Workivaのドキュメントを使用してデータを整理します。まずは、ドキュメントをインポートするか、使い慣れた編集機能を使用してドキュメントを作成してみましょう。
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自動保存されたリビジョンを用いてリアルタイムで共同作業が可能です |
テキストと表に加えられたリンクを用いて、ファイル間の精度を維持します |
変更内容の追跡とレビュー用の送信を用いて更新内容をレビューします |
ドキュメントの管理方法
最初のファイルを開くと、左側のパネルにセクションの一覧が表示されます。これがドキュメントの概要です。これは、クリック可能な目次のようなもので、スクロールをする手間を省くことができます。
特定のセクションをクリックしてそこに直接移動するか、セクションをドラッグアンドドロップして並べ替えることができます。
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アウトラインに関する詳細については、 「ドキュメントのアウトラインを使用する」をご覧下さい。 |
右側のパネルには、ドキュメント内で作業するための設定とアクションが含まれています。パネル横に表示されたアイコンを使用して、コメント、履歴、ブラックラインなどの機能を切り替えます。
他のユーザーと共同作業する
Workivaを使用すると、ドキュメントの変更を管理、確認、追跡しながら、リアルタイムで共同作業を行うことができます。
権限
ドキュメントを表示または編集するには、新しいファイルにアクセスするためのアクセス許可を、各ユーザーが取得する必要があります。ドキュメントまたはセクションレベルで権限を設定し、各ユーザーに対し所有者、編集者、または閲覧者の権限を付与することができます。ドキュメントのアクセス許可詳細については、こちらをご覧ください。
リンキング
Workivaの最も強力な機能の1つは、リンキングです。複数の場所に位置する同じデータ間にリンクを作成することにより、ソースデータに変更が加えられると、ファイル全体においてリンクが更新されることを確認できます。ドキュメントでは、テキストリンクとテーブルリンクの両方を作成できます。ドキュメント内のリンクを選択すると、ソースリンクと宛先リンクに関する情報を確認できます。ドキュメントのリンクに関する詳細については、こちらをご覧ください。
コメントと履歴
コメント機能を使用して、ドキュメントに関する質問をしたり、フィードバックを提供することができます。コメントを追加するには、ドキュメント内で希望する選択範囲を右クリックして、メニューから[コメントを追加]を選択します。すべてのコメントがドキュメントの横、および[コメント]パネルに表示され、そこからコメントの削除や返信を行ったり、コメントを新しい選択範囲に移動したりすることができます。コメントについて他のユーザーにすぐに通知するには、@メンションを追加します。コメント機能の使い方に関する詳細については、こちらをご覧下さい。
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すべての変更内容は、共同編集者と自動的に共有されるため、変更を加える際に更新を保存する必要はありません。[履歴]パネルを使用して、ドキュメントに加えられた変更と、それらの変更を行ったユーザーを追跡することができます。 パネル上部にある[フィルター]オプションを使用して、作成者や期間など、特定の条件を満たすリビジョンを表示します。 [マイルストーンの作成]オプションを使用すると、レビュー用に送信したバージョンなど、重要なリビジョンにマークを付けることができます。 履歴パネルの使い方に関する詳細については、こちらをご覧ください。 |
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ドキュメントを共有する
ドキュメントでの作業中に、レビュー用にファイルを他のユーザーに送信する必要が生じる場合もあります。そのような場合は、他のWorkivaユーザーやワークスペース外のレビュー担当者と、ドキュメントを共有することができます。
変更の追跡とレビュー
ドキュメント所有者は、[変更の追跡]機能をオンにして、ドキュメントに加えられた変更の詳細を確認することができます。[変更の追跡]をオンにすると、青いテキストが追加された内容を、赤いピンとテキストは削除された内容を、そして紫色のピンは改訂された内容を、それぞれに示します。ツールバーの[表示モード]オプションを使用すると、表示対象となる変更の内容を切り替えることができます。変更の追跡の使い方に関する詳細については、こちらをご覧ください。
所有者は、レビュー用にドキュメントを送信することもできます。このオプションは、ファイルの読み取り専用バージョンをWorkivaの他の共同編集者に送信して、コメントを許可します。ドキュメントの権限を更新する必要はありません。レビュー担当者からのコメントは元のファイルに自動的に表示されるため、フィードバックにリアルタイムで対応することができます。レビュー用に送信する方法の詳細については、こちらをご覧ください。
ドキュメントをエクスポートする
ドキュメントをWorkivaのユーザー以外の人物と共有する必要がある場合は、別のファイルタイプにエクスポートすることができます。 [ファイル]ツールバーで、[名前を付けて保存]オプションを選び、ドキュメントをPDF、EDGAR、DOCX、InDesign、またはXHTMLファイルとして保存します。エクスポート後のファイルに含めるセクションを正確に選択し、ファイルタイプに応じて、ドキュメントの表示方法をカスタマイズして下さい。
次のステップ
ドキュメントの作業に使用できる各機能を確認したところで、利用開始にあたり便利なステップをいくつかご紹介いたします。