Un fichier Workiva est un type de fichier sécurisé qui ne peut être utilisé qu’au sein de la plateforme Workiva. Ce type de fichier conserve les permissions et les liens lorsqu’il est utilisé dans le même espace de travail. Il peut également être utilisé pour déplacer des fichiers connectés à Wdata entre des espaces de travail.
Quel outil d’exportation/de copie dois-je utiliser ?
Workiva offre une variété de moyens de déplacer, copier et exporter vos fichiers. Voici nos recommandations pour utiliser chacun d’entre eux :
- Utilisez Déplacer lorsque vous devez copier des fichiers entre des espaces de travail et que vous n’utilisez pas Wdata.
- Utilisez Exportations Workiva si vous devez déplacer des fichiers Workiva qui incluent des connexions Wdata.
- Utilisez Exportations Wdata lorsque vous devez déplacer uniquement des objets Wdata (comme des requêtes ou des tableaux).
Exigences
- Par défaut, l’importation et l’exportation de fichiers Workiva ne sont disponibles que pour les responsables de l’espace de travail et les gestionnaires de contenu. Pour l’activer pour tous les utilisateurs, contactez l’équipe de Support Workiva. Pour savoir comment trouver un responsable d’espace de travail, voir Rechercher des membres et des administrateurs.
- Pour exporter un type de fichier Workiva, vous devez avoir au moins les permissions de Lecteur.
Exporter un fichier Workiva
Pour exporter un fichier Workiva :
- Recherchez le fichier que vous souhaitez exporter dans Accueil ou Fichiers.
- Cliquez sur le menu déroulant à droite et sélectionnez Exporter un fichier Workiva.
- Cochez chaque élément que vous souhaitez inclure dans votre exportation : commentaires, étiquettes de couleur, XBRL et connexions Wdata.
- Cliquez sur Exporter pour commencer l’extraction.
- Cliquez sur OK pour continuer à travailler ou sélectionnez Afficher la progression de l’exportation pour passer à l’écran Paramètres de l’espace de travail - Contenu.
Bon à savoir
- Seules les connexions au sein du même espace de travail peuvent être exportées. Les connexions à d’autres espaces de travail ne seront pas incluses dans votre fichier.
- Lors de l’exportation de connexions, assurez-vous que les fichiers sources sont inclus. Les requêtes peuvent être importées sans l’ensemble de leurs fichiers sources, mais des données supplémentaires peuvent être nécessaires. En savoir plus sur la réparation des requêtes incomplètes.
Téléchargement des fichiers Workiva
Les fichiers Workiva sont stockés dans la section Contenu de l’écran Paramètres de l’espace de travail. Vos fichiers exportés peuvent être téléchargés ici à tout moment.
Options supplémentaires pour l’exportation de fichiers uniques
Si vous avez besoin d’exporter un seul fichier, il existe d’autres options :
Importer un fichier Workiva
Lorsque vous importez un fichier Workiva, les permissions ne sont conservées que si vous l’importez dans son espace de travail d’origine. Les permissions sont réinitialisées si vous importez un fichier Workiva dans un nouvel espace de travail.
Pour importer un fichier Workiva depuis l’Accueil :
- Cliquez sur le menu Créer en haut à gauche et sélectionnez Importer > Importer un fichier Workiva.
- Glissez et déposez votre fichier tar.gz (ou naviguez pour le trouver), puis vérifiez votre liste de fichiers. Cliquez sur Suivant.
Note : Si votre importation comprend des fichiers connectés à Wdata, assurez-vous que les fichiers sources sont inclus ici. Les requêtes peuvent être importées sans ces sources, mais des données supplémentaires devront être entrées.
En savoir plus sur les requêtes incomplètes - Sélectionnez les paramètres d’importation et l’emplacement du dossier, puis cliquez sur Importer lorsque vous avez terminé.
- Lorsqu’ils sont téléchargés à un emplacement spécifique, les fichiers importés, y compris les tableaux et les requêtes Wdata, héritent des permissions de leur dossier parent.
- Si aucun emplacement de fichier n’est sélectionné, votre répertoire racine de premier niveau sera utilisé.
- Cliquez sur OK pour continuer à travailler ou sélectionnez Afficher la progression de l’importation pour passer à l’écran Paramètres de l’espace de travail - Contenu.
Options supplémentaires pour l’importation de fichiers uniques
Si vous devez importer un seul fichier, il existe d’autres options :
- Créer ou importer un document
- Créer ou importer une feuille de calcul
- Créer ou importer une présentation
Importer des fichiers à partir d’un autre espace de travail
Si vous importez un fichier Workiva à partir d’un autre espace de travail, une étape supplémentaire est nécessaire pour vous assurer que vous importez dans le bon espace de travail. Pour continuer, nous vous demandons de saisir le nom de l’espace de travail dans lequel vous importez le fichier. Dans l’exemple ci-dessous, vous tapez « Rapports » et vous cliquez sur OK.
FAQ
Ma requête importée ne fonctionne pas. Comment puis-je la corriger ? (requêtes incomplètes)
Lorsque vous exportez des fichiers qui utilisent des requêtes Wdata, nous vous recommandons d’inclure tous les fichiers sources connectés dans votre exportation. Les requêtes exportées sans ces fichiers peuvent toujours être importées dans l’espace de travail de destination, mais elles ne fonctionneront pas correctement tant que les fichiers manquants n’auront pas été ajoutés. C’est ce que l’on appelle une « requête incomplète ».
En savoir plus sur les requêtes incomplètes
Que se passe-t-il si j’ajoute le mauvais fichier source à une requête Wdata ?
Vous pouvez remplacer un fichier source par un autre dans Wdata en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le fichier incorrect dans le panneau Sources, puis en sélectionnant Remplacer la source.
En savoir plus sur la gestion des sources de requête
Quelle est la durée de mon exportation et de mon importation ?
Cela dépend de la taille et de la complexité des fichiers que vous déplacez. Le processus d’importation/exportation se déroule entièrement en arrière-plan, ce qui vous permet de continuer à travailler ailleurs dans Workiva pendant que vous attendez votre fichier. Vous recevrez une notification dans l’application et un e-mail dès qu’elle sera prête.
Une fois le processus terminé, vous pouvez afficher ou télécharger votre fichier à partir de l’écran Paramètres de l’espace de travail - Contenu.
Si j’ai la permission d’accéder à une partie d’une feuille de calcul, puis-je exporter uniquement cette partie ?
Pas pour l’instant. Vous devez avoir accès à l’ensemble de la feuille de calcul pour lancer une exportation.
Veuillez noter que ce modèle de permission ne s’applique pas lors de l’exportation directement à partir de Wdata. Les exportations Wdata ne contenant pas de données réelles, les administrateurs peuvent afficher et exporter ces objets, même s’ils n’ont pas la permission d’accéder aux feuilles connectées. L’exportation proprement dite n’est qu’un modèle et les données proprement dites doivent être complétées ultérieurement.
Puis-je exporter des feuilles qui utilisent le mode d’entrée ?
Oui, mais vous devrez réactiver le mode d’entrée pour chaque feuille une fois les données importées. Ces paramètres ne sont actuellement pas conservés lors de l’importation ou de l’exportation de fichiers Workiva.