Diseñar fuera de la plataforma Workiva

>> Página de inicio del Centro de Informes de Apoyo Diseñado

Lista de comprobación de la guía rápida

1. Al inicio del proyecto en Workiva

Asegúrate de que los márgenes y canalones son exactamente los mismos en Workiva que en tu documento de InDesign.
Crea tus estilos y dales un nombre para que todos tus redactores de contenidos puedan entenderlos
Asegúrate de que todos tus nombres de estilo son compatibles con la web, por lo que no deben empezar por un número ni contener espacios o caracteres extraños
Una vez que hayas creado tus Estilos (sin espacios y que no deben empezar por un número) - entonces bloquearlos.
Utiliza 'Bodytext' escrito así para copiar tu cuerpo principal
No utilices devoluciones para controlar los espacios en blanco, utiliza los parámetros de estilo en su lugar
Si estás maquetando contenido en Workiva pero utilizas ICML, ten en cuenta que el contenido flotante creará un ICML aparte. Puede que quieras limitar el uso del contenido flotante
Haz que Normal tenga los mismos parámetros que TextoCuerpo (igual que TablaNormal) pero cambia el color por un color de realce. Lo ideal es que no quieras dejar ningún contenido como Normal, lo que incluye los espacios después de los párrafos. Esto a veces se queda y generará estilos adicionales en InDesign, así que sé lo más estricto posible con tu composición tipográfica en Workiva
Recuerda que ICML no exporta diseños. Es sólo texto y tablas

Consejo: Asegúrate de que las medidas de tu documento son las mismas en InDesign y en Workiva.

2. ICML a InDesign

Cuando envíes tu ICML a InDesign recuerda eliminar primero todos los estilos
Cuando introduzcas tus primeros ICML en InDesign, introduce una parte suficiente del documento para exportar todos los estilos. Un ICML solo traerá los estilos de ese ICML.
Ahora puedes cambiar los parámetros de los estilos en InDesign, pero no el nombre del estilo. Cualquier cambio en los estilos se mantendrá después de las posteriores tiradas de ICML. No es necesario cambiarlos en Workiva. De nuevo, no cambies el nombre del estilo en InDesign.
Cambia la fuente , el peso de la fuente, el color de la fuente y el tamaño de la fuente en la paleta Carácter.
Todas las tablas se basan en NoRule
Coloca tus ICML en tu documento de InDesign igual que colocarías una imagen
Cuando saques ICML posteriores, guárdalos en tu escritorio en la misma ubicación y reemplaza los antiguos.
Entonces aparecerá un triángulo amarillo en InDesign y tendrás que actualizar los vínculos
Puedes poner una línea negra entre las CIML para que sólo aparezcan las CIML que han cambiado o puedes exportar el documento completo.

Consejo: Estiliza el 100% del contenido utilizando la hoja de estilo desplegable.

Antes de empezar: ¡obtén formación gratuita de Workiva!

Más información sobre el programa de formación práctica gratuita de Workiva. Este curso está dirigido a diseñadores profesionales y artistas de producción.

Importando contenido a Workiva

Workiva puede importar contenido de Microsoft Word (.docx). Aunque estés diseñando en InDesign, tus autores de contenido están trabajando en Workiva. Pueden empezar con un informe en blanco o puedes, por ejemplo, importar el informe de un año anterior.

Vídeo de ayuda: Importando contenido en Workiva

No te precipites en esta parte. No tengas prisa. ¿Pregunta de dónde salió este archivo de Word? ¿Originalmente creado en Word (genial!) o un documento convertido de PDF (no genial)? Sigue estas directrices para exportar correctamente desde Workiva al final del proyecto.

Si estás empezando con InDesign

Vídeo de ayuda: Configuración de documentos a partir de InDesign

1. Comprueba que los Estilos no están en carpetas
2. Asegúrate de que todos los estilos tienen nombres conformes con CSS: sin espacios, no empiezan por un número y no contienen caracteres especiales. Consejo: Utiliza nombres alfanuméricos, en mayúsculas o con guion.
3. Asegúrate de que todos los colores son RGB, no CMYK.
4. Copiar contenido en orden secuencial de InDesign a MSWord.

Luego en MS Word

1. Comprobar que los estilos se aplican correctamente en el archivo Word.

Luego en Workiva

1. Importar el archivo Word a Workiva - Archivo>Importar
2. Asegúrate de que los estilos se aplican correctamente
3. Realiza cualquier reformateo que sea necesario

Si estás empezando con MS Word

1. Comprueba si se trata de un documento original de Word - consulta el documento antiguo se refiere a más abajo
2. Comprueba que todos los estilos se aplican correctamente en todo el Documento
3. Importar a Workiva como arriba

Consejo: Tómate tu tiempo para aplicar los estilos en Word y luego impórtalos en Workiva o aplica los estilos directamente en Workiva. ¡No te precipites en esta parte!

El documento antiguo se refiere a
Workiva puede importar un archivo .docx, pero los diseñadores deben tener cuidado con la procedencia de este archivo Word. Esto se debe a que puede contener:

Personajes ocultos
Espacio en blanco
Materia tabular (pestañas)

Puede que no lo veas en la plataforma Workiva, pero podría crear problemas al exportar a ICML y XHTML más adelante.

¿Si sólo tienes un PDF?
Si todo lo que tienes es un documento PDF o un documento Word convertido a partir de un PDF, te aconsejamos que pegues primero el contenido en un editor de texto ASCii (Bloc de notas en PC) y resaltes las tabulaciones u otros caracteres de espacio en blanco y, a continuación, abras este archivo de texto en Word antes de importarlo a Workiva. Puedes utilizar buscar y reemplazar para eliminar dichos elementos. Esto eliminará todos los estilos que luego tendrías que crear y aplicar en Workiva. Sin embargo, esto eliminará todo el código oculto potencialmente arriesgado.

Composición tipográfica

Reparto de responsabilidades de composición
Workiva es un entorno de plataforma colaborativa en el que creadores de contenidos, auditores, etiquetadores y diseñadores pueden trabajar juntos.

Vídeo de ayuda: Introducción al contenido estructurado.

Los Proyectos salen mejor si:

Todos los miembros de los equipos comprenden la estructura básica del informe, aplican los estilos de forma correcta y coherente
Los diseñadores crean estilos suficientes para todo el informe. Esto ayudará a evitar que los Autores creen nuevos estilos innecesarios o apliquen una Invalidación a estilos existentes.
Los diseñadores capacitan al equipo sobre cuándo utilizar determinados estilos
Los diseñadores comprueban la composición tipográfica a lo largo del ciclo de informes

La composición tipográfica tiene lugar en la plataforma Workiva, no en el programa InDesign. En la publicación multicanal, la mejor práctica de es no utilizar un retorno suave (Mayúsculas Intro). Esto crea un salto de línea en lugar de un salto de párrafo. Haz clic en Mostrar/ocultar caracteres no imprimibles en la cinta Editar para ver todas las devoluciones suaves y duras.

Gestión de viudas
Nuestro método recomendado de gestión de viudas es el uso de nbsp. Por hacer esto en la plataforma fácilmente y se exporta a través de ICML.

Listas
Ahora se pueden crear estilos personalizados para las listas en la plataforma Workiva. Éstos se siguen tratando como una Invalidación, pero ahora se pueden identificar dentro del software InDesign como ese estilo de lista personalizado.

Vídeo de ayuda: Flujo de trabajo de ayuda

Configuración del documento

Para que la plataforma Workiva interactúe bien con el programa InDesign, tienes que establecer tu informe correctamente. Dedicar tiempo ahora cosechará ventajas más adelante en el proyecto.

Vídeo de ayuda: Introducción a la plataforma Workiva para diseñadores

Establecer el esquema del documento
El esquema del documento representa la estructura de los ICML. Hay una ICML por cada sección o hijo de sección. Por ejemplo, si hay 100 elementos de esquema (Índice), habría 100 ICML.

Consejo: Ten en cuenta que la estructura de carpetas que exportes puede no aparecer exactamente en el mismo orden. No podemos controlar cómo se ordenan las carpetas localmente.

Crea tu paleta de estilos
Todo el contenido de la plataforma Workiva debe tener un estilo adjunto. Los Estilos pueden modificarse en la plataforma para alinearse más con tus estilos de Diseño, si es necesario.

Para la exportación ICML, el estilo por defecto "Normal" se convertirá en el estilo Bodytext. Consulta la sección sobre Guías de estilo.

Encabezados y pies de página e ICML
Los Encabezados y Pies de página pueden generarse en la plataforma Workiva, pero no se exportan mediante ICML al software InDesign. La exportación sólo puede enviar contenido entre las líneas grises discontinuas de la parte superior e inferior de cada página del documento.

Formatos de página
Es importante, en un escenario de publicación multicanal, hacer coincidir el formato de página, los márgenes y las medidas del canalón entre Workiva e InDesign desde el principio. Una razón importante para hacer esto, es la limitación en ICML del ajuste de las anchuras de tablas y columnas. Por tanto, deben ser los mismos en la plataforma Workiva que en el programa InDesign.

Precaución: Si no haces coincidir los Formatos de página entre Workiva e InDesign, habrá que ajustar la Anchura de todas las tablas. Tu informe puede contener más de 300 tablas. ¡Esto hay que tomárselo muy en serio!

Vídeo de ayuda: Márgenes y Canalones

La doble página
El concepto de doble página está limitado en el actual lector en línea iXBRL. Los diseñadores deben tener cuidado al confiar en un pliego para transmitir información, ya que se dividirá en dos páginas consecutivas separadas. Es posible, con la ayuda del desarrollo web, presentar extensiones en el lector en línea, así que habla con tu equipo web si necesitas extensiones como parte de la experiencia del lector en línea.

Márgenes Espejos
A menudo, en el caso de un documento que se va a imprimir, el margen interior será más ancho que el exterior debido al acto de coser. Esto puede suponer un problema de legibilidad cuando se presenta digitalmente tanto en PDF como en XHTML. Considera la posibilidad de ajustar los márgenes para la presentación digital.

Estilos

Workiva es un entorno de publicación multicanal. El contenido creado dentro de los documentos puede exportarse a diversos formatos: PDF, HTML, DOCX, ICML y XHTML.

Debido a esta reutilización de datos, los diseñadores necesitan trabajar con contenido estructurado y Workiva estructura ese contenido utilizando estilos.

Guías de estilo
Una Guía de estilo es un conjunto de normas para el diseño de un documento que garantiza la coherencia del formato en todo el documento y/o en varios documentos.

Vídeo de ayuda: Importancia de una Guía de estilo

Establecer los estilos
Hay dos maneras de que un diseñador pueda hacer esto

Establece los estilos en la plataforma Workiva
Crea los Estilos en el software InDesign e impórtalos de nuevo a la plataforma Workiva mediante el documento/software Microsoft Word.

Cómo llamar a cada estilo
Debes tener en cuenta los estilos para todo tu contenido. Al elegir el nombre de un estilo, es una buena idea elegir un nombre que refleje el uso del estilo, por ejemplo:

CaptionPequeñoAzul o TablaTextoNegrita

Al hacerlo: ayudarás a todos los miembros del equipo a entender la estructura y a aplicar el estilo correcto al contenido. A esto lo llamamos estilo semántico.

Los nombres de estilo pueden contener letras y Números, pero deben empezar siempre por una letra.

Deben evitarse caracteres como - !@#$%^&*()_+-={}:"<>?[];',./`~ etc y los espacios .

Importante: ¡No utilices pestañas! Crear un estilo sangrado

Bloquear los estilos
Una vez creados, los diseñadores pueden bloquear los estilos y sus atributos. Esto impide que los autores cambien un aspecto de ese estilo. Puedes bloquear:

La familia de fuentes, el tamaño, el color y el énfasis
Alineación, espaciado y sangrado

Vídeo de ayuda: ¿Por qué tengo tantos estilos?

Importante: No utilices el estilo "Normal" en la plataforma Workiva. El software InDesign puede tener incidencias con este estilo predeterminado. El texto corpóreo es un estilo especial y debe ser el mismo tanto en la plataforma Workiva como en el software InDesign. Gira "Normal" por defecto a rosa para identificar este contenido sin estilo.

Los diseñadores también pueden añadir una nota al estilo. Esto puede ayudar a tu usuario a elegir el estilo. Cuando pasan el ratón por encima del estilo en la paleta de estilos, la nota aparece junto a los atributos del estilo.

Importante: Si se hace clic en la cinta para modificar el estilo del texto seleccionado en la plataforma Workiva, se creará automáticamente un estilo de anulación. Esto es más claro de ver cuando se exporta ICML, ya que cada estilo anulado creará un estilo único en InDesign.

Nota sobre los estilos de tabla
Los estilos de tabla no se importan de Word, por lo que cualquier estilo de tabla también tendrá que aplicarse al menos a una línea de copia (fuera de una tabla) para que ese estilo aparezca en la paleta de estilos personalizados. Luego habrá que aplicar esos estilos a todas las tablas de la plataforma.

Aplicación más rápida de los estilos
Cuando empieces con un documento completo de contenido sin estilo, selecciona todo y haz que el documento completo sea primero "Cuerpo de texto". Al hacerlo, te asegurarás de que no quede contenido ni espacio en blanco como "Normal" y, a continuación, aplicarás otros estilos en toda la página.

Se puede seleccionar texto en toda una sección y aplicar un estilo, pero generalmente no querrás aplicar un estilo a toda una sección.

Si tienes un estilo que necesitas aplicar en toda una sección o en un informe completo de forma rápida y coherente, el mejor método puede ser utilizar el pintor de formatos.

El pintor de formatos está en el menú Editar y para utilizarlo, sólo tienes que hacer lo siguiente:

Selecciona con el cursor el estilo que deseas copiar.
Haz clic una vez en el icono del Pintor y aparecerá un borde a su alrededor mostrando que el estilo está cargado.
Haz clic en la copia a la que deseas aplicar ese estilo.

Si quieres aplicar ese estilo a varias líneas de copia, en más de una ubicación, entonces, en la etapa 2, haz clic dos veces en el icono Pintor (que te dará un borde más grueso alrededor del icono) y aplícalo. El estilo permanecerá cargado y se aplicará hasta que vuelvas a hacer clic en el icono para desactivarlo.

Format_painter_icon (1).png

Consejo: Ten en cuenta que, si se utilizan en una tabla, los estilos y reglas de las celdas también se copiarán (reglas superior, izquierda, derecha e inferior), por lo que puede resultar más sencillo aplicar los estilos en las tablas manualmente.

Vídeo de ayuda: Estilos de pícaro

Tablas e ICML

Estilos de celda
La plataforma Workiva no utiliza estilos de celda. Las exportaciones ICML y XHTML contienen un algoritmo que resume los parámetros de diseño en estilos de celda para InDesign y CSS, respectivamente.

Nota: Los estilos de celda generados automáticamente en el ICML exportado se basan en los siguientes parámetros:

Alineación vertical de celdas (Superior, Media o Inferior)
Peso y color del borde de la celda (los 4 bordes son únicos)
Rellenar celdas

Cada variación única creará un estilo propio. Por tanto, la coherencia de estilo y alineación es clave para limitar los estilos de celda generados al menor número posible.

Vídeo de ayuda: Formatear tablas con Workiva e InDesign correctamente

Herencia
La exportación ICML utiliza ahora el concepto de herencia o "Basado en" en los estilos de carácter, párrafo y celda. Esto es extremadamente útil para que los diseñadores puedan controlar grandes cantidades de estilos de forma eficaz. Sobre todo los estilos autogenerados.

Consejo: Todos los estilos de celda del programa InDesign se generan automáticamente. Se basan en un estilo llamado NoRule, por lo que CellHeight puede controlarse utilizando PaddingTop y PaddingBottom desde aquí en el software InDesign.

Tipos de celdas en Workiva
Los diseñadores nuevos en la plataforma Workiva deben saber que las celdas están activas en cuanto al formato del contenido. Por ejemplo, las celdas pueden designarse como Contables, Texto o Números con decimales atribuidos automáticamente.

Anchuras de tablas y columnas
Los diseñadores deben ser conscientes de que las anchuras de tablas y columnas no pueden modificarse en los ICML vinculados. Estos deben ser correctos en la plataforma Workiva.

Consejo: Las Tablas de la plataforma Workiva deben establecerse en la anchura correcta. Esto no se puede cambiar en el programa InDesign.

Corchetes de color
Es posible que veas corchetes de color alrededor de las cifras financieras cuando coloques tus archivos ICML. Se trata de Marcadores de posición para el etiquetado XBRL y no obstaculizan en absoluto tu capacidad de diseño. Puedes ignorarlos.

Gestión del color y Fuentes

Para XHTML, solo deben utilizarse colores RGB, ya que RGB es el único formato de color admitido en la web. El programa InDesign utiliza CMYK y colores planos Pantone para la impresión de tinta sobre papel.

La web no puede utilizar estos Formatos de color, ya que RGB es el espacio de color por defecto de la web. Si se está utilizando el software InDesign como autor y este contenido se va a convertir a XHTML, se deben utilizar colores RGB (Rojo, Azul, Verde).

Convertir CMYK a RGB no es sencillo. Por eso es mejor que los diseñadores especifiquen RGB en sus documentos de InDesign, para que se mantenga la precisión y no haya sorpresas al convertir.

Hex es otra forma de describir el color RGB en base 8 (hexadecimal). Los colores Pantone (directos) se utilizan en la impresión. La tinta utilizada es el color real especificado en lugar de estar compuesto por colores CMYK. A menudo se especifican en las directrices de personalización de marca para un color corporativo debido a su precisión. Es aconsejable comprobar siempre las directrices de marca para colores específicos en lugar de confiar en la conversión.

Consejo: Todos los colores deben estar en RGB para su uso en la web

Photoshop_colour_picker (1).png

Colores personalizados
La paleta de colores de la plataforma tiene 64 colores estándar, pero debajo hay un área de colores personalizados que permite almacenar y mostrar hasta 16 colores personalizados en cualquier momento.
El área de colores personalizados sería donde añadirías colores específicos para cada documento.
Una paleta de colores solo está vinculada a la cuenta de un usuario y, por tanto, para dar a los usuarios adicionales los mismos colores personalizados, es necesario vincularlos a la paleta personalizada de cada usuario por separado.
Se mostrará la misma paleta de colores para cualquier función de la plataforma que requiera una elección de color.

Añadir colores personalizados
Para añadir un color personalizado a tu paleta sólo tienes que abrir cualquier paleta de colores del menú principal (es decir, Color de texto, Resaltado, Color de fondo, etc.) y en el cuadro Colores personalizados añadir tu referencia hexadecimal para el color que desees y, a continuación, hacer clic en Añadir.

Esto añadirá el color a la casilla superior izquierda de Colores personalizados y desplazará todos los colores existentes a lo largo de una. Si ya hay 16 colores, el último color caerá al final de la lista. Ver más información aquí.

Colores de los Archivos
Los colores de los Archivos permanecen con el Documento, no sólo con el usuario. Ver más información aquí.

Licencia de la Fuente
Para publicar en XHTML, las empresas necesitan poseer los derechos de uso web de cualquier peso de fuente que se utilice en su archivo iXBRL/XHTML.

Por el momento, una presentación iXBRL constituye una utilización web. Se recomienda que las empresas comprueben el estado de las licencias de todas las fuentes que utilicen. Además, los Emisores no pueden confiar en que los proveedores lo hagan por ellos o, de hecho, posean dicha licencia en nombre del Emisor. Además, las licencias se basan en el "peso" de cada fuente, por lo que si solo utilizas dos pesos de una familia de fuentes, solo tendrás que cumplir con esos pesos.

Si la fuente está disponible en la plataforma Workiva, entonces la fuente es de código abierto o tiene la licencia adecuada. Aconsejamos a los diseñadores que consulten con su cliente la utilización de las fuentes si no están en la plataforma Workiva.

Puede merecer la pena considerar las fuentes de Google y otras fuentes "de uso gratuito" no solo por razones de coste, sino porque están especialmente adaptadas a la web. Consulta Fuentes seguras para la Web y Fuentes compatibles

Fuentes Web (woff y woff2)
El formato Web Open Fuente es ahora el estándar para el uso de fuentes en los navegadores y las fuentes OTF y TTF se convertirán a estos formatos en el momento de subirlas. A continuación se indican los navegadores y versiones compatibles. Se está debatiendo la compatibilidad del TTF con las versiones anteriores de estos navegadores.

Cambiando nombre de fuentes
Ten en cuenta que cambiar nombre de fuentes puede inutilizarlas o hacer que no aparezcan. El archivo de registro de la Herramienta de Integración de Workiva (plugin) especifica los nombres familiares y postscript de las fuentes que se están utilizando en un documento.

Exportar archivos ICML

La exportación de ICML se hace eligiendo Guardar como > InDesign (.icml) en el menú Archivo, pero aquí recorreremos el proceso con una sección de ejemplo.

Aquí hay una sección llamada "Información de la empresa" que tiene contenido en 3 páginas y un par de fotos subidas.

Para exportarlo como ICML, haz lo siguiente:

Desde el menú Archivo, elige Guardar como / InDesign (.icml).

Se abre la ventana Opciones de exportación de ICML.

Aquí tienes la opción de exportar de las siguientes formas:

Documento completo - Como su nombre indica, esto exportará todo el Proyecto al ICML. Los ICML se exportan dentro de una estructura de carpetas que representa el esquema de la plataforma Workiva para facilitar su identificación. Al vincular inicialmente el ICML de un proyecto a tu archivo de InDesign, es una buena idea exportar el Documento completo, ya que ésta será tu estructura de carpetas en adelante.
Sección actual - Será la sección que tengas seleccionada actualmente en el Índice, en nuestro ejemplo tenemos "Información de la empresa" seleccionada en el Índice.
Seleccionar secciones: permite seleccionar secciones concretas. Al hacer clic en Seleccionar secciones, se abrirá un menú en el que se enumeran todas las secciones y podrás seleccionar las que desees exportar.

Configuración avanzada
El menú Avanzado se encuentra debajo de las Opciones de exportación y permite realizar algunos ajustes más en tu exportación.

Combinar subsecciones en la sección principal - Al hacerlo, se combinarán las secciones secundarias con una sección principal. Considera detenidamente los pros y los contras de combinar secciones. Consejo: Si las secciones están combinadas, tendrás que hacerlo cada vez que las exportes para obtener el mismo contenido ICML.
Utilizar alturas de fila fijas - Esto exportará las filas de la tabla con una altura fija, basada en la altura establecida en la plataforma para cada fila, a diferencia de las alturas de fila que se pueden cambiar a través de los estilos de celda en InDesign. Consejo: Si las alturas de filas están fijadas en la exportación ICML, si hay exceso de materia en una tabla, también quedará oculto en InDesign. Comprueba siempre previamente tu archivo de InDesign para detectarlo.
Utilizar el espacio de colores CMYK - Esto convertirá todos los colores de texto y tintas de RGB a CMYK en el ICML. No hay control sobre la conversión, así que si piensas corregir el color de tu ICML en el futuro, probablemente sea mejor que sigas un flujo de trabajo RGB.
Exportar medianiles - Esto coloca los símbolos de moneda en tablas anidadas en una celda separada para alinearlos. Por lo general, solo se utiliza para clientes de EEUU.

Una vez que hayas seleccionado tus opciones, haz clic en Exportar y el ICML que hayas elegido se descargará en tu carpeta de Descargas. El nombre de archivo zip será siempre el mismo que el del documento desde el que se exportó.

El archivo zip contendrá carpetas denominadas, según las secciones en las que estaba tu ICML elegido. El zip también contendrá los archivos ICML y cualquier imagen contenida en las secciones.

En nuestra sección de ejemplo teníamos 2 imágenes. En un flujo de trabajo InDesign/ICML, normalmente utilizarías las imágenes contenidas en tu archivo de diseño, en lugar de las versiones exportadas con cualquier ICML.

Los ICML y/o carpetas descargados pueden ahora desplazarse al lugar donde se almacenarán tus ICML para el resto del proyecto.

Precaución: Nunca vincular a ICML directamente desde una carpeta de descargas. Siempre debes tener tus archivos ICML maestros ubicados en una sola ubicación y anularlos según sea necesario tras una nueva extracción.

Colocar ICMLs
Para colocar un archivo ICML puedes, en tu documento de InDesign, ir a Archivo>Colocar y navegar hasta tu archivo ICML o simplemente arrastrar y soltar el archivo ICML directamente en InDesign. También puedes colocar ICML directamente en cuadros de texto creados previamente (siempre que no haya otro contenido en ellos).

Una vez colocado, el ICML puede rellenar uno o varios marcos de texto vinculados y se creará un vínculo al ICML en InDesign. Funciona de forma similar a como se vincularía una imagen.

A continuación tenemos un ICML de muestra, colocado en nuestro archivo de InDesign. Se han modificado algunos estilos de texto y se han añadido imágenes.

Las líneas que pueden verse discurriendo desde el marco de texto seleccionado hasta los demás de la página se denominan Hilos y muestran el flujo del contenido entre los marcos de texto enlazados. Se pueden activar y desactivar a través del menú principal Ver>Extras> Mostrar hilos de texto.

Los marcos de texto que contienen el contenido ICML pueden colocarse en el tamaño y la posición que desee el diseñador, pero el contenido ICML fluirá siempre en el mismo orden.

Mantén los vínculos
Una vez construido el documento de InDesign y vinculados los ICML, tu panel Vínculos es el lugar más fácil para ver qué ICML es cada uno. Si haces clic con el botón derecho en un vínculo de este panel y seleccionas Ir al vínculo, InDesign saltará a la ubicación del vínculo.

Para garantizar los datos y para que no tengas que preocuparte por las versiones o la verificación del contenido, asegúrate de no romper los vínculos de tus ICML.

Actualiza los Vínculos
Cuando se exportan nuevos ICML desde la plataforma, la mejor práctica consiste en vincular el ICML anterior. Esto se debe a que entonces no necesitas volver a vincular el ICML en InDesign, sino que puedes simplemente actualizar la vinculación.

Para hacer esto es necesario:

Exporta tus ICML nuevos
Descomprime el nuevo archivo zip ICML en tu carpeta de descargas.
Localiza la carpeta ICML a la que está vinculado InDesign.
Reemplaza carpetas por carpetas o ICML individuales por ICML individuales. Lo principal aquí es no romper la estructura, ya que cada ICML está vinculado. InDesign conservará la ruta de red y eso es lo que no quieres romper.
Aparecerá un ICML actualizado en tu archivo de InDesign con un pequeño Triángulo junto a su nombre.
Al hacer clic con el botón derecho del ratón en un ICML o grupo de ICML actualizados en el panel Vínculos, aparecerá una ventana en la que puedes elegir "Actualizar vínculo". Al hacerlo: se actualizará el ICML en InDesign.

Consejo: Si hay muchos ICML que actualizar, puede ser más rápido tener tu archivo de InDesign cerrado mientras sustituyes los archivos ICML y, después, al abrir InDesign, recibirás un aviso para actualizar todos los enlaces. Al hacerlo: se actualizarán rápidamente los ICML en lugar de actualizarlos en grupos o individualmente.

Depende del diseñador si desea conservar todas las exportaciones ICML anteriores, pero el historial de cambios también se almacena en la plataforma con el contenido de origen.
Actualizar el ICML solo mostrará el contenido nuevo de esa sección. Todos tus valores de diseño permanecerán en su sitio.

Cambios de estilo
Cada ICML traerá consigo los estilos utilizados en la plataforma para esa sección. Solo entrarán con la primera importación ICML y no se sobrescribirán con las importaciones posteriores.

Esto permite al diseñador la libertad de modificar los parámetros de los estilos en InDesign (pero no el nombre, ya que es necesario para realizar el apretón de manos con el ICML sobre dónde se aplican los estilos). Así, por ejemplo, la Rúbrica1 puede cambiarse en InDesign a un color distinto y todas las Rúbricas1 de InDesign aparecerán de ese color y cualquier nueva tirada de ICML seguirá apareciendo con ese color.

Sin embargo, esto no cambia la configuración del color en el archivo de la plataforma y, si los estilos deben coincidir, habría que hacer el mismo cambio allí. Además, como los estilos ICML no se sobrescriben en InDesign, cambiar primero el color del Título1 en la plataforma no sobrescribirá los ajustes de estilo en InDesign.

Aparte de con la primera importación ICML, la única otra vez que un estilo llegará nuevo, es si se le ha cambiado el nombre en la plataforma o se añade un estilo con nombre nuevo (puedes ver la importancia de los nombres). Por tanto, cambiar un atributo de estilo en la plataforma Workiva no actualizará el estilo correspondiente en el software InDesign.

Hitos y comparaciones

Cuando hayas decidido, con tu cliente, las fechas para las importaciones de ICML al programa InDesign, es una buena idea crear un hito en la plataforma Workiva. Esto significa que puedes hacer un seguimiento de los cambios de contenido entre las siguientes extracciones ICML creando una comparación.

Esto también es muy útil para ver qué secciones han cambiado, ya que puede que sólo necesites exportar unas pocas secciones en lugar de todo el documento, y también puede ayudar a mostrar dónde se han realizado grandes cambios de contenido, lo que puede ayudarte a volver a maquetar potencialmente una sección antes de una fecha de prueba.

Hacia el final del proyecto, aconsejamos hacer un pull de ICML de todo el documento para asegurarse absolutamente de que cada ICML es el actual.

Crear un hito
Para crear un hito en un documento Workiva debes acceder al panel de historial del documento. Será una de las pestañas de la derecha de tu pantalla.

Desde aquí puedes crear un Hito nuevo haciendo clic en "Crear Hito" o puedes seleccionar cualquier fecha y hora existentes y crear allí un Hito. Esto se hace desde el desplegable junto a la fecha.

El hito te pedirá que le des un nombre (para este ejemplo se ha utilizado "Prueba") y que añadas cualquier comentario (opcional). A continuación, haz clic en Crear y se creará el hito.

Los hitos destacan en la lista del Historial, ya que tienen un pequeño rombo junto a ellos y la lista del Historial también puede filtrarse para mostrar solo los hitos.

Crear una línea negra
Para crear una línea negra en la plataforma, ve al panel Historial de tu documento (una pestaña en la parte derecha de la pantalla) y haz clic en el menú desplegable de una fecha y hora (revisión) o de un hito y selecciona Creando comparación.

Al hacerlo, se abrirá un cuadro en la parte superior del panel de historial con tu revisión/hito seleccionado en la parte superior y un espacio para la revisión/hito de comparación.

Puedes arrastrar y soltar cualquier revisión/hito en la casilla "Soltar hitos y revisiones aquí".

Además, si solo quieres ver qué secciones se han modificado entre los dos momentos, puedes marcar "Incluir solo secciones con cambios".

Cuando hayas hecho tu selección, haz clic en Crear para generar la línea negra.

Consejo: Utilizar una línea negra y seleccionar "Incluir solo secciones con cambios" es una forma estupenda de ver qué secciones hay que exportar como ICML, lo que puede ayudar a acelerar el proceso al extraer nuevos ICML.

La comparación aparecerá en el menú Comparaciones. Debería saltar automáticamente a este menú, pero si no es así, puedes encontrarlo en las pestañas de la parte derecha de la pantalla. Para abrir tu Comparación, pasa el ratón por encima y utiliza el desplegable para seleccionar Abrir.

El Abrir documento se abrirá en una pestaña nueva y podrás desplazarte por el documento para ver todos los cambios.

A la izquierda de la vista de página hay una lista de todas las secciones en las que se han realizado cambios. Si estás generando la línea negra para identificar qué secciones descargar como ICML, entonces esta lista es de donde obtienes esos nombres.

También puedes utilizarlo como guía visual rápida para saber el alcance de los cambios y asegurarte de que has actualizado correctamente el ICML.

Consejo: La comparación se abre en una pestaña nueva. Para volver al documento principal sólo tienes que hacer clic en la pestaña Documentos principales o cerrar la nueva pestaña.

Tamaño del archivo

Nota: Para la ESEF, muchos reguladores establecen ahora un límite de tamaño de archivo de 100 MB como máximo.

¿Cómo detener una pesadilla de archivo o descarga? ¿Cómo puede reducir el tamaño de su informe? Siga leyendo para conocer los consejos que los diseñadores pueden utilizar para optimizar el tamaño de sus archivos.

Para el diseñador en InDesign
Éstas son las cosas que debe hacer el diseñador para reducir el tamaño final del archivo en el software Adobe InDesign:

Evita los párrafos vacíos para conseguir espacio extra en tu documento.
Asegúrate de que todo el contenido tiene un nombre de estilo adjunto.
Asegúrate de recortar todas tus Imágenes al tamaño correcto, 100% y RGB
Revisa tu incrustación de fuentes en SVG, o asegúrate de que utilizas fuentes web comunes, o simplemente delinea tu texto.
Revisa detenidamente tus SVG y asegúrate de que estás utilizando los puntos óptimos para crear una forma.
Pudimos reducir un SVG de mapa del mundo de 5 mb a 200 k optimizando el número de puntos que utilizaba en el software Adobe Illustrator sin crear ninguna diferencia visual.
Piensa detenidamente si todas tus imágenes son necesarias.
Asegúrate de haber reducido tus imágenes a 72 ppp, la resolución de los sitios web.

Específico ESEF - Etiquetado en bloque

El etiquetado en bloque de las Notas y, con el tiempo, de otras áreas, se ha introducido ahora en la ESEF y es probable que estos paradigmas sigan en las taxonomías ESG globales. Así que, aunque no participes en un proyecto de la ESEF, puede ser relevante para ti si utilizas InDesign.

¿Qué es el etiquetado en bloque y por qué es diferente del etiquetado normal?
Una etiqueta normal tiene el siguiente aspecto

<tag>elemento</tag>
Mientras que una etiqueta de bloque es más parecida a;
<blocktag>  <tag>elemento</tag>  <tag>elemento</tag>  <tag>item</tag>  El texto también se puede contener   </blocktag>

En otras palabras, una etiqueta de bloque puede contener otras etiquetas, varias líneas de texto e incluso una imagen. Veamos ahora cuál es realmente el problema específico de InDesign.

InDesign no tiene sentido del orden de los artículos
Cuando el contenido de Workiva se coloca en InDesign, el contenido de una etiqueta de bloque puede dividirse en varios marcos de texto y/o páginas. Eso es lo que hace que los relatos no ordenados de InDesign sean un problema, a menos que le des algo que cualquier proceso posterior pueda utilizar para establecer ese orden. InDesign tiende a trabajar de arriba a la izquierda y de abajo a la derecha, de ahí que saltar a través de un PDF desde un archivo de InDesign pueda, ocasionalmente, ser un problema. El propio Código se establece en el orden en que se hace, no en el orden legible por el ser humano.

Screenshot 2022-11-28 at 15.02.35.png

Consejo: El etiquetado en bloque necesita el contenido real en orden, tanto en forma legible por humanos como en el propio código XHTML subyacente.

La solución
El Plugin de integración de Workiva tiene una función/botón para dividir marcos de texto. (ver más abajo) Ahora tendrás que utilizar esta función en lugar del script incorporado de InDesign.
Esta función añade un número en la etiqueta del script que permite a Workiva conocer el orden de los marcos de texto en una serie de marcos de texto previamente vinculados. Podemos utilizar esta serie de Números para procesar el Código en Orden.

Screenshot 2022-11-28 at 14.53.05.png

Una vez que los marcos de texto vinculados se dividan mediante el complemento de integración de Workiva, los cinco marcos de texto siguientes tendrán etiquetas de script como las siguientes;
2466:1, 2466:2, 2466:3, 2466:4, 2466:5. La primera parte es un número de identificación de la historia y la segunda parte es el propio número del marco de texto. Así que ya conocemos el orden de la historia.
También hay que tener en cuenta algunos casos extremos.

¿Qué ocurre si una etiqueta de bloque contiene dos conjuntos de marcos de texto vinculados o dos marcos de texto separados que nunca se han vinculado?
Respuesta 1: Empieza por el primer marco de texto o serie de marcos de texto y anota el número de la historia. En los siguientes marcos de texto, cambia el número del relato y el número del marco de texto para que sigan. Así que en el caso siguiente tenemos dos conjuntos de marcos de texto después de dividirlos que están anidados en una etiqueta de bloque
1066:1, 1066:2, 1066:3 - 948:1, 948:2, 948:3
Deberás modificar el segundo conjunto manualmente para leer;
1066:1, 1066:2, 1066:3, 1066:4, 1066:5, 1066:6

Respuesta dos: Como alternativa, puedes unir los dos conjuntos de marcos de texto en InDesign antes de dividirlos y lo anterior se producirá automáticamente.

¿Qué ocurre si hay una imagen en la etiqueta de bloque?
Respuesta 1: Tienes que añadir la secuencia numérica en la etiqueta script de las Imágenes. La única excepción es que la imagen no puede ser la primera ni la última de la secuencia. Nuestro procesador sabrá entonces cómo reordenar el código en esa secuencia. De este modo;
1066:1, + imagen + 1066:2, 1066:3
Será;
1066:1, 1066:2, 1066:3, 1066:4 ... cuando 1066:2 es la etiqueta de script de la imagen y 2 cambia a 3 y 3 cambia a 4.

Elementos esenciales adicionales para el resultado XHTML

Formas
Ten en cuenta que no admitimos todos los aspectos de las formas. Lo mejor es probar aspectos de tu obra para poder evaluar los resultados. Las formas siempre se pueden convertir fácilmente a SVG exportándolas desde el programa InDesign al programa Adobe Illustrator y guardándolas en formato SVG desde allí. A continuación, sustituye las formas en el programa InDesign por las imágenes SVG.
Es mejor utilizar un SVG colocado en lugar de múltiples formas repetidas de InDesign, ya que así se reducirá considerablemente el tamaño del archivo.
Ten cuidado al copiar y pegar activos dentro del software InDesign. Siempre es mejor "colocar" los activos de nuevo cada vez, aunque se trate del mismo activo.

Control de cambios
Si hay contenido que no es de Workiva en el archivo de InDesign, asegúrate de que se han confirmado todos los cambios de control si se están utilizando.

Colores
Evita los colores demasiado cercanos. Deben evitarse los degradados de colores de uno a otro, ya que actualmente esto no puede convertirse en XHTML.

Extensiones
XHTML representa una página cada vez, así que ten cuidado con las extensiones. Los PDF pueden establecerse para que se extiendan a la vista, pero no es el caso de los XHTML. Puedes añadir un lector XBRL con tu informe y, con la aportación de tu equipo web, podrías añadir la capacidad de difusión. Sin embargo, no está disponible en código abierto.

Márgenes
Los márgenes Espejo no tienen cabida en un medio digital y son una característica "solo para impresión".

Pestañas
Las pestañas no existen en XHTML. Las pestañas no deben utilizarse para alinear al convertir a XHTML.

Columnas
Exporta ICML en formato galera. Se trata de una columna continua de una sola medida. Se coloca en columnas en el programa InDesign. ICML no exporta varias columnas.
En la plataforma Workiva, puedes tener un diseño de hasta 7 columnas. Sin embargo, para la exportación de ICML al programa InDesign, el diseño de columnas no es esencial en la plataforma, ya que la exportación envía el contenido en formato de galera (una columna), independientemente de lo que se haya configurado en Workiva. El diseñador toma el contenido y rellena las columnas en el programa InDesign. El diseño del documento de InDesign creará el XHTML, no el diseño de la plataforma Workiva.

Contenido ajeno
Para la verificación de los datos, el contenido principal del informe se crea en la plataforma Workiva y ésta queda vinculada al programa InDesign, donde el diseñador puede diseñar sin ajustar accidentalmente el contenido. Workiva es el documento maestro aquí. Sin embargo, no todo el contenido tiene que estar en la plataforma Workiva. Entonces, ¿cuándo se añadiría contenido adicional en el programa InDesign?

Leyendas de imágenes
Si el diseño se realiza en el programa InDesign, no es necesario añadir imágenes a la plataforma Workiva. Los diseñadores pueden añadir pies de imagen según sea necesario. Éstos deben tener estilo y no se ven afectados en posteriores importaciones ICML.

Encabezados y pies de página
No se exportan desde la plataforma Workiva, por lo que hay que crearlos con las páginas maestras de InDesign.

Rastreo y kerning
El programa InDesign solo renderiza una vez, por lo que lo que ves en pantalla es la colocación exacta del contenido. En la web, esto es diferente. La web renderiza cada vez que inicias esa página, por lo que los diseñadores deben ser conscientes de las limitaciones de la web. El texto Justificado, por ejemplo, puede tener distintos finales de línea en función del zoom o del tipo de navegador que se esté utilizando.

Composición tipográfica
La composición tipográfica tiene lugar en la plataforma Workiva, no en el programa InDesign. En la plataforma Workiva, no utilices un retorno suave. Un retorno suave es cuando pulsas Mayúsculas Intro. Esto crea un salto de línea en lugar de un salto de párrafo. Puedes ver tus devoluciones suaves y duras pulsando el icono Mostrar/ocultar caracteres no imprimibles de la cinta superior. Si las palabras no deben separarse (como en un nombre), utiliza un espacio sin separación entre ellas.
Ve a Insertar>Símbolo>Caracteres especiales>Espacio sin ruptura.