Workivaのドキュメントを使ってデータを整理しましょう。ドキュメントをインポートしたり、使い慣れた編集機能を使ってドキュメントを作成することから始めましょう。
| 自動保存されたリビジョンを用いてリアルタイムで共同作業が可能です |
テキストと表に加えられたリンクを用いて、ファイル間の精度を維持します |
変更履歴とレビュー用に送信を用いて更新内容をレビューします |
ドキュメントの管理方法
最初のファイルを開くと、左のパネルにセクションのリストが表示されます。これはドキュメント アウトラインです。スクロールの手間を省く、クリック可能なコンテンツテーブルのようなものだ。
特定のセクションをクリックしてそこに直接移動するか、セクションをドラッグアンドドロップして並べ替えることができます。
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右パネル には、ドキュメント内で作業するための設定とアクションが含まれています。パネルの横にあるアイコン（）を使って、コメント、履歴、比較などの機能を切り替える。
他のユーザーと共同で作業する
Workivaは、リアルタイムでの共同作業を可能にすると同時に、ドキュメントの管理、レビュー、変更の追跡を支援します。
権限
ドキュメントを閲覧または編集するには、各ユーザーが新しいファイルにアクセスするために権限 が必要です。ドキュメントまたはセクションレベルで権限を設定することができ、各ユーザーはオーナー、編集者、閲覧者の権限を持つことができます。ドキュメントの権限について詳しくはこちら。
リンク
Workivaの最も強力な機能の一つはリンク です。同じデータ間のリンクを複数の場所に作成することで、ソースデータを変更するたびに、リンクがファイル全体で更新されるのを確認できます。ドキュメントでは、テキストリンクとテーブルリンクの両方を作成できます。-ドキュメント内のリンクを選択すると、ソースリンクとリンク先の情報が表示されます。 ドキュメント内のリンクの詳細はこちら。
コメントと履歴
コメントを使用して、ドキュメントに関する質問やフィードバックを行う。コメントを追加するには、ドキュメント内の選択範囲を右クリックし、メニューからコメントの追加 を選択します。ドキュメントの横にすべてのコメントが表示され、コメント パネルで、コメントの削除、返信、新しい選択項目への移動ができます。自分のコメントをすぐに他のユーザーに知らせるには、@ メンション を追加してください。コメントの使用の詳細はこちら。
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すべての変更は自動的に共同作業者と共有されるため、変更時に更新を保存する必要はありません。履歴パネルを使用して、ドキュメントにどのような変更が加えられたか、また誰がその変更を加えたかを記録します。 パネルの上部にあるフィルターオプションを使用して、作成者別や期間別など、特定の条件を満たすリビジョンを表示します。マイルストーンの作成オプションを使用すると、レビュー用に送信したバージョンなど、重要なリビジョンにマークを付けることができます。 |
ドキュメントを共有する
ドキュメント作成中に、他のユーザーにファイルを送信してレビューしてもらう必要があるかもしれません。他のWorkivaユーザーやワークスペース外のレビュー担当者とドキュメントを共有することができます。
変更の追跡とレビュー
ドキュメントオーナーは、変更履歴 機能をオンにすることで、ドキュメントに加えられた変更を詳細に表示することができます。変更履歴をオンにすると、青いテキストは追加を、赤いピンとテキストは削除を、紫のピンはリビジョンを表します。ツールバーの閲覧モード オプションを使用して、表示する変更を切り替えることができます。変更履歴の使用についての詳細はこちら。
また、オーナーはレビュー用にドキュメントを送信することもできる。このオプションは、Workiva の他の共同作業者がコメントを残せるように、ファイルの読み取り専用バージョンを送信します。ドキュメントの権限を更新する必要はありません。レビューからのコメントは自動的にオリジナルファイルに表示されるため、リアルタイムでフィードバックに対応することができます。レビュー用に送信 の使い方についてはこちらをご覧ください。
ドキュメントをエクスポートする
Workiva以外の人とドキュメントを共有する必要がある場合は、別のファイルタイプにエクスポートできます。ファイルツールバーの [名前を付けて保存] オプションを使用して、ドキュメントを PDF、EDGAR、DOCX、InDesign、または XHTML ファイルとして保存します。エクスポートに表示するセクションを正確に選択し、ファイルのタイプに応じて、ドキュメントの表示方法をカスタマイズできます。
次のステップ
ドキュメントの作業に使用できる各機能を確認したところで、利用開始にあたり便利なステップをいくつかご紹介いたします。