Workiva Support Center

Über „ “ unter „Corporate Regulatory Reporting“ () können Sie Berichte erstellen, die bei staatlichen Aufsichtsbehörden eingereicht werden müssen, wie zum Beispiel:

• Bundesfinanzbericht (FFR) SF-425 „ “ für Bundesbehörden der Vereinigten Staaten wie die Small Business Administration (SBA), das Handelsministerium (DOC) oder die Umweltschutzbehörde (EPA)
• Erhebungen des Bureau of Economic Analysis (BEA) im Rahmen des „ “, wie beispielsweise die jährliche Erhebung des „ “ zu US-Direktinvestitionen im Ausland
• en zur länderbezogenen Berichterstattung (CbCR) beim australischen Finanzamt (ATO) oder bei der Europäischen Kommission (EK) 

Um eine korrekte Berichterstattung zu gewährleisten, kann ein Workspace-Inhaber „ “ für die Unternehmensberichterstattung ( ) so einrichten, dass es den Berichtsanforderungen Ihres Unternehmens bestmöglich entspricht.

Um diese Details unter Corporate Regulatory Reporting zu verwalten, klicken Sie auf Einstellungen.

Primäres Unternehmen einrichten

So legen Sie fest, wie Agenturen Ihr Unternehmen in ihren Berichten kennzeichnen:

1. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Primärer Rechtsträger.
   
2. Geben Sie unter Primary entity info den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens ein.

3. Um die Identifikationsnummer (ID) Ihres Unternehmens bei einer bestimmten Agentur einzugeben, klicken Sie auf Hinzufügen hinzufügen in Agentur-Identifikationsnummer, wählen dann die Agentur aus und geben Ihre ID-Nummer ein.

   Tipp: Um eine unnötige oder ungenaue ID-Nummer zu entfernen, klicken Sie auf Löschen delete_outline

4. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Um Angaben zu Tochtergesellschaften oder ausländischen verbundenen Unternehmen zu machen, die in Berichten enthalten sind, fügen Sie diese als Unternehmen hinzu.

Entitäten einrichten

Fügen Sie jede Tochtergesellschaft oder jedes ausländische verbundene Unternehmen, das Ihr Unternehmen in seinen Berichten aufführt, als eigenständige Einheit hinzu. Sie können jedes Unternehmen einzeln hinzufügen oder mehrere Unternehmen als Ganzes importieren.

Nachdem Sie eine Entität eingerichtet haben, können Sie sie unter Entitäten in Einstellungen verwalten:

• Um eine Entität nicht mehr in Berichten zu berücksichtigen, deaktivieren Sie „ “ unter „Active “ im „ “ unter „Status “.
• Um die Details einer Entität, wie beispielsweise ihren Namen oder ihre BEA-ID-Nummer, zu bearbeiten, wählen Sie im Menü „ “ die Option „ “ aus.

Quelldaten für die automatisierte Datenerfassung abbilden

Um die Datenerfassung zu automatisieren, können Sie Quelldaten importieren, z. B. aus Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP)-System. Um diesen Import zu aktivieren, richten Sie zunächst die aus den Quellsystemen importierten Daten ein und legen Sie fest, wie diese den Formularen Ihrer Berichte zugeordnet werden sollen.

1. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Quelldaten-Zuordnungen.
   

   Tipp: Um die Details oder Spalten eines Dateityps zu aktualisieren, wählen Sie im Menü „ “ die Option „ “ aus.

2. Klicken Sie auf Mapping hinzufügen.
   
3. Geben Sie unter Info einen eindeutigen Namen ein, um die Quelldaten zu identifizieren, z.B. basierend auf dem Quellsystem, dem Datentyp und dem Dateiformat.
4. Geben Sie unter Quellennamen ein, woher die Daten stammen - z.B. ERP UAE entity trial balance extract for BE-11 -, um die anwendbaren Quelldaten zu identifizieren.
5. Wählen Sie unter Kontaktperson das für das Quellsystem oder dessen Daten zuständige Arbeitsbereichmitglied aus.
6. Wenn die Zuordnung nur für die Berichte einer bestimmten Entität gilt, wählen Sie diese unter „ “ > „Entity“ > „ “ aus.

7. Klicken Sie auf Weiter und definieren Sie dann die Spalten des Mappings und die entsprechenden Formularfelder. 
   
   Um Spalten zu definieren, extrahieren Sie sie automatisch aus einer Beispiel-Importdatei - einer Workiva Spreadsheet, Wdata Query oder kommagetrennten Wertedatei (CSV) - oder fügen Sie sie bei Bedarf manuell hinzu.

   Tipp: Um die Spalten eines Mappings zu definieren, können Sie sowohl hinzufügen als auch extrahieren, und zwar auch aus mehreren Importdateien.

   • Arbeitsblatt
   • Abfrage
   • CSV
   • Spalte hinzufügen

   Um Spalten aus einem Spreadsheet in Ihrem Arbeitsbereich zu extrahieren, z.B. aus einem Spreadsheet, das Quelldaten aus einer Integration über Chains oder Automations sammelt:

   1. Wählen Sie das Workiva-Blatt „ “ aus.
   2. Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie dann nach dem Arbeitsblatt oder wählen Sie es aus und klicken Sie auf Wählen Sie.
   3. Wählen Sie das Tabellenblatt aus, aus dem Sie die Spalten extrahieren möchten.
   4. Wählen Sie unter „ “ im Feld „Master“ für jede Spalte des Arbeitsblatts das entsprechende Formularfeld des Berichts aus.

   Um Spalten aus einer Abfrage in Ihrem Arbeitsbereich zu extrahieren, z.B. aus einer Abfrage, die Quelldaten aus einer Integration über Chains oder Automationen sammelt:

   1. Wählen Sie „ “ und die Workiva-Abfrage „ “ aus.
   2. Suchen Sie die Abfrage oder wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Importieren.
   3. Wählen Sie unter „ “ im Feld „Master“ für jede Spalte des Arbeitsblatts das entsprechende Formularfeld des Berichts aus.

   Um Spalten aus einer CSV-Datei zu extrahieren, die z.B. aus dem Quellsystem exportiert wurde:

   1. Wählen Sie CSV hochladen.
   2. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop von Ihrem Desktop oder Netzwerk oder klicken Sie auf Dateien durchsuchen, um sie auszuwählen und klicken Sie dann auf Auswahl bestätigen.
   3. Wählen Sie unter „ “ im Feld „Master“ für jede Spalte der Datei das entsprechende Formularfeld des Berichts aus.

   So fügen Sie manuell Spalten zum Mapping hinzu:

   1. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen.
   2. Geben Sie in Spalte den Namen der Spaltenüberschrift aus den Quelldaten ein.
   3. Wählen Sie unter „ “ im Feld „Master“ das Formularfeld des Berichts aus, dem die Spalte zugeordnet ist.

   Tipp: Wenn in Ihrem Arbeitsbereich Workiva AI aktiviert ist, klicken Sie auf „ “ (AI-Empfehlungen), um die von der KI vorgeschlagenen Zuordnungen anzuzeigen. Den Konfidenzgrad der einzelnen vorgeschlagenen Zuordnungen können Sie unter „ “ (Konfidenzgrad in %) einsehen:.

   Tipp: Um nur die Felder eines bestimmten Berichts anzuzeigen, wählen Sie dessen Formular – beispielsweise BE-11A – unter „ “ (Formularklasse) aus: „Filter nach Formularklasse“. 

8. Nachdem Sie alle Spalten zugeordnet haben, klicken Sie auf Speichern.

Quelldaten-Zuordnungen den Formularklassen zuweisen

Um die Quelldaten festzulegen, die für die Erstellung der Berichte der einzelnen Entitäten benötigt werden, ordnen Sie den jeweiligen Formularklassen die Quelldaten-Mappings „ “ zu: 

1. Wählen Sie unter „ -Einstellungen“ ( Settings) die Option „ “ (Formular-Klassenzuordnungen) aus.
   
2. Klicken Sie für die Formularklasse auf „ “ und fügen Sie „ “ sowie „add_to_photos“ und „ “ hinzu.
   
3. Wählen Sie die Quelldatenzuordnungen aus, die mit dem Formular verwendet werden sollen, und klicken Sie auf „ “ Fertig „ “.

