Utiliza Documentos en Workiva para organizar tus datos. Empieza importando documentos o creándolos con las funciones de edición que ya conoces.
| Colabore en tiempo real con revisiones guardadas automáticamente |
Utilice enlaces en texto y tablas para mantener la precisión en todos los archivos. |
Revisar actualizaciones con control de cambios y enviar para revisión |
Navegar por Documentos
Cuando abras tu primer archivo, verás una lista de secciones en el panel izquierdo. Este es el índice del documento . Piensa que es como un índice en el que puedes hacer clic y que te permite ir directamente a las secciones sin tener que desplazarte.
Haz clic en cualquier sección para ir allí directamente, o arrastra y suelta las secciones para reordenarlas.
Obtenga más información sobre el esquema en Usar el esquema del documento. |
El panel de la derecha contiene opciones de configuración y acciones para trabajar en el documento. Utiliza los iconos situados junto al panel para alternar entre funciones, como los comentarios, el historial y las marcas de corrección.
Colaborar con otros
Workiva te permite colaborar en tiempo real a la vez que te ayuda a gestionar, revisar y realizar un seguimiento de los cambios de tu documento.
Permisos de
Para ver o editar tu documento, cada usuario necesitará permiso para acceder a tu nuevo archivo. Puedes establecer permisos a nivel de documento o sección, y cada usuario puede tener permisos de propietario, editor o visualizador. Más información sobre los permisos de los documentos .
Vinculación
Una de las funciones más potentes de Workiva es el enlace. Al crear enlaces entre los mismos datos en varios lugares, verás cómo se actualizan los enlaces en todos los archivos cada vez que cambies los datos de origen. En «Documentos», puedes crear tanto enlaces de texto como de tabla : selecciona un enlace en tu documento para ver información sobre el enlace de origen y los enlaces de destino. Más información sobre los enlaces en «Documentos ».
Comentarios e historial
Utiliza los comentarios para hacer preguntas y dar tu opinión sobre el documento. Para añadir un comentario, haz clic con el botón derecho del ratón sobre una selección del documento y selecciona «Añadir comentario » en el menú. Verás todos los comentarios listados junto a tu documento y en el panel «Comentarios» , donde podrás eliminarlos, responderlos o moverlos a nuevas selecciones. Para avisar inmediatamente a otros usuarios de tu comentario, puedes añadir una mención con @ . Más información sobre cómo utilizar los comentarios .
|
Todos los cambios se comparten automáticamente con los colaboradores, por lo que no es necesario guardar ninguna actualización al realizar un cambio. Utiliza el panel «Historial» para llevar un registro de los cambios que se han realizado en tu documento y de quién los ha realizado. Utiliza las opciones de filtro situadas en la parte superior del panel para mostrar las revisiones que cumplan determinados criterios, como el autor o el periodo de tiempo. La opción «Crear hito» te permite señalar revisiones importantes, como las versiones que has enviado para su revisión. Obtenga más información sobre cómo utilizar el panel de historial. |
Compartir tu documento
Mientras trabajas en tu documento, puede que necesites enviar tu archivo a otros usuarios para que lo revisen. Puedes compartir documentos con otros usuarios de Workiva y con revisores ajenos a tu espacio de trabajo.
Seguimiento y revisión de cambios
Los propietarios de los documentos pueden activar la función «Control de cambios» para obtener una visión detallada de los cambios que se han realizado en un documento. Después de activar el Control de cambios, el texto azul muestra las adiciones, las chinchetas rojas y el texto representan las eliminaciones, y las chinchetas moradas muestran las revisiones. Puedes seleccionar qué cambios quieres ver mediante las opciones del «Modo de visualización» de la barra de herramientas. Más información sobre cómo utilizar el control de cambios .
Los propietarios también pueden enviar su documento para que se revise. Esta opción envía una versión de solo lectura del archivo a otros colaboradores en Workiva para que dejen sus comentarios, sin que para ello sea necesario actualizar los permisos del documento. Los comentarios de las revisiones aparecen automáticamente en el archivo original, para que puedas trabajar con la retroalimentación en tiempo real. Más información sobre cómo utilizar la función «Enviar para revisión ».
Exporte su documento
Si necesitas compartir tu documento con alguien fuera de Workiva, puedes exportarlo a otro tipo de archivo. En la barra de herramientas «Archivo», utiliza la opción «Guardar como» para guardar tu documento como un archivo PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. Selecciona exactamente qué secciones quieres que aparezcan en la exportación y, en función del tipo de archivo, personaliza cómo aparecerá el documento.
¿Y ahora qué?
Ahora que viste lo que puedes hacer en Documentos, aquí tienes algunas cosas que te ayudarán a empezar: