このガイドでは、ワークスペースの基本的な使い方と、ワークスペースおよび組織単位で利用可能な設定についてご紹介します。
ワークスペースとは？
ワークスペースを使用することで、複数の部署やチームの共同作業に利用できる個別のスペースをWorkiva内に作成する事ができます。複数のチームとファイルを、安全且つ管理されたスペースで整理する方法です。
ワークスペースを使用してドキュメント、データ、プロセスを別個のものとし、適切なユーザーが適切な権限レベルで情報にアクセスできるようにします。例えば、財務レポーティングとSOXチームはそれぞれに独自のワークスペースを持ちます。ソリューションは、XBRLやファイリングなどの追加機能を特定のワークスペース内で有効にする方法です。
ワークスペースの役割とは？
ワークスペースのメンバー全員に、様々な機能へのアクセスを可能にする役割が付与されます。ワークスペース所有者は、メンバーに役割を割り当て、それぞれがワークスペースで実行できる作業内容を決定する事ができます。
画面左上にある[ユーザー]アイコンをクリックすると、ワークスペース内の自分の役割と他のメンバーの役割が表示されます。これは、ファイルのアクセス許可を調整するためにワークスペース所有者を特定する必要がある場合に役立ちます。
詳細については、「役割を理解する」および「ワークスペース上の役割」を参照して下さい。
ワークスペースの所有者とは？
ワークスペース所有者は、特定のワークスペースに属すファイル、メンバー、グループ、設定を管理する事ができます。また、ワークスペース内の他のメンバーをワークスペース所有者として指定し、ワークスペース設定の管理責任を共有することもできます。
ワークスペース単位では、ワークスペースの所有者は次の権限を持ちます。
- ワークスペースの名前や色などのワークスペース設定を管理する
- メンバーをワークスペースに招待する
- 役割の変更を行い、メンバーを管理する
- グループを管理する
- ワークスペース内のファイルを管理する
- ワークスペース内のアクティビティを閲覧する
組織とは？
組織は、会社で使用されるすべてのワークスペースを繋げます。ユーザー全員が組織に属しますが、参加することのできるワークスペースはユーザーによって制限される場合があります。通常、会社には1つの組織があてがわれ、各チームまたは部署は個々のワークスペースにまとめられます。
組織単位では、管理者は主に３種類に分けられます。組織ユーザー管理者、組織ワークスペース管理者、および組織セキュリティ管理者です。組織の設定、ユーザー、およびワークスペースを1か所で管理する事ができます。詳細については、「組織設定の操作」を参照してください。
組織ユーザー管理者は次の権限を持ちます。
組織ワークスペース管理者は次の権限を持ちます。
組織のセキュリティ管理者は次の権限を持ちます。
- サインインとセッションオプションの管理
- パスワード設定の管理
- IPアドレスまたは電子メールドメインに基づいたアクセス制限の設定
- 単一のサインオン設定を管理、および
- SAMLSSOの構成
- SCIMを用いたユーザー管理およびプロビジョニング
- 組織のアクティビティの閲覧
次のステップ：
ワークスペースの使用を開始し、チームメンバーを招待するのに役立つリソースを次にご紹介します。