Portail de support Workiva

À partir de la section « Rapports réglementaires d'entreprise » (Corporate Regulatory Reporting) du site , vous pouvez préparer des rapports à soumettre aux autorités réglementaires, tels que :

• Rapport financier fédéral (FFR) SF-425 destiné aux agences fédérales américaines telles que l'Administration des petites entreprises (SBA), le ministère du Commerce (DOC) ou l'Agence de protection de l'environnement (EPA)
• Enquêtes du Bureau d'analyse économique (BEA), telles que l'enquête annuelle de l'sur les investissements directs américains à l'étranger
• s relatives à la déclaration pays par pays (CbCR) auprès de l'Administration fiscale australienne (ATO) ou de la Commission européenne (CE) 

Afin de garantir l'exactitude des déclarations, le responsable d'un espace de travail peut configurer la solution de reporting réglementaire d'( ) de manière à répondre au mieux aux besoins de votre entreprise en matière de reporting.

Pour gérer ces détails à partir de Corporate Regulatory Reporting, cliquez sur Settings.

Configurer l’entité principale

Pour configurer la manière dont les agences identifient votre entreprise dans leurs rapports :

1. Dans Settings, sélectionnez Primary entity.
   
2. Dans Primary entity info, entrez le nom et l’adresse de votre entreprise.

3. Pour saisir le numéro d’identification (ID) de votre entreprise auprès d’une agence spécifique, cliquez sur Ajouter ajouter dans Numéro d’identification de l’agence, puis sélectionnez l’agence et saisissez votre numéro d’identification.

   Conseil : Pour supprimer un numéro d’identification inutile ou inexact, cliquez sur Supprimer delete_outline

4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Pour fournir des informations sur les filiales ou les sociétés affiliées étrangères figurant dans les rapports, ajoutez-les en tant qu'entités.

Créer des entités

Pour chaque filiale ou société affiliée étrangère que votre entreprise mentionne dans ses rapports, ajoutez-la en tant qu'entité. Vous pouvez ajouter chaque entité séparément ou en importer plusieurs en masse.

Après avoir créé une entité, vous pouvez la gérer à partir de Entités dans Paramètres :

• Pour ne plus inclure une entité dans les rapports, désactivez l'option « » ( ) dans « » (Status).
• Pour modifier les informations relatives à une entité, telles que son nom ou son numéro d'identification BEA, sélectionnez « » puis «Edit » dans son menu.

Cartographier les données sources pour la collecte automatisée de données

Pour automatiser la collecte des données, vous pouvez importer des données sources, par exemple à partir de votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Pour activer cette importation, vous devez d'abord configurer les données importées depuis les systèmes sources et définir leur correspondance avec les formulaires de vos rapports.

1. Dans Settings, sélectionnez Source data mappings.
   

   Astuce : Pour mettre à jour les détails ou les colonnes d'un type de fichier, sélectionnez « » (Modifier les détails du type de fichier), puis « Edit » (Modifier les détails du type de fichier) dans le menu correspondant.

2. Cliquez sur Add mapping.
   
3. Dans Info, entrez un nom unique pour aider à identifier les données sources, par exemple en fonction du système source, du type de données et du format de fichier.
4. Dans Source names, entrez l’origine des données - par exemple ERP UAE entity trial balance extract for BE-11 - pour aider à identifier ses applicable source data.
5. Dans Contact person, sélectionnez le membre de l’espace de travail responsable du système source ou de ses données.
6. Si le mappage ne s'applique qu'aux rapports d'une entité spécifique, sélectionnez-la dans « » (Entité).

7. Cliquez sur Next, puis définissez les colonnes du mappage et les champs de formulaire correspondants. 
   
   Pour définir les colonnes, extrayez-les automatiquement d’un exemple de fichier d’importation - un Workiva Spreadsheet, Wdata Query, ou un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) - ou ajoutez-les manuellement si nécessaire.

   Conseil : Pour définir les colonnes d’un mappage, vous pouvez ajouter et pour les extraire, y compris à partir de plusieurs fichiers d’importation.

   • Feuille de calcul
   • Requête
   • CSV
   • Ajouter une colonne

   Pour extraire des colonnes d’une feuille de calcul de votre espace de travail, telle qu’une feuille qui collecte des données sources à partir d’une intégration par le biais de chaînes ou d’automatismes :

   1. Sélectionnez la feuille Workiva « ».
   2. Cliquez sur Parcourez, puis recherchez ou sélectionnez la feuille de calcul, et cliquez sur Sélectionnez.
   3. Sélectionnez la feuille du tableur dont vous souhaitez extraire les colonnes.
   4. Dans « » (Champ principal), sélectionnez le champ de formulaire correspondant du rapport pour chaque colonne de la feuille.

   Pour extraire des colonnes d’une requête dans votre espace de travail, telle qu’une requête qui collecte des données sources à partir d’une intégration par le biais de chaînes ou d’automatisations :

   1. Sélectionnez « » dans la requête Workiva.
   2. Recherchez ou sélectionnez la requête, puis cliquez sur Import.
   3. Dans « » (Champ principal), sélectionnez le champ de formulaire correspondant du rapport pour chaque colonne de la feuille.

   Pour extraire des colonnes d’un fichier CSV, tel qu’un fichier exporté à partir du système source :

   1. Sélectionnez Upload CSV.
   2. Glissez-déposez le fichier à partir de votre bureau ou de votre réseau ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour le rechercher et le sélectionner, puis cliquez sur Confirmer la sélection.
   3. Dans « Master field» (), sélectionnez le champ de formulaire correspondant du rapport pour chaque colonne du fichier.

   Pour ajouter manuellement des colonnes au mappage :

   1. Cliquez sur Ajouter une colonne.
   2. Dans Colonne, entrez le nom de l’en-tête de la colonne à partir des données sources.
   3. Dans « » (Champ maître), sélectionnez le champ de formulaire du rapport auquel la colonne correspond.

   Astuce : Si l'IA Workiva est activée dans votre espace de travail, cliquez sur « Recommandations de l'IA » ( ) pour consulter les correspondances suggérées par l'IA. Vous pouvez consulter le niveau de confiance de chaque correspondance proposée à l'adresse Confidence %.

   Astuce : Pour afficher uniquement les zones d'un état spécifique, sélectionnez son formulaire (par exemple BE-11A) dans Filtrer par classe de formulaire. 

8. Après avoir mappé toutes les colonnes, cliquez sur Enregistrer.

Attribuer des mappages de données source aux classes de formulaires

Pour définir les données source requises lors de la création des rapports de chaque entité, attribuez les mappages de données source à leurs classes de formulaire respectives : 

1. Dans « », sous « Paramètres », sélectionnez « » (Affectations de classes de formulaires).
   
2. Pour la classe « form », cliquez sur . Ajoutez , add_to_photos et.
   
3. Sélectionnez les mappages de données source à utiliser avec le formulaire, puis cliquez sur « » (Terminé).

Astuce : Vous pouvez attribuer un mappage de données source à plusieurs classes de formulaire. Pour supprimer un mappage d'une classe de formulaire, cliquez sur . Supprimer supprimer.

Configurer les types de rapports

Pour chaque rapport, définissez ses caractéristiques, telles que sa fréquence, l'organisme responsable et son format. Lorsque vous ajoutez un type de rapport, vous créez également automatiquement un processus « » afin de faciliter l'automatisation de la collecte des données.

Étape 1. Ajouter un type de rapport

1. Dans « », sous « Paramètres » (), sélectionnez « Types de rapports » ( ) (), puis cliquez sur « Ajouter un type de rapport » ( ) ().
2. Saisissez un nom unique permettant d'identifier le type de rapport, par exemple en fonction de l'organisme ou du formulaire concerné.
   

3. Sélectionnez l'organisme et la catégorie de formulaire du rapport.

   Agence	Classe de formulaire
   Administration fiscale australienne (ATO)	Rapport pays par pays (CbCR) de l'ATO destiné au grand public
   Bureau d'analyse économique (BEA)	BE-11 : Enquête annuelle sur les investissements directs américains à l'étranger BE-125 : Quarterly Survey of Transactions in Selected Services and Intellectual Property with Foreign Persons (Enquête trimestrielle sur les transactions avec des personnes étrangères dans le domaine des services et de la propriété intellectuelle) BE-577 : Enquête trimestrielle sur les investissements directs américains à l’étranger
   des agences relevant de l'Administration des services généraux des États-Unis (GSA), telles que : Ministère américain de l'Agriculture (USDA) Ministère de la Justice (DOJ) Fondation nationale pour les arts (NEA)	SF-425 : Rapport financier fédéral « » ( , FFR)
   Commission européenne (CE)	CbCR public de l'Union européenne (UE)

4. Pour permettre la collecte manuelle des données via , sélectionnez le membre de l'espace de travail qui sera propriétaire du processus créé pour le rapport.
5. Pour utiliser ce type de rapport dans les rapports actuels, activez l'option « » ().
6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2. Configurer les rapports

Une fois que vous avez ajouté un type de rapport, configurez ses rapports en fonction des périodes de reporting applicables.

1. Dans « » (Paramètres), sélectionnez « » (Types de rapports), puis développez le type de rapport.
2. Cliquez sur , puis sur « Créer un rapport ».
   
3. Dans « » (Nom de l'instance), saisissez un nom permettant d'identifier facilement le rapport, par exemple en fonction de son année et de sa période de référence.
4. Dans « » (Année) et « » (Fréquence), sélectionnez la période de déclaration concernée. Par exemple, pour un rapport trimestriel, sélectionnez l'année correspondante et le trimestre concerné : T1, T2, T3 ou T4. 
5. Pour désigner un responsable de processus différent de celui associé au type de rapport, sélectionnez le membre de l'espace de travail concerné.
6. Sélectionnez les dates de début et de fin de la période de référence.

7. Dans « » (Collecte des données) > « Date limite de collecte des données », sélectionnez la date limite pour la collecte manuelle des données.

   Remarque : Sélectionnez une date d'échéance pour la collecte de données « » comprise entre la date de début et la date d'échéance .

8. Pour utiliser cette période dans les rapports actuels, activez l'option « » ().
9. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez configuré un type de rapport ou le rapport correspondant, vous pouvez le gérer depuis Types de rapports dans Paramètres:

• Pour conserver un type de rapport sans pour autant créer de nouveaux rapports de ce type, désactivez l'option « » ().

• Pour modifier les détails d'un type de rapport ou d'un rapport, sélectionnez « » puis « Modifier l'» dans son menu.

  Remarque : Si vous modifiez le responsable du processus d'un type de rapport ou d'un rapport, veillez également à modifier en conséquence les autorisations du fichier de processus.

• Pour conserver un rapport sans le générer à nouveau, sélectionnez « » puis « Archive » et enfin « » dans le menu correspondant. 
• Si vous n'avez plus besoin d'un type de rapport ou d'un rapport, sélectionnez « » (Modifier/Supprimer), puis « Supprimer » ( ) dans le menu correspondant.

Astuce : Pour archiver ou supprimer plusieurs rapports d’un même type — mais pas le type de rapport lui-même —, sélectionnez les rapports de ce type, puis cliquez sur « Archiver » ou « Supprimer ».

Configurer des groupes et des attributaires pour la collecte manuelle des données

Pour faciliter la collecte manuelle des données, créez des groupes afin d'attribuer en une seule fois un membre par défaut de l'espace de travail à plusieurs champs des rapports d'une entité.

Conseil : Pour éviter les lacunes dans la collecte des données, utilisez les groupes pour affecter des membres par défaut à au moins tous les champs requis.

Note : Avant de créer un groupe, un propriétaire d’espace de travail ou un administrateur d’espace de travail doit d’abord ajouter ses associés à l’espace de travail. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des utilisateurs à un espace de travail.

1. partir de Settings, cliquez sur Groups &amp ; assignees.
   
2. Cliquez sur Créer un groupe et un cessionnaire, puis saisissez un nom et une description uniques pour faciliter l’identification du groupe.
   
3. Dans « » (Entité), sélectionnez les rapports de l'entité pris en charge par le responsable du groupe.
4. Dans Assignee, sélectionnez le membre qui doit préparer les données des champs par défaut.
5. Pour permettre à l'entité d'utiliser le groupe dans ses rapports, activez l'option « » ().

6. Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez les champs à attribuer au membre.
   

   Astuce : Pour afficher uniquement les champs d'un rapport spécifique, sélectionnez le formulaire correspondant (par exemple, BE-11A) dans Filtrer par classe de formulaire.

7. Cliquez sur Suivant, passez en revue les champs sélectionnés, puis cliquez sur Enregistrer.

   Remarque : Lorsque vous incluez un champ dans un groupe, il n’apparaît plus dans les groupes précédemment attribués afin de garantir qu’il n’y ait qu’un seul attributaire par défaut.

Après avoir ajouté un groupe, vous pouvez le gérer à partir de Groupes et cessionnaires dans Paramètres :

• Pour ne plus utiliser un groupe dans le rapport d'une entité, désactivez l'option « » ().
• Pour modifier les détails d'un groupe, tels que son responsable ou ses champs, sélectionnez « » puis « Modifier l' » dans son menu.