Portail de support Workiva

Depuis Reporting réglementaire d’entreprise, vous pouvez préparer des rapports à soumettre aux agences gouvernementales de réglementation, telles que :

• Le Federal Financial Report (FFR) SF-425 pour les agences fédérales américaines telles que la Small Business Administration (SBA), le Department of Commerce (DOC), ou l’Environmental Protection Agency (EPA)
• Les enquêtes du Bureau américain d’analyse économique (BEA), telles que l’Annual Survey of US Direct Investment Abroad
• Le Bureau du recensement des États-Unis, comme les formulaires du Rapport financier trimestriel (QFR) ou de l’Enquête trimestrielle sur les services (QSS)
• La déclaration pays par pays (CbCR) auprès de l’Australian Taxation Office (ATO) ou de la Commission européenne (CE) 

Pour garantir des dépôts précis, un Responsable de l’espace de travail peut définir le Reporting réglementaire de l’entreprise afin de répondre au mieux aux besoins de reporting de votre entreprise.

Pour gérer ces détails à partir de Corporate Regulatory Reporting, cliquez sur Settings.

Configurer l’entité principale

Pour définir la manière dont les agences identifient votre entreprise dans leurs rapports :

1. Dans Settings, sélectionnez Primary entity.
   
2. Dans Primary entity info, entrez le nom et l’adresse de votre entreprise.

3. Pour saisir le numéro d’identification (ID) de votre entreprise auprès d’une agence spécifique, cliquez sur Ajouter ajouter dans Numéro d’identification de l’agence, puis sélectionnez l’agence et saisissez votre numéro d’identification.

   Conseil : Pour supprimer un numéro d’identification inutile ou inexact, cliquez sur Supprimer delete_outline

4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Pour fournir des détails sur les filiales ou affiliés étrangers inclus dans les rapports, ajoutez-les en tant qu’entités.

Créer des entités

Pour chaque filiale ou entité étrangère affiliée que votre entreprise inclut dans les rapports, ajoutez-la en tant qu’entité. Vous pouvez ajouter chaque entité séparément ou en importer plusieurs en masse.

Après avoir créé une entité, vous pouvez la gérer à partir de Entités dans Paramètres :

• Pour ne plus inclure une entité dans les rapports, désactivez Actif dans État.
• Pour modifier les détails d’une entité, comme son nom ou son numéro d’identification BEA, sélectionnez Modifier dans son menu.

Cartographier les données sources pour la collecte automatisée de données

Pour automatiser la collecte des données, vous pouvez importer des données sources, par exemple à partir de votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Pour activer cette importation, définissez d’abord les données importées depuis les systèmes sources et leur correspondance avec les formulaires de vos rapports.

1. Dans Settings, sélectionnez Source data mappings.
   

   Astuce : Pour modifier les détails ou les colonnes d’un type de fichier, sélectionnez Modifier dans son menu.

2. Cliquez sur Add mapping.
   
3. Dans Info, entrez un nom unique pour aider à identifier les données sources, par exemple en fonction du système source, du type de données et du format de fichier.
4. Dans Source names, entrez l’origine des données - par exemple ERP UAE entity trial balance extract for BE-11 - pour aider à identifier ses applicable source data.
5. Dans Contact person, sélectionnez le membre de l’espace de travail responsable du système source ou de ses données.
6. Si le mappage s’applique uniquement aux rapports d’une entité spécifique, sélectionnez-la dans Entité.

7. Cliquez sur Next, puis définissez les colonnes du mappage et les champs de formulaire correspondants. 
   
   Pour définir les colonnes, extrayez-les automatiquement d’un exemple de fichier d’importation - un Workiva Spreadsheet, Wdata Query, ou un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) - ou ajoutez-les manuellement si nécessaire.

   Conseil : Pour définir les colonnes d’un mappage, vous pouvez ajouter et pour les extraire, y compris à partir de plusieurs fichiers d’importation.

   • Feuille de calcul
   • Requête
   • CSV
   • Ajouter une colonne

   Pour extraire des colonnes d’une feuille de calcul de votre espace de travail, telle qu’une feuille qui collecte des données sources à partir d’une intégration par le biais de chaînes ou d’automatismes :

   1. Sélectionnez Feuille Workiva.
   2. Cliquez sur Parcourez, puis recherchez ou sélectionnez la feuille de calcul, et cliquez sur Sélectionnez.
   3. Sélectionnez la feuille du tableur dont vous souhaitez extraire les colonnes.
   4. Dans Champ maître, sélectionnez le champ de formulaire du rapport correspondant pour chaque colonne de la feuille.

   Pour extraire des colonnes d’une requête dans votre espace de travail, telle qu’une requête qui collecte des données sources à partir d’une intégration par le biais de chaînes ou d’automatisations :

   1. Sélectionnez Requête Workiva.
   2. Recherchez ou sélectionnez la requête, puis cliquez sur Import.
   3. Dans le champ Maître, sélectionnez le champ de formulaire correspondant du rapport pour chaque colonne de la feuille.

   Pour extraire des colonnes d’un fichier CSV, tel qu’un fichier exporté à partir du système source :

   1. Sélectionnez Upload CSV.
   2. Glissez-déposez le fichier à partir de votre bureau ou de votre réseau ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour le rechercher et le sélectionner, puis cliquez sur Confirmer la sélection.
   3. Dans Champ maître, sélectionnez le champ de formulaire correspondant du rapport pour chaque colonne du fichier.

   Pour ajouter manuellement des colonnes au mappage :

   1. Cliquez sur Ajouter une colonne.
   2. Dans Colonne, entrez le nom de l’en-tête de la colonne à partir des données sources.
   3. Dans champ Maître, sélectionnez le champ de formulaire du rapport auquel la colonne est associée.

   Astuce : Si votre espace de travail dispose de l’IA Workiva activée, cliquez sur Recommandations IA pour des mappages suggérés par l’IA. Vous pouvez consulter le niveau de confiance de chaque correspondance suggérée dans % de confiance.

   Astuce : Pour afficher uniquement les champs d’un rapport spécifique, sélectionnez son formulaire - comme BE-11 A - dans Filtrer par classe de formulaire.

8. Après avoir mappé toutes les colonnes, cliquez sur Enregistrer.

Attribuer les mappages de données sources aux classes de formulaire

Pour spécifier les données sources requises lors de la création des rapports de chaque entité, associez des mappages de données sources à leurs classes de formulaires respectives : 

1. Depuis Paramètres, sélectionnez Attributions de classe de formulaire.
   
2. Pour la classe de formulaire, cliquez sur Ajouter add_to_photos.
   
3. Sélectionnez les mappages de données sources à utiliser avec le formulaire, et cliquez sur Terminé.

Astuce : Vous pouvez attribuer un mappage de données sources à plusieurs classes de formulaire. Pour supprimer un mappage d’une classe de formulaire, cliquez sur Supprimer supprimer.

Configurer les types de rapport

Pour chaque rapport, configurez ses détails, tels que sa fréquence, son agence, et son formulaire. Lorsque vous ajoutez un type de rapport, vous créez également automatiquement un Processus pour aider à automatiser sa collecte de données.

Étape 1. Ajouter un type de rapport

1. Depuis Paramètres, sélectionnez Types de rapport, puis cliquez sur Ajouter un type de rapport.
2. Entrez un nom unique pour identifier le type de rapport, par exemple en fonction de son organisme et de son formulaire.
   

3. Sélectionnez l’agence et la classe de formulaire du rapport.

   Agence	Classe de formulaire
   Australian Taxation Office (ATO)	Rapport public pays par pays (CbCR) de l’ATO
   Bureau of Economic Analysis (BEA)	BE-11 : Annual Survey of US Direct Investment Abroad BE-125 : Quarterly Survey of Transactions in Selected Services and Intellectual Property with Foreign Persons (Enquête trimestrielle sur les transactions avec des personnes étrangères dans le domaine des services et de la propriété intellectuelle) BE-577 : Enquête trimestrielle sur les investissements directs américains à l’étranger
   Bureau du recensement des États-Unis	Rapport financier trimestriel (QFR)-200, -201 ou -300 Enquête trimestrielle sur les services (QSS)-1 A, -1E, -2 A, -2E, -4 A, -4E, -4FA, -4FE, -5 A ou -5E
   Agence des services généraux des États-Unis (GSA), telle que : Ministère américain de l’Agriculture (USDA) Ministère de la Justice des États-Unis (DOJ) Fondation nationale des arts (NEA)	SF-425 : Rapport financier fédéral (FFR)
   Commission européenne (CE)	CbCR public de l’Union européenne (UE)

4. Pour faciliter la collecte de données manuelle, sélectionnez le membre de l’espace de travail qui sera propriétaire du processus créé pour le rapport.
5. Pour utiliser le type de rapport pour les rapports actuels, activez Actif.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2. Configurer les rapports

Après avoir ajouté un type de rapport, configurez ses rapports en fonction des périodes de rapport applicables.

1. Depuis Paramètres, sélectionnez Types de rapport, puis développez le type de rapport.
2. Cliquez sur Créer un rapport.
   
3. Dans Nom de l’instance, entrez un nom pour aider à identifier le rapport, par exemple en fonction de son année et de sa période de reporting.
4. Dans Année et Fréquence, sélectionnez la période de rapport applicable. Par exemple, pour un rapport trimestriel, sélectionnez son année et le trimestre respectif - T1, T2, T3 ou T4. 
5. Pour attribuer un responsable du processus différent du type de rapport, sélectionnez le membre de l’espace de travail concerné.
6. Sélectionnez les dates de début et d’échéance de la période de reporting.

7. Dans Date d’échéance de la collecte de données, sélectionnez la date d’échéance finale pour la collecte manuelle de données.

   Note : Sélectionnez une Date d’échéance de la collecte de données entre la Date de début et la Date d’échéance.

8. Pour utiliser la période pour les rapports actuels, activez Actif.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Après avoir configuré un type de rapport ou son rapport, vous pouvez le gérer depuis Types de rapport dans Paramètres :

• Pour conserver un type de rapport mais ne plus créer ses rapports, désactivez Actif.

• Pour modifier les détails d’un type de rapport ou d’un rapport, sélectionnez Modifier depuis son menu.

  Remarque : Si vous modifiez le Responsable du processus d’un type de rapport ou d’un rapport, modifiez également les permissions du fichier de processus en conséquence.

• Pour conserver un rapport mais ne plus le créer, sélectionnez Archiver depuis son menu. 
• Si vous n’avez plus besoin d’un type de rapport ou d’un rapport, sélectionnez Supprimer dans son menu.

Astuce : Pour archiver ou supprimer plusieurs rapports du même type - sans supprimer le type de rapport lui-même - sélectionnez les rapports au sein de ce type, puis cliquez sur Archiver ou Supprimer.

Configurer des groupes et des attributaires pour la collecte manuelle des données

Pour faciliter la collecte manuelle de données, configurez des groupes pour attribuer un membre de l’espace de travail par défaut à plusieurs champs des rapports d’une entité en une seule fois.

Conseil : Pour éviter les lacunes dans la collecte des données, utilisez les groupes pour affecter des membres par défaut à au moins tous les champs requis.

Note : Avant de créer un groupe, un propriétaire d’espace de travail ou un administrateur d’espace de travail doit d’abord ajouter ses associés à l’espace de travail. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des utilisateurs à un espace de travail.

1. partir de Settings, cliquez sur Groups &amp ; assignees.
   
2. Cliquez sur Créer un groupe et un cessionnaire, puis saisissez un nom et une description uniques pour faciliter l’identification du groupe.
   
3. Dans Entité, sélectionnez de quelle entité la personne assignée au groupe soutient les rapports.
4. Dans Assignee, sélectionnez le membre qui doit préparer les données des champs par défaut.
5. Pour permettre à l’entité d’utiliser le groupe pour ses rapports, activez Actif.

6. Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez les champs à attribuer au membre.
   

   Astuce : Pour n’afficher que les champs d’un rapport spécifique, sélectionnez le formulaire concerné - comme BE-11 A - dans Filtrer par catégorie de formulaire.

7. Cliquez sur Suivant, passez en revue les champs sélectionnés, puis cliquez sur Enregistrer.

   Remarque : Lorsque vous incluez un champ dans un groupe, il n’apparaît plus dans les groupes précédemment attribués afin de garantir qu’il n’y ait qu’un seul attributaire par défaut.

Après avoir ajouté un groupe, vous pouvez le gérer à partir de Groupes et cessionnaires dans Paramètres :

• Pour ne plus utiliser un groupe avec le rapport d’une entité, désactivez Actif.
• Pour modifier les détails d’un groupe, tels que sa personne assignée ou ses champs, sélectionnez Modifier depuis son menu.