Usa Documenti in Workiva per organizzare i tuoi dati. Inizia importando documenti o creandoli con funzioni di modifica familiari.
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Collabora in tempo reale con versioni salvate automaticamente |
Utilizza i collegamenti nel testo e nelle tabelle per mantenere la precisione tra i file |
Rivedi gli aggiornamenti con track changes e inviali per la revisione |
Navigazione tra i documenti
Quando apri il tuo primo file, noterai un elenco di sezioni nel pannello di sinistra. Questa è la struttura del documento. Pensalo come un indice cliccabile che ti evita di dover scorrere le pagine.
Fai clic su qualsiasi sezione per navigare direttamente lì o trascina e rilascia le sezioni per riordinarle.
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Ulteriori informazioni sulla struttura in Utilizzare la struttura del documento. |
Il pannello di destra contiene le impostazioni e le azioni per lavorare all'interno del documento. Utilizza le icone accanto al pannello per passare da una funzionalità all'altra, come commenti, cronologia e linee nere.
Collaborare con gli altri
Workiva ti consente di collaborare in tempo reale aiutandoti anche a gestire, revisionare e tenere traccia delle modifiche al tuo documento.
Permessi
Per visualizzare o modificare il tuo documento, ogni utente avrà bisogno del permesso per accedere al tuo nuovo file. Puoi impostare i permessi a livello di documento o di sezione e ogni utente può disporre dei permessi di gestore, editor o visualizzatore. Approfondisci sui permessi del documento.
Collegamento
Una delle funzionalità più potenti di Workiva è il collegamento. Creando collegamenti tra la stessa porzione di dati in più punti, vedrai i tuoi collegamenti aggiornati tra i tuoi file ogni volta che modifichi i dati di origine. In Documenti puoi creare collegamenti di testo e tabelle: seleziona un collegamento nel documento per visualizzare le informazioni sul collegamento di origine e su eventuali collegamenti di destinazione. Approfondisci sui collegamenti in Documenti.
Commenti e cronologia
Utilizza i commenti per porre domande e fornire feedback sul tuo documento. Per aggiungere un commento, fai clic con il pulsante destro del mouse su una selezione nel documento e scegli Aggiungi commento dal menu. Vedrai tutti i commenti elencati accanto al tuo documento e nel pannello Commenti, dove puoi eliminare, rispondere o spostare i commenti in nuove selezioni. Per notificare immediatamente ad altri utenti il tuo commento, puoi aggiungere una @menzione. Approfondisci sull'utilizzo dei commenti.
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Tutte le modifiche vengono condivise automaticamente con i collaboratori, quindi non è necessario salvare alcun aggiornamento quando apporti una modifica. Utilizza il pannello Cronologia per tenere traccia delle modifiche apportate al tuo documento e di chi le ha apportate. Utilizza le opzioni di Filtro nella parte superiore del pannello per mostrare le versioni che soddisfano determinati criteri, ad esempio per autore o periodo di tempo. L'opzione Crea milestone ti consente di contrassegnare versioni importanti, come quelle che hai inviato per la revisione. Ulteriori informazioni sull'utilizzo del pannello cronologia. |
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Condividere il tuo documento
Mentre lavori al tuo documento, potresti dover inviare il tuo file ad altri utenti per la revisione. Puoi condividere documenti con altri utenti di Workiva e con revisori al di fuori del tuo workspace.
Rilevamento e revisione delle modifiche
I gestori dei documenti possono attivare la funzionalità Rileva modifiche per una visualizzazione approfondita delle modifiche apportate a un documento. Dopo aver attivato Rileva modifiche, il testo blu mostra le aggiunte, le puntine e il testo rosse rappresentano le rimozioni e le puntine viola mostrano le versioni. Puoi definire le modifiche visualizzate utilizzando le opzioni di Modalità di visualizzazione nella barra degli strumenti. Approfondisci sull'utilizzo dei Rileva modifiche.
I gestori possono anche inviare il loro documento per la revisione. Questa opzione invia ad altri collaboratori in Workiva una versione di sola lettura del tuo file su cui lasciare commenti, senza bisogno di aggiornare i permessi del tuo documento. I commenti delle revisioni vengono mostrati automaticamente nel file originale, così puoi lavorare con il feedback in tempo reale. Approfondisci sull'utilizzo di Invia per revisione.
Esportare il tuo documento
Se devi condividere il tuo documento con qualcuno al di fuori di Workiva, puoi esportarlo in un altro tipo di file. Nella barra degli strumenti File, utilizza l'opzione Salva con nome per salvare il documento come file PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. Seleziona esattamente le sezioni che desideri esportare e, a seconda del tipo di file, personalizza l'aspetto del documento.
Per proseguire
Ora che hai visto cosa puoi fare in Documents, ecco alcune azioni per aiutarti a iniziare: