L'outil Documents dans Workiva permet d'organiser vos données. Commencez par importer des documents ou en créer avec des fonctions d'édition que vous connaissez.
| Collaboration en temps réel avec sauvegarde automatique des révisions |
Liens entre textes et tableaux afin de maintenir la cohérence entre les fichiers |
Revue des mises à jour avec suivi des modifications et la fonctionnalité Send for Review |
Naviguer dans les Documents
Lorsque vous ouvrirez votre premier fichier, vous remarquerez une liste de sections dans le panneau de gauche. Il s'agit du plan du document (Outline). Cette table des matière cliquable vous évite de faire défiler les pages.
Cliquez sur n'importe quelle section pour y accéder directement, ou réorganisez les sections en les faisant glisser.
Le panneau de droite contient les paramètres et les actions accessibles dans votre document. Utilisez les icônes à côté du panneau pour passer d’une fonction à l’autre, comme les commentaires, l’historique et les blacklines.
Collaborer avec les autres
Workiva vous permet de collaborer en temps réel tout en vous aidant à gérer, revoir et suivre les modifications dans votre document.
Permissions de
Pour afficher ou modifier votre document, chaque utilisateur aura besoin d'une permission pour accéder à votre nouveau fichier. Vous pouvez définir les permissions au niveau du document ou de la section, et chaque utilisateur peut avoir des autorisations de Owner, Editor, ou de Viewer. En savoir plus sur les Permissions de document.
Liens
L'une des fonctionnalités les plus puissantes de Workiva porte sur les liens (« linking »). En créant des liens entre le même élément de données à plusieurs endroits, vous verrez ces « liens » se mettre à jour dans vos fichiers à chaque fois que vous modifiez les données source. Dans les Documents, vous pouvez créer à la fois des liens de texte et de tableau : sélectionnez un lien dans votre document pour afficher des informations sur le lien source et les éventuels liens de destination. En savoir plus sur les Liens dans les Documents.
Commentaires et Historique
Utilisez les commentaires pour poser des questions et donner votre avis sur votre document. Pour ajouter un commentaire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une sélection dans votre document et choisissez Add Comment dans le menu. Vous verrez tous les commentaires associés à votre document dans le panneau Comments, où vous pouvez supprimer les commentaires, y répondre ou les déplacer vers de nouvelles sélections. Pour notifier immédiatement d'autres utilisateurs de l'ajout de votre commentaire, vous pouvez ajouter une @mention. En savoir plus sur l’utilisation des commentaires.
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Toutes les modifications sont automatiquement partagées avec les collaborateurs, il n'est donc pas nécessaire d'enregistrer les mises à jour lorsque vous effectuez une modification. Utilisez le panneau History pour suivre les modifications apportées à votre document et l'auteur de celles-ci. Utilisez l'option Filter en haut du panneau pour afficher les révisions qui répondent à certains critères, comme par exemple l'auteur ou la période. L’option Créer un jalon vous permet de marquer les révisions importantes, comme les versions que vous avez envoyées pour révision. |
Partager votre document
Lorsque vous travaillez sur votre document, vous devrez peut-être envoyer votre fichier à d'autres utilisateurs pour révision. Vous pouvez partager vos document avec d'autres utilisateurs de Workiva et avec des réviseurs extérieurs à votre Workspace.
Suivre et réviser les modifications
Les propriétaires de documents peuvent activer la fonctionnalité de suivi des modifications, Track Changes, pour obtenir le détail des modifications apportées à un document. Une fois le suivi des modifications activé, le texte bleu signale les ajouts, les épingles et le texte rouge signalent les suppressions, et les épingles violettes signalent les révisions. Vous pouvez activer ou désactiver les modifications affichées à l'aide des options View Mode de la barre d'outils. En savoir plus sur l'utilisation du suivi des modifications.
Les Owner peuvent aussi envoyer leur documents pour révision. Cette option envoie une version en lecture seule de votre fichier à d'autres collaborateurs dans Workiva, qui peuvent alors laisser des commentaires, sans que vous deviez mettre à jour les autorisations de votre document. Les commentaires issus des révisions s'affichent automatiquement sur votre fichier d'origine, afin que vous puissiez prendre en compte les commentaires en temps réel. En savoir plus sur l'utilisation de Send for Review.
Exporter votre document
Si vous avez besoin de partager votre document avec une personne qui n'utilise pas Workiva, vous pouvez l'exporter sous un autre type de fichier. Dans l'onglet File au niveau de la barre, cliquez sur Save As pour enregistrer votre document au format PDF, EDGAR, DOCX, InDesign ou XHTML. Sélectionnez les sections que vous souhaitez voir apparaître dans le fichier exporté et selon le type de fichier, personnalisez la mise en forme de votre document.
Et ensuite ?
À présent que vous connaissez les capacités de l'outil Documents, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :