Dokumente – eine Einführung

Verwenden Sie Dokumente in Workiva, um Ihre Daten zu organisieren. Beginnen Sie mit dem Importieren von Dokumenten oder dem Erstellen mithilfe von vertrauten Bearbeitungsfunktionen.

Navigation in Dokumenten

Wenn Sie Ihre erste Datei öffnen, sehen Sie eine Liste von Abschnitten im linken Bereich. Das ist die Dokumentgliederung. Es handelt sich dabei um ein anklickbares Inhaltsverzeichnis, das Ihnen viel Scrollen erspart.

Klicken Sie auf einen Abschnitt, um direkt dorthin zu navigieren, oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Abschnitte neu anzuordnen.

Durch einen Doppelklick auf den Dokumenttitel können Sie Ihr Dokument umbenennen. Mithilfe der Abschnittssteuerelemente können Sie Abschnitte Ihres Dokuments heraufstufen, herabstufen, verschieben und neue hinzufügen sowie alle Unterabschnitte öffnen und schließen. Der Pfeil dient als Hinweis, dass Unterabschnitte unter diesem Hauptabschnitt verfügbar sind. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Unterabschnittsliste zu erweitern und auszublenden. Ein Kommentarsymbol zeigt an, welche Abschnitte Kommentare enthalten. Um sie anzuzeigen, klicken Sie auf das Kommentarsymbol im rechten Bereich. Weitere Informationen zur Gliederung finden Sie unter Verwenden der Dokumentgliederung .

Im rechten Bedienfeld finden Sie Einstellungen und Aktionen für die Arbeit in Ihrem Dokument. Verwenden Sie die Symbole neben dem Bedienfeld, um zwischen Funktionen wie Kommentaren, Verlauf und der Vergleichsfunktion (Blacklines) zu wechseln.

Mit anderen zusammenarbeiten

Mit Workiva können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und gleichzeitig die Änderungen in Ihrem Dokument verwalten, überprüfen und verfolgen.

Berechtigungen

Zum Anzeigen oder Bearbeiten Ihres Dokuments benötigt jeder Benutzer die Berechtigung, auf Ihre neue Datei zuzugreifen. Sie können Berechtigungen auf Dokument- oder Abschnittsebene festlegen und jeder Benutzer kann über Berechtigungen als Inhaber, Bearbeiter oder Betrachter verfügen. Hier finden Sie weitere Informationen zu Dokumentberechtigungen .

Verknüpfungen (Linking)

Eine der leistungsstärksten Funktionen von Workiva ist das Verknüpfen (Linking). Wenn Sie an mehreren Stellen Verknüpfungen zwischen demselben Datenelement erstellen, werden Ihre Verknüpfungen bei jeder Änderung der Quelldaten in Ihren Dateien aktualisiert. In Dokumenten können Sie sowohl Text- als auch Tabellenverknüpfungen erstellen. Wählen Sie eine Verknüpfung in Ihrem Dokument aus, um Informationen zur Quellverknüpfung und zu allen Ziellinks anzuzeigen. Hier finden Sie weitere Informationen zu Verknüpfungen in Dokumenten.

Kommentare und Verlauf

Verwenden Sie Kommentare, um Fragen zu stellen und Feedback zu Ihrem Dokument zu geben. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Auswahl in Ihrem Dokument und wählen Sie Add Comment aus dem Menü. Sie sehen alle Kommentare neben Ihrem Dokument und im Kommentarbereich. Dort können Sie Kommentare löschen, beantworten oder in eine neue Auswahl verschieben. Um andere Benutzer sofort über Ihren Kommentar zu informieren, können Sie eine @mention hinzufügen. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung von Kommentaren.

Alle Änderungen werden automatisch an Mitarbeiter weitergegeben, sodass Sie keine Änderungen speichern müssen, wenn Sie Änderungen vornehmen. Verwenden Sie das Bedienfeld History, um im Verlauf nachzuverfolgen, welche Änderungen in Ihrem Dokument vorgenommen wurden und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Verwenden Sie die Optionen unter Filter oben im Bedienfeld, um Änderungen anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Sie können z. B. nach Autor oder Zeitraum filtern. Mit der Option Create Milestone können Sie wichtige Änderungen markieren, z. B. Versionen, die Sie zur Überprüfung weitergeleitet haben. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung des Verlaufs.

Ihr Dokument teilen

Während Sie an Ihrem Dokument arbeiten, müssen Sie Ihre Datei möglicherweise zur Überprüfung an andere Benutzer senden. Sie können Dokumente für andere Workiva-Benutzer und für Prüfer außerhalb Ihres Arbeitsbereichs freigeben.

Änderungen verfolgen und Überprüfen

Inhaber des Dokuments können die Funktion Track Changes aktivieren, um eine detaillierte Ansicht der an einem Dokument vorgenommenen Änderungen zu erhalten. Nach dem Aktivieren von der „Track Changes“-Funktion dient blauer Text zur Hervorhebung von Ergänzungen, rote Markierungen bzw. roter Text weisen auf entfernte Inhalte und violette Markierungen auf Bearbeitungen hin. Über die Optionen im Bereich View Mode der Symbolleiste können Sie zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herwechseln und so entscheiden, welche Änderungen angezeigt werden sollen. Hier erfahren Sie mehr über die Verwendung der „Track Changes“-Funktion.

Inhaber können ihr Dokument auch zur Überprüfung senden. Diese Option ermöglicht das Senden einer schreibgeschützten Version Ihrer Datei an andere Mitarbeiter in der Workiva Plattform, die Kommentare hinterlassen können. Sie müssen die Berechtigungen Ihres Dokuments nicht aktualisieren. Kommentare aus Überprüfungen werden automatisch in Ihrer Originaldatei angezeigt, sodass Sie in Echtzeit mit Feedback arbeiten können. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung der Überprüfungsfunktion.

Ihr Dokument exportieren

Wenn Sie Ihr Dokument für jemanden außerhalb von Workiva freigeben müssen, können Sie es in einen anderen Dateityp exportieren. Verwenden Sie in der Symbolleiste „File“ die Option Save As, um Ihr Dokument als PDF-, EDGAR- DOCX-, InDesign- oder XHTML-Datei zu speichern. Wählen Sie genau die Abschnitte aus, die in Ihrem Export angezeigt werden sollen, und legen Sie je nach Dateityp individuell fest, wie Ihr Dokument angezeigt wird. 

Nächste Schritte

Nachdem Sie nun einen Einblick in die Dokumentfunktionen erhalten haben, können Ihnen die folgenden Tipps den Einstieg erleichtern:

• Dokumente erstellen und importieren
• Parallele Dateiansicht
• Kopf- und Fußzeilen verwenden