Workiva-ondersteuningscentrum

>> Ontworpen Reporting Support Hub homepage

Checklist voor snelle handleiding

1. Aan het begin van het project in Workiva

• Zorg ervoor dat de marges en goten precies hetzelfde zijn in Workiva als in uw InDesign-document
• Maak uw stijlen en geef ze een naam zodat al uw contentschrijvers ze kunnen begrijpen
• Zorg ervoor dat al uw stijlnamen web compliant zijn - ze mogen dus niet beginnen met een getal of spaties of vreemde tekens bevatten
• Zodra u uw stijlen hebt aangemaakt (geen spaties en mag niet met een nummer beginnen) - dan lock ze
• Gebruik 'Bodytext' als volgt gespeld voor uw hoofdtekst
• Gebruik geen returns om witruimte te controleren - gebruik in plaats daarvan de stijlparameters
• Als u inhoud in Workiva opmaakt, maar ICML gebruikt, wees u er dan van bewust dat zwevende inhoud een aparte ICML creëert. Misschien wilt u het gebruik van zwevende inhoud beperken
• Maak van Normal dezelfde parameters als van Bodytext (hetzelfde met TableNormal) maar verander de kleur in een accentkleur. In het ideale geval wilt u geen inhoud als Normaal laten staan - dit geldt ook voor spaties na alinea's. Dit blijft soms staan en genereert extra stijlen in InDesign, dus wees zo strak mogelijk met uw zetwerk in Workiva
• Denk eraan ICML exporteert geen lay-out. Het is gewoon tekst en tabellen

Tip: Zorg ervoor dat de afmetingen van uw document hetzelfde zijn in InDesign en Workiva

2. ICML naar InDesign

• Wanneer u uw ICML naar InDesign stuurt, vergeet dan niet om eerst alle stijlen door te spoelen
• Wanneer u uw eerste ICML's naar InDesign brengt, breng dan genoeg van het document mee om alle stijlen te exporteren. Eén ICML zal alleen de stijlen in die ICML overbrengen.
• U kunt nu de parameters van de stijlen in InDesign wijzigen, maar niet de stijlnaam. Eventuele wijzigingen in de stijlen blijven ook na volgende ICML pulls bestaan. Ze hoeven niet te worden gewijzigd in Workiva. Nogmaals, verander de stijlnaam niet in InDesign. 
• U kunt het lettertype , het lettergewicht, de letterkleur en de lettergrootte wijzigen in het Tekenpallet
• Alle tabellen zijn gebaseerd op NoRule
• Plaats uw ICML's in uw InDesign-document net zoals u een afbeelding zou plaatsen
• Wanneer u volgende ICML's trekt, slaat u de ICML's op uw bureaublad op dezelfde locatie op en vervangt u de oude ICML's
• U krijgt dan een gele driehoek in InDesign en u moet de koppelingen bijwerken
• U kunt tussen ICML's blacklinen, zodat u alleen de ICML's meeneemt die zijn gewijzigd, of u kunt het hele document exporteren

Tip: Style 100% van de inhoud met behulp van het dropdown stijlblad

Voordat u begint - krijg gratis training van Workiva!

Lees meer over Workiva's gratis hands-on trainingsprogramma. Deze cursus is gericht op professionele ontwerpers en productiekunstenaars.                          

Inhoud importeren in Workiva

Workiva kan inhoud importeren vanuit Microsoft Word (.docx). Zelfs als u in InDesign ontwerpt, werken uw contentauteurs in Workiva. Ze kunnen beginnen met een leeg rapport of u kunt bijvoorbeeld een rapport van het vorige jaar importeren.

Helpvideo: Inhoud importeren in Workiva

Overhaast dit deel niet. Neem uw tijd. Vraag waar dit Word-bestand vandaan komt Oorspronkelijk gemaakt in Word (geweldig!) of een geconverteerd document vanuit PDF (niet geweldig)? Volg deze richtlijnen voor een succesvol resultaat bij het exporteren uit Workiva aan het einde van het project.

Als u begint met InDesign

Video Help: Documenten instellen met InDesign

1. Controleer of de stijlen niet in mappen staan
2. Zorg ervoor dat alle stijlen CSS-conforme namen hebben - geen spaties, niet beginnen met een nummer en geen speciale tekens bevatten. Tip: Gebruik alfanumerieke namen, met hoofdletters of koppeltekens.
3. Zorg ervoor dat alle kleuren RGB zijn en niet CMYK
4. Inhoud in opeenvolgende volgorde kopiëren van InDesign naar MSWord

Dan in MS Word

1. Controleer of stijlen goed worden toegepast in het Word-bestand

Dan in Workiva

1. Importeer het Word-bestand in Workiva - Bestand>Importeren
2. Zorg ervoor dat stijlen goed worden toegepast
3. Voer indien nodig heropmaak uit

Als u begint met MS Word

1. Controleer of dit een origineel Word-document is - zie Bezorgdheid over oude documenten hieronder
2. Controleer of alle stijlen in het document correct worden toegepast
3. Importeren in Workiva zoals hierboven

Tip: Neem de tijd om stijlen toe te passen in Word en importeer ze vervolgens in Workiva of pas de stijlen rechtstreeks in Workiva toe. Overhaast dit deel niet!

Oud document betreft
Workiva kan een .docx bestand importeren, maar ontwerpers moeten goed opletten waar dit Word bestand vandaan komt. Dit komt omdat het kan bevatten:

• Verborgen personages
• Witte ruimte
• Tabulatuur (tabbladen)

U ziet het misschien niet in het Workiva platform, maar het kan later problemen opleveren bij het exporteren naar ICML en XHTML.

Als u alleen een PDF hebt?
Als u alleen een PDF-document hebt of een Word-document dat van een PDF is geconverteerd, raden wij u aan om de inhoud eerst in een ASCii teksteditor te plakken (Notepad++ op PC) en tabs of andere spaties te markeren en dit tekstbestand vervolgens in Word te openen voordat u het in Workiva importeert. U kunt zoeken en vervangen gebruiken om dergelijke items te verwijderen. Dit verwijdert alle styling die u dan in Workiva zou moeten maken en toepassen. Het zal echter wel alle potentieel riskante verborgen code verwijderen.

Typesetting

Delen van zetverantwoordelijkheden
Workiva is een collaboratieve platformomgeving waar contentmakers, auditors, taggers en ontwerpers allemaal kunnen samenwerken. 

Helpvideo: Inleiding tot gestructureerde inhoud

Projecten verlopen vlotter als:

• Iedereen in de teams begrijpt de basisstructuur van het rapport, past de stijlen correct en consistent toe
• Ontwerpers maken genoeg stijlen voor het hele rapport. Dit voorkomt dat auteurs onnodige nieuwe stijlen maken of bestaande stijlen overschrijven
• Ontwerpers leren het team wanneer ze bepaalde stijlen moeten gebruiken
• Ontwerpers controleren het zetwerk tijdens de hele rapportagecyclus

Typesetting vindt plaats in het Workiva platform, niet in de InDesign software. Bij het publiceren van meerdere kanalen is de beste praktijk om geen soft return (Shift Enter) te gebruiken. Dit creëert een regeleinde in plaats van een alinea-einde. Klik op Toon/verberg niet-afdrukbare tekens op uw lint Bewerken om alle zachte en harde returns te zien.

Weduwmanagement
Onze aanbevolen methode voor weduwmanagement is het gebruik van nbsp. Dit kan eenvoudig in het platform worden gedaan en wordt geëxporteerd via ICML.

Lijsten
Aangepaste stijlen voor lijsten kunnen nu worden gemaakt in het Workiva platform. Deze worden nog steeds behandeld als een overschrijvende stijl, maar kunnen nu binnen de InDesign-software worden geïdentificeerd als die aangepaste lijststijl. 

Helpvideo: Workflow helpen

Documentinstelling

Om ervoor te zorgen dat het Workiva-platform goed samenwerkt met de InDesign-software, moet u uw rapport correct instellen. Als u nu de tijd neemt, zult u daar later in het project de vruchten van plukken. 

Hulpvideo: Een inleiding tot het Workiva platform voor ontwerpers

De documentomtrek instellen
De documentomtrek geeft de structuur van de ICML's weer. Er is één ICML voor elke sectie of kind van sectie. Als er bijvoorbeeld 100 outline (Index) items zijn, dan zijn er 100 ICML's.

Tip: Houd er rekening mee dat uw geëxporteerde mapstructuur mogelijk niet in exact dezelfde volgorde wordt weergegeven. We kunnen niet bepalen hoe mappen lokaal worden gerangschikt.

Maak uw stijlpalet
Alle inhoud in het Workiva platform moet een stijl hebben. Stijlen kunnen desgewenst op het platform worden aangepast om beter aan te sluiten bij uw Ontwerpstijlen.

Voor ICML-export wordt de standaardstijl "Normaal" geconverteerd naar de stijl Bodytext. Zie het gedeelte over Stijlgidsen.

Kop- en voetteksten en ICML
Kop- en voetteksten kunnen worden gegenereerd in het Workiva platform, maar ze worden niet via ICML geëxporteerd naar de InDesign software. De export kan alleen inhoud verzenden tussen de grijze stippellijnen bovenaan en onderaan elke pagina van het document.

Paginaformaten
In een multichannel publicatiescenario is het belangrijk om de paginaformaten, marges en tussenmaten tussen Workiva en InDesign vanaf het begin op elkaar af te stemmen. Een belangrijke reden hiervoor is de beperking in ICML om tabel- en kolombreedtes aan te passen. Daarom moeten deze in het Workiva platform hetzelfde zijn als in de InDesign software. 

Let op: Als u de paginaformaten tussen Workiva en InDesign niet op elkaar afstemt, moet elke tabelbreedte worden aangepast. Uw rapport kan meer dan 300 tabellen bevatten. Dit moet zeer serieus worden genomen!

Hulpvideo: Marges en goten

 

De dubbele pagina spread
Het concept van spreads is beperkt binnen de huidige iXBRL inline reader. Ontwerpers moeten voorzichtig zijn wanneer ze op een spread vertrouwen om informatie over te brengen, omdat deze in twee afzonderlijke opeenvolgende pagina's wordt opgesplitst. Met behulp van webontwikkeling is het mogelijk om spreads binnen de inline viewer te presenteren, dus praat met uw webteam als spreads nodig zijn als onderdeel van de inline viewer-ervaring.

Gespiegelde marges
Bij een document dat afgedrukt wordt, zal de binnenmarge vaak breder zijn dan de buitenmarge omdat het document gehecht wordt. Dit kan een probleem vormen voor de leesbaarheid bij digitale presentatie in zowel PDF als XHTML. Overweeg om de marges aan te passen voor digitale presentatie. 

Stijlen

Workiva is een multi-channel publicatieomgeving. Inhoud die in documenten wordt gecreëerd, kan naar verschillende uitvoerresultaten worden geëxporteerd - PDF, HTML, DOCX, ICML en XHTML.

Vanwege deze herbruikbaarheid van gegevens moeten ontwerpers werken met gestructureerde inhoud en Workiva structureert die inhoud door stijlen te gebruiken.

Stijlgidsen
Een stijlgids is een verzameling standaarden voor het ontwerp van een document die zorgt voor een consistente opmaak in en/of over meerdere documenten.

Hulpvideo: Het belang van een stijlgids

Stel de stijlen in
Er zijn twee manieren waarop een ontwerper dit kan doen

1. Stel de stijlen in het Workiva platform in
2. Maak de stijlen in de InDesign-software en importeer ze terug naar het Workiva-platform via Microsoft Word-document/software

Hoe moet u elke stijl noemen
U moet stijlen overwegen voor al uw inhoud. Bij het kiezen van een stijlnaam is het een goed idee om een naam te kiezen die het gebruik van de stijl weerspiegelt, bijvoorbeeld:

CaptionSmallBlue of TableTextBold

Dit zal iedereen in het team helpen om de structuur te begrijpen en de juiste stijl op de inhoud toe te passen. Wij noemen dit semantische styling.

Stijlnamen kunnen letters en cijfers bevatten, maar moeten altijd met een letter beginnen. 

Tekens zoals - !@#$%^&*()_+-={}:"<>?[];',./`~ etc en spaties moeten vermeden worden.

Belangrijk: Gebruik geen tabbladen! Een ingesprongen stijl maken

Vergrendel de stijlen
Eenmaal aangemaakt, kunnen ontwerpers de stijlen en hun attributen vergrendelen. Dit voorkomt dat auteurs een aspect van die stijl veranderen. U kunt vergrendelen:

• De lettertypefamilie, -grootte, -kleur en -klemtoon
• Uitlijning, spatiëring en inspringen

Hulpvideo: Waarom heb ik zoveel stijlen?

Belangrijk: Gebruik niet de stijl 'Normaal' in het Workiva platform. De InDesign-software kan problemen hebben met deze standaardstijl. Bodytext is een speciale stijl en moet hetzelfde zijn in zowel het Workiva platform als de InDesign software. Zet standaard 'Normaal' op roze om deze inhoud zonder stijl te identificeren

Ontwerpers kunnen ook een opmerking aan de stijl toevoegen. Dit kan uw gebruiker helpen bij het kiezen van de stijl. Wanneer ze met de muis over de stijl in het stijlpalet gaan, verschijnt de opmerking naast de stijlkenmerken.

Belangrijk: Als er op het lint wordt geklikt om de stijl van geselecteerde tekst in het Workiva platform aan te passen, wordt er automatisch een overschrijvende stijl aangemaakt. Dit is duidelijker te zien wanneer ICML wordt geëxporteerd, omdat elke overschreven stijl een unieke stijl creëert in InDesign

Opmerking over tabelstijlen
Tabelstijlen worden niet geïmporteerd vanuit Word, dus tabelstijlen moeten ook worden toegepast op minstens één regel kopie (buiten een tabel) om die stijl te laten verschijnen in het aangepaste stijlpalet. Deze stijlen moeten vervolgens worden toegepast op alle tabellen op het platform.

Sneller stijlen toepassen
Wanneer u begint met een heel document met inhoud zonder stijl, selecteert u alles en maakt u eerst het hele document 'Bodytext'. Dit zorgt ervoor dat er geen inhoud of witruimte overblijft als 'Normaal' en past vervolgens overal andere stijlen toe.

U kunt tekst in een hele sectie selecteren en een stijl toepassen, maar over het algemeen wilt u niet een hele sectie in één stijl opmaken.

Als u een stijl hebt die u snel en consistent in een sectie of een heel rapport moet toepassen, dan is het gebruik van de format painter misschien wel de beste methode.

De format painter staat in het menu Bewerken en om deze te gebruiken, hoeft u alleen maar het volgende te doen:

1. Selecteer de stijl die u wilt kopiëren met uw cursor.
2. Klik eenmaal op het pictogram van Painter en er verschijnt een rand omheen die aangeeft dat de stijl is geladen.
3. Klik op de kopie waarop u die stijl wilt toepassen.

Als u die stijl op meerdere regels kopie wilt toepassen, op meer dan één locatie, dubbelklik dan bij stap 2 op het pictogram van Painter (waardoor u een dikkere rand om het pictogram krijgt) en pas toe. De stijl blijft geladen en wordt toegepast totdat u opnieuw op het pictogram klikt om het uit te schakelen.

Tip: Houd er rekening mee dat bij gebruik in een tabel, celstijlen en regels ook gekopieerd worden (regels boven, links, rechts en onder), dus het kan eenvoudiger zijn om stijlen in tabellen handmatig toe te passen.

Hulpvideo: Rogue stijlen

Tabellen en ICML

Celstijlen
Het Workiva platform gebruikt geen celstijlen. De ICML- en XHTML-exports bevatten een algoritme dat ontwerpparameters samenvat in celstijlen voor respectievelijk InDesign en CSS. 

Opmerking: De automatisch gegenereerde celstijlen in de geëxporteerde ICML zijn opgebouwd rond de volgende parameters:

• Verticale uitlijning cel (Boven Midden of Onder)
• Celrand gewicht en kleur (alle 4 de randen zijn uniek)
• Celvulling

Elke unieke variatie creëert een aparte stijl. Dus consistente styling en uitlijning is de sleutel tot het beperken van de gegenereerde celstijlen tot zo weinig mogelijk. 

Hulpvideo: Succesvol opmaken van Workiva-tabellen en InDesign

Overerving
De ICML-export gebruikt nu het concept van overerving of "Gebaseerd op" in zowel teken-, alinea- als celstijlen. Dit is erg handig voor ontwerpers om grote hoeveelheden stijlen efficiënt te kunnen beheren. Vooral de automatisch gegenereerde stijlen. 

Tip: Alle celstijlen in de InDesign-software worden automatisch gegenereerd. Ze zijn gebaseerd op een stijl met de naam NoRule, zodat de celhoogte kan worden geregeld met PaddingTop en PaddingBottom vanaf hier in de InDesign-software.

Celtypes in Workiva
Ontwerpers die nieuw zijn op het Workiva platform moeten zich ervan bewust zijn dat de cellen actief zijn wat betreft de opmaak van de inhoud. Cellen kunnen bijvoorbeeld worden benoemd als boekhouding, tekst of getal, waarbij decimalen automatisch worden toegekend. 

Tabel- en kolombreedtes
Ontwerpers moeten zich ervan bewust zijn dat tabel- en kolombreedtes niet gewijzigd kunnen worden in gekoppelde ICML's. Deze moeten correct zijn in het Workiva platform. 

Tip: Tabellen in het Workiva platform moeten op de juiste breedte worden ingesteld. Dit kan niet worden gewijzigd in de InDesign-software.

Gekleurde haakjes
Het kan zijn dat u gekleurde haakjes rond financiële cijfers ziet wanneer u uw ICML-bestanden plaatst. Dit zijn plaatshouders voor de XBRL-tagging en belemmeren uw ontwerpmogelijkheden geenszins. U kunt ze gewoon negeren.

Kleurbeheer en lettertypen

Voor XHTML mogen alleen RGB-kleuren worden gebruikt, omdat RGB de enige kleurindeling is die op het web wordt ondersteund. De InDesign-software gebruikt CMYK- en Pantone-spotkleuren voor het afdrukken van inkt op papier. 

Het web kan deze kleurformaten niet gebruiken omdat RGB de standaardkleurruimte van het web is. Als de InDesign-software wordt gebruikt om te schrijven en deze inhoud moet worden geconverteerd naar XHTML, dan moeten RGB-kleuren (Rood, Blauw, Groen) worden gebruikt.

CMYK omzetten naar RGB is niet eenvoudig. Het is dus het beste dat ontwerpers RGB specificeren in hun InDesign-documenten, zodat de nauwkeurigheid behouden blijft en er geen verrassingen zijn bij het converteren.

Hex is een andere manier om RGB-kleuren in basis 8 (hexadecimaal) te beschrijven. Pantone-kleuren (spot) worden gebruikt bij het drukken. De gebruikte inkt is de werkelijk gespecificeerde kleur in plaats van CMYK-kleuren. Ze worden vaak gespecificeerd in merkrichtlijnen voor een bedrijfskleur vanwege hun nauwkeurigheid. Het is raadzaam om altijd de merkrichtlijnen voor specifieke kleuren te controleren in plaats van te vertrouwen op conversie.

Tip: Alle kleuren moeten in RGB zijn voor webgebruik

 

Aangepaste kleuren
Het kleurenpalet van het platform heeft 64 standaardkleuren, maar daaronder bevindt zich een aangepast kleurengebied waarin tot 16 aangepaste kleuren tegelijk kunnen worden opgeslagen en weergegeven.
In het gedeelte Aangepaste kleuren voegt u document-specifieke kleuren toe.
Een kleurenpalet is alleen gekoppeld aan de eigen account van een gebruiker en om extra gebruikers dezelfde aangepaste kleuren te geven, is het dus nodig om deze afzonderlijk in te voeren in het eigen aangepaste palet van elke gebruiker.
Hetzelfde kleurenpalet wordt weergegeven voor elke platformfunctie die een kleurkeuze vereist.

Aangepaste kleuren toevoegen
Om een aangepaste kleur aan uw palet toe te voegen, hoeft u alleen maar een willekeurig kleurenpalet uit het hoofdmenu te openen (d.w.z. Tekstkleur, Markering, Achtergrondkleur, enz.) en in het vak Aangepaste kleuren uw Hex-referentie voor de gewenste kleur toe te voegen en vervolgens op Toevoegen te klikken.

Hierdoor wordt de kleur toegevoegd aan het vak Aangepaste kleuren linksboven en worden alle bestaande kleuren één voor één verplaatst. Als er al 16 kleuren zijn, dan zal de laatste kleur aan het einde van de lijst vallen. Bekijk hier meer informatie .

Bestandskleuren
Bestandskleuren blijven bij het document, niet alleen bij de gebruiker. Bekijk hier meer informatie .

Font Licensing
Voor publicatie in XHTML moeten bedrijven eigenaar zijn van de webgebruiksrechten van elk fontgewicht dat in hun iXBRL/XHTML-bestand wordt gebruikt.

Op dit moment is een iXBRL-bestand webgebruik. Het wordt aanbevolen dat bedrijven de licentiestatus controleren van alle lettertypen die ze gebruiken. Ook kunnen emittenten er niet op vertrouwen dat leveranciers dit voor hen doen of zelfs een dergelijke licentie namens de emittent bezitten. Bovendien is de licentie gebaseerd op een 'gewicht' per lettertype, dus als u slechts twee gewichten van een lettertypefamilie gebruikt, hoeft u alleen voor die gewichten te voldoen. 

Als het lettertype beschikbaar is in het Workiva platform, dan is het lettertype open source of heeft het de juiste licentie. Wij adviseren ontwerpers om het gebruik van lettertypen bij hun klant na te vragen als deze niet in het Workiva-platform zit.

Google lettertypes en andere "gratis te gebruiken" lettertypes kunnen het overwegen waard zijn, niet alleen vanwege de kosten, maar ook omdat ze speciaal voor het web zijn gemaakt. Zie Webveilige lettertypen en Ondersteunde lettertypen

Weblettertypes (woff en woff2)
Web Open Font Format is nu de standaard voor het gebruik van lettertypes in browsers en OTF- en TTF-lettertypes worden bij het uploaden geconverteerd naar deze formaten. Ondersteunde browsers en versies vindt u hieronder. Er vindt discussie plaats over TTF-ondersteuning voor oudere versies van deze browsers.

Hernoemen van lettertypes
Houd er rekening mee dat het hernoemen van lettertypes ervoor kan zorgen dat ze onbruikbaar worden of niet verschijnen.

ICML-bestanden exporteren

ICML exporteren doet u door Opslaan als > InDesign (.icml) te kiezen in het bestandsmenu, maar hier zullen we het proces doorlopen met een voorbeeldsectie.

Hier is een sectie genaamd "Bedrijfsinformatie" die inhoud heeft over 3 pagina's en een paar foto's heeft geüpload.

Om dit als ICML te exporteren, doet u het volgende:

Kies in het menu Bestand de optie Opslaan als / InDesign (.icml). 

Hiermee wordt het venster ICML Export Options geopend.

Hier hebt u de optie om op de volgende manieren te exporteren:

1. Gehele document - Zoals de naam al aangeeft, exporteert u hiermee het hele Project naar ICML. ICML's worden geëxporteerd binnen een mappenstructuur die het overzicht van het Workiva platform weergeeft, zodat u ze gemakkelijk kunt identificeren.Wanneer u in eerste instantie de ICML van een project koppelt aan uw InDesign-bestand, is het een goed idee om het hele document te exporteren, aangezien dit uw mappenstructuur wordt. 

2. Huidige sectie - Dit is de sectie die u momenteel in de index hebt geselecteerd, in ons voorbeeld hebben we "Bedrijfsinformatie" geselecteerd in de index.

3. Secties selecteren - Hiermee kunt u specifieke secties selecteren. Als u op Select Sections (Secties selecteren) klikt, verschijnt er een menu waarin alle secties worden opgesomd en kunt u de secties selecteren die u wilt exporteren.

Geavanceerde instellingen
Onder de exportopties vindt u het menu Geavanceerd, waarmee u uw export nog verder kunt aanpassen.

1. Combineer Subsecties in Oudersectie - Hiermee worden kindsecties gecombineerd met een oudersectie. Overweeg zorgvuldig de voor- en nadelen van het combineren van secties. Toptip: Als secties worden gecombineerd, moet u dit elke keer doen als u die sectie exporteert om dezelfde ICML-inhoud te krijgen.
2. Vaste rijhoogtes gebruiken - Dit exporteert tabelrijen met een vaste hoogte, gebaseerd op de hoogte die op het platform voor elke rij is ingesteld, in tegenstelling tot rijhoogtes die kunnen worden gewijzigd via de celstijlen in InDesign. Toptip: Als rijhoogten vast zijn ingesteld in de ICML-export, dan zullen overmatige rijen in een tabel ook verborgen worden in InDesign. Maak altijd een preflight van uw InDesign-bestand om dit te voorkomen.
3. CMYK Colorspace gebruiken - Hiermee worden alle tekst- en tintkleuren geconverteerd van RGB naar CMYK in de ICML. Er is geen controle over de conversie, dus als u van plan bent om uw ICML in de toekomst te gaan kleurcorrigeren, kunt u waarschijnlijk het beste een RGB-workflow gebruiken.
4. Exporteer goten - Hiermee worden valutasymbolen in geneste tabellen in een aparte cel geplaatst voor uitlijning. Dit wordt over het algemeen alleen gebruikt voor klanten in de VS.

Nadat u uw opties hebt geselecteerd, klikt u op Exporteren en uw gekozen ICML wordt naar uw map Downloads gedownload. De zip-bestandsnaam zal altijd hetzelfde zijn als het document waarvan het geëxporteerd is.

Het zip-bestand zal mappen bevatten met de namen van de secties waarin uw gekozen ICML zich bevond. De zip bevat ook de ICML-bestanden en eventuele afbeeldingen in de secties.

In ons voorbeeldgedeelte hadden we 2 afbeeldingen. In een InDesign/ICML workflow gebruikt u normaal gesproken de afbeeldingen in uw illustratiebestand in tegenstelling tot de versies die met ICML worden geëxporteerd.

De gedownloade ICML en/of mappen kunnen nu verplaatst worden naar de plaats waar uw ICML voor de rest van het project opgeslagen moeten worden.

Let op: Link nooit rechtstreeks naar ICML vanuit een downloadmap. U moet uw master ICML-bestanden altijd op één locatie bewaren en ze indien nodig overschrijven na een nieuwe extractie.

ICML's plaatsen
Om een ICML-bestand te plaatsen, kunt u ofwel in uw InDesign-document naar Bestand>Plaatsen gaan en naar uw ICML-bestand navigeren, ofwel het ICML-bestand rechtstreeks naar InDesign slepen. U kunt ICML ook rechtstreeks in vooraf gemaakte tekstvakken plaatsen (zolang er nog geen andere inhoud in staat).

Eenmaal geplaatst, kan de ICML één of meerdere gekoppelde tekstkaders vullen en wordt er een koppeling naar de ICML gemaakt in InDesign. Het werkt op dezelfde manier als een afbeelding zou linken.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een ICML in ons InDesign-bestand. Sommige tekststijlen zijn aangepast en er is beeldmateriaal toegevoegd. 

De lijnen die u kunt zien lopen van het geselecteerde tekstframe naar de andere frames op de pagina, worden Threads genoemd en deze geven de stroom van de inhoud tussen gekoppelde tekstframes weer. Deze kunnen aan- en uitgezet worden via het hoofdmenu Beeld> Extra's> Tekstdraden weergeven. 

De tekstframes die de ICML-inhoud bevatten, kunnen worden geplaatst op elke grootte en positie die de ontwerper wenst, maar de ICML-inhoud zal altijd in dezelfde volgorde worden weergegeven.

De koppelingen onderhouden
Zodra het InDesign-document is opgebouwd en de ICML's zijn gekoppeld, is uw paneel Koppelingen de eenvoudigste plaats om te zien welke ICML wat is. Als u met de rechtermuisknop op een koppeling in dit paneel klikt en Ga naar koppeling selecteert, dan springt InDesign naar de locatie van de koppeling.

Voor de zekerheid van gegevens en zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over versies of het controleren van inhoud, moet u ervoor zorgen dat u de koppelingen van uw ICML's niet verbreekt. 

Werk de koppelingen bij
Wanneer nieuwe ICML's uit het platform worden geëxporteerd, is het de beste gewoonte om de vorige gekoppelde ICML te overschrijven. Dit komt omdat u de ICML dan niet opnieuw hoeft te koppelen in InDesign, maar gewoon de koppeling kunt bijwerken.

Hiervoor moet u het volgende doen:

1. Uw nieuwe ICML's exporteren
2. Unzip het nieuwe ICML zip-bestand in uw downloadmap
3. Zoek de ICML-map waar InDesign naar koppelt
4. Vervang mappen door mappen of vervang individuele ICML door individuele ICML. Het belangrijkste hier is dat u de structuur niet verbreekt omdat elke ICML met elkaar verbonden is. InDesign behoudt het netwerkpad en dat wilt u niet verbreken.
5. Een bijgewerkte ICML verschijnt in uw InDesign-bestand met een klein Driehoekje naast de naam.

6. Als u met de rechtermuisknop klikt op een bijgewerkte ICML of groep ICML's in het paneel Links, verschijnt er een venster waarin u kunt kiezen voor "Koppeling bijwerken". Als u hierop klikt, wordt de ICML in InDesign bijgewerkt.

Tip: Als er veel ICML's bij te werken zijn, kan het sneller zijn om uw InDesign-bestand te sluiten terwijl u de ICML-bestanden vervangt, waarna u bij het openen van InDesign een prompt krijgt om alle koppelingen bij te werken. Dit zal de ICML snel bijwerken in plaats van ze in groepen of individueel bij te werken.

Het is aan de ontwerper of u alle eerdere ICML-exports wilt bewaren, maar de geschiedenis van wijzigingen wordt ook op het platform opgeslagen met de broncontent.
Als u de ICML bijwerkt, wordt alleen de nieuwe inhoud voor die sectie weergegeven. Al uw ontwerpwaarden blijven behouden.

Stijlwijzigingen
Elke ICML brengt de stijlen met zich mee die op het platform voor die sectie gebruikt worden. Ze worden alleen ingevoerd bij de eerste ICML-import en worden niet overschreven door volgende imports. 

Dit geeft de ontwerper de vrijheid om de parameters van de stijlen in InDesign te wijzigen (maar niet de naam, want die is nodig voor de handshake met de ICML over waar de stijlen worden toegepast). Dus u kunt bijvoorbeeld Kop1 in InDesign in een andere kleur veranderen en alle Kop1's in InDesign zullen in die kleur verschijnen en alle nieuwe ICML-trekjes zullen nog steeds in die kleur verschijnen. 

Dit verandert echter niets aan de kleurinstellingen in het platformbestand en als de stijlen overeen moeten komen, moet dezelfde verandering daar worden aangebracht. En omdat ICML-stijlen niet overschreven worden in InDesign, zal het eerst wijzigen van de kleur van Kop1 op het platform de stijlinstellingen in InDesign niet overschrijven.

Afgezien van de eerste ICML import, is de enige andere keer dat een stijl nieuw binnenkomt, als deze op het platform een andere naam heeft gekregen of als er een stijl met een nieuwe naam wordt toegevoegd (u ziet hoe belangrijk namen zijn). Dus het wijzigen van een stijlkenmerk in het Workiva platform zal de corresponderende stijl in de InDesign software niet bijwerken.

Mijlpalen en zwarte lijnen

Wanneer u, samen met uw klant, de data voor de ICML import naar de InDesign software hebt bepaald, is het een goed idee om een mijlpaal aan te maken in het Workiva platform. Dit betekent dat u wijzigingen in de inhoud tussen de volgende ICML pulls kunt volgen door een zwarte lijn te maken.

Dit is ook erg handig om te zien welke secties zijn gewijzigd, omdat u misschien maar een paar secties hoeft te exporteren in plaats van het hele document en het kan ook helpen om te laten zien waar grote inhoudelijke wijzigingen zijn aangebracht, wat u kan helpen om een sectie eventueel opnieuw te layouten voor een proefafspraak.

Tegen het einde van het project adviseren wij om één volledige ICML pull van het hele document uit te voeren om er absoluut zeker van te zijn dat elke ICML de huidige is.

Een mijlpaal creëren
Om een mijlpaal in een Workiva-document te creëren, moet u naar het paneel Geschiedenis van het document gaan. Dit is een van de tabbladen aan de rechterkant van uw scherm.

Van hieruit kunt u ofwel een gloednieuwe mijlpaal aanmaken door op "Mijlpaal aanmaken" te klikken, of u kunt een bestaande datum en tijd selecteren en daar een mijlpaal aanmaken. Dit doet u vanuit de dropdown naast de datum.

De mijlpaal vraagt u om het een naam te geven (in dit voorbeeld is 'Bewijs' gebruikt) en eventuele opmerkingen toe te voegen (optioneel). Klik vervolgens op Aanmaken en de mijlpaal wordt aangemaakt.

De mijlpalen vallen op in de geschiedenislijst, omdat er een klein diamantje naast staat en de geschiedenislijst ook gefilterd kan worden om alleen mijlpalen weer te geven.

Een blackline aanmaken
Om een blackline aan te maken op het platform, gaat u naar het Geschiedenis-paneel van uw document (een tabblad aan de rechterkant van het scherm) en klikt u op het vervolgkeuzemenu voor een datum en tijd (revisie) of een mijlpaal en selecteert u Blackline aanmaken.

Dit zal een vak openen bovenaan het Geschiedenispaneel met uw geselecteerde revisie/mijlpaal bovenaan en een ruimte voor de vergelijkende revisie/mijlpaal. 

Elke revisie/mijlpaal kan gewoon naar het vak "Drop Milestones and Revisions Here" (Mijlpalen en revisies hier neerzetten) worden gesleept.

Als u alleen wilt zien welke secties tussen de twee tijdstippen gewijzigd zijn, kunt u ook 'Alleen secties met wijzigingen opnemen' aanvinken.

Wanneer u uw selectie hebt gemaakt, klikt u op Maken om de blackline te genereren.

Tip: Het gebruik van een zwarte lijn en het selecteren van "Only include sections with changes" (Alleen secties met wijzigingen opnemen) is een goede manier om te zien welke secties als ICML geëxporteerd moeten worden, wat het proces kan versnellen bij het doorvoeren van nieuwe ICML.

 

De zwarte lijn verschijnt in het menu Blacklines. Het zou automatisch naar dit menu moeten springen, maar als dat niet het geval is, kunt u het vinden in de tabbladen aan de rechterkant van het scherm. Om uw Blackline te openen, gaat u er met de muis over en selecteert u Openen in de vervolgkeuzelijst.

De Blackline wordt in een nieuw tabblad geopend en u kunt door het document bladeren om alle wijzigingen te zien.

Links van de paginaweergave ziet u een lijst met alle Secties waarin wijzigingen zijn aangebracht. Als u de blackline genereert om te bepalen welke secties u als ICML moet downloaden, dan haalt u die namen uit deze lijst.

U kunt dit ook gebruiken als een snelle visuele gids voor hoe uitgebreid de wijzigingen zijn en om er zeker van te zijn dat u de ICML correct hebt bijgewerkt.

Tip: De Blackline wordt in een nieuw tabblad geopend. Om terug te keren naar het hoofddocument klikt u op het tabblad Hoofddocumenten of sluit u het nieuwe tabblad.

 

Bestandsgrootte

Opmerking: Voor ESEF stellen veel toezichthouders nu een maximale bestandsgrootte van 100 MB.

Hoe stopt u een nachtmerrie van archiveren of downloaden? Hoe kunt u uw rapport kleiner maken? Lees verder voor tips die ontwerpers kunnen gebruiken om hun bestandsgrootte te optimaliseren.

Voor de ontwerper in InDesign
Hier zijn dingen die de ontwerper moet doen om de uiteindelijke bestandsgrootte in Adobe InDesign-software te verkleinen:

1. Vermijd lege alinea's om extra ruimte in uw document te krijgen.
2. Zorg ervoor dat alle inhoud een stijlnaam heeft.
3. Zorg ervoor dat u al uw afbeeldingen bijsnijdt tot de juiste grootte, 100% en RGB
4. Controleer het insluiten van lettertypes in SVG's, of zorg ervoor dat u gewone weblettertypes gebruikt, of schets gewoon uw tekst.
5. Bekijk uw SVG's zorgvuldig en zorg ervoor dat u de optimale punten gebruikt om een vorm te maken.
6. We konden een SVG van een wereldkaart terugbrengen van 5mb naar 200k door het aantal gebruikte punten in Adobe Illustrator software te optimaliseren, zonder enig visueel verschil.
7. Denk goed na of al uw afbeeldingen nodig zijn.
8. Zorg ervoor dat u uw afbeeldingen hebt verkleind tot 72 dpi, de resolutie voor websites.

Downloadbare hulpgidsen

[Download het gegevensblad Document setup] [Gedetailleerde handleiding voor het importeren van InDesign naar Word]	[Download uw eerste ICML pull gegevensblad]	[Download het gegevensblad over de RGB- en CMYK-workflow]

Volledige ontwerp- en platformrichtlijnen PDF in het Engels, Frans en Spaans

InDesign en Workiva integratie Deze handleiding ondersteunt het ontwerpen met behulp van inhoud uit Workiva met ontwerpen gemaakt in InDesign Gids voor de integratie van InDesign in Workiva De gids Le Widget - InDesign bevat informatie over het gebruik van widgets in Workiva en over het maken van een concept met behulp van InDesign. InDesign met Workiva De richtlijnen van Widget InDesign bevatten informatie over het aanpassen van de inhoud van Workiva en het gebruik van InDesign voor het maken van uw eigen ontwerp.

Extra bron

• Workiva voor ontwerprapportage