Utiliza Documentos en Workiva para organizar tus datos. Empieza importando documentos o creándolos con las funciones de edición que ya conoces.
| Colabora en tiempo real con revisiones guardadas automáticamente. |
Utiliza enlaces en texto y tablas para mantener la precisión en todos los archivos. |
Revisa actualizaciones con control de cambios y envía para revisión. |
Navegar por Documentos
Cuando abras tu primer archivo, observarás una lista de secciones en el panel izquierdo. Este es el Esquema del documento. Piensa que es como un índice en el que puedes hacer clic y que te permite ir directamente a las secciones sin tener que desplazarte.
Haz clic en cualquier sección para ir allí directamente, o arrastra y suelta las secciones para reordenarlas.
Obtén más información sobre el esquema en Usar el esquema del documento. |
El panel derecho contiene ajustes y acciones para trabajar dentro de tu documento. Utiliza los íconos situados junto al panel para alternar entre funciones, como comentarios, historial y comparativos.
Colaborar con otros
Workiva te permite colaborar en tiempo real a la vez que te ayuda a gestionar, revisar y realizar un seguimiento de los cambios de tu documento.
Permisos
Para ver o editar tu documento, cada usuario necesitará permiso para acceder a tu nuevo archivo. Puedes establecer permisos a nivel de documento o sección, y cada usuario puede tener permisos de propietario, editor o visualizador. Obtén más información sobre Permisos de documentos.
Enlace
Una de las funciones más potentes de Workiva es el enlace. Al crear enlaces entre los mismos datos en varios lugares, verás cómo se actualizan los enlaces en todos los archivos cada vez que cambies los datos de origen. En Documentos, puedes crear tanto enlaces de texto como de tabla; selecciona un enlace en tu documento para ver información sobre el enlace de origen y cualquier enlace de destino. Obtén más información sobre los enlaces en Documentos.
Comentarios e historial
Utiliza los comentarios para hacer preguntas y dar tu opinión sobre el documento. Para agregar un comentario, haz clic con el botón derecho en una selección del documento y elige Agregar comentario en el menú. Verás todos los comentarios junto a tu documento en el panel Comentarios, donde podrás eliminarlos, responder o moverlos a nuevas selecciones. Para notificar inmediatamente tu comentario a otros usuarios, puedes agregar una mención @. Obtén más información sobre el uso de comentarios.
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Todos los cambios se comparten automáticamente con los colaboradores, por lo que no es necesario guardar ninguna actualización al realizar un cambio. Utiliza el panel Historial para realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento y de quién los realizó. Utiliza las opciones de Filtrar de la parte superior del panel para mostrar las revisiones que cumplen determinados criterios, como por autor o período de tiempo. La opción Crear hito te permite marcar revisiones importantes, como las versiones que enviaste para revisión. Obtén más información sobre cómo utilizar el panel de historial. |
Compartir tu documento
Mientras trabajas en tu documento, puede que necesites enviar tu archivo a otros usuarios para que lo revisen. Puedes compartir documentos con otros usuarios de Workiva y con revisores ajenos a tu espacio de trabajo.
Control y revisión de cambios
Los propietarios de documentos pueden activar la función Control de cambios para obtener una visión detallada de los cambios realizados en un documento. Después de activar el Control de cambios, el texto azul muestra las adiciones, las chinchetas rojas y el texto representan las eliminaciones, y las chinchetas moradas muestran las revisiones. Puedes alternar los cambios que ves utilizando las opciones de Modo de vista de la barra de herramientas. Obtén más información sobre cómo utilizar el control de cambios.
Los propietarios también pueden enviar su documento para que se revise. Esta opción envía una versión de solo lectura del archivo a otros colaboradores en Workiva para que dejen sus comentarios, sin que para ello sea necesario actualizar los permisos del documento. Los comentarios de las revisiones aparecen automáticamente en el archivo original, para que puedas trabajar con la retroalimentación en tiempo real. Obtén más información sobre el uso de la opción de enviar a revisión.
Exportar tu documento
Si necesitas compartir tu documento con alguien fuera de Workiva, puedes exportarlo a otro tipo de archivo. En la barra de herramientas Archivo, utiliza la opción Guardar como para guardar el documento como archivo PDF, EDGAR, DOCX, InDesign o XHTML. Selecciona exactamente qué secciones quieres que aparezcan en la exportación y, en función del tipo de archivo, personaliza cómo aparecerá el documento.
¿Y ahora qué?
Ahora que viste lo que puedes hacer en Documentos, aquí tienes algunas cosas que te ayudarán a empezar: