Introduzione ai documenti

Utilizzate Documenti in Workiva per organizzare i vostri dati. Iniziate a importare documenti o a crearli con le consuete funzioni di editing.

Collabora in tempo reale con versioni salvate automaticamente

Utilizza i collegamenti nel testo e nelle tabelle per mantenere la precisione tra i file

Rivedi gli aggiornamenti con track changes e inviali per la revisione

Navigazione tra i documenti

Quando si apre il primo file, si nota un elenco di sezioni nel pannello di sinistra. Questo è il documento Schema. Pensate a un indice cliccabile che vi eviti di scorrere molto.

Fai clic su qualsiasi sezione per navigare direttamente lì o trascina e rilascia le sezioni per riordinarle.

Puoi fare doppio clic sul titolo del documento per rinominarlo. Utilizzando i controlli di sezione, puoi promuovere, abbassare di livello, spostare e aggiungere sezioni al documento, nonché aprire e chiudere tutte le sottosezioni. Una freccia indica le sottosezioni sotto la sezione principale. Fare clic sulla freccia per espandere e chiudere l'elenco delle sottosezioni. L'icona mostra quali sezioni includono commenti. Per visualizzarli, fare clic sull'icona Comments nel pannello di destra. Ulteriori informazioni sulla struttura in Utilizzare la struttura del documento.

Il pannello destro contiene impostazioni e azioni per lavorare all'interno del documento. Utilizzate le icone di accanto al pannello per passare da una funzione all'altra, come i commenti, la cronologia e le linee nere. 

Collaborare con gli altri

Workiva vi permette di collaborare in tempo reale e vi aiuta a gestire, rivedere e tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti. 

Permessi

Per visualizzare o modificare il documento, ogni utente dovrà disporre dell'autorizzazione per accedere al nuovo file. È possibile impostare le autorizzazioni a livello di documento o di sezione e ogni utente può avere le autorizzazioni di proprietario, editore o visualizzatore. Ulteriori informazioni su Autorizzazioni per i documenti. 

Collegamento

Una delle caratteristiche più potenti di Workiva è il collegamento . Creando collegamenti tra gli stessi dati in più punti, i collegamenti si aggiornano nei file ogni volta che si modificano i dati di origine. Nei documenti, è possibile creare collegamenti di testo e di tabella - selezionare un collegamento nel documento per visualizzare le informazioni sul collegamento di origine e sui collegamenti di destinazione. Per saperne di più sui collegamenti a, consultate la sezione Documenti.

Commenti e cronologia

Utilizzate i commenti per porre domande e fornire un feedback sul vostro documento. Per aggiungere un commento, fare clic con il pulsante destro del mouse su una selezione del documento e scegliere Aggiungi commento dal menu. Tutti i commenti vengono elencati accanto al documento e nel pannello Comments, dove è possibile eliminare, rispondere o spostare i commenti in nuove selezioni. Per notificare immediatamente agli altri utenti il proprio commento, è possibile aggiungere una @ menzione. Per saperne di più su si possono usare i commenti. 

Tutte le modifiche vengono condivise automaticamente con i collaboratori, quindi non è necessario salvare gli aggiornamenti quando si effettua una modifica. Utilizzate il pannello History per tenere traccia delle modifiche apportate al documento e di chi le ha apportate. Utilizzate le opzioni di filtro nella parte superiore del pannello per mostrare le revisioni che soddisfano determinati criteri, ad esempio per autore o periodo di tempo. L'opzione Create Milestone consente di contrassegnare le revisioni importanti, come le versioni inviate per la revisione.  Ulteriori informazioni sull'utilizzo del pannello cronologia.

Condividere il tuo documento

Durante la lavorazione del documento, potrebbe essere necessario inviare il file ad altri utenti per la revisione. È possibile condividere i documenti con altri utenti di Workiva e con revisori esterni al proprio spazio di lavoro.

Rilevamento e revisione delle modifiche

I proprietari dei documenti possono attivare la funzionalità Track Changes per una visione approfondita delle modifiche apportate a un documento. Dopo aver attivato la funzione Traccia modifiche, il testo blu indica le aggiunte, i puntini rossi e il testo rappresentano le rimozioni, mentre i puntini viola indicano le revisioni. È possibile modificare le modifiche visualizzate utilizzando le opzioni di Modalità di visualizzazione nella barra degli strumenti. Per saperne di più su utilizzare la funzione di tracciamento delle modifiche.

I proprietari possono anche inviare il loro documento per la revisione. Questa opzione invia una versione di sola lettura del file ad altri collaboratori di Workiva per lasciare commenti, senza bisogno di aggiornare le autorizzazioni del documento. I commenti delle recensioni vengono visualizzati automaticamente sul file originale, in modo da poter lavorare con i feedback in tempo reale. Per saperne di più sull'utilizzo di inviare per la revisione.

Esportare il tuo documento

Se avete bisogno di condividere il vostro documento con qualcuno al di fuori di Workiva, potete esportarlo in un altro tipo di file. Nella barra degli strumenti File, utilizzare l'opzione Salva come per salvare il documento come file PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. È possibile selezionare esattamente le sezioni che si desidera visualizzare nell'esportazione e, a seconda del tipo di file, personalizzare l'aspetto del documento. 

Per proseguire

Ora che hai visto cosa puoi fare in Documents, ecco alcune azioni per aiutarti a iniziare:

• Creare e importare documenti
• Visualizzazione affiancata
• Usare intestazioni e piè di pagina