruik de pictogrammen naast het paneel om te schakelen tussen functies, zoals opmerkingen, geschiedenis en zwartregels. 

Samenwerken met anderen

Workiva stelt u in staat om in realtime samen te werken, terwijl het u ook helpt om de wijzigingen in uw document te beheren, te bekijken en bij te houden. 

Rechten

Om uw document te bekijken of te bewerken, heeft elke gebruiker toestemming nodig om toegang te krijgen tot uw nieuwe bestand. U kunt machtigingen instellen op document- of sectieniveau, en elke gebruiker kan machtigingen voor eigenaar, redacteur of viewer hebben. Meer informatie over Documentmachtigingen. 

Koppeling

Een van de krachtigste functies van Workiva is koppelen. Door op meerdere plaatsen koppelingen te maken tussen hetzelfde stuk gegevens, zult u zien dat uw koppelingen in uw bestanden worden bijgewerkt telkens wanneer u de brongegevens wijzigt. In Documenten kunt u zowel tekst- als tabelkoppelingen maken-selecteer een koppeling in uw document om informatie over de bronkoppeling en eventuele bestemmingskoppelingen weer te geven. Meer informatie over koppelingen in Documenten.

Opmerkingen en geschiedenis

Gebruik opmerkingen om vragen te stellen en feedback te geven over uw document. Om een opmerking toe te voegen, klikt u met de rechtermuisknop op een selectie in uw document en kiest u Opmerking toevoegen in het menu. U ziet alle opmerkingen naast uw document en in het paneel Comments , waar u opmerkingen kunt verwijderen, beantwoorden of verplaatsen naar nieuwe selecties. Om andere gebruikers onmiddellijk op de hoogte te brengen van uw commentaar, kunt u een @ mentiontoevoegen. Meer informatie over met behulp van opmerkingen. 

Alle wijzigingen worden automatisch gedeeld met medewerkers, dus u hoeft geen updates op te slaan wanneer u een wijziging aanbrengt. Gebruik het paneel Geschiedenis om bij te houden welke wijzigingen er in uw document zijn aangebracht en wie die wijzigingen heeft aangebracht. Gebruik de opties Filter bovenaan het paneel om revisies te tonen die aan bepaalde criteria voldoen, zoals op auteur of tijdsperiode. Met de optie Mijlpaal maken kunt u belangrijke revisies markeren, zoals versies die u ter controle hebt verzonden.  Meer informatie over het gebruik van het geschiedenispaneel.

Uw document delen

Terwijl u aan uw document werkt, kan het nodig zijn om uw bestand ter controle naar andere gebruikers te sturen. U kunt documenten delen met andere Workiva-gebruikers en met beoordelaars buiten uw werkruimte.

Wijzigingen bijhouden en beoordelen

Documenteigenaren kunnen de Track Changes functionaliteit inschakelen voor een diepgaand overzicht van welke wijzigingen er in een document zijn aangebracht. Nadat u Wijzigingen bijhouden hebt ingeschakeld, geeft blauwe tekst toevoegingen weer, rode spelden en tekst staan voor verwijderingen, en paarse spelden geven revisies weer. U kunt schakelen tussen de wijzigingen die u ziet met de opties View Mode (Weergavemodus) in de werkbalk. Meer informatie over met track changes.

Eigenaars kunnen hun document ook ter controle opsturen. Deze optie stuurt een alleen-lezen versie van uw bestand naar andere medewerkers in Workiva om opmerkingen achter te laten - u hoeft de rechten van uw document niet aan te passen. Commentaar van beoordelingen verschijnt automatisch in uw originele bestand, zodat u in realtime met feedback kunt werken. Meer informatie over het gebruik van verzenden voor beoordeling.

Uw document exporteren

Als u uw document moet delen met iemand buiten Workiva, kunt u het exporteren naar een ander bestandstype. Gebruik in de werkbalk Bestand de optie Opslaan als om uw document op te slaan als PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- of XHTML-bestand. Selecteer precies welke secties u wilt weergeven in uw export en pas, afhankelijk van het bestandstype, aan hoe uw document eruit komt te zien. 

Wat is de volgende stap?

Nu u hebt gezien wat u in Documenten kunt doen, zijn hier een paar dingen om u op weg te helpen:

• Documenten maken en importeren
• Zij-aan-zij bekijken
• Kop- en voetteksten gebruiken