Introducción a Documentos

Utilice Documentos en Workiva para organizar sus datos. Iníciate importando Documentos O Creándolos con las funciones de edición que ya conoces.

Colabore en tiempo real con revisiones guardadas automáticamente

Utilice enlaces en texto y tablas para mantener la precisión en todos los archivos.

Revisar actualizaciones con control de cambios y enviar para revisión

Navegar por Documentos

Cuando abra su primer Archivo, verá una Lista de secciones en el panel izquierdo. Este es el Documento Esquema. Piense en ella como una Tabla de contenidos en la que se puede hacer clic y que le ahorra mucho desplazamiento.

Haga clic en cualquier sección para dirigirse allí directamente, o arrastre y suelte las secciones para reordenarlas.

Puede hacer doble clic en el título del documento para cambiarle el nombre. Con los controles de sección puede promover, degradar, mover y añadir secciones a su documento, así como abrir y cerrar todas las subsecciones. Una flecha indica subsecciones debajo de esa sección principal. Haga clic en la flecha para expandir y contraer la lista de subsecciones. El icono comment muestra qué secciones incluyen comentarios. Para verlos, haga clic en el icono Comentarios del panel derecho. Obtenga más información sobre el esquema en Usar el esquema del documento.

El panel Derecha contiene configuraciones y acciones para trabajar dentro de su Documento. Utiliza los iconos de junto al panel para cambiar entre funciones, como comentarios, historial y comparaciones. 

Colabore con otros

Workiva te permite colaborar en tiempo real a la vez que te ayuda a gestionar, revisar y hacer un seguimiento de los cambios de tu Documento. 

Permisos de

Para ver o editar su Documento, cada usuario necesitará permiso para acceder a su nuevo Archivo. Puede establecer permisos a nivel de documento o de sección, y cada usuario puede tener permisos de propietario, editor o visualizador. Más información sobre Permisos para documentos. 

Enlace

Una de las funciones más potentes de Workiva es la vinculación . Al crear vínculos entre los mismos datos en varios lugares, verá cómo se actualizan los vínculos en todos sus archivos cada vez que cambie los datos de origen. En Documentos, puede crear tanto enlaces de Texto como de Tabla -seleccione un enlace en su documento para ver información sobre el enlace de Origen y cualquier enlace de Destino. Más información sobre los enlaces en Documentos.

Comentarios e historial

Utilice los comentarios para hacer preguntas y dar su opinión sobre su Documento. Para Agregar un comentario, haga clic con el botón derecho del ratón en una selección del Documento y elija Agregar comentario en el menú. Verá todos los comentarios listados junto a su Documento y en el panel Comentarios, donde podrá eliminar, responder o mover comentarios a nuevas selecciones. Para notificar inmediatamente tu comentario a otros usuarios, puedes agregar una mención @. Más información sobre mediante Comentarios. 

Todos los cambios se comparten automáticamente con los colaboradores, por lo que no es necesario guardar ninguna actualización al realizar un cambio. Utilice el panel History para realizar un seguimiento de los cambios realizados en su Documento y de quién realizó dichos cambios. Utilice las opciones de Filtrar en la parte superior del panel para mostrar las revisiones que cumplen ciertos criterios, como por autor o periodo de tiempo. La opción Crear hito le permite marcar revisiones importantes, como las versiones que envió para revisión.  Obtenga más información sobre cómo utilizar el panel de historial.

Comparta su documento

Mientras trabaja en su Documento, puede que necesite enviar su Archivo a otros usuarios para que lo revisen. Puede compartir Documentos con otros usuarios de Workiva y con revisores externos a su espacio de trabajo.

Seguimiento y revisión de los cambios

Los propietarios de los Documentos pueden activar la funcionalidad Track Changes para obtener una visión en profundidad de los cambios que se han realizado en un Documento. Después de activar el Seguimiento de cambios, el texto azul muestra las adiciones, las chinchetas rojas y el texto representan las eliminaciones, y las chinchetas moradas muestran las revisiones. Puede alternar los cambios que ve utilizando las opciones de View Mode en la barra de herramientas. Más información sobre mediante el seguimiento de cambios.

Los propietarios también pueden enviar su Documento para revisión. Esta opción envía una versión de sólo lectura de su Archivo a otros colaboradores en Workiva para que dejen comentarios sobre él-no es necesario actualizar los permisos de su documento. Los Comentarios de las revisiones aparecen automáticamente en tu Archivo original, para que puedas trabajar con las opiniones en tiempo real. Más información sobre el uso de Enviar para revisión.

Exporte su Documento

Si necesita compartir su Documento con alguien fuera de Workiva, puede exportarlo a otro Tipo de Archivo. En la barra de herramientas Archivo, utilice la opción Guardar como para guardar su Documento en formato PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. Seleccione exactamente qué secciones desea que aparezcan en su exportación y, en función del Tipo de Archivo, personalice cómo aparecerá su documento. 

Y ahora qué

Ahora que ha visto lo que puede hacer en Documentos, aquí tiene algunas cosas que le ayudarán a empezar:

• Crear e importar documentos
• Visualización de lado a lado
• Usar encabezados y pies de página