Workiva-ondersteuningscentrum

>> Startpagina van het ontwerp-rapportageondersteuningscentrum

Snelgids checklist

1. Aan het begin van het project bij Workiva

• Zorg ervoor dat de marges en tussenruimtes in Workiva exact hetzelfde zijn als in uwInDesign - document.
• Maak je stijlen aan en geef ze een naam zodat al je contentauteurs ze kunnen begrijpen
• Zorg ervoor dat al uw stijlnamen voldoen aan de webstandaard - ze mogen dus niet met een cijfer beginnen en geen spaties of vreemde tekens bevatten.
• Zodra je je stijlen hebt aangemaakt (geen spaties en ze mogen niet met een cijfer beginnen), vergrendel je ze met lock.
• Gebruik 'Bodytext' voor je hoofdtekst.
• Gebruik geen regeleinden om witruimte te beheren; gebruik in plaats daarvan de stijlparameters.
• Als je content opmaakt in Workiva maar ICML gebruikt, houd er dan rekening mee dat zwevende content een aparte ICML aanmaakt. U wilt wellicht het gebruik van zwevende inhoud beperken.
• Geef Normal dezelfde parameters als Bodytext (hetzelfde geldt voor TableNormal), maar verander de kleur naar een markeerkleur. Idealiter wilt u geen inhoud als 'Normaal' laten staan ​​- dit geldt ook voor spaties na alinea's. Dit wordt soms over het hoofd gezien en genereert extra stijlen in InDesign, dus zorg ervoor dat je zo nauwkeurig mogelijk bent met je typografie in Workiva.
• Onthoud ICML exporteert geen lay-out. Het bestaat alleen uit tekst en tabellen.

2. ICML naar InDesign

• Wanneer je je ICML-bestand naar InDesign stuurt, vergeet dan niet om eerst alle stijlen te verwijderen .
• Wanneer je je eerste ICML-bestanden in InDesign importeert, importeer dan voldoende van het document om alle stijlen te kunnen exporteren. Eén ICML-bestand neemt alleen de stijlen over die in dat specifieke ICML-bestand zijn opgenomen.
• Je kunt nu de parameters van de stijlen in InDesign wijzigen, maar niet de stijlnaam. Eventuele wijzigingen in de stijlen blijven behouden na volgende ICML-updates. Deze instellingen hoeven niet te worden gewijzigd in Workiva. Wijzig de stijlnaam in InDesign niet. 
• Je kunt het lettertype , de letterdikte, de letterkleur en de lettergrootte wijzigen in het palet'Teken'.
• Alle tabellen zijn gebaseerd op NoRule
• Plaats je ICML-bestanden in je InDesign-document, net zoals je een afbeelding zou plaatsen.
• Wanneer u volgende ICML-bestanden downloadt, sla deze dan op dezelfde locatie op uw bureaublad op en vervang de oude bestanden.
• Je krijgt dan een geel driehoekje in InDesign en je moet de links bijwerken.
• Je kunt tussen ICML-bestanden een zwarte lijn plaatsen, zodat je alleen de gewijzigde ICML-bestanden importeert, of je kunt het hele document exporteren.

Voordat je begint - ontvang gratis training van Workiva!

Ontdek meer over Workiva's gratis praktijkgerichte trainingsprogramma. Deze cursus is bedoeld voor professionele ontwerpers en productiekunstenaars.                          

Inhoud importeren in Workiva

Workiva kan content importeren vanuit Microsoft Word (.docx). Ook al ontwerp je in InDesign, je contentauteurs werken in Workiva. Ze kunnen beginnen met een leeg rapport, of je kunt bijvoorbeeld een rapport van een vorig jaar importeren.

Helpvideo: Inhoud importeren in Workiva

Neem hier de tijd voor. Neem de tijd. Vraag waar dit Word-bestand vandaan komt? Oorspronkelijk gemaakt in Word (geweldig!) of een geconverteerd document vanuit PDF (niet zo geweldig)? Volg deze richtlijnen voor een succesvol resultaat bij het exporteren vanuit Workiva aan het einde van het project.

Als je net begint met InDesign

1. Controleer of de stijlen zich niet in mappen bevinden.
2. Zorg ervoor dat alle stijlen CSS-conforme namen hebben: geen spaties, ze mogen niet met een cijfer beginnen en geen speciale tekens bevatten. Tip: Gebruik bij voorkeur alfanumerieke namen, in camelcase-stijl of met een koppelteken.
3. Zorg ervoor dat alle kleuren RGB zijn en niet CMYK.
4. Kopieer de inhoud in de juiste volgorde van InDesign naar MS Word.

Vervolgens in MS Word

1. Controleer of de stijlen correct zijn toegepast in het Word-bestand.

Vervolgens in Workiva

1. Importeer het Word-bestand in Workiva - Bestand > Importeren
2. Zorg ervoor dat de stijlen correct worden toegepast.
3. Voer indien nodig de benodigde herformattering uit.

Als je net begint met MS Word

1. Controleer of dit een origineel Word-document is - zie 'Vragen over oude documenten' hieronder.
2. Controleer of alle stijlen correct zijn toegepast in het hele document.
3. Importeer in Workiva zoals hierboven beschreven.

Problemen met oude documenten
Workiva kan een .docx-bestand importeren, maar ontwerpers moeten goed opletten waar dit Word-bestand vandaan komt. Dit komt doordat het het volgende kan bevatten:

• Verborgen personages
• Witruimte
• Tabulaire materie (tabs)

Je ziet het misschien niet direct in het Workiva-platform, maar het kan later problemen veroorzaken bij het exporteren naar ICML en XHTML.

Als je alleen een pdf-bestand hebt?
Als je alleen een PDF-document hebt of een Word-document dat is geconverteerd vanuit een PDF, raden we aan om de inhoud eerst in een ASCII-teksteditor (bijvoorbeeld Notepad++ op een pc) te plakken, tabs of andere witruimtetekens te markeren en dit tekstbestand vervolgens in Word te openen voordat je het in Workiva importeert. Je kunt de zoek- en vervangfunctie gebruiken om dergelijke items te verwijderen. Hierdoor wordt alle styling verwijderd, die je vervolgens zelf in Workiva zou moeten creëren en toepassen. Het zal echter alle potentieel risicovolle verborgen code verwijderen.

Typografie

Delen van verantwoordelijkheden voor de opmaak
Workiva is een samenwerkingsplatform waar contentmakers, controleurs, taggers en ontwerpers allemaal samen kunnen werken. 

Helpvideo: Inleiding tot gestructureerde inhoud

Projecten verlopen soepeler als:

• Iedereen in het team begrijpt de basisstructuur van het rapport en past de stijlen correct en consistent toe.
• Ontwerpers creëren voldoende stijlen voor het hele rapport. Dit helpt voorkomen dat auteurs onnodig nieuwe stijlen aanmaken of bestaande stijlen overschrijven.
• Ontwerpers instrueren het team over wanneer bepaalde stijlen te gebruiken.
• Ontwerpers controleren de typografie gedurende de gehele rapportagecyclus.

Het zetwerk vindt plaats in het Workiva-platform, niet in de InDesign-software. Bij publicatie via meerdere kanalen is het de beste praktijk om geen zachte enter (Shift Enter) te gebruiken. Dit zorgt voor een regelafbreking in plaats van een alinea-afbreking. Klik op 'Niet-afdrukbare tekens weergeven/verbergen' in het tabblad 'Bewerken' om alle zachte en harde regeleinden te zien.

Weduwenbegeleiding
Onze aanbevolen methode voor weduwenbegeleiding is het gebruik van nbsp. Dit kan eenvoudig binnen het platform worden gedaan en wordt geëxporteerd via ICML.

Lijsten
In het Workiva-platform kunnen nu aangepaste stijlen voor lijsten worden gemaakt. Deze worden nog steeds als een overschrijving beschouwd, maar kunnen nu binnen de InDesign-software worden herkend als die aangepaste lijststijl. 

Hulpvideo: Hulp bij workflow

Documentinstellingen

Om het Workiva-platform goed te laten samenwerken met de InDesign-software, moet u uw rapport correct instellen. Door er nu tijd in te steken, pluk je daar later de vruchten van. 

Helpvideo: Een introductie tot het Workiva-platform voor ontwerpers

De documentstructuur instellen
De documentstructuur geeft de structuur van de ICML's weer. Er is één ICML voor elke sectie of subsectie. Als er bijvoorbeeld 100 overzichtsitems (indexitems) zijn, dan zijn er 100 ICML's.

Maak je stijlpalet aan
Alle content op het Workiva-platform moet een stijl hebben. Stijlen kunnen op het platform worden aangepast om, indien nodig, beter aan te sluiten bij uw ontwerpstijl.

Bij ICML-export wordt de standaardstijl 'Normaal' omgezet naar de stijl 'Bodytext'. Zie het gedeelte over stijlgidsen.

Kop- en voetteksten en ICML
Kop- en voetteksten kunnen worden gegenereerd in het Workiva-platform, maar ze worden niet via ICML geëxporteerd naar de InDesign-software. De exportfunctie kan alleen de inhoud verzenden die zich bevindt tussen de grijze stippellijnen aan de boven- en onderkant van elke pagina van het document.

Pagina-indelingen
In een scenario voor publiceren via meerdere kanalen is het belangrijk om de pagina-indeling, marges en tussenruimtes tussen Workiva en InDesign vanaf het begin op elkaar af te stemmen. Een belangrijke reden hiervoor is de beperking van ICML wat betreft het aanpassen van tabel- en kolombreedtes. Daarom moeten deze instellingen in het Workiva-platform hetzelfde zijn als in de InDesign-software. 

Instructievideo: Marges en tussenruimtes

De dubbele pagina
Het concept van spreads is beperkt binnen de huidige iXBRL inline reader. Ontwerpers moeten voorzichtig zijn met het gebruik van een dubbele pagina om informatie over te brengen, aangezien deze informatie over twee afzonderlijke, opeenvolgende pagina's verdeeld zal zijn. Met behulp van webontwikkeling is het mogelijk om spreads weer te geven binnen de inline viewer. Neem daarom contact op met uw webteam als u spreads nodig heeft als onderdeel van de inline viewer.

Gespiegelde marges
Vaak is bij een document dat gedrukt wordt, de binnenmarge breder dan de buitenmarge vanwege het nieten. Dit kan een leesbaarheidsprobleem opleveren wanneer het digitaal wordt gepresenteerd in zowel PDF als XHTML. Overweeg de marges aan te passen voor digitale presentaties. 

Stijlen

Workiva is een multichannel publicatieplatform. De inhoud van documenten kan naar verschillende formaten worden geëxporteerd, zoals PDF, HTML, DOCX, ICML en XHTML.

Door de herbruikbaarheid van deze gegevens moeten ontwerpers met gestructureerde content werken, en Workiva structureert die content door middel van stijlen.

Stijlgidsen
Een stijlgids is een reeks standaarden voor het ontwerp van een document die zorgt voor consistentie in de opmaak binnen en/of tussen meerdere documenten.

Instructievideo: Het belang van een stijlgids

Stel de stijlen in
Er zijn twee manieren waarop een ontwerper dit kan doen

1. Stel de stijlen in op het Workiva-platform.
2. Maak de stijlen in InDesign en importeer ze vervolgens terug naar het Workiva-platform via een Microsoft Word-document/software.

Hoe noem je elke stijl
? [ ] Je moet voor al je content rekening houden met verschillende stijlen. Bij het kiezen van een stijlnaam is het verstandig om een ​​naam te kiezen die het gebruik van de stijl weerspiegelt, bijvoorbeeld:

Bijschrift in klein blauw of tabeltekst in vetgedrukt

Dit helpt iedereen in het team de structuur te begrijpen en de juiste stijl op de inhoud toe te passen. We noemen dit semantische styling.

Stijlnamen mogen letters en cijfers bevatten, maar moeten altijd met een letter beginnen. 

Tekens zoals - !@#$%^&*()_+-={}:”<>?[];',./`~ enz. en spaties moeten worden vermeden.

Stijlen vergrendelen
Zodra de stijlen zijn aangemaakt, kunnen ontwerpers ze en hun attributen vergrendelen. Dit voorkomt dat auteurs een aspect van die stijl veranderen. Je kunt vergrendelen:

• Het lettertype, de grootte, de kleur en de nadruk.
• Uitlijning, afstand en inspringing

Hulpvideo: Waarom heb ik zoveel stijlen?

Ontwerpers kunnen ook een toelichting bij de stijl toevoegen. Dit kan uw gebruiker helpen bij het kiezen van de stijl. Wanneer de muiscursor over de stijl in het stijlpalet beweegt, verschijnt de notitie naast de stijlkenmerken.

Opmerking over tabelstijlen
Tabelstijlen worden niet geïmporteerd vanuit Word, dus elke tabelstijl moet ook worden toegepast op ten minste één regel tekst (buiten een tabel) om die stijl in het palet met aangepaste stijlen te laten verschijnen. Die stijlen moeten vervolgens op alle tabellen op het platform worden toegepast.

Sneller toepassen van stijlen
Wanneer je begint met een volledig document zonder opgemaakte inhoud, selecteer dan alles en maak het hele document eerst 'Bodytext'. Dit zorgt ervoor dat er geen inhoud of witruimte als 'Normaal' overblijft, waarna andere stijlen overal worden toegepast.

Je kunt tekst in een hele sectie selecteren en er een stijl op toepassen, maar over het algemeen wil je niet een hele sectie in één stijl opmaken.

Als u een stijl snel en consistent wilt toepassen in een sectie of een volledig rapport, dan is de opmaakpensel wellicht de beste methode.

De opmaakpensel bevindt zich in het menu 'Bewerken' en om deze te gebruiken, hoeft u alleen maar het volgende te doen:

1. Selecteer met uw cursor de stijl die u wilt kopiëren.
2. Klik één keer op het Painter-pictogram en er verschijnt een kader eromheen, wat aangeeft dat de stijl is geladen.
3. Klik op het document waarop u deze stijl wilt toepassen.

Als je die stijl op meerdere regels tekst wilt toepassen, op meer dan één locatie, dubbelklik dan in stap 2 op het pictogram van de schilder (hierdoor verschijnt een dikkere rand rond het pictogram) en pas de stijl toe. De stijl blijft geladen en toegepast totdat u opnieuw op het pictogram klikt om deze uit te schakelen.

Hulpvideo: Rogue-stijlen

Tabellen en ICML

Celstijlen
Het Workiva-platform gebruikt geen celstijlen. De ICML- en XHTML-exports bevatten een algoritme dat ontwerpparameters samenvat in celstijlen voor respectievelijk InDesign en CSS. 

Opmerking: De automatisch gegenereerde celstijlen in de geëxporteerde ICML zijn gebaseerd op de volgende parameters:

• Verticale uitlijning van cellen (boven, midden of onder)
• Dikte en kleur van de celrand (alle 4 randen zijn uniek)
• Celvulling

Elke unieke variant creëert een aparte stijl. Consistente styling en uitlijning zijn dus essentieel om het aantal gegenereerde celstijlen tot een minimum te beperken. 

Instructievideo: Succesvolle tabelopmaak in Workiva en InDesign

Overerving
De ICML-export maakt nu gebruik van het concept van overerving of 'Gebaseerd op' in zowel teken-, alinea- als celstijlen. Dit is enorm handig voor ontwerpers om grote hoeveelheden stijlen efficiënt te kunnen beheren. Met name de automatisch gegenereerde stijlen. 

Celtypen in Workiva
Ontwerpers die nieuw zijn op het Workiva-platform moeten zich ervan bewust zijn dat de cellen actief zijn wat betreft de opmaak van de inhoud. Cellen kunnen bijvoorbeeld worden aangewezen als boekhoudkundig, tekst- of getaltype, waarbij het aantal decimalen automatisch wordt toegekend. 

Tabel- en kolombreedtes
Ontwerpers moeten zich ervan bewust zijn dat tabel- en kolombreedtes niet kunnen worden gewijzigd in gekoppelde ICML's. Deze gegevens moeten correct zijn in het Workiva-platform. 

Gekleurde haakjes
Mogelijk ziet u gekleurde haakjes rond financiële cijfers wanneer u uw ICML-bestanden plaatst. Dit zijn plaatsaanduidingen voor de XBRL-tagging en beperken uw ontwerpmogelijkheden op geen enkele manier. Je kunt ze gewoon negeren.

Kleurbeheer en lettertypen

Voor XHTML mogen alleen RGB-kleuren worden gebruikt, aangezien RGB het enige kleurformaat is dat op het web wordt ondersteund. De InDesign-software gebruikt CMYK- en Pantone-steunkleuren voor het afdrukken van inkt op papier. 

Het web kan deze kleurformaten niet gebruiken, omdat RGB de standaardkleurruimte van het web is. Als InDesign wordt gebruikt voor het ontwerpen van content en deze content moet worden omgezet naar XHTML, dan moeten RGB-kleuren (rood, blauw, groen) worden gebruikt.

Het omzetten van CMYK naar RGB is niet eenvoudig. Het is daarom het beste dat ontwerpers RGB in hun InDesign-documenten specificeren, zodat de nauwkeurigheid gewaarborgd blijft en er geen verrassingen zijn bij het converteren.

Hex is een andere manier om RGB-kleuren in het hexadecimale stelsel (grondtal 8) te beschrijven. Bij het drukken worden Pantone-kleuren (steunkleuren) gebruikt. De gebruikte inkt heeft de daadwerkelijke kleur die is opgegeven, in plaats van dat deze is samengesteld uit CMYK-kleuren. Ze worden vanwege hun nauwkeurigheid vaak in huisstijlrichtlijnen voor een bedrijfskleur opgenomen. Het is raadzaam om altijd de merkrichtlijnen voor specifieke kleuren te raadplegen in plaats van af te gaan op conversie.

Aangepaste kleuren
Het kleurenpalet van het platform bevat 64 standaardkleuren, maar daaronder bevindt zich een gedeelte voor aangepaste kleuren waarin maximaal 16 aangepaste kleuren kunnen worden opgeslagen en weergegeven.
In het gedeelte voor aangepaste kleuren kunt u documentspecifieke kleuren toevoegen.
Een kleurenpalet is alleen gekoppeld aan het account van een gebruiker. Om andere gebruikers dezelfde aangepaste kleuren te geven, moeten deze daarom voor elke gebruiker afzonderlijk in het aangepaste palet worden ingevoerd.
Hetzelfde kleurenpalet wordt weergegeven voor elke platformfunctie waarvoor een kleurkeuze vereist is.

Aangepaste kleuren toevoegen
Om een ​​aangepaste kleur aan je palet toe te voegen, open je een kleurenpalet vanuit het hoofdmenu (bijv. Tekstkleur, Markeer, Achtergrondkleur, enz.) en voer je in het vak 'Aangepaste kleuren' de hexadecimale referentie van de gewenste kleur in. Klik vervolgens op 'Toevoegen'.

Hiermee wordt de kleur toegevoegd aan het aangepaste kleurenveld linksboven en worden alle bestaande kleuren één positie opgeschoven. Als er al 16 kleuren zijn, verdwijnt de laatste kleur van de lijst. Zie hier meer informatie .

Bestandskleuren
Bestandskleuren blijven bij het document, niet alleen bij de gebruiker. Zie hier meer informatie .

Licenties voor lettertypen
Voor publicatie in XHTML moeten bedrijven de gebruiksrechten voor het web bezitten van elk lettertypegewicht dat in hun iXBRL/XHTML-bestand wordt gebruikt.

Op dit moment wordt een iXBRL-aanvraag beschouwd als webgebruik. Het is raadzaam dat bedrijven de licentiestatus van alle lettertypen die ze gebruiken controleren. Bovendien kunnen emittenten er niet op vertrouwen dat leveranciers dit voor hen doen, of dat zij namens de emittent een dergelijke vergunning bezitten. Daarnaast is de licentieverlening gebaseerd op een 'gewicht' van het lettertype. Dus als u slechts twee gewichten van een lettertypefamilie gebruikt, hoeft u zich alleen voor die gewichten aan de licentievoorwaarden te houden. 

Als het lettertype beschikbaar is op het Workiva-platform, dan is het lettertype open source of is de juiste licentie van kracht. Wij adviseren ontwerpers om, indien zij niet op het Workiva-platform werken, met hun klant te overleggen over het lettertypegebruik.

Google Fonts en andere 'gratis te gebruiken' lettertypen zijn het overwegen waard, niet alleen vanwege de kosten, maar ook omdat ze speciaal voor het web zijn ontworpen. Zie Webveilige lettertypen en Ondersteunde lettertypen

Webfonts (woff en woff2)
Web Open Font Format is nu de standaard voor lettertypegebruik in browsers en OTF- en TTF-fonts worden bij het uploaden naar deze formaten geconverteerd. De ondersteunde browsers en versies staan ​​hieronder vermeld. Er vindt een discussie plaats over TTF-ondersteuning voor oudere versies van deze browsers.

Lettertypen hernoemen
Houd er rekening mee dat het hernoemen van lettertypen ervoor kan zorgen dat ze niet meer werken of niet meer worden weergegeven.

ICML-bestanden exporteren

Het exporteren van ICML-bestanden doe je door in het menu 'Bestand' te kiezen voor 'Opslaan als' > 'InDesign (.icml)', maar we zullen het proces hier stap voor stap doorlopen aan de hand van een voorbeeld.

Hier is een sectie genaamd 'Bedrijfsinformatie' met inhoud verdeeld over 3 pagina's en een paar geüploade afbeeldingen.

Om dit als ICML te exporteren, doet u het volgende:

Kies in het menu Bestand de optie Opslaan als / InDesign (.icml). 

Hiermee wordt het venster ICML-exportopties geopend.

Hier kunt u op de volgende manieren exporteren:

1. Volledig document - Zoals de naam al doet vermoeden, wordt hiermee het hele project naar ICML geëxporteerd. ICML-bestanden worden geëxporteerd in een mapstructuur die de structuur van het Workiva-platform weergeeft, zodat ze gemakkelijk te identificeren zijn.Wanneer je de ICML van een project voor het eerst koppelt aan je InDesign-bestand, is het een goed idee om het hele document te exporteren, aangezien dit je mapstructuur voor de toekomst zal zijn. 

2. Huidige sectie - Dit is de sectie die u momenteel in de index hebt geselecteerd. In ons voorbeeld hebben we 'Bedrijfsinformatie' geselecteerd in de index.

3. Secties selecteren - Hiermee kunt u specifieke secties selecteren. Door op 'Secties selecteren' te klikken, wordt een menu geopend waarin alle secties worden weergegeven en u de secties kunt selecteren die u wilt exporteren.

Geavanceerde instellingen
Het menu 'Geavanceerd' bevindt zich onder de exportopties en biedt de mogelijkheid om uw export verder aan te passen.

1. Subsecties samenvoegen tot een bovenliggende sectie - Hiermee worden subsecties samengevoegd met een bovenliggende sectie. Overweeg zorgvuldig de voor- en nadelen van het samenvoegen van secties. Tip: Als secties worden gecombineerd, moet u dit elke keer doen wanneer u die secties exporteert om dezelfde ICML-inhoud te krijgen.
2. Gebruik vaste rijhoogtes - Hiermee worden tabelrijen geëxporteerd met een vaste hoogte, gebaseerd op de hoogte die op het platform voor elke rij is ingesteld, in tegenstelling tot de mogelijkheid om de rijhoogtes te wijzigen via de celstijlen in InDesign. Tip: Als de rijhoogtes vaststaan ​​in de ICML-export, wordt eventuele overmaterie in een tabel ook in InDesign verborgen. Controleer altijd vooraf je InDesign-bestand om dit te ontdekken.
3. CMYK-kleurruimte gebruiken - Hiermee worden alle tekst- en tintkleuren van RGB naar CMYK in de ICML geconverteerd. Je hebt geen controle over de conversie, dus als je van plan bent om je ICML in de toekomst kleurcorrecties te geven, kun je waarschijnlijk het beste bij een RGB-workflow blijven.
4. Exportmarges - Hiermee worden valutasymbolen in geneste tabellen in een aparte cel geplaatst voor uitlijning. Dit wordt doorgaans alleen gebruikt voor Amerikaanse klanten.

Nadat u uw opties hebt geselecteerd, klikt u op Exporteren en het gekozen ICML-bestand wordt gedownload naar uw map Downloads. De bestandsnaam van het zipbestand is altijd hetzelfde als de naam van het document waaruit het is geëxporteerd.

Het zipbestand bevat mappen met namen die overeenkomen met de secties waarin de door u gekozen ICML-bestanden zich bevonden. Het zipbestand bevat ook de ICML-bestanden en alle afbeeldingen die in de verschillende secties zijn opgenomen.

In ons voorbeeldgedeelte hadden we 2 afbeeldingen. In een InDesign/ICML-workflow gebruikt u normaal gesproken de afbeeldingen die in uw artworkbestand zijn opgenomen, in plaats van de versies die met een ICML-bestand zijn geëxporteerd.

De gedownloade ICML-bestanden en/of mappen kunnen nu worden verplaatst naar de locatie waar uw ICML-bestanden voor de rest van het project moeten worden opgeslagen.

ICML-bestanden plaatsen
Om een ​​ICML-bestand te plaatsen, kunt u in uw InDesign-document naar Bestand > Plaatsen gaan en naar uw ICML-bestand navigeren, of u kunt het ICML-bestand rechtstreeks naar InDesign slepen. Je kunt ICML ook rechtstreeks in vooraf gemaakte tekstvakken plaatsen (zolang er nog geen andere inhoud in staat).

Eenmaal geplaatst, kan de ICML één of meerdere gekoppelde tekstkaders vullen en wordt er een link naar de ICML in InDesign aangemaakt. Het werkt vergelijkbaar met een link naar een afbeelding.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een ICML-bestand, zoals dat in ons InDesign-bestand is opgemaakt. Sommige tekststijlen zijn aangepast en er zijn afbeeldingen toegevoegd. 

De lijnen die vanuit het geselecteerde tekstkader naar de andere kaders op de pagina lopen, worden 'threads' genoemd. Deze lijnen geven de stroom van de inhoud tussen de gekoppelde tekstkaders weer. Deze opties kunnen worden in- en uitgeschakeld via het hoofdmenu Weergave > Extra's > Tekstthreads weergeven. 

De tekstkaders met de ICML-inhoud kunnen naar wens van de ontwerper op elke gewenste grootte en positie worden geplaatst, maar de ICML-inhoud zal altijd in dezelfde volgorde worden weergegeven.

Behoud de koppelingen
Zodra het InDesign-document is gemaakt en de ICML-bestanden zijn gekoppeld, kunt u in het deelvenster Koppelingen het gemakkelijkst zien welke ICML bij welk bestand hoort. Als u met de rechtermuisknop op een link in dit paneel klikt en 'Ga naar link' selecteert, springt InDesign naar de locatie van de link.

Om de gegevensbeveiliging te waarborgen en om te voorkomen dat u zich zorgen hoeft te maken over versies of inhoudscontrole, moet u ervoor zorgen dat de links in uw ICML-bestanden niet verbroken worden. 

Links bijwerken
Wanneer nieuwe ICML's vanuit het platform worden geëxporteerd, is het raadzaam de eerder gekoppelde ICML te overschrijven. Dit komt doordat u de ICML-link in InDesign dan niet opnieuw hoeft te koppelen, maar de link gewoon kunt bijwerken.

Om dit te doen, moet je:

1. Exporteer uw nieuwe ICML's
2. Pak het nieuwe ICML-zipbestand uit in je downloadmap.
3. Zoek de ICML-map waarnaar InDesign verwijst.
4. Vervang mappen door mappen of individuele ICML-bestanden door individuele ICML-bestanden. Het belangrijkste hier is om de structuur niet te verbreken, aangezien elke ICML-link bestaat. InDesign bewaart het netwerkpad en dat wilt u niet verbreken.
5. Een bijgewerkte ICML verschijnt in uw InDesign-bestand met een klein driehoekje naast de naam.

6. Als u met de rechtermuisknop op een bijgewerkte ICML of een groep ICML's in het paneel 'Links' klikt, verschijnt een venster waarin u 'Link bijwerken' kunt kiezen. Als u hierop klikt, wordt het ICML-bestand in InDesign bijgewerkt.

Het is aan de ontwerper om te bepalen of alle eerdere ICML-exports bewaard moeten blijven, maar de wijzigingsgeschiedenis wordt samen met de broncode op het platform opgeslagen.
Door de ICML bij te werken, wordt alleen de nieuwe inhoud voor die sectie weergegeven. Al uw ontwerpwaarden blijven behouden.

Stijlwijzigingen
Elke ICML bevat de stijlen die op het platform voor die sectie worden gebruikt. Ze worden alleen geïmporteerd bij de eerste ICML-import en worden niet overschreven door latere imports. 

Dit geeft de ontwerper de vrijheid om de stijlparameters in InDesign aan te passen (maar niet de naam, aangezien die nodig is voor de communicatie met ICML over waar de stijlen worden toegepast). Zo kan bijvoorbeeld in InDesign de kleur van Kop1 worden gewijzigd, waarna alle Kop1's in InDesign die kleur krijgen en alle nieuwe ICML-bestanden die worden opgehaald, ook die kleur behouden. 

Dit wijzigt echter de kleurinstellingen in het platformbestand niet. Als de stijlen overeen moeten komen, moet dezelfde wijziging daar ook worden doorgevoerd. Omdat ICML-stijlen in InDesign niet worden overschreven, zal het wijzigen van de kleur van Kop1 op het platform de stijlinstellingen in InDesign niet overschrijven.

Afgezien van de eerste ICML-import, wordt een stijl alleen nieuw geïmporteerd als deze op het platform is hernoemd of als er een nieuwe stijl met een nieuwe naam is toegevoegd (je ziet dus hoe belangrijk namen zijn). Het wijzigen van een stijlkenmerk in het Workiva-platform zal de overeenkomstige stijl in de InDesign-software dus niet bijwerken.

Mijlpalen en zwarte lijnen

Nadat u samen met uw klant de data voor de ICML-import in InDesign hebt vastgesteld, is het raadzaam om een ​​mijlpaal aan te maken in het Workiva-platform. Dit betekent dat je inhoudswijzigingen tussen opeenvolgende ICML-downloads kunt bijhouden door een zwarte lijn te creëren.

Dit is ook erg handig om te zien welke secties zijn gewijzigd, omdat je misschien maar een paar secties hoeft te exporteren in plaats van het hele document. Het kan ook helpen om te zien waar grote inhoudelijke wijzigingen zijn aangebracht, waardoor je een sectie mogelijk opnieuw kunt opmaken vóór de proefdrukdatum.

Tegen het einde van het project adviseren we om het hele document in één keer te downloaden via ICML, om er zeker van te zijn dat elke ICML-versie actueel is.

Een mijlpaal aanmaken
Om een ​​mijlpaal in een Workiva-document aan te maken, moet u het paneel 'Documentgeschiedenis' openen. Het is een van de tabbladen aan de rechterkant van je scherm.

Hier kunt u een geheel nieuwe mijlpaal aanmaken door op 'Mijlpaal aanmaken' te klikken, of u kunt een bestaande datum en tijd selecteren en daar een mijlpaal aanmaken. Dit doe je via het keuzemenu naast de datum.

Bij deze mijlpaal wordt u gevraagd om een ​​naam te geven (in dit voorbeeld is 'Bewijs' gebruikt) en eventuele opmerkingen toe te voegen (optioneel). Klik vervolgens op 'Maken' en de mijlpaal wordt aangemaakt.

De mijlpalen vallen op in de geschiedenislijst, omdat ze een klein ruitje ernaast hebben. De geschiedenislijst kan ook worden gefilterd om alleen mijlpalen weer te geven.

Een zwartlijn maken
Om een ​​zwartlijn op het platform te maken, ga je naar het paneel Geschiedenis van je document (een tabblad aan de rechterkant van het scherm) en klik je op het vervolgkeuzemenu voor een datum en tijd (revisie) of een mijlpaal en selecteer je Zwartlijn maken.

Hierdoor wordt er bovenaan het geschiedenispaneel een venster geopend met de door u geselecteerde revisie/mijlpaal bovenaan en een ruimte voor de vergelijkingsrevisie/mijlpaal. 

Elke revisie/mijlpaal kan eenvoudigweg naar het vak 'Mijlpalen en revisies hier neerzetten' worden gesleept.

Als u alleen wilt zien welke gedeelten tussen de twee tijdstippen zijn gewijzigd, kunt u het vakje 'Alleen gedeelten met wijzigingen weergeven' aanvinken.

Nadat je je keuze hebt gemaakt, klik je op 'Maken' om de zwarte lijn te genereren.

De zwarte lijn verschijnt in het menu 'Zwarte lijnen'. Het menu zou automatisch moeten openen, maar zo niet, dan vind je het in de tabbladen aan de rechterkant van het scherm. Om je Blackline te openen, ga je met de muis eroverheen en selecteer je 'Openen' in het keuzemenu.

De Blackline wordt in een nieuw tabblad geopend en u kunt door het document scrollen om alle wijzigingen te bekijken.

Aan de linkerkant van de paginaweergave bevindt zich een lijst met alle secties waarin wijzigingen zijn aangebracht. Als je de blackline genereert om aan te geven welke secties je als ICML wilt downloaden, dan vind je die namen in deze lijst.

Je kunt dit ook gebruiken als een snelle visuele handleiding om te zien hoe ingrijpend de wijzigingen zijn en om te controleren of je de ICML correct hebt bijgewerkt.

Bestandsgrootte

Let op: voor ESEF hanteren veel toezichthouders nu een maximale bestandsgrootte van 100 MB.

Hoe voorkom je een nachtmerrie van bestanden indienen of downloaden? Hoe kun je de omvang van je rapport verkleinen? Lees verder voor tips die ontwerpers kunnen gebruiken om hun bestandsgrootte te optimaliseren.

Voor de ontwerper in InDesign
Hieronder volgen enkele stappen die de ontwerper moet nemen om de uiteindelijke bestandsgrootte in Adobe InDesign te verkleinen:

1. Vermijd lege alinea's om extra ruimte in uw document te creëren.
2. Zorg ervoor dat alle content een stijlnaam heeft.
3. Zorg ervoor dat u al uw afbeeldingen bijsnijdt tot het juiste formaat, 100% en RGB.
4. Controleer de manier waarop je lettertypen in SVG's insluit, of zorg ervoor dat je gangbare weblettertypen gebruikt, of zet je tekst gewoon om in contouren.
5. Bekijk je SVG-bestanden zorgvuldig en zorg ervoor dat je de optimale punten gebruikt om een ​​vorm te creëren.
6. We zijn erin geslaagd om een ​​SVG-bestand van een wereldkaart te verkleinen van 5 MB naar 200 kB door het aantal gebruikte punten in Adobe Illustrator te optimaliseren, zonder dat dit visueel verschil opleverde.
7. Denk goed na of al je afbeeldingen wel nodig zijn.
8. Zorg ervoor dat je de resolutie van je afbeeldingen hebt verlaagd naar 72 dpi, de resolutie die voor websites wordt gebruikt.

Downloadbare handleidingen

[Download het documentinstallatiegegevensblad] [Gedetailleerde handleiding voor het importeren van InDesign-bestanden naar Word]	[Download uw eerste ICML-pull-datasheet]	[Download het gegevensblad voor de RGB- en CMYK-workflow]

Volledige ontwerprichtlijnen voor off-platform ontwerpen (PDF in het Engels, Frans en Spaans)

Integratie van InDesign en Workiva Deze handleiding ondersteunt ontwerpen met content van Workiva in combinatie met ontwerpen die in InDesign zijn gemaakt. Gids voor concepteurs voor de integratie van InDesign à Workiva De gids Le Widget – InDesign bevat lesinformatie over het gebruik van de inhoud van Workiva en de creatie van het concept met behulp van InDesign. InDesign met Workiva De Widget-directrices van InDesign bevatten informatie over het gebruik van werkinhoud en InDesign-functionaliteit om allerlei zaken uit te werken.

Aanvullende bron

• Workiva voor ontwerprapportage