Dokumente – eine Einführung

Verwenden Sie Dokumente in Workiva, um Ihre Daten zu organisieren. Beginnen Sie mit dem Import von Dokumenten oder erstellen Sie sie mit den bekannten Bearbeitungsfunktionen.

Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen – dank automatisch gespeicherten Änderungen

Verwenden Sie Verknüpfungen in Texten und Tabellen, um die Genauigkeit der Dateien zu gewährleisten

Überprüfen Sie Aktualisierungen mithilfe der „Track Changes“-Funktion und leiten Sie sie zur Überprüfung weiter

Navigation in Dokumenten

Wenn Sie Ihre erste Datei öffnen, sehen Sie im linken Bereich eine Liste von Abschnitten. Dies ist das Dokument Gliederung. Betrachten Sie es als ein anklickbares Inhaltsverzeichnis, das Ihnen viel Scrollen erspart.

Klicken Sie auf einen Abschnitt, um direkt dorthin zu navigieren, oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Abschnitte neu anzuordnen.

Durch einen Doppelklick auf den Dokumenttitel können Sie Ihr Dokument umbenennen. Mithilfe der Abschnittssteuerelemente können Sie Abschnitte Ihres Dokuments heraufstufen, herabstufen, verschieben und neue hinzufügen sowie alle Unterabschnitte öffnen und schließen. Ein Pfeil weist auf Unterabschnitte unterhalb dieses Hauptabschnitts hin. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste der Unterabschnitte zu erweitern oder zu reduzieren. Ein Kommentar Symbol zeigt an, welche Abschnitte Kommentare enthalten. Um sie zu sehen, klicken Sie auf das Symbol Kommentare im rechten Bereich. Weitere Informationen zur Gliederung finden Sie unter Verwenden der Dokumentgliederung .

Das rechte Bedienfeld enthält Einstellungen und Aktionen für die Arbeit in Ihrem Dokument. Verwenden Sie die Symbole  neben dem Bedienfeld, um zwischen Funktionen wie Kommentaren, Verlauf und Blacklines zu wechseln. 

Mit anderen zusammenarbeiten

Mit Workiva können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und gleichzeitig die Änderungen an Ihren Dokumenten verwalten, überprüfen und verfolgen. 

-Berechtigungen

Um Ihr Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten, benötigt jeder Benutzer die Berechtigung , um auf Ihre neue Datei zuzugreifen. Sie können Berechtigungen auf Dokument- oder Abschnittsebene festlegen, und jeder Benutzer kann Eigentümer-, Bearbeiter- oder Betrachterberechtigungen haben. Erfahren Sie mehr über Dokumentenzulassungen. 

Verknüpfungen (Linking)

Eine der leistungsstärksten Funktionen von Workiva ist die Verknüpfung von mit. Wenn Sie Verknüpfungen zwischen denselben Daten an mehreren Stellen erstellen, werden die Verknüpfungen in allen Dateien aktualisiert, sobald Sie die Quelldaten ändern. In Dokumenten können Sie sowohl Text- als auch Tabellenverknüpfungen erstellen- Wählen Sie eine Verknüpfung in Ihrem Dokument aus, um Informationen über die Quellverknüpfung und alle Zielverknüpfungen anzuzeigen. Weitere Informationen zu finden Sie unter Dokumente.

Kommentare und Verlauf

Nutzen Sie Kommentare, um Fragen zu stellen und Feedback zu Ihrem Dokument zu geben. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Auswahl in Ihrem Dokument und wählen Sie im Menü Kommentar hinzufügen . Sie sehen alle Kommentare neben Ihrem Dokument und im Bereich Kommentare , wo Sie Kommentare löschen, beantworten oder in eine neue Auswahl verschieben können. Um andere Nutzer sofort über Ihren Kommentar zu informieren, können Sie einen @ mentionhinzufügen. Erfahren Sie mehr über mit Hilfe der Kommentare. 

Alle Änderungen werden automatisch an die Mitwirkenden weitergegeben, so dass Sie keine Aktualisierungen speichern müssen, wenn Sie eine Änderung vornehmen. Verwenden Sie das Bedienfeld History , um zu verfolgen, welche Änderungen an Ihrem Dokument vorgenommen wurden und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Verwenden Sie die Optionen Filter am oberen Rand des Fensters, um Überarbeitungen anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen, z. B. nach Autor oder Zeitraum. Mit der Option Meilenstein erstellen können Sie wichtige Überarbeitungen markieren, z. B. Versionen, die Sie zur Überprüfung verschickt haben.  Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung des Verlaufs.

Ihr Dokument teilen

Während Sie an Ihrem Dokument arbeiten, müssen Sie Ihre Datei möglicherweise an andere Benutzer zur Überprüfung senden. Sie können Dokumente für andere Workiva-Nutzer und für Prüfer außerhalb Ihres Arbeitsbereichs freigeben.

Änderungen verfolgen und Überprüfen

Dokumenteneigentümer können die Funktion Änderungen verfolgen aktivieren, um einen detaillierten Überblick über die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen zu erhalten. Nach der Aktivierung der Änderungsverfolgung zeigt blauer Text Hinzufügungen an, rote Stecknadeln und Text stehen für Entfernungen und lila Stecknadeln für Überarbeitungen. Mit den Optionen Ansichtsmodus in der Symbolleiste können Sie umschalten, welche Änderungen Sie sehen. Erfahren Sie mehr über unter.

Die Eigentümer können ihr Dokument auch zur Überprüfung einsenden. Diese Option sendet eine schreibgeschützte Version Ihrer Datei an andere Mitarbeiter in Workiva, damit diese Kommentare hinterlassen können - ohne die Berechtigungen Ihres Dokuments aktualisieren zu müssen. Kommentare aus Bewertungen werden automatisch in Ihrer Originaldatei angezeigt, so dass Sie mit dem Feedback in Echtzeit arbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von senden für die Überprüfung.

Ihr Dokument exportieren

Wenn Sie Ihr Dokument mit jemandem außerhalb von Workiva teilen möchten, können Sie es in einen anderen Dateityp exportieren. Verwenden Sie in der Symbolleiste Datei die Option Speichern unter , um Ihr Dokument als PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- oder XHTML-Datei zu speichern. Wählen Sie genau aus, welche Abschnitte in Ihrem Export erscheinen sollen, und passen Sie je nach Dateityp an, wie Ihr Dokument aussehen soll. 

Nächste Schritte

Nachdem Sie nun einen Einblick in die Dokumentfunktionen erhalten haben, können Ihnen die folgenden Tipps den Einstieg erleichtern:

• Dokumente erstellen und importieren
• Parallele Dateiansicht
• Kopf- und Fußzeilen verwenden