Eine Workiva-Datei ist ein sicherer Dateityp, der nur innerhalb der Workiva-Plattform verwendet werden kann. Dieser Dateityp behält Berechtigungen und Links bei, wenn er innerhalb desselben Arbeitsbereichs verwendet wird. Sie können auch Wdata-verbundene Dateien zwischen Arbeitsbereichen oder Organisationen verschieben.
Welches Export-/Kopierwerkzeug sollte ich verwenden?
Workiva bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Verschieben, Kopieren und Exportieren Ihrer Dateien. Wir empfehlen folgende Verwendung:
- Verwenden Sie Verschieben, wenn Sie Dateien zwischen Arbeitsbereichen kopieren müssen und nicht Wdata verwenden.
- Verwenden Sie Workiva-Exporte, wenn Sie Workiva-Dateien verschieben müssen, die Wdata-Verbindungen enthalten.
- Verwenden Sie Wdata-Exporte, wenn Sie nur Wdata-Objekte (wie Abfragen oder Tabellen) verschieben müssen.
Anforderungen
- Standardmäßig ist der Import und Export von Workiva-Dateien nur für Arbeitsbereichsbesitzer und Content Manager verfügbar. Um diese Funktionen für alle Benutzer zu aktivieren, kontaktieren Sie den Workiva-Support. Wie Sie einen Arbeitsbereichsbesitzer finden, erfahren Sie unter Mitglieder und Administratoren finden.
- Um einen Workiva-Dateityp zu exportieren, benötigen Sie mindestens die Berechtigung Betrachter.
Exportieren einer Workiva-Datei
So exportieren Sie eine Workiva-Datei:
- Suchen Sie die Datei, die Sie exportieren möchten, auf der Startseite oder unter Dateien.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Workiva-Datei exportieren.
- Setzen Sie ein Häkchen neben jedes Element, das Sie in Ihren Export aufnehmen möchten: Kommentare, Gliederungsbeschriftungen, XBRL und Wdata-Verbindungen.
- Klicken Sie auf Exportieren, um mit der Extraktion zu beginnen.
- Klicken Sie auf OK, um mit der Arbeit fortzufahren, oder wählen Sie Exportfortschritt anzeigen, um zum Bildschirm Arbeitsbereichseinstellungen - Inhalt zu gelangen.
Wissenswertes
- Es können nur Verbindungen innerhalb desselben Arbeitsbereichs exportiert werden. Alle Verbindungen zu anderen Arbeitsbereichen werden nicht in Ihre Datei einbezogen.
- Achten Sie beim Exportieren von Verbindungen darauf, dass die Quelldateien enthalten sind. Abfragen können auch ohne alle zugehörigen Quelldateien importiert werden, aber es kann eine zusätzliche Dateneingabe erforderlich sein. Erfahren Sie mehr über die Reparatur von fehlerhaften Abfragen.
Herunterladen von Workiva-Dateien
Workiva-Dateien werden im Abschnitt Inhalt des Bildschirms Arbeitsbereichseinstellungen gespeichert. Ihre exportierten Dateien können Sie hier jederzeit herunterladen.
Zusätzliche Optionen für den Export von Einzeldateien
Wenn Sie eine einzelne Datei exportieren möchten, gibt es zusätzliche Optionen:
Workiva-Datei importieren
Wenn Sie eine Workiva-Datei importieren, bleiben die Berechtigungen nur erhalten, wenn Sie die Datei in ihren ursprünglichen Arbeitsbereich importieren. Die Berechtigungen werden zurückgesetzt, wenn Sie eine Workiva-Datei in einen neuen Arbeitsbereich importieren.
So importieren Sie eine Workiva-Datei von der Startseite aus:
- Klicken Sie auf das Menü Erstellen oben links und wählen Sie Importieren > Workiva-Datei importieren.
- Wählen Sie Ihre tar.gz-Datei per Drag & Drop – oder suchen Sie nach ihr – und überprüfen Sie dann Ihre Dateiliste. Klicken Sie auf Weiter.
Hinweis: Wenn Ihr Import mit Wdata weitergeleitete Dateien enthält, stellen Sie sicher, dass die Quelldateien hier enthalten sind. Abfragen können auch ohne diese Quellen importiert werden, allerdings ist dann eine zusätzliche Dateneingabe erforderlich.
Weitere Informationen zu fehlerhaften Abfragen - Wählen Sie die Importeinstellungen und den Speicherort des Ordners aus und klicken Sie anschließend auf Importieren.
- Wenn sie an einen bestimmten Ort hochgeladen werden, übernehmen die importierten Dateien – einschließlich aller Wdata-Tabellen und -Abfragen – die Berechtigungen ihres übergeordneten Ordners.
- Wenn kein Dateispeicherort ausgewählt wird, wird das oberste Stammverzeichnis verwendet.
- Klicken Sie auf OK, um mit der Arbeit fortzufahren, oder wählen Sie Importfortschritt anzeigen, um zum Bildschirm Arbeitsbereichseinstellungen - Inhalt zu gelangen.
Zusätzliche Optionen für den Import von Einzeldateien
Wenn Sie eine einzelne Datei importieren möchten, gibt es zusätzliche Optionen:
- Dokument erstellen oder importieren
- Arbeitsblatt erstellen oder importieren
- Präsentation erstellen oder importieren
Importieren von Dateien aus einem anderen Arbeitsbereich
Wenn Sie eine Workiva-Datei aus einem anderen Arbeitsbereich importieren, gibt es einen zusätzlichen Schritt, um sicherzustellen, dass Sie in den richtigen Arbeitsbereich importieren. Um fortzufahren, geben Sie bitte den Namen des Arbeitsbereichs ein, in den Sie die Datei importieren möchten. Im folgenden Beispiel würden Sie "Workiva" eingeben und dann auf OK klicken.
FAQ
Meine importierte Abfrage funktioniert nicht. Wie kann ich das beheben? (fehlerhafte Abfragen)
Beim Export von Dateien, die Wdata-Abfragen verwenden, empfehlen wir, alle verbundenen Quelldateien in den Export einzubeziehen. Abfragen, die ohne diese Dateien exportiert wurden, können trotzdem in den Zielarbeitsbereich importiert werden, funktionieren aber erst dann richtig, wenn die fehlenden Dateien hinzugefügt wurden. Dies wird als „fehlerhafte Abfrage“ bezeichnet.
Weitere Informationen zu beschädigten Abfragen
Was passiert, wenn ich einer Wdata-Abfrage die falsche Quelldatei hinzufüge?
Sie können in Wdata eine Quelldatei gegen eine andere austauschen, indem Sie mit der rechten Maustaste im Bedienfeld „Quellen“ auf die falsche Datei klicken und dann Quelle ersetzen wählen.
Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Abfragequellen
Wie lange wird mein Export und Import dauern?
Das hängt von der Größe und Komplexität der Dateien ab, die Sie verschieben. Der Import-/Exportprozess läuft komplett im Hintergrund ab, sodass Sie an anderer Stelle in Workiva weiterarbeiten können, während Sie auf Ihre Datei warten. Sie erhalten eine In-App-Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald er fertig ist.
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie Ihre Datei über den Bildschirm Arbeitsbereicheinstellungen - Inhalt anzeigen oder herunterladen.
Wenn ich die Berechtigung für einen Teil eines Arbeitsblatts habe, kann ich dann nur diesen Teil exportieren?
Zurzeit nicht. Um einen Export zu starten, benötigen Sie Zugriff auf das gesamte Arbeitsblatt.
Bitte beachten Sie, dass dieses Berechtigungsmodell nicht gilt, wenn direkt aus Wdata exportiert wird. Da Wdata-Exporte keine tatsächlichen Daten enthalten, können Administratoren diese Objekte auch dann anzeigen und exportieren, wenn sie keine Berechtigung für den Zugriff auf die verbundenen Arbeitsblätter haben. Der Export selbst ist nur ein Modell, die eigentlichen Daten müssen später eingefügt werden.
Kann ich Arbeitsblätter exportieren, die den Eingabemodus verwenden?
Ja, aber Sie müssen den Eingabemodus für jedes Arbeitsblatt erneut aktivieren, sobald die Daten importiert sind. Diese Einstellungen werden derzeit beim Importieren oder Exportieren von Workiva-Dateien nicht beibehalten.