Verwenden Sie Dokumente in Workiva, um Ihre Daten zu organisieren. Beginnen Sie mit dem Importieren von Dokumenten oder dem Erstellen mithilfe von vertrauten Bearbeitungsfunktionen.
| Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen – dank automatisch gespeicherten Änderungen |
Verwenden Sie Verknüpfungen in Texten und Tabellen, um die Genauigkeit der Dateien zu gewährleisten |
Prüfen Sie Aktualisierungen mithilfe der Änderungsnachverfolgung und der Funktion „Zur Prüfung senden“ |
Navigation in Dokumenten
Wenn Sie Ihre erste Datei öffnen, sehen Sie im linken Bereich eine Liste von Abschnitten. Dies ist die Dokument -Gliederung. Betrachten Sie es als ein anklickbares Inhaltsverzeichnis, das Ihnen viel Scrollen erspart.
Klicken Sie auf einen Abschnitt, um direkt dorthin zu navigieren, oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Abschnitte neu anzuordnen.
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Weitere Informationen zur Gliederung finden Sie unter Verwenden der Dokumentgliederung. |
Das rechte Bedienfeld enthält Einstellungen und Aktionen für die Arbeit in Ihrem Dokument. Verwenden Sie die Symbole neben dem Bedienfeld, um zwischen Funktionen wie Kommentaren, Verlauf und Versionsvergleichen zu wechseln.
Mit anderen zusammenarbeiten
Mit Workiva können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und gleichzeitig die Änderungen in Ihrem Dokument verwalten, prüfen und verfolgen.
Berechtigungen
Um Ihr Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten, benötigt jeder Benutzer die Berechtigung für den Zugriff auf Ihre neue Datei. Sie können Berechtigungen auf Dokument- oder Abschnittsebene festlegen, und jeder Benutzer kann Besitzer-, Bearbeiter- oder Betrachterberechtigungen haben. Erfahren Sie mehr über Dokumentberechtigungen.
Verknüpfungen
Eine der leistungsstärksten Funktionen von Workiva ist die Verknüpfung. Wenn Sie Verknüpfungen zwischen denselben Daten an mehreren Stellen erstellen, werden die Verknüpfungen in allen Dateien aktualisiert, sobald Sie die Quelldaten ändern. In Dokumenten können Sie sowohl Text- als auch Tabellen-Links erstellen. Wählen Sie einen Link in Ihrem Dokument aus, um Informationen über den Quell-Link und alle Ziel-Links anzuzeigen. Erfahren Sie mehr über Links in Dokumenten.
Kommentare und Verlauf
Nutzen Sie Kommentare, um Fragen zu stellen und Feedback zu Ihrem Dokument zu geben. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Auswahl in Ihrem Dokument und wählen Sie im Menü Kommentar hinzufügen aus. Sie sehen alle Kommentare neben Ihrem Dokument und im Bereich Kommentare, wo Sie Kommentare löschen, beantworten oder in eine neue Auswahl verschieben können. Um andere Benutzer sofort über Ihren Kommentar zu informieren, können Sie einen @ mention hinzufügen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Kommentaren.
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Alle Änderungen werden automatisch an die Mitarbeiter weitergegeben, so dass Sie keine Aktualisierungen mehr speichern müssen, wenn Sie eine Änderung vornehmen. Verwenden Sie das Bedienfeld Verlauf, um zu verfolgen, welche Änderungen an Ihrem Dokument vorgenommen wurden und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Verwenden Sie die Filteroptionen am oberen Rand des Fensters, um Überarbeitungen anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen, z. B. nach Autor oder Zeitraum. Mit der Option Meilenstein erstellen können Sie wichtige Überarbeitungen markieren, z. B. Versionen, die Sie zur Prüfung verschickt haben. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung des Verlaufs. |
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Ihr Dokument teilen
Während Sie an Ihrem Dokument arbeiten, müssen Sie Ihre Datei möglicherweise an andere Benutzer zur Prüfung senden. Sie können Dokumente für andere Workiva-Benutzer und für Prüfer außerhalb Ihres Arbeitsbereichs freigeben.
Änderungen verfolgen und prüfen
Dokumenteneigentümer können die Funktion Änderungsnachverfolgung aktivieren, um einen detaillierten Überblick über die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen zu erhalten. Nach der Aktivierung der Änderungsnachverfolgung zeigt blauer Text Hinzufügungen an, rote Stecknadeln und Text stehen für Entfernungen und violette Stecknadeln für Überarbeitungen. Mit den Optionen Ansichtsmodus in der Symbolleiste können Sie umschalten, welche Änderungen Sie sehen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Änderungsnachverfolgung.
Besitzer können ihr Dokument auch zur Prüfung senden. Diese Option sendet eine schreibgeschützte Version Ihrer Datei an andere Mitarbeiter in Workiva, damit diese Kommentare hinterlassen können - ohne die Berechtigungen Ihres Dokuments aktualisieren zu müssen. Kommentare aus Bewertungen werden automatisch in Ihrer Originaldatei angezeigt, so dass Sie mit dem Feedback in Echtzeit arbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Option Zur Prüfung senden.
Ihr Dokument exportieren
Wenn Sie Ihr Dokument mit jemandem außerhalb von Workiva teilen möchten, können Sie sie in einen anderen Dateityp exportieren. Verwenden Sie in der Symbolleiste Datei die Option Speichern als, um Ihr Dokument als PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- oder XHTML-Datei zu speichern. Wählen Sie genau aus, welche Abschnitte in Ihrem Export erscheinen sollen, und passen Sie je nach Dateityp an, wie Ihr Dokument aussehen soll.
Nächste Schritte
Nachdem Sie nun einen Einblick in die Dokumentfunktionen erhalten haben, können Ihnen die folgenden Tipps den Einstieg erleichtern: