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Liste de contrôle du guide rapide

1. Au début du projet dans Workiva

• Assurez-vous que les marges et les gouttières sont exactement les mêmes dans Workiva que dans votre document InDesign.
• Créez vos styles et nommez-les de manière à ce que tous vos rédacteurs de contenu puissent les comprendre.
• Veillez à ce que tous vos noms de style soient conformes au site - ils ne doivent donc pas commencer par un chiffre, ni contenir d'espaces ou de caractères étranges.
• Une fois que vous avez créé vos styles (sans espace et ne commençant pas par un chiffre), vous pouvez les verrouiller à l'adresse .
• Utilisez "Bodytext" pour votre texte principal.
• N'utilisez pas les retours pour contrôler les espaces blancs - utilisez plutôt les paramètres de style.
• Si vous disposez le contenu dans Workiva mais que vous utilisez ICML, sachez que le contenu flottant créera un ICML séparé. Il peut être utile de limiter l'utilisation de contenus flottants.
• Donnez à Normal les mêmes paramètres que pour Bodytext (idem pour TableNormal), mais changez la couleur pour une couleur de surbrillance. Idéalement, vous ne voulez pas que le contenu reste normal, y compris les espaces après les paragraphes. Il arrive parfois que ce texte soit oublié et génère des styles supplémentaires dans InDesign. Soyez donc aussi précis que possible avec votre composition dans Workiva.
• N'oubliez pas L'ICML n'exporte pas la mise en page. Ce n'est que du texte et des tableaux

Conseil : Assurez-vous que les mesures de votre document sont les mêmes dans InDesign et Workiva.

2. ICML vers InDesign

• Lorsque vous envoyez votre ICML à InDesign, n'oubliez pas de vous rendre sur le site afin d'éliminer tous les styles.
• Lorsque vous apportez vos premiers ICML à InDesign, apportez suffisamment de documents pour exporter tous les styles. Une ICML n'apportera que les styles de cette ICML.
• Vous pouvez désormais modifier les paramètres des styles dans InDesign, mais pas le nom du style. Toute modification apportée aux styles sera maintenue après les tirages ultérieurs du CILM. Il n'est pas nécessaire de les modifier dans Workiva. Là encore, ne modifiez pas le nom du style dans InDesign. 
• Vous pouvez modifier la police , le poids de la police, la couleur de la police et la taille de la police dans la palette des caractères.
• Tous les tableaux sont basés sur NoRule
• Placez vos ICML dans votre document InDesign comme vous le feriez pour une image.
• Lorsque vous tirez les ICML suivantes, sauvegardez les ICML sur votre bureau au même endroit et remplacez les anciennes.
• Vous obtiendrez alors un triangle jaune dans InDesign et vous devrez mettre à jour les liens.
• Vous pouvez établir une ligne noire entre les ICML afin de n'introduire que les ICML qui ont été modifiés ou vous pouvez exporter l'ensemble du document.

Conseil : Styliser 100% du contenu à l'aide de la feuille de style déroulante

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Importer du contenu dans Workiva

Workiva peut importer du contenu de Microsoft Word (.docx). Même si vous concevez dans InDesign, vos auteurs de contenu travaillent dans Workiva. Ils peuvent commencer par un rapport vierge ou importer, par exemple, un rapport de l'année précédente.

Vidéo d'aide : Importer du contenu dans Workiva

Ne précipitez pas cette partie. Prenez votre temps. Demandez d'où vient ce fichier Word. Un document créé à l'origine dans Word (excellent !) ou un document converti à partir d'un PDF (pas excellent) ? Suivez ces conseils pour réussir l'exportation de Workiva à la fin du projet.

Si vous commencez avec InDesign

Vidéo d'aide : Configuration des documents à partir d'InDesign

1. Vérifier que les styles ne sont pas dans des dossiers
2. Veillez à ce que tous les styles aient des noms conformes à la norme CSS - sans espace, ne commençant pas par un chiffre et ne contenant pas de caractères spéciaux. Conseil : utilisez des noms alphanumériques, en majuscules ou avec un trait d'union.
3. Assurez-vous que toutes les couleurs sont RVB et non CMJN.
4. Copier le contenu dans l'ordre séquentiel d'InDesign vers MSWord

Puis dans MS Word

1. Vérifier que les styles sont appliqués correctement dans le fichier Word

Ensuite, dans Workiva

1. Importez le fichier Word dans Workiva - Fichier>Importer
2. S'assurer que les styles sont appliqués correctement
3. Effectuer tout reformatage nécessaire

Si vous commencez avec MS Word

1. Vérifiez s'il s'agit d'un document Word original - voir L'ancien document concerne ci-dessous
2. Vérifier que tous les styles sont appliqués correctement dans l'ensemble du document
3. Importer dans Workiva comme indiqué ci-dessus

Conseil : Prenez le temps d'appliquer les styles dans Word puis importez-les dans Workiva ou appliquez les styles directement dans Workiva. Ne précipitez pas cette partie !

Un ancien document concerne
Workiva peut importer un fichier .docx, mais les concepteurs doivent faire attention à l'origine de ce fichier Word. En effet, il peut contenir

• Personnages cachés
• Espace blanc
• Matières tabulaires (tabs)

Vous ne le verrez peut-être pas dans la plateforme Workiva, mais cela pourrait créer des problèmes lors de l'exportation vers ICML et XHTML par la suite.

Si vous n'avez qu'un PDF ?
Si vous ne disposez que d'un document PDF ou d'un document Word converti à partir d'un PDF, nous vous conseillons de coller le contenu dans un éditeur de texte ASCii (Notepad sur PC) et de mettre en évidence les tabulations ou autres caractères d'espacement, puis d'ouvrir ce fichier texte dans Word avant de l'importer dans Workiva. Vous pouvez utiliser une fonction de recherche et de remplacement pour supprimer ces éléments. Cela supprimera tous les styles que vous devrez ensuite créer et appliquer dans Workiva. Il supprimera cependant tout le code caché potentiellement risqué.

Composition

Partage des responsabilités de composition
Workiva est une plateforme collaborative où les créateurs de contenu, les auditeurs, les marqueurs et les concepteurs peuvent tous travailler ensemble. 

Vidéo d'aide : Introduction au contenu structuré

Les projets se déroulent plus facilement si

• Tous les membres de l'équipe comprennent la structure de base du rapport et appliquent les styles de manière correcte et cohérente.
• Les concepteurs créent suffisamment de styles pour l'ensemble du rapport. Cela empêchera les auteurs de créer de nouveaux styles inutiles ou d'appliquer une surcharge à des styles existants.
• Les concepteurs expliquent à l'équipe quand utiliser certains styles.
• Les concepteurs vérifient la composition tout au long du cycle d'élaboration des rapports

La composition se fait dans la plateforme Workiva et non dans le logiciel InDesign. Dans le cadre de la publication multicanal, la meilleure pratique de est de ne pas utiliser de retour en douceur (Shift Enter). Cela crée un saut de ligne plutôt qu'un saut de paragraphe. Cliquez sur l'option Afficher/masquer les caractères non imprimables de votre ruban d'édition pour afficher tous les retours souples et rigides.

Gestion des veuves
La méthode de gestion des veuves que nous recommandons est l'utilisation de nbsp. Cela peut être fait facilement dans la plateforme et est exporté via ICML.

Listes
Il est désormais possible de créer des styles personnalisés pour les listes dans la plateforme Workiva. Ceux-ci sont toujours traités comme un remplacement, mais peuvent désormais être identifiés dans le logiciel InDesign comme ce style de liste personnalisé. 

Vidéo d'aide : Aide au flux de travail

Configuration du document

Pour que la plateforme Workiva interagisse bien avec le logiciel InDesign, vous devez configurer votre rapport correctement. En prenant le temps nécessaire maintenant, vous en tirerez des bénéfices plus tard dans le projet. 

Vidéo d'aide : Introduction à la plateforme Workiva pour les designers

Définition du plan du document
Le plan du document représente la structure des ICML. Il y a un ICML pour chaque section ou enfant de section. Par exemple, s'il y a 100 descriptifs (index), il y aura 100 ICML.

Conseil : Sachez que la structure de vos dossiers exportés peut ne pas apparaître dans le même ordre. Nous ne pouvons pas contrôler la façon dont les dossiers sont classés localement.

Créez votre palette de styles
Tous les contenus de la plateforme Workiva doivent être associés à un style. Les styles peuvent être modifiés sur la plateforme pour s'aligner plus étroitement sur vos styles de conception, si nécessaire.

Pour l'exportation ICML, le style par défaut "Normal" sera converti en style Bodytext. Voir la section sur les guides de style.

En-têtes et pieds de page et ICML
Les en-têtes et pieds de page peuvent être générés dans la plateforme Workiva, mais ils ne sont pas exportés via ICML vers le logiciel InDesign. L'exportation ne peut envoyer du contenu qu'entre les lignes grises pointillées en haut et en bas de chaque page du document.

Formats de page
Il est important, dans un scénario de publication multicanal, de faire correspondre le format de page, les marges et les mesures de gouttière entre Workiva et InDesign dès le départ. L'une des principales raisons de ce choix est que l'ICML ne permet pas d'ajuster la largeur des tableaux et des colonnes. Par conséquent, ces éléments doivent être les mêmes dans la plateforme Workiva et dans le logiciel InDesign. 

Attention : Si vous ne faites pas correspondre les formats de page entre Workiva et InDesign, chaque largeur de tableau devra être ajustée. Votre rapport peut contenir 300 tableaux. À prendre très au sérieux !

Vidéo d'aide : Marges et gouttières

 

La double page
Le concept de double page est limité dans le lecteur en ligne iXBRL actuel. Les concepteurs doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils s'appuient sur un tableau pour transmettre des informations, car celui-ci sera divisé en deux pages distinctes et consécutives. Il est possible, avec l'aide du développement web, de présenter des tableaux dans la visionneuse en ligne. Veuillez donc consulter votre équipe web si les tableaux doivent faire partie de l'expérience de la visionneuse en ligne.

Marges en miroir
Souvent, dans le cas d'un document destiné à l'impression, la marge intérieure sera plus large que la marge extérieure en raison de la couture. Cela peut poser un problème de lisibilité lors de la présentation numérique en PDF et en XHTML. Pensez à ajuster les marges pour la présentation numérique. 

Styles

Workiva est un environnement de publication multicanal. Le contenu créé dans les documents peut être exporté vers une variété de sorties - PDF, HTML, DOCX, ICML et XHTML.

En raison de cette réutilisation des données, les concepteurs doivent travailler avec un contenu structuré et Workiva structure ce contenu à l'aide de styles.

Guides de style
Un guide de style est un ensemble de normes de conception d'un document qui garantit la cohérence de la mise en forme dans l'ensemble du document et/ou dans plusieurs documents.

Vidéo d'aide : Importance d'un guide de style

Configurer les styles
Le concepteur peut procéder de deux façons

1. Configurer les styles dans la plateforme Workiva
2. Créer les styles dans le logiciel InDesign et les importer dans la plateforme Workiva via le document/logiciel Microsoft Word.

Comment appeler chaque style
Vous devez envisager des styles pour l'ensemble de votre contenu. Lorsqu'on choisit un nom de style, il est bon de choisir un nom qui reflète l'utilisation du style, par exemple :

CaptionSmallBlue ou TableTextBold

Cela permettra à tous les membres de l'équipe de comprendre la structure et d'appliquer le style approprié au contenu. Nous appelons ce style sémantique .

Les noms de style peuvent contenir des lettres et des chiffres, mais doit toujours commencer par une lettre. 

Les caractères tels que - !@#$%^&*()_+-={} :"<> ?[];',./`~ etc et espaces doivent être évités.

Important : N'utilisez pas d'onglets ! Créer un style indenté

Verrouiller les styles
Une fois créés, les concepteurs peuvent verrouiller les styles et leurs attributs. Cela empêche les auteurs de modifier un aspect de ce style. Vous pouvez verrouiller :

• La famille de polices, la taille, la couleur et l'accentuation
• Alignement, espacement et indentation

Vidéo d'aide : Pourquoi ai-je autant de styles ?

Important : N'utilisez pas le style "Normal" dans la plateforme Workiva. Le logiciel InDesign peut avoir des problèmes avec ce style par défaut. Le bodytext est un style spécial qui doit être identique sur la plateforme Workiva et dans le logiciel InDesign. La valeur par défaut "Normal" devient rose pour identifier ce contenu non stylisé.

Les concepteurs peuvent également ajouter une note au style. Cela pourrait aider l'utilisateur à choisir le style. Lorsqu'ils survolent le style dans la palette de styles, la note apparaît à côté des attributs du style.

Important : Si vous cliquez sur le ruban pour modifier le style d'un texte sélectionné dans la plateforme Workiva, un style de remplacement sera automatiquement créé. Ceci est plus clair lors de l'exportation d'ICML, car chaque style remplacé crée un style unique dans InDesign.

Note sur les styles de tableau
Les styles de tableau ne sont pas importés de Word. Par conséquent, tout style de tableau doit être appliqué à au moins une ligne de copie (en dehors d'un tableau) pour que ce style apparaisse dans la palette des styles personnalisés. Ces styles devront ensuite être appliqués à toutes les tables de la plate-forme.

Application plus rapide des styles
Si vous commencez par un document entier dont le contenu n'est pas stylisé, sélectionnez tout et commencez par transformer le document entier en "texte du corps". Cela permet de s'assurer qu'aucun contenu ou espace blanc n'est laissé en "Normal", puis d'appliquer d'autres styles à l'ensemble du document.

Il est possible de sélectionner du texte dans une section entière et d'appliquer un style, mais en général, on ne souhaite pas styliser une section entière avec un seul style.

Si vous devez appliquer un style à une section ou à l'ensemble d'un rapport de manière rapide et cohérente, la meilleure méthode consiste à utiliser le peintre de format.

Le peintre de format se trouve dans le menu Edition et pour l'utiliser, il suffit de procéder comme suit :

1. Sélectionnez le style que vous souhaitez copier à l'aide de votre curseur.
2. Cliquez une fois sur l'icône Painter et une bordure apparaîtra autour d'elle pour indiquer que le style est chargé.
3. Cliquez sur la copie à laquelle vous souhaitez appliquer ce style.

Si vous souhaitez appliquer ce style à plusieurs lignes de copie, à plusieurs endroits, à l'étape 2, double-cliquez sur l'icône du peintre (ce qui vous donnera un bord plus épais autour de l'icône) et appliquez. Le style restera chargé et sera appliqué jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau sur l'icône pour le désactiver.

Conseil : Sachez que si vous les utilisez dans un tableau, les styles et les règles des cellules seront également copiés (règles du haut, de la gauche, de la droite et du bas) ; il peut donc être plus simple d'appliquer manuellement les styles dans les tableaux.

Vidéo d'aide : Styles irréguliers

Tableaux et ICML

Styles de cellules
La plateforme Workiva n'utilise pas de styles de cellules. Les exportations ICML et XHTML contiennent un algorithme qui résume les paramètres de conception en styles de cellules pour InDesign et CSS respectivement. 

Note : Les styles de cellules générés automatiquement dans le fichier ICML exporté sont construits autour des paramètres suivants :

• Alignement vertical des cellules (haut, milieu ou bas)
• Poids et couleur des bords de la cellule (les 4 bords sont uniques)
• Remplissage des cellules

Chaque variation unique créera un style distinct. La cohérence du style et de l'alignement est donc essentielle pour limiter au maximum les styles de cellules générés. 

Vidéo d'aide : Mise en forme réussie des tableaux Workiva et InDesign

Héritage
L'exportation ICML utilise désormais le concept d'héritage ou de "basé sur" pour les styles de caractères, de paragraphes et de cellules. Cette fonction est extrêmement utile pour les concepteurs, qui peuvent ainsi contrôler efficacement un grand nombre de styles. En particulier les styles générés automatiquement. 

Astuce : Tous les styles de cellules du logiciel InDesign sont générés automatiquement. Elles sont basées sur un style appelé NoRule, de sorte que la hauteur des cellules peut être contrôlée à l'aide de PaddingTop et PaddingBottom à partir d'ici dans le logiciel InDesign.

Types de cellules dans Workiva
Les concepteurs qui découvrent la plateforme Workiva doivent savoir que les cellules sont actives en termes de formatage du contenu. Par exemple, les cellules peuvent être nommées en tant que comptabilité, texte ou nombre, les décimales étant automatiquement attribuées. 

Largeur des tableaux et des colonnes
Les concepteurs doivent savoir que la largeur des tableaux et des colonnes ne peut être modifiée dans les ICML liés. Ces éléments doivent être corrigés dans la plateforme Workiva. 

Conseil : Les tables de la plateforme Workiva doivent être réglées sur la bonne largeur. Ceci ne peut pas être modifié dans le logiciel InDesign.

Crochets colorés
Vous pouvez voir des crochets colorés autour des chiffres financiers lorsque vous placez vos fichiers ICML. Il s'agit d'espaces réservés pour le marquage XBRL, qui n'entravent en rien vos capacités de conception. Vous pouvez simplement les ignorer.

Gestion des couleurs et polices de caractères

Pour le XHTML, seules les couleurs RVB doivent être utilisées, car le RVB est le seul format de couleur pris en charge sur le web. Le logiciel InDesign utilise les couleurs CMJN et les couleurs d'accompagnement Pantone pour l'impression de l'encre sur le papier. 

Le web ne peut pas utiliser ces formats de couleurs car RVB est l'espace colorimétrique par défaut du web. Si le logiciel InDesign est utilisé pour la rédaction et que ce contenu doit être converti en XHTML, les couleurs RVB (rouge, bleu, vert) doivent être utilisées.

La conversion de CMYK en RGB n'est pas simple. Il est donc préférable que les concepteurs spécifient RVB dans leurs documents InDesign afin de préserver la précision et d'éviter les surprises lors de la conversion.

Hex est une autre façon de décrire les couleurs RVB en base 8 (hexadécimale). Les couleurs Pantone (spot) sont utilisées pour l'impression. L'encre utilisée est la couleur réelle spécifiée au lieu d'être composée de couleurs CMYK. En raison de leur précision, ils sont souvent spécifiés dans les lignes directrices relatives à l'image de marque pour une couleur d'entreprise. Il est conseillé de toujours vérifier les lignes directrices en matière d'image de marque pour les couleurs spécifiques plutôt que de se fier à la conversion.

Conseil : Toutes les couleurs doivent être en RVB pour une utilisation sur le web.

 

Couleurs personnalisées
La palette de couleurs de la plate-forme comprend 64 couleurs standard, mais en dessous se trouve une zone de couleurs personnalisées qui permet de stocker et d'afficher jusqu'à 16 couleurs personnalisées à la fois.
La zone des couleurs personnalisées est l'endroit où vous ajoutez des couleurs spécifiques au document.
Une palette de couleurs n'est liée qu'au compte d'un utilisateur et, par conséquent, pour donner à d'autres utilisateurs les mêmes couleurs personnalisées, il est nécessaire de les saisir séparément dans la palette personnalisée de chaque utilisateur.
La même palette de couleurs sera affichée pour toute fonction de la plate-forme nécessitant un choix de couleur.

Ajout de couleurs personnalisées
Pour ajouter une couleur personnalisée à votre palette, il vous suffit d'ouvrir n'importe quelle palette de couleurs à partir du menu principal (c'est-à-dire Couleur de texte, Surbrillance, Couleur d'arrière-plan, etc.) et, dans la case Couleurs personnalisées, d'ajouter la référence hexadécimale de la couleur souhaitée, puis de cliquer sur "Ajouter".

Cela ajoutera la couleur à la boîte de couleurs personnalisées en haut à gauche et déplacera toutes les couleurs existantes d'un côté. S'il y a déjà 16 couleurs, la dernière couleur sera supprimée de la liste. Pour plus d'informations, voir ici.

Couleurs des fichiers
Les couleurs des fichiers restent dans le document, et pas seulement chez l'utilisateur. Pour plus d'informations, consultez le site .

Licence de police
Pour la publication en XHTML, les entreprises doivent détenir les droits d'utilisation sur le web de toute police utilisée dans leur fichier iXBRL/XHTML.

Actuellement, un dépôt iXBRL constitue une utilisation du web. Il est recommandé aux entreprises de vérifier le statut de licence de toutes les polices qu'elles utilisent. En outre, les émetteurs ne peuvent pas compter sur les fournisseurs pour le faire à leur place, ni même détenir une telle licence au nom de l'émetteur. En outre, l'octroi de licences est basé sur une base de "poids" par police, de sorte que si vous n'utilisez que deux poids d'une famille de polices, vous ne devez vous conformer que pour ces poids. 

Si la police est disponible sur la plateforme Workiva, alors la police est open source ou dispose de la licence appropriée. Nous conseillons aux concepteurs de vérifier l'utilisation des polices auprès de leurs clients s'ils n'utilisent pas la plateforme Workiva.

Les polices Google et autres polices "gratuites" peuvent être envisagées non seulement pour des raisons de coût, mais aussi parce qu'elles sont spécialement conçues pour le web. Voir Polices sûres pour le web et Polices prises en charge

Polices Web (woff et woff2)
Web Open Font Format est désormais la norme pour l'utilisation des polices dans les navigateurs et les polices OTF et TTF seront converties dans ces formats au moment du téléchargement. Les navigateurs et versions pris en charge sont indiqués ci-dessous. Une discussion est en cours sur la prise en charge du TTF pour les anciennes versions de ces navigateurs.

Renommer les polices
Veuillez noter que le fait de renommer les polices peut les rendre inopérantes ou les empêcher d'apparaître.

Exportation de fichiers ICML

L'exportation d'ICML s'effectue en choisissant Enregistrer sous > InDesign (.icml) dans le menu Fichier, mais nous allons ici parcourir le processus avec un exemple de section.

Voici une section intitulée "Informations sur l'entreprise" dont le contenu s'étend sur trois pages et sur laquelle quelques images ont été téléchargées.

Pour l'exporter au format ICML, procédez comme suit :

Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous / InDesign (.icml). 

La fenêtre Options d'exportation ICML s'ouvre.

Vous avez ici la possibilité d'exporter de différentes manières :

1. Document entier - Comme son nom l'indique, cette option permet d'exporter l'ensemble du projet vers ICML. Les ICML sont exportés dans une structure de dossier qui représente la structure de la plateforme Workiva pour une identification facile. Lorsque vous liez initialement le fichier ICML d'un projet à votre fichier InDesign, il est conseillé d'exporter le document entier, car c'est la structure de votre dossier qui sera utilisée par la suite. 

2. Section actuelle - Il s'agit de la section que vous avez sélectionnée dans l'index. Dans notre exemple, nous avons sélectionné "Informations sur l'entreprise" dans l'index.

3. Sélectionner des sections - Cette option permet de sélectionner des sections spécifiques. En cliquant sur Sélectionner les sections, vous ouvrez un menu dans lequel toutes les sections sont répertoriées et vous pouvez sélectionner celles que vous souhaitez exporter.

Paramètres avancés
Le menu Avancé se trouve sous les options d'exportation et permet d'apporter d'autres modifications à votre exportation.

1. Combine Subsections into Parent Section - Cette fonction permet de combiner des sections enfants avec une section parentale. Examinez attentivement les avantages et les inconvénients de la combinaison des sections. Conseil : Si des sections sont combinées, vous devrez procéder à cette opération chaque fois que vous exporterez ces sections pour obtenir le même contenu ICML.
2. Use Fixed Row Heights - Cette option permet d'exporter les lignes de tableau avec une hauteur fixe, basée sur la hauteur définie sur la plate-forme pour chaque ligne, contrairement aux hauteurs de ligne qui peuvent être modifiées par le biais des styles de cellule dans InDesign. Conseil : Si la hauteur des lignes est fixée dans l'exportation ICML, si un tableau est surchargé, il sera également masqué dans InDesign. Pour éviter cela, contrôlez toujours votre fichier InDesign au préalable.
3. Utiliser l'espace colorimétrique CMYK - Cette option permet de convertir toutes les couleurs de texte et de teinte de RVB en CMYK dans l'ICML. Il n'y a aucun contrôle sur la conversion, donc si vous avez l'intention de corriger les couleurs de votre ICML à l'avenir, il est probablement préférable de s'en tenir à un flux de travail RVB.
4. Exporter les gouttières - Cela permet de positionner les symboles monétaires dans les tableaux imbriqués dans une cellule séparée pour l'alignement. Cette option n'est généralement utilisée que pour les clients américains.

Une fois que vous avez sélectionné vos options, cliquez sur Exporter et l'ICML choisi sera téléchargé dans votre dossier Téléchargements. Le nom du fichier zip sera toujours le même que celui du document à partir duquel il a été exporté.

Le fichier zip contiendra des dossiers nommés selon les sections dans lesquelles se trouve le ICML que vous avez choisi. Le fichier zip contiendra également les fichiers ICML et toutes les images contenues dans les sections.

Dans notre exemple, nous avions deux images. Dans un flux de travail InDesign/ICML, vous utiliserez normalement les images contenues dans votre fichier graphique plutôt que les versions exportées avec n'importe quel ICML.

Les ICML et/ou dossiers téléchargés peuvent maintenant être déplacés vers l'endroit où vos ICML seront stockés pour le reste du projet.

Attention : Ne jamais créer de lien vers ICML directement à partir d'un dossier de téléchargement. Vous devriez toujours avoir vos fichiers ICML principaux à un seul endroit et les remplacer si nécessaire après une nouvelle extraction.

Placer des ICML
Pour placer un fichier ICML, vous pouvez soit, dans votre document InDesign, aller dans Fichier>Placer et naviguer jusqu'à votre fichier ICML, soit simplement faire glisser et déposer le fichier ICML directement dans InDesign. Vous pouvez également placer ICML directement dans des zones de texte pré-créées (à condition qu'aucun autre contenu ne s'y trouve déjà).

Une fois placé, l'ICML peut remplir un ou plusieurs cadres de texte liés et un lien vers l'ICML sera créé dans InDesign. Le fonctionnement est similaire à celui d'une image.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'ICML, présenté dans notre fichier InDesign. Certains styles de texte ont été modifiés et des images ont été ajoutées. 

Les lignes que l'on peut voir entre le bloc de texte sélectionné et les autres blocs de la page sont appelées "fils" et indiquent le flux du contenu entre les blocs de texte liés. Ils peuvent être activés ou désactivés dans le menu principal Affichage>Extras>Afficher les fils de texte. 

Les cadres de texte contenant le contenu ICML peuvent être placés à la taille et à la position voulues par le concepteur, mais le contenu ICML sera toujours présenté dans le même ordre.

Maintenir les liens
Une fois que le document InDesign est construit et que les ICML sont liés, votre panneau Liens est l'endroit le plus facile pour voir quel ICML est quel ICML. Si vous faites un clic droit sur un lien dans ce panneau et que vous sélectionnez Aller au lien, InDesign se rendra à l'emplacement du lien.

Pour garantir les données et ne pas avoir à vous préoccuper des versions ou de la vérification du contenu, veillez à ne pas rompre les liens de vos ICML. 

Mettre à jour les liens
Lorsque de nouvelles ICML sont exportées de la plate-forme, la meilleure pratique consiste à écraser les ICML précédentes. En effet, il n'est pas nécessaire de relier à nouveau l'ICML dans InDesign, mais il suffit de mettre à jour le lien.

Pour ce faire, vous devez

1. Exporter vos nouveaux ICML
2. Décompressez le nouveau fichier zip ICML dans votre dossier de téléchargements.
3. Localisez le dossier ICML vers lequel InDesign établit un lien.
4. Remplacez les dossiers par des dossiers ou les ICML individuels par des ICML individuels. L'essentiel est de ne pas briser la structure au fur et à mesure que chaque ICML est lié. InDesign conservera le chemin d'accès au réseau et c'est ce que vous ne voulez pas interrompre.
5. Un ICML mis à jour apparaîtra dans votre fichier InDesign avec un petit triangle à côté de son nom.

6. Un clic droit sur une ICML ou un groupe d'ICML mis à jour dans le panneau Liens fait apparaître une fenêtre dans laquelle vous pouvez choisir de "Mettre à jour le lien". En cliquant sur ce bouton, vous mettez à jour le fichier ICML dans InDesign.

Conseil : S'il y a de nombreux ICML à mettre à jour, il peut être plus rapide de fermer votre fichier InDesign pendant que vous remplacez les fichiers ICML, puis, à l'ouverture d'InDesign, vous serez invité à mettre à jour tous les liens. Cela permettra d'actualiser rapidement le ICML plutôt que de le faire par groupes ou individuellement.

C'est au concepteur de décider s'il souhaite conserver toutes les exportations ICML précédentes, mais l'historique des modifications est également stocké sur la plateforme avec le contenu source.
La mise à jour de l'ICML n'apportera que le nouveau contenu de cette section. Toutes vos valeurs de conception resteront en place.

Changements de style
Chaque ICML apportera avec lui les styles utilisés sur la plate-forme pour cette section. Ils ne seront introduits que lors de la première importation ICML et ne seront pas écrasés par les importations suivantes. 

Cela permet au concepteur de modifier les paramètres des styles dans InDesign (mais pas le nom, qui est nécessaire pour effectuer la liaison avec l'ICML sur l'endroit où les styles sont appliqués). Ainsi, par exemple, Heading1 peut être modifié dans InDesign pour une couleur différente et tous les Heading1 dans InDesign apparaîtront dans cette couleur et tous les nouveaux pulls ICML apparaîtront toujours dans cette couleur. 

Toutefois, cela ne modifie pas les paramètres de couleur dans le fichier de la plate-forme et, si les styles doivent être harmonisés, il faudra procéder à la même modification dans ce fichier. De plus, comme les styles ICML ne s'écrasent pas dans InDesign, le fait de changer la couleur de l'en-tête 1 sur la plate-forme d'abord n'écrasera pas les paramètres de style dans InDesign.

En dehors de la première importation ICML, la seule autre fois où un style sera nouveau, c'est s'il a été renommé sur la plate-forme ou si un style nouvellement nommé est ajouté (vous pouvez voir l'importance des noms). Ainsi, la modification d'un attribut de style dans la plateforme Workiva ne mettra pas à jour le style correspondant dans le logiciel InDesign.

Jalons et blacklines

Lorsque vous avez décidé, avec votre client, des dates d'importation d'ICML dans le logiciel InDesign, il est bon de créer un jalon dans la plateforme Workiva. Cela signifie que vous pouvez suivre les modifications apportées au contenu entre les éditions ultérieures de l'ICML en créant une ligne noire.

Cette fonction est également très utile pour voir quelles sections ont été modifiées, car vous n'aurez peut-être besoin d'exporter que quelques sections au lieu de l'ensemble du document. Elle permet également de voir où des changements importants ont été apportés au contenu, ce qui peut vous aider à réorganiser une section avant la date d'épreuvage.

Vers la fin du projet, nous conseillons d'effectuer une extraction ICML de l'ensemble du document afin de s'assurer que chaque ICML est bien la version actuelle.

Créer un jalon
Pour créer un jalon dans un document Workiva, vous devez accéder au panneau Historique du document. Il s'agit de l'un des onglets situés à droite de votre écran.

À partir de là, vous pouvez soit créer un nouveau jalon en cliquant sur "Créer un jalon", soit sélectionner une date et une heure existantes et créer un jalon à cet endroit. Cette opération s'effectue à partir du menu déroulant situé à côté de la date.

Le jalon vous demandera de lui donner un nom ("Preuve" a été utilisé pour cet exemple) et d'ajouter d'éventuelles remarques (facultatif). Cliquez ensuite sur Créer et le jalon est créé.

Les jalons se distinguent dans la liste de l'historique, car ils sont accompagnés d'un petit diamant. La liste de l'historique peut également être filtrée pour n'afficher que les jalons.

Création d'une ligne noire
Pour créer une ligne noire sur la plate-forme, allez dans le panneau Historique de votre document (un onglet sur le côté droit de l'écran) et cliquez sur le menu déroulant pour une date et une heure (révision) ou un jalon et sélectionnez Créer une ligne noire.

Une boîte s'ouvre alors en haut du panneau Historique, avec la révision/le jalon sélectionné(e) en haut et un espace pour la révision/le jalon de comparaison. 

Toute révision ou étape peut être glissée et déposée dans la case "Déposer les étapes et les révisions ici".

Par ailleurs, si vous ne souhaitez voir que les sections qui ont été modifiées entre les deux moments, vous pouvez cocher la case "N'inclure que les sections modifiées".

Lorsque vous avez fait votre sélection, cliquez sur Créer pour générer la ligne noire.

Conseil : L'utilisation d'une ligne noire et la sélection de l'option "Inclure uniquement les sections avec des changements" est un excellent moyen de voir quelles sections doivent être exportées en tant que ICML, ce qui peut aider à accélérer le processus lors de l'extraction de nouveaux ICML.

 

La ligne noire apparaît dans le menu Lignes noires. Ce menu devrait s'afficher automatiquement, mais si ce n'est pas le cas, il se trouve dans les onglets situés sur le côté droit de l'écran. Pour ouvrir votre ligne noire, survolez-la et utilisez le menu déroulant pour sélectionner Ouvrir.

La ligne noire s'ouvrira dans un nouvel onglet et vous pourrez faire défiler le document pour voir toutes les modifications.

À gauche de la page affichée se trouve une liste de toutes les sections dans lesquelles des modifications ont été apportées. Si vous générez la ligne noire pour identifier les sections à télécharger en ICML, c'est de cette liste que vous tirez les noms.

Vous pouvez également l'utiliser comme un guide visuel rapide pour évaluer l'ampleur des changements et vous assurer que vous avez correctement mis à jour la LICM.

Conseil : La ligne noire s'ouvre dans un nouvel onglet. Pour revenir au document principal, il suffit de cliquer sur l'onglet Documents principaux ou de fermer le nouvel onglet.

 

Taille de fichier

Remarque : pour l'ESEF, de nombreux régulateurs imposent désormais une limite de taille de fichier de 100 Mo maximum.

Comment mettre fin à un cauchemar de classement ou de téléchargement ? Comment réduire la taille de votre rapport ? Vous trouverez ci-dessous des conseils que les concepteurs peuvent utiliser pour optimiser la taille de leurs fichiers.

Pour le concepteur dans InDesign
Voici ce que le concepteur doit faire pour réduire la taille du fichier final dans le logiciel Adobe InDesign :

1. Évitez les paragraphes vides pour gagner de l'espace dans votre document.
2. Veillez à ce que tous les contenus soient assortis d'un nom de style.
3. Veillez à recadrer toutes vos images à la bonne taille, à 100 % et en RVB.
4. Vérifiez l'intégration des polices dans les SVG, assurez-vous que vous utilisez des polices Web courantes ou tracez simplement les contours de votre texte.
5. Examinez attentivement vos SVG et assurez-vous que vous utilisez les points optimaux pour créer une forme.
6. Nous avons pu réduire une carte du monde SVG de 5mb à 200k en optimisant le nombre de points utilisés dans le logiciel Adobe Illustrator sans créer de différence visuelle.
7. Réfléchissez bien si toutes vos images sont nécessaires.
8. Assurez-vous d'avoir réduit vos images à 72 dpi, la résolution des sites web.

Guides d'aide téléchargeables

[Télécharger la fiche technique de configuration du document] [Guide détaillé sur l'importation d'InDesign vers Word].	[Télécharger la première fiche technique de l'ICML].	[Télécharger la fiche technique du flux de travail RVB et CMJN].

Lignes directrices complètes sur la conception hors plate-forme PDF en anglais, français et espagnol

Intégration d'InDesign et de Workiva Ce guide prend en charge la conception utilisant du contenu de Workiva avec des conceptions créées dans InDesign. Guide du concepteur pour l'intégration d'InDesign à Workiva Le guide Le Widget - InDesign contient lesinformations relatives à l'utilisation ducontenu issu de Workiva et à la création dela conception à l'aide d'InDesign. InDesign avec Workiva Les directives de Widget InDesign contiennent des informations sur l'utilisation des contenus de Workiva et sur l'utilisation d'InDesign pour l'élaboration de brochures.

Ressource supplémentaire

• Workiva pour les rapports de conception