Workivaのドキュメントを使ってデータを整理しましょう。ドキュメントをインポートしたり、使い慣れた編集機能を使ってドキュメントを作成することから始めましょう。
| 自動保存されたリビジョンを用いてリアルタイムで共同作業が可能です |
テキストと表に加えられたリンクを用いて、ファイル間の精度を維持します |
変更内容の追跡とレビュー用の送信を用いて更新内容をレビューします |
ドキュメントの管理方法
最初のファイルを開くと、左のパネルにセクションのリストが表示されます。これが文書 の 目次です。スクロールの手間を省く、クリック可能なコンテンツテーブルのようなものだ。
特定のセクションをクリックしてそこに直接移動するか、セクションをドラッグアンドドロップして並べ替えることができます。
アウトラインに関する詳細については、 「ドキュメントのアウトラインを使用する」をご覧下さい。 |
右側のパネルには、ドキュメント内で作業するための設定や操作が表示されます。パネルの横にあるアイコンを使って、コメント、履歴、修正線などの機能を切り替えてください。
他のユーザーと共同で作業する
Workivaは、リアルタイムでの共同作業を可能にすると同時に、ドキュメントの管理、レビュー、変更の追跡を支援します。
個の権限
ドキュメントを表示または編集するには、各ユーザーが新しいファイルにアクセスする権限を持っている必要があります。ドキュメントまたはセクションレベルで権限を設定することができ、各ユーザーはオーナー、編集者、閲覧者の権限を持つことができます。ドキュメントの権限について詳しくはこちらをご覧ください。
リンク
Workiva の最も強力な機能の 1 つはリンクです。同じデータ間のリンクを複数の場所に作成することで、ソースデータを変更するたびに、リンクがファイル全体で更新されるのを確認できます。「ドキュメント」では、テキストリンクと表リンクの両方を作成できます。ドキュメント内のリンクを選択すると、そのリンクのソースやリンク先に関する情報を確認できます。 「ドキュメント」のリンクについて詳しくはこちらをご覧ください。
コメントと履歴
コメントを使用して、ドキュメントに関する質問やフィードバックを行う。コメントを追加するには、文書内の選択範囲を右クリックし、メニューから「コメントを追加 」を選択します。すべてのコメントは、ドキュメントの横や「コメント」パネルに一覧表示されます。ここでは、コメントの削除、返信、または新しい選択範囲への移動を行うことができます。自分のコメントを他のユーザーにすぐに知らせるには、@メンションを追加してください。コメントの使い方について詳しくはこちらをご覧ください。
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すべての変更は自動的に共同作業者と共有されるため、変更時に更新を保存する必要はありません。「履歴」パネルを使用すると、ドキュメントにどのような変更が加えられたか、また誰が変更を行ったかを把握することができます。 パネルの上部にある「フィルター」オプションを使用して、作成者や期間など、特定の条件に合致するリビジョンを表示してください。「マイルストーンを作成」オプションを使用すると、レビューのために送付したバージョンなど、重要な改訂版に目印を付けることができます。 履歴パネルの使い方に関する詳細については、こちらをご覧ください。 |
ドキュメントを共有する
ドキュメント作成中に、他のユーザーにファイルを送信してレビューしてもらう必要があるかもしれません。他のWorkivaユーザーやワークスペース外のレビュー担当者とドキュメントを共有することができます。
変更の追跡とレビュー
ドキュメントの所有者は、「変更履歴」機能を有効にすることで、ドキュメントにどのような変更が加えられたかを詳細に確認することができます。変更履歴をオンにすると、青いテキストは追加を、赤いピンとテキストは削除を、紫のピンはリビジョンを表します。ツールバーの「表示モード」オプションを使用すると、表示される変更内容を切り替えることができます。「変更履歴」機能の使用方法について詳しくはこちらをご覧ください。
また、オーナーはレビュー用にドキュメントを送信することもできる。このオプションは、Workiva の他の共同作業者がコメントを残せるように、ファイルの読み取り専用バージョンを送信します。ドキュメントの権限を更新する必要はありません。レビューからのコメントは自動的にオリジナルファイルに表示されるため、リアルタイムでフィードバックに対応することができます。「レビュー用に送信」機能の詳細については、こちらをご覧ください。
ドキュメントをエクスポートする
Workiva以外の人とドキュメントを共有する必要がある場合は、別のファイルタイプにエクスポートできます。「ファイル」ツールバーの「名前を付けて保存」オプションを使用して、ドキュメントをPDF、EDGAR、DOCX、InDesign、またはXHTMLファイルとして保存します。エクスポートに表示するセクションを正確に選択し、ファイルのタイプに応じて、ドキュメントの表示方法をカスタマイズできます。
今後の計画
ドキュメントの作業に使用できる各機能を確認したところで、利用開始にあたり便利なステップをいくつかご紹介いたします。