Dans ce guide, vous apprendrez les bases de l’utilisation des espaces de travail et les paramètres qui peuvent être trouvés au niveau de l’espace de travail et de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un espace de travail ?
Les espaces de travail vous permettent de créer des lieux distincts dans Workiva pour que les départements ou les équipes puissent collaborer. Ils vous permettent d’organiser les équipes et les dossiers dans des espaces sécurisés et contrôlés.
Utilisez les espaces de travail pour séparer les documents, les données et les processus, en veillant à ce que les bonnes personnes aient le bon accès à l’information. Par exemple, les équipes chargées des rapports financiers et les équipes SOX disposent chacune de leur propre espace de travail. Les solutions vous permettent d’activer des fonctionnalités supplémentaires dans un espace de travail, telles que XBRL, Dépôt, etc.
Que sont les rôles dans l’espace de travail ?
Chaque membre d’un espace de travail a un rôle, qui lui donne accès à des fonctionnalités. Les propriétaires d’espace de travail peuvent attribuer un rôle aux membres afin de déterminer ce qu’ils peuvent faire dans un espace de travail.
Vous pouvez visualiser votre rôle et celui des autres membres d’un espace de travail en cliquant sur l’icône Personnes dans le coin supérieur gauche. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de trouver un propriétaire d’espace de travail pour vous aider avec les permissions de fichiers.
Pour en savoir plus, consultez Comprendre les rôles et Rôles dans l’espace de travail.
Qui sont les propriétaires d’espace de travail ?
Les propriétaires d’espace de travail peuvent gérer les fichiers, les membres, les groupes et les paramètres d’un espace de travail. Ils peuvent également désigner d’autres membres d’un espace de travail comme propriétaires d’espace de travail afin de partager les responsabilités de gestion des paramètres de l’espace de travail.
Au niveau de l’espace de travail, les responsables de l’espace de travail peuvent :
- Gérer les paramètres de l’espace de travail, tels que le nom de l’espace de travail et la couleur
- Inviter des membres dans un Workspace
- Modifier les rôles et gérer les membres
- Gérer les groupes
- Gérer les fichiers dans un workspace
- Visualiser les activités d’un espace de travail
Qu'est-ce qu'une organisation ?
Une organisation relie tous les espaces de travail de votre entreprise. Tout le monde appartient à l’organisation mais ne peut être membre que de certains espaces de travail. En règle générale, vous disposez d’une Organisation pour toute votre entreprise, puis chaque équipe ou service s’organise dans un espace de travail distinct.
Au niveau de l’organisation, il existe trois principaux types d’administrateurs : Administrateur des utilisateurs de l’organisation, Administrateur d’espaces de travail de l’organisation, et Administrateur sécurité de l’organisation. Ils peuvent gérer les paramètres de l’organisation, les utilisateurs et les espaces de travail à partir d’un emplacement central. Pour en savoir plus, consultez Travailler avec les paramètres de l’organisation.
Les administrateurs des utilisateurs de l’organisation peuvent :
- Ajouter des utilisateurs à l'organisation
- Attribuer des rôles à l’organisation
- Gérer les utilisateurs de l’organisation
- Consulter les activités de l'organisation
Les administrateurs d’espaces de travail de l’organisation peuvent :
- Créer de nouveaux workspaces
- Gérer tous les espaces de travail et leurs paramètres
- Gérer les membres, les rôles et les groupes de l’espace de travail
- Voir toutes les activités dans tous les espaces de travail
Les administrateurs sécurité de l’organisation peuvent :
- Gérer les options de connexion et de session
- Gérer les paramètres de mot de passe
- Définissez des restrictions d’accès pour les adresses IP ou les domaines de messagerie
- Gérer les paramètres d'authentification unique
- Configurer SAML SSO
- Gérer et approvisionner les utilisateurs avec SCIM
- Consulter les activités de l'organisation
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Voici quelques ressources qui vous aideront à démarrer avec les espaces de travail et à inviter votre équipe :