Verwenden Sie Dokumente in Workiva, um Ihre Daten zu organisieren. Beginnen Sie mit dem Importieren von Dokumenten oder dem Erstellen mithilfe von vertrauten Bearbeitungsfunktionen.
| Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen – dank automatisch gespeicherten Änderungen |
Verwenden Sie Verknüpfungen in Texten und Tabellen, um die Genauigkeit der Dateien zu gewährleisten |
Überprüfen Sie Aktualisierungen mithilfe der „Track Changes“-Funktion und leiten Sie sie zur Überprüfung weiter |
Navigation in Dokumenten
Wenn Sie Ihre erste Datei öffnen, sehen Sie im linken Bereich eine Liste von Abschnitten. Dies ist die Gliederung des Dokuments . Betrachten Sie es als ein anklickbares Inhaltsverzeichnis, das Ihnen viel Scrollen erspart.
Klicken Sie auf einen Abschnitt, um direkt dorthin zu navigieren, oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Abschnitte neu anzuordnen.
Weitere Informationen zur Gliederung finden Sie unter Verwenden der Dokumentgliederung . |
Im rechten Bereich finden Sie Einstellungen und Funktionen für die Arbeit mit Ihrem Dokument. Verwenden Sie die Symbole neben dem Fenster, um zwischen Funktionen wie Kommentaren, Verlauf und Blacklines zu wechseln.
Mit anderen zusammenarbeiten
Mit Workiva können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und gleichzeitig die Änderungen in Ihrem Dokument verwalten, prüfen und verfolgen.
Berechtigungen
Um Ihr Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten, benötigt jeder Benutzer die Berechtigung , auf Ihre neue Datei zuzugreifen. Sie können Berechtigungen auf Dokument- oder Abschnittsebene festlegen, und jeder Benutzer kann Besitzer-, Bearbeiter- oder Betrachterberechtigungen haben. Erfahren Sie mehr über Dokumentberechtigungen .
Verknüpfungen (Linking)
Eine der leistungsfähigsten Funktionen von Workiva ist die Verknüpfung. Wenn Sie Links zwischen denselben Daten an mehreren Stellen erstellen, werden die Links in allen Dateien aktualisiert, sobald Sie die Quelldaten ändern. In „Dokumente“ können Sie sowohl Text- als auch Tabellenlinks erstellen – wählen Sie einen Link in Ihrem Dokument aus, um Informationen zum Quelllink und zu etwaigen Ziel-Links anzuzeigen. Erfahren Sie mehr über Links in „Dokumente “.
Kommentare und Verlauf
Nutzen Sie Kommentare, um Fragen zu stellen und Feedback zu Ihrem Dokument zu geben. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Auswahl in Ihrem Dokument und wählen Sie im Menü die Option „Kommentar hinzufügen “ aus. Sie sehen alle Kommentare neben Ihrem Dokument und im Kommentarbereich , wo Sie Kommentare löschen, beantworten oder auf neue Markierungen verschieben können. Um andere Nutzer sofort über deinen Kommentar zu informieren, kannst du eine @-Erwähnung hinzufügen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Kommentaren .
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Alle Änderungen werden automatisch an die Mitarbeiter weitergegeben, so dass Sie keine Aktualisierungen mehr speichern müssen, wenn Sie eine Änderung vornehmen. Verwenden Sie den Bereich „Verlauf“ , um nachzuverfolgen, welche Änderungen an Ihrem Dokument vorgenommen wurden und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Verwenden Sie die Filteroptionen oben im Fenster, um Überarbeitungen anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen, beispielsweise nach Autor oder Zeitraum. Mit der Option „Meilenstein erstellen“ können Sie wichtige Überarbeitungen kennzeichnen, beispielsweise Versionen, die Sie zur Überprüfung eingereicht haben. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung des Verlaufs. |
Ihr Dokument freigeben
Während Sie an Ihrem Dokument arbeiten, müssen Sie Ihre Datei möglicherweise an andere Benutzer zur Prüfung senden. Sie können Dokumente für andere Workiva-Benutzer und für Prüfer außerhalb Ihres Arbeitsbereichs freigeben.
Änderungen verfolgen und Überprüfen
Dokumentbesitzer können die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktivieren, um einen detaillierten Überblick darüber zu erhalten, welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden. Nach der Aktivierung der Änderungsnachverfolgung zeigt blauer Text Hinzufügungen an, rote Stecknadeln und Text stehen für Entfernungen und violette Stecknadeln für Überarbeitungen. Über die Optionen des Ansichtsmodus in der Symbolleiste können Sie festlegen, welche Änderungen angezeigt werden sollen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Änderungsverfolgung .
Besitzer können ihr Dokument auch zur Prüfung senden. Diese Option sendet eine schreibgeschützte Version Ihrer Datei an andere Mitarbeiter in Workiva, damit diese Kommentare hinterlassen können - ohne die Berechtigungen Ihres Dokuments aktualisieren zu müssen. Kommentare aus Bewertungen werden automatisch in Ihrer Originaldatei angezeigt, so dass Sie mit dem Feedback in Echtzeit arbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Funktion „Zum Überprüfen senden “.
Ihr Dokument exportieren
Wenn Sie Ihr Dokument mit jemandem außerhalb von Workiva teilen möchten, können Sie sie in einen anderen Dateityp exportieren. Verwenden Sie in der Symbolleiste „Datei“ die Option „Speichern unter“ , um Ihr Dokument als PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- oder XHTML-Datei zu speichern. Wählen Sie genau aus, welche Abschnitte in Ihrem Export erscheinen sollen, und passen Sie je nach Dateityp an, wie Ihr Dokument aussehen soll.
Was kommt als Nächstes?
Nachdem Sie nun einen Einblick in die Dokumentfunktionen erhalten haben, können Ihnen die folgenden Tipps den Einstieg erleichtern: