Centro de soporte de Workiva

Utiliza Documentos en Workiva para organizar tus datos. Empieza importando documentos o creándolos con las funciones de edición que ya conoces.

Navegar por Documentos

Cuando abras tu primer archivo, observarás una lista de secciones en el panel izquierdo. Este es el Esquema del documento. Piensa que es como un índice en el que puedes hacer clic y que te permite ir directamente a las secciones sin tener que desplazarte.

Haga clic en cualquier sección para dirigirse allí directamente, o arrastre y suelte las secciones para reordenarlas.

Puede hacer doble clic en el título del documento para cambiarle el nombre. Con los controles de sección puede promover, degradar, mover y añadir secciones a su documento, así como abrir y cerrar todas las subsecciones. Una flecha indica subsecciones por debajo de esa sección principal. Haz clic en la flecha para expandir y minimizar la lista de subsecciones. Un icono de comentario muestra qué secciones incluyen comentarios. Para verlos, haz clic en el icono Comentarios del panel derecho. Obtenga más información sobre el esquema en Usar el esquema del documento.

El panel derecho contiene ajustes y acciones para trabajar dentro de tu documento. Utiliza los iconos situados junto al panel para alternar entre funciones, como comentarios, historial y comparaciones. 

Colabore con otros

Workiva te permite colaborar en tiempo real a la vez que te ayuda a gestionar, revisar y realizar un seguimiento de los cambios de tu documento. 

Permisos de

Para ver o editar tu documento, cada usuario necesitará permiso para acceder a tu nuevo archivo. Puedes establecer permisos a nivel de documento o sección, y cada usuario puede tener permisos de propietario, editor o visualizador. Obtén más información sobre Permisos de documentos. 

Vinculación

Una de las funciones más potentes de Workiva es la vinculación. Al crear vínculos entre los mismos datos en varios lugares, verás cómo se actualizan los vínculos en todos los archivos cada vez que cambies los datos de origen. En Documentos, puedes crear tanto vínculos de texto como de tabla; selecciona un vínculo en tu documento para ver información sobre el vínculo de origen y cualquier vínculo de destino. Obtén más información sobre los vínculos en Documentos.

Comentarios e historial

Utiliza los comentarios para hacer preguntas y dar tu opinión sobre el documento. Para añadir un comentario, haz clic con el botón derecho en una selección del documento y elige Agregar comentario en el menú. Verás todos los comentarios junto a tu documento en el panel Comentarios, donde podrás eliminarlos, responder o moverlos a nuevas selecciones. Para notificar inmediatamente tu comentario a otros usuarios, puedes añadir una mención @. Obtén más información sobre el uso de comentarios. 

Todos los cambios se comparten automáticamente con los colaboradores, por lo que no es necesario guardar ninguna actualización al realizar un cambio. Utiliza el panel Historial para realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento y de quién los ha realizado. Utiliza las opciones de Filtrar de la parte superior del panel para mostrar las revisiones que cumplen determinados criterios, como por autor o período de tiempo. La opción Crear hito te permite marcar revisiones importantes, como las versiones que enviaste para revisión.  Obtenga más información sobre cómo utilizar el panel de historial.

Compartir tu documento

Mientras trabajas en tu documento, puede que necesites enviar tu archivo a otros usuarios para que lo revisen. Puedes compartir documentos con otros usuarios de Workiva y con revisores ajenos a tu espacio de trabajo.

Seguimiento y revisión de cambios

Los propietarios de documentos pueden activar la función Control de cambios para obtener una visión detallada de los cambios realizados en un documento. Después de activar el Control de cambios, el texto azul muestra las adiciones, las chinchetas rojas y el texto representan las eliminaciones, y las chinchetas moradas muestran las revisiones. Puedes alternar los cambios que ves utilizando las opciones de Modo de vista de la barra de herramientas. Obtén más información sobre cómo utilizar el control de cambios.

Los propietarios también pueden enviar su documento para que se revise. Esta opción envía una versión de solo lectura del archivo a otros colaboradores en Workiva para que dejen sus comentarios, sin que para ello sea necesario actualizar los permisos del documento. Los comentarios de las revisiones aparecen automáticamente en el archivo original, para que puedas trabajar con las opiniones en tiempo real. Obtén más información sobre el uso de la opción de enviar para revisión.

Exporte su documento

Si necesitas compartir tu documento con alguien fuera de Workiva, puedes exportarlo a otro tipo de archivo. En la barra de herramientas Archivo, utiliza la opción Guardar como para guardar el documento como archivo PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. Selecciona exactamente qué secciones quieres que aparezcan en la exportación y, en función del tipo de archivo, personaliza cómo aparecerá el documento. 

Y ahora qué

Ahora que ha visto lo que puede hacer en Documentos, aquí tiene algunas cosas que le ayudarán a empezar:

• Crear e importar documentos
• Visualización de lado a lado
• Usar encabezados y pies de página