Tipp: Sie können ein Quelldaten-Mapping mehreren Formularklassen zuweisen. Um eine Zuordnung aus einer Formularklasse zu entfernen, klicken Sie auf „ “ („ “ löschen) oder „ “ („ “ löschen).

Berichtstypen einrichten

Legen Sie für jeden Bericht die entsprechenden Details fest, wie z. B. die Häufigkeit, die zuständige Behörde und die Form. Wenn Sie einen Berichtstyp hinzufügen, erstellen Sie automatisch auch einen „ “-Prozess, um die Datenerfassung zu automatisieren.

Schritt 1. Berichtstyp hinzufügen

1. Wählen Sie unter „ -Einstellungen“ ( Settings) „ “ aus, wählen Sie dann „ “ (Berichtstypen) () und klicken Sie anschließend auf „ “ (Berichtstyp hinzufügen) ().
2. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, um den Berichtstyp zu kennzeichnen, beispielsweise anhand der zuständigen Behörde und des Formulars.
   

3. Wählen Sie die Behörde und die Formularklasse des Berichts aus.

   Behörde	Formularklasse
   Australisches Finanzamt (ATO)	Öffentliche länderbezogene Berichterstattung (CbCR) der ATO
   Amt für Wirtschaftsanalyse (BEA)	BE-11: Jährliche Erhebung über US-Direktinvestitionen im Ausland BE-125: Vierteljährliche Erhebung über Geschäfte mit ausgewählten Dienstleistungen und geistigem Eigentum mit Ausländern BE-577: Vierteljährliche Erhebung über US-Direktinvestitionen im Ausland
   Behörden der US-amerikanischen General Services Administration (GSA), wie zum Beispiel: US-Landwirtschaftsministerium (USDA) Justizministerium (DOJ) National Endowment for the Arts (NEA)	SF-425: Bericht des Bundesfinanzamtes „ “ ( , FFR)
   Europäische Kommission (EK)	Öffentliches CbCR der Europäischen Union (EU)

4. Um die manuelle Datenerfassung unter zu ermöglichen, wählen Sie das Workspace-Mitglied aus, dem der für den Bericht erstellte Prozess zugeordnet werden soll.
5. Um den Berichtstyp für aktuelle Berichte zu verwenden, aktivieren Sie „ “ unter „Active “.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 2. Berichte einrichten

Nachdem Sie einen Berichtstyp hinzugefügt haben, richten Sie die dazugehörigen Berichte entsprechend den jeweiligen Berichtszeiträumen ein.

1. Wählen Sie unter „ -Einstellungen“ ( Settings) „ “ aus, wählen Sie „ “ (Berichtstypen) unter „ “ aus und erweitern Sie anschließend den Berichtstyp.
2. Klicken Sie auf „ “ und erstellen Sie den Bericht „ “.
   
3. Geben Sie unter „ “ im Feld „Instance name“ einen Namen ein, anhand dessen sich der Bericht leicht identifizieren lässt, beispielsweise basierend auf dem Berichtsjahr und dem Berichtszeitraum.
4. Wählen Sie unter „ “ (Berichtszeitraum) „Year“ (Jahr) und unter „ “ (Häufigkeit) den entsprechenden Berichtszeitraum aus. Wählen Sie beispielsweise für einen Quartalsbericht das entsprechende Jahr und das jeweilige Quartal aus – Q1, Q2, Q3 oder Q4. 
5. Um einen anderen Prozessverantwortlichen als den im Berichtstyp angegebenen zuzuweisen, wählen Sie das entsprechende Workspace-Mitglied aus.
6. Wählen Sie das Start- und das Enddatum für den Berichtszeitraum aus.

7. Wählen Sie unter „ “ („Datenerfassung“) unter „Data collection due date“ („ “) den endgültigen Stichtag für die manuelle Datenerfassung aus.

   Hinweis: Wählen Sie einen Termin für die Datenerhebung unter „ “ ( ) aus, der zwischen dem Startdatum unter „ “ ( ) und dem Fälligkeitsdatum unter „ “ () liegt.

8. Um den Zeitraum für aktuelle Berichte zu verwenden, aktivieren Sie „ “ unter „Active “.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie einen Berichtstyp oder einen entsprechenden Bericht eingerichtet haben, können Sie diesen unter „ “ unter „Berichtstypen“ in den „ -Einstellungen“ verwalten:

• Um einen Berichtstyp beizubehalten, aber keine Berichte mehr dafür zu erstellen, deaktivieren Sie „ “ (Aktiv „ “).

• Um die Details eines Berichtstyps oder eines Berichts zu bearbeiten, wählen Sie im Menü „ “ die Option „ “ aus.

  Hinweis: Wenn Sie den Prozessverantwortlichen eines Berichtstyps oder eines Berichts bearbeiten, passen Sie bitte auch die Berechtigungen der Prozessdatei entsprechend an.

• Um einen Bericht beizubehalten, ihn aber nicht mehr zu erstellen, wählen Sie im Menü „ “ die Option „Archivieren“ ( ) aus. 
• Wenn Sie einen Berichtstyp oder einen Bericht nicht mehr benötigen, wählen Sie „ “ und löschen Sie „ “ aus dem entsprechenden Menü.

Tipp: Um mehrere Berichte desselben Typs – jedoch nicht den Berichtstyp selbst – zu archivieren oder zu löschen , wählen Sie die Berichte innerhalb des Typs aus und klicken Sie dann auf „ “ (Archivieren) oder „ “ (Löschen).

Einrichten von Gruppen und Empfängern für die manuelle Datenerfassung

Um die manuelle Datenerfassung zu vereinfachen, richten Sie Gruppen ein, um ein Standard-Arbeitsbereichsmitglied einmalig mehreren Feldern in den Berichten einer Entität zuzuweisen.

Tipp: Um Lücken in der Datenerfassung zu vermeiden, verwenden Sie Gruppen, um Standardmitglieder mindestens allen erforderlichen Feldern zuzuweisen.

Hinweis: Bevor Sie eine Gruppe erstellen, muss ein Arbeitsbereichseigentümer oder Org-Arbeitsbereich-Administrator zunächst die zugewiesenen Benutzer zum Arbeitsbereich hinzufügen. Mehr dazu erfahren Sie unter Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzufügen.

1. Klicken Sie unter Einstellungen auf Gruppen & Beauftragte.
   
2. Klicken Sie auf Gruppe und Zessionar erstellen und geben Sie dann einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung ein, um die Gruppe zu identifizieren.
   
3. Wählen Sie unter „ “ („Entity“) aus, für welche Entität der Bearbeiter der Gruppe Berichte unterstützt.
4. Unter Assignee wählen Sie das Mitglied aus, das die Daten der Felder standardmäßig vorbereiten soll.
5. Damit das Unternehmen die Gruppe für seine Berichte nutzen kann, aktivieren Sie „ “ unter „Active “.

6. Klicken Sie auf Weiter, und wählen Sie dann die Felder aus, die Sie dem Mitglied zuweisen möchten.
   

   Tipp: Um nur die Felder eines bestimmten Berichts anzuzeigen, wählen Sie das entsprechende Formular – beispielsweise BE-11A – unter „ “ (Formulare verwalten) aus und filtern Sie nach Formularklasse.

7. Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie die ausgewählten Felder und klicken Sie dann auf Speichern.

   Hinweis: Wenn Sie ein Feld in eine Gruppe aufnehmen, erscheint es nicht mehr in einer zuvor zugewiesenen Gruppe, um sicherzustellen, dass es nur einen Standard-Zuweisungsempfänger gibt.

Nachdem Sie eine Gruppe hinzugefügt haben, können Sie sie unter Gruppen & Beauftragte in Einstellungen verwalten:

• Um eine Gruppe nicht mehr im Bericht einer Entität zu verwenden, deaktivieren Sie „ “ unter „Active “.
• Um die Details einer Gruppe zu bearbeiten, beispielsweise den Verantwortlichen oder die Felder, wählen Sie im Menü der Gruppe „ “ und dann „ “ aus.