Workiva Support Center

In Corporate Regulatory Reporting können Sie Berichte für die Einreichung bei staatlichen Aufsichtsbehörden vorbereiten, wie zum Beispiel:

• Federal Financial Report (FFR) SF-425 für US-Bundesbehörden wie die Small Business Administration (SBA), das Department of Commerce (DOC) oder die Environmental Protection Agency (EPA)
• Umfragen des Bureau of Economic Analysis (BEA), wie zum Beispiel den Annual Survey of US Direct Investment Abroad
• Formulare des US Census Bureau, wie zum Beispiel den Quarterly Financial Report (QFR) oder den Quarterly Services Survey (QSS)
• Country-by-Country Reporting (CbCR) bei der Australian Taxation Office (ATO) oder der Europäischen Kommission (EC) 

Um eine korrekte Einreichung sicherzustellen, kann ein Arbeitsbereichsbesitzer Corporate Regulatory Reporting so einrichten, dass es den Berichtsanforderungen Ihres Unternehmens optimal entspricht.

Um diese Details unter Corporate Regulatory Reporting zu verwalten, klicken Sie auf Einstellungen.

Primäres Unternehmen einrichten

So richten Sie ein, wie Behörden Ihr Unternehmen in ihren Berichten identifizieren:

1. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Primärer Rechtsträger.
   
2. Geben Sie unter Primary entity info den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens ein.

3. Um die Identifikationsnummer (ID) Ihres Unternehmens bei einer bestimmten Agentur einzugeben, klicken Sie auf Hinzufügen hinzufügen in Agentur-Identifikationsnummer, wählen dann die Agentur aus und geben Ihre ID-Nummer ein.

   Tipp: Um eine unnötige oder ungenaue ID-Nummer zu entfernen, klicken Sie auf Löschen delete_outline

4. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Um Details zu Tochtergesellschaften oder ausländischen Beteiligungen in Berichten anzugeben, fügen Sie diese als Entitäten hinzu.

Entitäten einrichten

Fügen Sie jede Tochtergesellschaft oder ausländische Beteiligung, die Ihr Unternehmen in Berichten aufführt, als Entität hinzu. Sie können jedes Unternehmen einzeln hinzufügen oder mehrere Unternehmen als Ganzes importieren.

Nachdem Sie eine Entität eingerichtet haben, können Sie sie unter Entitäten in Einstellungen verwalten:

• Um eine Entität nicht mehr in Berichte aufzunehmen, deaktivieren Sie Aktiv in Status.
• Um die Details einer Entität zu bearbeiten, wie Namen oder BEA-ID-Nummer, wählen Sie Bearbeiten aus deren Menü.

Quelldaten für die automatisierte Datenerfassung abbilden

Um die Datenerfassung zu automatisieren, können Sie Quelldaten importieren, z. B. aus Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP)-System. Um diesen Import zu aktivieren, richten Sie zunächst die aus Quellsystemen importierten Daten und deren Zuordnung zu den Formularen Ihrer Berichte ein.

1. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Quelldaten-Zuordnungen.
   

   Tipp: Um die Details oder Spalten eines Dateityps zu aktualisieren, wählen Sie Bearbeiten aus dessen Menü.

2. Klicken Sie auf Mapping hinzufügen.
   
3. Geben Sie unter Info einen eindeutigen Namen ein, um die Quelldaten zu identifizieren, z.B. basierend auf dem Quellsystem, dem Datentyp und dem Dateiformat.
4. Geben Sie unter Quellennamen ein, woher die Daten stammen - z.B. ERP UAE entity trial balance extract for BE-11 -, um die anwendbaren Quelldaten zu identifizieren.
5. Wählen Sie unter Kontaktperson das für das Quellsystem oder dessen Daten zuständige Arbeitsbereichmitglied aus.
6. Wenn die Zuordnung nur für die Berichte einer bestimmten Entität gilt, wählen Sie diese in Entität aus.

7. Klicken Sie auf Weiter und definieren Sie dann die Spalten des Mappings und die entsprechenden Formularfelder. 
   
   Um Spalten zu definieren, extrahieren Sie sie automatisch aus einer Beispiel-Importdatei - einer Workiva Spreadsheet, Wdata Query oder kommagetrennten Wertedatei (CSV) - oder fügen Sie sie bei Bedarf manuell hinzu.

   Tipp: Um die Spalten eines Mappings zu definieren, können Sie sowohl hinzufügen als auch extrahieren, und zwar auch aus mehreren Importdateien.

   • Arbeitsblatt
   • Abfrage
   • CSV
   • Spalte hinzufügen

   Um Spalten aus einem Spreadsheet in Ihrem Arbeitsbereich zu extrahieren, z.B. aus einem Spreadsheet, das Quelldaten aus einer Integration über Chains oder Automations sammelt:

   1. Wählen Sie Workiva-Tabelle.
   2. Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie dann nach dem Arbeitsblatt oder wählen Sie es aus und klicken Sie auf Wählen Sie.
   3. Wählen Sie das Tabellenblatt aus, aus dem Sie die Spalten extrahieren möchten.
   4. Wählen Sie in Master-Feld für jede Spalte der Tabelle das entsprechende Formularfeld des Berichts aus.

   Um Spalten aus einer Abfrage in Ihrem Arbeitsbereich zu extrahieren, z.B. aus einer Abfrage, die Quelldaten aus einer Integration über Chains oder Automationen sammelt:

   1. Wählen Sie Workiva-Abfrage.
   2. Suchen Sie die Abfrage oder wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Importieren.
   3. Wählen Sie in Master-Feld für jede Spalte der Tabelle das entsprechende Formularfeld des Berichts aus.

   Um Spalten aus einer CSV-Datei zu extrahieren, die z.B. aus dem Quellsystem exportiert wurde:

   1. Wählen Sie CSV hochladen.
   2. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop von Ihrem Desktop oder Netzwerk oder klicken Sie auf Dateien durchsuchen, um sie auszuwählen und klicken Sie dann auf Auswahl bestätigen.
   3. Wählen Sie in Master-Feld für jede Spalte der Datei das entsprechende Formularfeld des Berichts aus.

   So fügen Sie manuell Spalten zum Mapping hinzu:

   1. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen.
   2. Geben Sie in Spalte den Namen der Spaltenüberschrift aus den Quelldaten ein.
   3. Wählen Sie in Master-Feld das Formularfeld des Berichts aus, dem die Spalte zugeordnet werden soll.

   Tipp: Wenn in Ihrem Arbeitsbereich Workiva AI aktiviert ist, klicken Sie auf KI-Empfehlungen für KI-vorgeschlagene Zuordnungen. Sie können den Konfidenzgrad jeder vorgeschlagenen Zuordnung in Konfidenz % einsehen.

   Tipp: Um nur die Felder eines bestimmten Berichts anzuzeigen, wählen Sie dessen Formular – zum Beispiel BE-11A – in Nach Formularklasse filtern aus.

8. Nachdem Sie alle Spalten zugeordnet haben, klicken Sie auf Speichern.

Quelldatenzuordnungen den Formularklassen zuweisen

Um die für die Erstellung der Berichte jeder Entität erforderlichen Quelldaten festzulegen, weisen Sie Quelldatenzuordnungen den entsprechenden Formularklassen zu: 

1. Wählen Sie in Einstellungen die Option Zuweisungen von Formularklassen aus.
   
2. Klicken Sie für die Formularklasse auf Hinzufügen add_to_photos.
   
3. Wählen Sie die für das Formular zu verwendenden Quelldatenzuordnungen aus und klicken Sie auf Fertig.

Tipp: Sie können eine Quelldatenzuordnung mehreren Formularklassen zuweisen. Um eine Zuordnung aus einer Formularklasse zu entfernen, klicken Sie auf Löschen delete.

Berichtstypen einrichten

Richten Sie für jeden Bericht dessen Details ein, wie Häufigkeit, Behörde und Formular. Wenn Sie einen Berichtstyp hinzufügen, erstellen Sie automatisch auch einen Prozess, der die Datenerfassung erleichtert.

Schritt 1: Berichtstyp hinzufügen

1. Wählen Sie in Einstellungen die Option Berichtstypen aus und klicken Sie dann auf Berichtstyp hinzufügen.
2. Geben Sie einen eindeutigen Namen zur Identifizierung des Berichtstyps ein, zum Beispiel basierend auf Behörde und Formular.
   

3. Wählen Sie die Behörde und die Formularklasse des Berichts aus.

   Behörde	Formularklasse
   Australian Taxation Office (ATO)	ATO Public Country-by-Country Reporting (CbCR)
   Bureau of Economic Analysis (BEA)	BE-11: Annual Survey of US Direct Investment Abroad BE-125: Vierteljährliche Erhebung über Geschäfte mit ausgewählten Dienstleistungen und geistigem Eigentum mit Ausländern BE-577: Vierteljährliche Erhebung über US-Direktinvestitionen im Ausland
   US Census Bureau	Quarterly Financial Report (QFR)-200, -201 oder -300 Quarterly Services Survey (QSS)-1 A, -1E, -2 A, -2E, -4 A, -4E, -4FA, -4FE, -5 A oder -5E
   US General Services Administration (GSA)-Behörde, wie zum Beispiel: US Department of Agriculture (USDA) Department of Justice (DOJ) National Endowment of the Arts (NEA)	SF-425: Federal Finance Report (FFR)
   Europäische Kommission (EC)	EU Public CbCR

4. Um die manuelle Datenerfassung zu unterstützen, wählen Sie das Arbeitsbereich-Mitglied aus, das den für den Bericht erstellten Prozess besitzen soll.
5. Um den Berichtstyp für aktuelle Berichte zu verwenden, aktivieren Sie Aktiv.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 2: Berichte einrichten

Nachdem Sie einen Berichtstyp hinzugefügt haben, richten Sie dessen Berichte basierend auf den geltenden Berichtszeiträumen ein.

1. Wählen Sie in Einstellungen die Option Berichtstypen aus und erweitern Sie dann den Berichtstyp.
2. Klicken Sie auf Bericht erstellen.
   
3. Geben Sie in Instanzname einen Namen ein, der zur Identifizierung des Berichts beiträgt, zum Beispiel basierend auf Berichtsjahr und -zeitraum.
4. Wählen Sie in Jahr und Häufigkeit den geltenden Berichtszeitraum aus. Wählen Sie zum Beispiel für einen Quartalsbericht das Jahr und das entsprechende Quartal – Q1, Q2, Q3 oder Q4 – aus. 
5. Um einen anderen Prozessbesitzer als beim Berichtstyp zuzuweisen, wählen Sie das entsprechende Arbeitsbereichsmitglied aus.
6. Wählen Sie Start- und Fälligkeitsdatum für den Berichtszeitraum aus.

7. Wählen Sie in Fälligkeitsdatum der Datenerfassung das endgültige Fälligkeitsdatum für die manuelle Datenerfassung aus.

   Hinweis: Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum der Datenerfassung zwischen Startdatum und Fälligkeitsdatum aus.

8. Um den Zeitraum für aktuelle Berichte zu verwenden, aktivieren Sie Aktiv.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie einen Berichtstyp oder dessen Bericht eingerichtet haben, können Sie diesen über Berichtstypen in Einstellungen verwalten:

• Um einen Berichtstyp beizubehalten, aber dessen Berichte nicht mehr zu erstellen, deaktivieren Sie Aktiv.

• Um die Details eines Berichtstyps oder Berichts zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten aus dessen Menü.

  Hinweis: Wenn Sie den Prozessbesitzer eines Berichtstyps oder Berichts bearbeiten, bearbeiten Sie auch die Berechtigungen der Prozessdatei entsprechend.

• Um einen Bericht beizubehalten, aber nicht mehr zu erstellen, wählen Sie Archivieren aus dessen Menü. 
• Wenn Sie einen Berichtstyp oder Bericht nicht mehr benötigen, wählen Sie Löschen aus dessen Menü.

Tipp: Um mehrere Berichte desselben Typs zu archivieren oder zu löschen – jedoch nicht den Berichtstyp selbst – wählen Sie die Berichte innerhalb des Typs aus und klicken Sie dann auf Archivieren oder Löschen.

Einrichten von Gruppen und Empfängern für die manuelle Datenerfassung

Um die manuelle Datenerfassung zu erleichtern, richten Sie Gruppen ein, um ein Standard-Arbeitsbereichsmitglied einmalig mehreren Feldern der Berichte einer Entität zuzuweisen.

Tipp: Um Lücken in der Datenerfassung zu vermeiden, verwenden Sie Gruppen, um Standardmitglieder mindestens allen erforderlichen Feldern zuzuweisen.

Hinweis: Bevor Sie eine Gruppe erstellen, muss ein Arbeitsbereichseigentümer oder Org-Arbeitsbereich-Administrator zunächst die zugewiesenen Benutzer zum Arbeitsbereich hinzufügen. Mehr dazu erfahren Sie unter Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzufügen.

1. Klicken Sie unter Einstellungen auf Gruppen & Beauftragte.
   
2. Klicken Sie auf Gruppe und Zessionar erstellen und geben Sie dann einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung ein, um die Gruppe zu identifizieren.
   
3. Wählen Sie in Entität aus, für welche Berichte einer Entität die zugewiesene Person der Gruppe zuständig ist.
4. Unter Assignee wählen Sie das Mitglied aus, das die Daten der Felder standardmäßig vorbereiten soll.
5. Um die Entität zur Nutzung der Gruppe für ihre Berichte zu berechtigen, aktivieren Sie Aktiv.

6. Klicken Sie auf Weiter, und wählen Sie dann die Felder aus, die Sie dem Mitglied zuweisen möchten.
   

   Tipp: Um nur die Felder eines bestimmten Berichts anzuzeigen, wählen Sie das entsprechende Formular – zum Beispiel BE-11A – in Nach Formularklasse filtern aus.

7. Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie die ausgewählten Felder und klicken Sie dann auf Speichern.

   Hinweis: Wenn Sie ein Feld in eine Gruppe aufnehmen, erscheint es nicht mehr in einer zuvor zugewiesenen Gruppe, um sicherzustellen, dass es nur einen Standard-Zuweisungsempfänger gibt.

Nachdem Sie eine Gruppe hinzugefügt haben, können Sie sie unter Gruppen & Beauftragte in Einstellungen verwalten:

• Um eine Gruppe nicht mehr mit dem Bericht einer Entität zu verwenden, deaktivieren Sie Aktiv.
• Um die Details einer Gruppe zu bearbeiten, wie die zugewiesene Person oder die Felder, wählen Sie Bearbeiten aus deren Menü.