Usa Documenti in Workiva per organizzare i tuoi dati. Inizia ad importare documenti o a crearli con le consuete funzioni di editing.
| Collabora in tempo reale con versioni salvate automaticamente |
Utilizza i collegamenti nel testo e nelle tabelle per mantenere la precisione tra i file |
Rivedi gli aggiornamenti con track changes e inviali per la revisione |
Navigazione tra i documenti
All’apertura del primo file noterai un elenco di sezioni nel pannello di sinistra. Questa è la struttura del documento . È come un indice interattivo che ti risparmia tutto lo scorrimento della pagina.
Fai clic su qualsiasi sezione per navigare direttamente lì o trascina e rilascia le sezioni per riordinarle.
Ulteriori informazioni sulla struttura in Utilizzare la struttura del documento. |
Il pannello di destra contiene le impostazioni e le azioni necessarie per lavorare all'interno del documento. Utilizza le icone accanto al pannello per passare da una funzione all'altra, come i commenti, la cronologia e le revisioni.
Collaborare con gli altri
Workiva ti permette di collaborare in tempo reale e ti aiuta a gestire, rivedere e tenere traccia delle modifiche apportate ai tuoi documenti.
Autorizzazioni
Per visualizzare o modificare il documento, ogni utente dovrà disporre dell'autorizzazione ad accedere al nuovo file. Puoi impostare le autorizzazioni a livello di documento o di sezione e ogni utente può avere le autorizzazioni di proprietario, editor o visualizzatore. Scopri di più sui permessi dei documenti .
Collegamento
Una delle funzioni più potenti di Workiva è il collegamento. Creando collegamenti tra gli stessi dati in più punti, tali collegamenti vengono aggiornati nei file ogni volta che i dati di origine vengono modificati. In Documenti è possibile creare sia collegamenti testuali che collegamenti a tabelle : seleziona un collegamento nel documento per visualizzare le informazioni relative al collegamento di origine e a eventuali collegamenti di destinazione. Scopri di più sui collegamenti in "Documenti ".
Commenti e cronologia
Usa i commenti per fare domande e dare un feedback sul tuo documento. Per aggiungere un commento, fai clic con il tasto destro del mouse su una selezione nel documento e scegli "Aggiungi commento " dal menu. Vedrai tutti i commenti elencati accanto al documento e nel pannello Commenti , dove potrai eliminarli, rispondere o spostarli su nuove selezioni. Per avvisare immediatamente gli altri utenti del tuo commento, puoi aggiungere una menzione @ . Scopri di più su come utilizzare i commenti .
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Tutte le modifiche vengono condivise automaticamente con i collaboratori, quindi non è necessario salvare gli aggiornamenti quando si effettua una modifica. Utilizza il pannello Cronologia per tenere traccia delle modifiche apportate al documento e di chi le ha effettuate. Utilizza le opzioni di filtro nella parte superiore del pannello per visualizzare le revisioni che soddisfano determinati criteri, ad esempio in base all'autore o al periodo di tempo. L'opzione "Crea traguardo " ti permette di contrassegnare le revisioni importanti, come le versioni che hai inviato per la revisione. Ulteriori informazioni sull'utilizzo del pannello cronologia. |
Condividere un documento
Mentre lavori al tuo documento, potresti aver bisogno di inviare il tuo file ad altri utenti per la revisione. Puoi condividere i documenti con altri utenti di Workiva e con revisori esterni al tuo workspace.
Rilevamento e revisione delle modifiche
I proprietari dei documenti possono attivare la funzione " Controllo modifiche " per visualizzare in dettaglio le modifiche apportate a un documento. Dopo aver attivato Track changes, il testo blu indica le aggiunte, i contrassegni e il testo in rosso mostrano le eliminazioni e i contrassegni viola evidenziano le revisioni. Puoi scegliere quali modifiche visualizzare utilizzando le opzioni della modalità di visualizzazione nella barra degli strumenti. Scopri di più su come utilizzare la funzione "Revisioni" .
Anche i proprietari possono inviare i loro documenti per la revisione. Questa opzione invia una versione di sola lettura del tuo file agli altri collaboratori di Workiva per lasciare dei commenti, senza bisogno di aggiornare le autorizzazioni del documento. I commenti delle recensioni vengono visualizzati automaticamente sul file originale, in modo da poter lavorare con i feedback in tempo reale. Scopri di più su come utilizzare la funzione " Invia per revisione ".
Esportare il tuo documento
Se hai bisogno di condividere il tuo documento con qualcuno esterno a Workiva, puoi esportarlo in un altro tipo di file. Nella barra degli strumenti "File", utilizza l'opzione "Salva con nome " per salvare il documento in formato PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. Seleziona esattamente le sezioni che vuoi che appaiano nella tua esportazione e, a seconda del tipo di file, personalizza il modo in cui il documento apparirà.
Per proseguire
Ora che hai visto cosa puoi fare in Documenti, ecco alcune azioni per aiutarti a iniziare: