Un archivo de Workiva es un tipo de archivo seguro que solo puede utilizarse dentro de la plataforma Workiva. Este tipo de archivo mantiene los permisos y enlaces cuando se utiliza dentro del mismo espacio de trabajo. También puede utilizarse para mover Archivos conectados a Wdata entre espacios de trabajo u organizaciones.
¿Qué herramienta de exportación/copia debo utilizar?
Workiva ofrece varias formas de mover, copiar y exportar tus archivos. A continuación, te recomendamos cómo utilizar cada una:
- Utiliza Mover cuando necesites copiar archivos entre espacios de trabajo y no utilices Wdata.
- Utiliza Exportaciones de Workiva si necesitas mover archivos de Workiva que incluyan conexiones de Wdata.
- Utiliza Exportaciones de Wdata cuando necesites mover solo objetos de Wdata (como consultas o tablas).
Requisitos
- Por defecto, la importación y exportación de archivos de Workiva solo está disponible para Propietarios de espacios de trabajo y Administradores de contenido. Para habilitarlas para todos los usuarios, ponte en contacto con el Soporte técnico de Workiva. Para saber cómo encontrar al propietario de un espacio de trabajo, consulta Buscar miembros y administradores.
- Para exportar un tipo de archivo de Workiva, necesitas al menos permisos de Visualizador.
Exportar un archivo de Workiva
Para exportar un archivo de Workiva:
- Busca el archivo que quieres exportar en la Página inicial o en Archivos.
- Haz clic en el menú desplegable de la derecha y selecciona Exportar archivo de Workiva.
- Coloca una marca de verificación a cada elemento que quieras incluir en la exportación: comentarios, etiquetas de esquema, XBRL y conexiones a Wdata.
- Haz clic en Exportar para iniciar la extracción.
- Haz clic en Aceptar para seguir trabajando, o selecciona Ver progreso de exportación para avanzar a la pantalla Configuración del espacio de trabajo - Contenido.
Lo que hay que saber
- Solo se pueden exportar conexiones dentro del mismo espacio de trabajo. Las conexiones con otros espacios de trabajo no se incluirán en el archivo.
- Al exportar conexiones, asegúrate de que se incluyen los archivos de origen. Las consultas pueden importarse sin todos los archivos de origen, pero puede ser necesario ingresar datos adicionales. Obtén más información sobre la reparación de consultas rotas.
Descargar archivos de Workiva
Los archivos de Workiva se almacenan en la sección Contenido de la pantalla Configuración del espacio de trabajo. Los archivos exportados pueden descargarse aquí en cualquier momento.
Opciones adicionales para exportar archivos individuales
Si necesitas exportar un único archivo, existen opciones adicionales:
Importar un archivo de Workiva
Cuando importas un archivo de Workiva, los permisos solo se mantienen si lo importas en su espacio de trabajo original. Los permisos se restablecen si importas un archivo de Workiva a un nuevo espacio de trabajo.
Para importar un archivo de Workiva desde la Página principal:
- Haz clic en el menú Crear situado en la parte superior izquierda y selecciona Importar > Importar archivo de Workiva.
- Arrastra y suelta tu archivo tar.gz (o busca para encontrarlo) y luego verifica tu lista de archivos. Haz clic en Siguiente.
Nota: Si la importación incluye archivos conectados a Wdata, asegúrate de que los archivos de origen se incluyen aquí. Las consultas pueden importarse sin estos orígenes, pero será necesario ingresar datos adicionales.
Obtén más información sobre las consultas rotas. - Selecciona la configuración de importación y la ubicación de la carpeta y, a continuación, haz clic en Importar cuando hayas terminado.
- Cuando se cargan en una ubicación específica, los archivos importados (incluidas las tablas y consultas a Wdata) heredan los permisos de su carpeta principal.
- Si no se selecciona ninguna ubicación, se utilizará el directorio raíz.
- Haz clic en Aceptar para seguir trabajando, o selecciona Ver progreso de importación para avanzar a la pantalla Configuración del espacio de trabajo - Contenido.
Opciones adicionales para importar archivos individuales
Si necesitas importar un único archivo, existen opciones adicionales:
- Crear o importar un documento
- Crear o importar una hoja de cálculo
- Crear o importar una presentación
Importar archivos de otro espacio de trabajo
Si vas a importar un archivo de Workiva desde otro espacio de trabajo, hay un paso adicional para asegurarte de que estás importando al espacio de trabajo correcto. Para continuar, te pedimos que escribas el nombre del espacio de trabajo al que vas a importar el archivo. En el ejemplo siguiente, escribirías "Workiva" y luego harías clic en Aceptar.
Preguntas frecuentes
Mi consulta importada no funciona. ¿Cómo puedo solucionarlo? (consultas rotas)
Al exportar archivos que utilizan consultas a Wdata, recomendamos incluir en la exportación todos los archivos de origen conectados. Las consultas exportadas sin estos archivos pueden seguir importándose en el espacio de trabajo de destino, pero no funcionarán correctamente hasta que se agreguen los archivos que faltan. Esto se conoce como “consulta rota”.
Más información acerca de las consultas rotas.
¿Qué ocurre si agrego un archivo de origen incorrecto a una consulta de Wdata?
Puedes cambiar un archivo de origen por otro en Wdata haciendo clic con el botón derecho en el archivo incorrecto del panel Orígenes y seleccionando Reemplazar origen.
Obtén más información sobre la administración de orígenes de consulta.
¿Cuánto tardarán los procesos de exportación e importación?
Depende del tamaño y la complejidad de los archivos que traslades. El proceso de importación/exportación se ejecuta completamente en segundo plano, por lo que puedes seguir trabajando en cualquier otra parte de Workiva mientras esperas tu archivo. Recibirás una notificación en la aplicación y un correo electrónico en cuanto esté listo.
Una vez finalizado el proceso, puedes ver o descargar tu archivo desde la pantalla Configuración del espacio de trabajo - Contenido.
Si tengo permiso para una parte de una hoja de cálculo, ¿puedo exportar solo esa parte?
No en este momento. Necesitarás acceder a toda la hoja de cálculo para iniciar una exportación.
Ten en cuenta que este modelo de permisos no se aplica al exportar directamente desde Wdata. Como las exportaciones de Wdata no contienen datos reales, los administradores pueden ver y exportar estos objetos aunque no tengan permiso para acceder a las hojas conectadas. La exportación en sí no es más que un modelo, y los datos deben rellenarse posteriormente.
¿Puedo exportar hojas que utilicen el modo Entrada?
Sí, pero tendrás que volver a habilitar el modo Entrada para cada hoja una vez importados los datos. Actualmente, estos ajustes no se conservan al importar o exportar archivos de Workiva.