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Checkliste Kurzanleitung

1. Zu Beginn des Projekts in Workiva

• Vergewissern Sie sich, dass die Ränder und Rinnen in Workiva genau die gleichen sind wie in Ihrem InDesign-Dokument.
• Erstellen Sie Ihre Stile und benennen Sie sie so, dass alle Ihre Autoren sie verstehen können.
• Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Stilnamen webkonform sind - sie dürfen also nicht mit einer Zahl beginnen und keine Leerzeichen oder seltsamen Zeichen enthalten
• Sobald Sie Ihre Stile erstellt haben (ohne Leerzeichen und dürfen nicht mit einer Zahl beginnen) – dann sichern Sie sie.
• Verwenden Sie 'Bodytext' in dieser Schreibweise für Ihren Haupttext
• Verwenden Sie keine Zeilenumbrüche zur Kontrolle von Leerzeichen - verwenden Sie stattdessen die Stilparameter
• Wenn Sie Inhalte in Workiva anlegen, aber ICML verwenden, sollten Sie beachten, dass fließende Inhalte eine separate ICML erzeugen. Möglicherweise sollten Sie die Verwendung von fließenden Inhalten einschränken
• Legen Sie für Normal die gleichen Parameter wie für Bodytext fest (dasselbe gilt für TableNormal), aber ändern Sie die Farbe in eine Highlight-Farbe. Idealerweise sollte kein Inhalt als "Normal" belassen werden - dies gilt auch für Leerzeichen nach Absätzen. Dies wird manchmal übersehen und erzeugt zusätzliche Stile in InDesign, daher sollten Sie Ihren Schriftsatz in Workiva so eng wie möglich halten.
• Zur Erinnerung: ICML exportiert kein Layout. Es besteht nur aus Text und Tabellen

2. ICML nach InDesign

• Wenn Sie Ihre ICML an InDesign senden, denken Sie daran, zuerst alle Stile aus zu löschen
• Wenn Sie Ihre ersten ICMLs in InDesign einbringen, sollten Sie so viel vom Dokument einbringen, dass alle Stile exportiert werden können. Bei einer ICML werden nur die Stile dieser ICML übernommen.
• Sie können nun die Parameter der Stile in InDesign ändern, nicht aber den Namen des Stils. Alle Änderungen an den Stilen bleiben auch nach nachfolgenden ICML-Zugriffen erhalten. Sie müssen in Workiva nicht geändert werden. Ändern Sie auch hier nicht den Namen des Stils in InDesign. 
• Sie ändern die Schriftart, Schriftstärke, Schriftfarbe und Schriftgröße in der Zeichenpalette
• Alle Tabellen basieren auf NoRule
• Platzieren Sie Ihre ICMLs in Ihrem InDesign-Dokument genauso wie Sie ein Bild platzieren würden
• Wenn Sie nachfolgende ICMLs ziehen, speichern Sie die ICMLs auf Ihrem Desktop am gleichen Ort und ersetzen Sie die alten ICMLs
• Sie erhalten dann in InDesign ein gelbes Dreieck und müssen die Links aktualisieren
• Sie können zwischen ICMLs schwärzen, so dass Sie nur die ICMLs einfügen, die sich geändert haben, oder Sie können das gesamte Dokument exportieren.

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Inhalte in Workiva importieren

Workiva kann Inhalte aus Microsoft Word (.docx) importieren. Auch wenn Sie in InDesign entwerfen, arbeiten Ihre Inhaltsautoren in Workiva. Sie können mit einem leeren Bericht beginnen oder z. B. einen Vorjahresbericht importieren.

Hilfe-Video: Inhalte in Workiva importieren

Überstürzen Sie diesen Teil nicht. Nehmen Sie sich Zeit. Fragen Sie, woher diese Word-Datei stammt? Ursprünglich in Word erstellt (großartig!) oder ein aus dem PDF-Format konvertiertes Dokument (nicht großartig)? Befolgen Sie diese Richtlinien für ein erfolgreiches Ergebnis beim Exportieren aus Workiva am Ende des Projekts.

Wenn Sie mit InDesign beginnen

1. Prüfen Sie, dass sich die Stile nicht in Ordnern befinden
2. Vergewissern Sie sich, dass alle Stile CSS-konforme Namen haben - ohne Leerzeichen, die nicht mit einer Zahl beginnen und keine Sonderzeichen enthalten. Tipp: Bleiben Sie bei alphanumerischen Namen, Camel-Case oder mit Bindestrichen.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Farben RGB und nicht CMYK sind.
4. Kopieren von Inhalten in sequentieller Reihenfolge von InDesign nach MSWord

Dann in MS Word

1. Überprüfen Sie, ob die Formatvorlagen in der Word-Datei korrekt angewendet werden.

Dann in Workiva

1. Importieren Sie die Word-Datei in Workiva - Datei>Importieren
2. Sicherstellen, dass die Stile richtig angewendet werden
3. Führen Sie bei Bedarf eine Neuformatierung durch.

Wenn Sie mit MS Word beginnen

1. Überprüfen Sie, ob es sich um ein originales Word-Dokument handelt – siehe „Bedenken hinsichtlich alter Dokumente“ weiter unten.
2. Prüfen Sie, ob alle Formatvorlagen im gesamten Dokument korrekt angewendet werden.
3. Import in Workiva wie oben beschrieben

Alte Dokumente betreffen
Workiva kann eine .docx-Datei importieren, aber Designer müssen darauf achten, woher diese Word-Datei stammt. Dies liegt daran, dass sie enthalten könnte:

• Versteckte Zeichen
• Weißer Raum
• Tabellarisches Material (Tabs)

In der Workiva-Plattform werden Sie es vielleicht nicht sehen, aber es könnte später zu Problemen beim Export in ICML und XHTML führen.

Wenn Sie nur eine PDF-Datei haben?
Wenn Sie nur ein PDF-Dokument oder ein aus einem PDF konvertiertes Word-Dokument haben, empfehlen wir, den Inhalt zunächst in einen ASCii-Texteditor (Notepad auf dem PC) einzufügen und Tabulatoren oder andere Leerzeichen zu markieren und diese Textdatei dann in Word zu öffnen, bevor Sie sie in Workiva importieren. Sie können solche Elemente durch Suchen und Ersetzen entfernen. Dadurch wird das gesamte Styling entfernt, das Sie dann in Workiva erstellen und anwenden müssten. Es wird jedoch der gesamte potenziell riskante versteckte Code entfernt.

Schriftsatz

Gemeinsame Nutzung von Satzaufgaben
Workiva ist eine kollaborative Plattform, auf der Inhaltsersteller, Prüfer, Tagger und Designer zusammenarbeiten können. 

Hilfe-Video: Einführung in strukturierte Inhalte

Projekte verlaufen reibungsloser, wenn:

• Alle Teammitglieder verstehen die Grundstruktur des Berichts und wenden die Formatvorlagen korrekt und einheitlich an.
• Die Designer erstellen genügend Stile für den gesamten Bericht. Damit wird verhindert, dass Autoren entweder unnötige neue Stile erstellen oder bestehende Stile überschreiben.
• Designer klären das Team darüber auf, wann bestimmte Stile verwendet werden sollen
• Designer überprüfen den Schriftsatz während des gesamten Berichtszyklus

Der Schriftsatz erfolgt in der Workiva-Plattform und nicht in der InDesign-Software. Bei der Veröffentlichung über mehrere Kanäle ist die beste Praxis, keine weiche Eingabe (Shift Enter) zu verwenden. Dadurch wird ein Zeilenumbruch und kein Absatzumbruch erzeugt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht druckbare Zeichen anzeigen/ausblenden in der Multifunktionsleiste Bearbeiten, um alle weichen und harten Rückgaben anzuzeigen.

Witwenmanagement
Unsere empfohlene Methode des Witwenmanagements ist die Verwendung von nbsp. Dies kann in der Plattform einfach durchgeführt werden und wird über ICML exportiert.

Listen
Benutzerdefinierte Stile für Listen können jetzt in der Workiva-Plattform erstellt werden. Diese werden nach wie vor als Überschreibung behandelt, können aber jetzt in der InDesign-Software als das benutzerdefinierte Listenformat identifiziert werden. 

Hilfe-Video: Hilfe zum Arbeitsablauf

Dokument einrichten

Damit die Workiva-Plattform gut mit der InDesign-Software zusammenarbeiten kann, müssen Sie Ihren Bericht richtig einrichten. Wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, wird sich das später im Projekt auszahlen. 

Hilfe-Video: Eine Einführung in die Workiva-Plattform für Designer

Einstellung der Dokumentengliederung
Die Dokumentengliederung stellt die Struktur der ICMLs dar. Für jeden Abschnitt oder jedes Kind eines Abschnitts gibt es eine ICML. Wenn es z. B. 100 Gliederungspunkte (Index) gibt, gibt es 100 ICMLs.

Erstellen Sie Ihre Stilpalette
Alle Inhalte auf der Workiva-Plattform sollten mit einem Stil versehen sein. Die Stile können auf der Plattform bei Bedarf geändert werden, um sie besser an Ihre Designstile anzupassen.

Beim ICML-Export wird der Standardstil "Normal" in den Stil "Bodytext" umgewandelt. Siehe den Abschnitt über Style Guides.

Kopf- und Fußzeilen und ICML
Kopf- und Fußzeilen können in der Workiva-Plattform generiert werden, lassen sich aber nicht über ICML in die InDesign-Software exportieren. Der Export kann nur Inhalte zwischen den grau gestrichelten Linien am oberen und unteren Rand jeder Seite des Dokuments senden.

Seitenformate
In einem Multi-Channel-Publishing-Szenario ist es wichtig, das Seitenformat, die Ränder und die Zwischenraummaße zwischen Workiva und InDesign von Anfang an abzustimmen. Ein wichtiger Grund dafür ist die Beschränkung der ICML, Tabellen- und Spaltenbreiten anzupassen. Daher müssen diese in der Workiva-Plattform dieselben sein wie in der InDesign-Software. 

Hilfe-Video: Ränder und Rinnen

Die Doppelseite
Das Konzept der Doppelseiten ist im aktuellen iXBRL-Inline-Reader begrenzt. Designer müssen vorsichtig sein, wenn sie sich auf eine Doppelseite verlassen, um Informationen zu vermitteln, da diese in zwei getrennte, aufeinanderfolgende Seiten unterteilt wird. Mit Hilfe der Web-Entwicklung ist es möglich, Spreads im Inline-Viewer darzustellen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Web-Team, wenn Spreads als Teil der Inline-Viewer-Erfahrung benötigt werden.

Gespiegelte Ränder
Bei einem Dokument, das gedruckt werden soll, ist der innere Rand oft breiter als der äußere Rand, weil er geheftet wird. Dies kann bei der digitalen Darstellung in PDF und XHTML ein Problem der Lesbarkeit darstellen. Erwägen Sie eine Anpassung der Ränder für die digitale Präsentation. 

Stile

Workiva ist eine Multi-Channel-Publishing-Umgebung. Die in den Dokumenten erstellten Inhalte können in eine Vielzahl von Formaten exportiert werden - PDF, HTML, DOCX, ICML und XHTML.

Aufgrund dieser Wiederverwendbarkeit von Daten müssen Designer mit strukturierten Inhalten arbeiten, und Workiva strukturiert diese Inhalte mit Hilfe von Stilen.

Styleguides
Ein Styleguide ist eine Reihe von Standards für die Gestaltung eines Dokuments, die eine einheitliche Formatierung im gesamten Dokument und/oder über mehrere Dokumente hinweg gewährleisten.

Hilfe-Video: Die Bedeutung eines Styleguides

Einrichten der Stile
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Designer dies tun kann

1. Einrichten der Stile auf der Workiva-Plattform
2. Erstellen Sie die Stile in der InDesign-Software und importieren Sie sie über ein Microsoft Word-Dokument/eine Microsoft Word-Software zurück in die Workiva-Plattform.

Wie man die einzelnen Stile nennt
Sie müssen sich für alle Ihre Inhalte Stile überlegen. Bei der Wahl eines Stilnamens ist es ratsam, einen Namen zu wählen, der die Verwendung des Stils widerspiegelt:

ÜberschriftSmallBlue oder TableTextBold

Dies hilft allen Teammitgliedern, die Struktur zu verstehen und den richtigen Stil auf den Inhalt anzuwenden. Wir nennen dies semantisches Styling.

Stilnamen können Buchstaben und Zahlen enthalten, sollten aber immer mit einem Buchstaben beginnen. 

Zeichen wie – !@#$%^&*()_+-={}:"<>?[];',./`~ usw. und Leerzeichen müssen vermieden werden.

Sperren der Stile
Nach der Erstellung können Designer die Stile und ihre Attribute sperren. Damit wird verhindert, dass Autoren einen Aspekt dieses Stils ändern. Sie können sperren:

• Die Schriftfamilie, Größe, Farbe und Betonung
• Ausrichtung, Abstände und Einrückung

Hilfe-Video: Warum habe ich so viele Stile?

Die Designer können dem Stil auch einen Hinweis hinzufügen. Dies könnte Ihrem Benutzer bei der Auswahl des Stils helfen. Wenn sie mit dem Mauszeiger über den Stil in der Stilpalette fahren, erscheint der Hinweis neben den Stilattributen.

Hinweis zu Tabellenformaten
Tabellenformate werden nicht aus Word importiert. Daher müssen alle Tabellenformate auch auf mindestens eine Zeile des Textes (außerhalb einer Tabelle) angewendet werden, damit das Format in der Palette für benutzerdefinierte Formate erscheint. Diese Stile müssen dann auf alle Tabellen auf der Plattform angewendet werden.

Schnellere Anwendung von Formatvorlagen
Wenn Sie mit einem ganzen Dokument mit ungestyltem Inhalt beginnen, markieren Sie alles und machen Sie das gesamte Dokument zunächst zu "Bodytext". Dadurch wird sichergestellt, dass kein Inhalt oder Leerraum als "Normal" belassen wird, und dann werden andere Stile durchgehend angewendet.

Text kann in einem ganzen Abschnitt ausgewählt und eine Formatvorlage angewendet werden, aber im Allgemeinen möchten Sie nicht einen ganzen Abschnitt mit einer einzigen Formatvorlage gestalten.

Wenn Sie einen Stil haben, den Sie in einem Abschnitt oder einem ganzen Bericht schnell und einheitlich anwenden müssen, dann ist die beste Methode vielleicht die Verwendung des Formatierungsprogramms.

Die Formatierungsfunktion befindet sich im Menü "Bearbeiten", und um sie zu verwenden, müssen Sie nur folgende Schritte ausführen:

1. Markieren Sie mit dem Cursor den Stil, den Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie einmal auf das Painter-Symbol, und es erscheint ein Rahmen, der anzeigt, dass der Stil geladen ist.
3. Klicken Sie auf die Kopie, auf die Sie den Stil anwenden möchten.

Wenn Sie diese Formatvorlage auf mehrere Zeilen an mehreren Stellen anwenden möchten, doppelklicken Sie in Schritt 2 auf das Painter-Symbol (wodurch Sie einen dickeren Rahmen um das Symbol erhalten) und wenden Sie es an. Der Stil bleibt geladen und wird angewendet, bis Sie erneut auf das Symbol klicken, um ihn auszuschalten.

Hilfe-Video: Schurkenstile

Tabellen und ICML

Zellstile
Die Workiva-Plattform verwendet keine Zellstile. Die ICML- und XHTML-Exporte enthalten einen Algorithmus, der die Entwurfsparameter in Zellstile für InDesign bzw. CSS zusammenfasst. 

Hinweis: Die automatisch generierten Zellenformate in der exportierten ICML basieren auf den folgenden Parametern:

• Vertikale Ausrichtung der Zelle (Oben, Mitte oder Unten)
• Gewicht und Farbe der Zellkanten (alle 4 Kanten sind einzigartig)
• Zelle füllen

Jede einzigartige Variation wird einen eigenen Stil schaffen. Ein einheitliches Styling und eine einheitliche Ausrichtung sind also der Schlüssel, um die generierten Zellenformate auf so wenige wie möglich zu beschränken. 

Hilfe-Video: Erfolgreiche Workiva-Tabellenformatierung und InDesign

Vererbung
Der ICML-Export verwendet jetzt das Konzept der Vererbung oder "Basierend auf" sowohl in Zeichen-, Absatz- und Zellenformaten. Dies ist für Designer äußerst nützlich, um große Mengen von Stilen effizient kontrollieren zu können. Insbesondere die automatisch generierten Stile. 

Zelltypen in Workiva
Designer, die neu auf der Workiva-Plattform sind, müssen sich bewusst sein, dass die Zellen in Bezug auf die Formatierung des Inhalts aktiv sind. Beispielsweise können Zellen als Buchhaltung, Text oder Zahl benannt werden, wobei Dezimalstellen automatisch zugewiesen werden. 

Tabellen- und Spaltenbreiten
Designer müssen beachten, dass Tabellen- und Spaltenbreiten in verknüpften ICMLs nicht geändert werden können. Diese müssen in der Workiva-Plattform korrekt sein. 

Farbige Klammern
Wenn Sie Ihre ICML-Dateien platzieren, sehen Sie möglicherweise farbige Klammern um die Finanzzahlen. Diese sind Platzhalter für die XBRL-Kennzeichnung und behindern Ihre Gestaltungsmöglichkeiten in keiner Weise. Sie können sie einfach ignorieren.

Farbmanagement und Schriftarten

Für XHTML dürfen nur RGB-Farben verwendet werden, da RGB das einzige im Web unterstützte Farbformat ist. Die InDesign-Software verwendet CMYK- und Pantone-Schmuckfarben für den Druck von Tinte auf Papier. 

Das Web kann diese Farbformate nicht verwenden, da RGB der Standardfarbraum des Webs ist. Wenn die Software InDesign zum Verfassen verwendet wird und dieser Inhalt in XHTML konvertiert werden soll, müssen RGB-Farben (Rot, Blau, Grün) verwendet werden.

Die Umwandlung von CMYK in RGB ist nicht ganz einfach. Daher ist es am besten, wenn Designer in ihren InDesign-Dokumenten RGB angeben, damit die Genauigkeit erhalten bleibt und es bei der Konvertierung keine Überraschungen gibt.

Hex ist eine andere Art, RGB-Farben in der Basis 8 (hexadezimal) zu beschreiben. Beim Druck werden Pantone-Farben (Schmuckfarben) verwendet. Die verwendete Tinte ist die tatsächlich angegebene Farbe und besteht nicht aus CMYK-Farben. Wegen ihrer Genauigkeit werden sie oft in den Richtlinien für die Farbgebung eines Unternehmens angegeben. Es ist ratsam, immer die Branding-Richtlinien für bestimmte Farben zu prüfen, anstatt sich auf die Umsetzung zu verlassen.

Benutzerdefinierte Farben
Die Farbpalette der Plattform umfasst 64 Standardfarben. Darunter befindet sich ein Bereich für benutzerdefinierte Farben, in dem bis zu 16 benutzerdefinierte Farben gespeichert und gleichzeitig angezeigt werden können.
Im Bereich für benutzerdefinierte Farben können Sie dokumentenspezifische Farben hinzufügen.
Eine Farbpalette ist nur mit dem eigenen Benutzerkonto verknüpft. Um weiteren Benutzern dieselben benutzerdefinierten Farben zur Verfügung zu stellen, müssen diese separat in die benutzerdefinierte Palette eines jeden Benutzers eingegeben werden.
Die gleiche Farbpalette wird für alle Plattformfunktionen angezeigt, die eine Farbauswahl erfordern.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben
Um eine benutzerdefinierte Farbe zu Ihrer Palette hinzuzufügen, brauchen Sie nur eine beliebige Farbpalette aus dem Hauptmenü zu öffnen (z. B. Textfarbe, Hervorhebung, Hintergrundfarbe usw.) und im Feld Benutzerdefinierte Farben die Hexadezimal-Referenz für die gewünschte Farbe einzugeben und dann auf Hinzufügen zu klicken.

Dadurch wird die Farbe in das Feld für benutzerdefinierte Farben oben links eingefügt und alle vorhandenen Farben um eins verschoben. Wenn es bereits 16 Farben gibt, wird die letzte Farbe am Ende der Liste gestrichen. Weitere Informationen finden Sie unter hier.

Dateifarben
Dateifarben bleiben im Dokument, nicht nur beim Benutzer. Weitere Informationen finden Sie unter .

Lizenzierung von Schriftarten
Für die Veröffentlichung in XHTML müssen die Unternehmen die Webnutzungsrechte für alle Schriftarten besitzen, die in ihrer iXBRL/XHTML-Datei verwendet werden.

Derzeit gilt eine iXBRL-Einreichung als Webnutzung. Es wird empfohlen, dass Unternehmen den Lizenzstatus aller von ihnen verwendeten Schriftarten überprüfen. Die Emittenten können sich auch nicht darauf verlassen, dass die Lieferanten dies für sie tun oder eine solche Lizenz im Namen des Emittenten besitzen. Wenn Sie also nur zwei Schnitte einer Schriftfamilie verwenden, müssen Sie nur für diese Schnitte eine Lizenz erwerben. 

Wenn die Schriftart auf der Workiva-Plattform verfügbar ist, handelt es sich um eine Open-Source-Schriftart oder um eine Schrift mit entsprechender Lizenz. Wir raten den Designern, die Verwendung von Schriftarten mit ihren Kunden abzuklären, wenn diese nicht auf der Workiva-Plattform sind.

Google-Schriften und andere "frei verwendbare" Schriften sind nicht nur aus Kostengründen eine Überlegung wert, sondern auch, weil sie speziell auf das Web zugeschnitten sind. Siehe Websichere Schriftarten und Unterstützte Schriftarten

Web-Schriften (woff und woff2)
Web Open Font Format ist jetzt der Standard für die Verwendung von Schriften in Browsern, und OTF- und TTF-Schriften werden beim Hochladen in diese Formate konvertiert. Die unterstützten Browser und Versionen sind unten aufgeführt. Derzeit wird über die TTF-Unterstützung für ältere Versionen dieser Browser diskutiert.

Umbenennung von Schriftarten
Bitte beachten Sie, dass die Umbenennung von Schriftarten dazu führen kann, dass diese nicht mehr funktionieren oder nicht mehr angezeigt werden.

Exportieren von ICML-Dateien

Zum Exportieren von ICML wählen Sie im Menü Datei die Option Speichern unter > InDesign (.icml), aber hier werden wir den Vorgang anhand eines Beispielabschnitts erläutern.

Hier gibt es einen Abschnitt mit der Bezeichnung "Unternehmensinformationen", der sich über 3 Seiten erstreckt und in den einige Bilder hochgeladen wurden.

Um diese als ICML zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie im Menü Datei die Option Speichern unter / InDesign (.icml). 

Dadurch wird das Fenster „ICML-Exportoptionen“ geöffnet.

Hier haben Sie die Möglichkeit, auf die folgenden Arten zu exportieren:

1. Ganzes Dokument - Wie der Name schon sagt, wird das gesamte Projekt in ICML exportiert. ICMLs werden in einer Ordnerstruktur exportiert, die der Workiva-Plattform entspricht, um die Identifizierung zu erleichtern. Wenn Sie die ICML eines Projekts mit Ihrer InDesign-Datei verknüpfen, ist es ratsam, das gesamte Dokument zu exportieren, da dies Ihre künftige Ordnerstruktur sein wird. 

2. Aktueller Abschnitt - Dies ist der Abschnitt, den Sie derzeit im Index ausgewählt haben. In unserem Beispiel haben wir "Unternehmensinformationen" im Index ausgewählt.

3. Abschnitte auswählen - Hiermit können bestimmte Abschnitte ausgewählt werden. Wenn Sie auf Abschnitte auswählen klicken, öffnet sich ein Menü, in dem alle Abschnitte aufgelistet sind, und Sie können die Abschnitte auswählen, die Sie exportieren möchten.

Erweiterte Einstellungen
Das Menü "Erweitert" befindet sich unter den Exportoptionen und ermöglicht einige weitere Optimierungen Ihres Exports.

1. Unterabschnitte zum übergeordneten Abschnitt zusammenfassen - Damit werden untergeordnete Abschnitte mit einem übergeordneten Abschnitt kombiniert. Wägen Sie sorgfältig die Vor- und Nachteile einer Kombination von Abschnitten ab. Top-Tipp: Wenn Abschnitte kombiniert werden, müssen Sie dies jedes Mal tun, wenn Sie diese Abschnitte exportieren, um denselben ICML-Inhalt zu erhalten.
2. Feste Zeilenhöhen verwenden - Damit werden Tabellenzeilen mit einer festen Höhe exportiert, die auf der Höhe basiert, die auf der Plattform für jede Zeile eingestellt ist, im Gegensatz zu den Zeilenhöhen, die über die Zellenformate in InDesign geändert werden können. Top-Tipp: Wenn die Zeilenhöhen im ICML-Export festgelegt sind, werden überflüssige Zeilen in einer Tabelle auch in InDesign unkenntlich gemacht. Um dies zu erkennen, sollten Sie Ihre InDesign-Datei immer preflighten.
3. CMYK-Farbraum verwenden - Damit werden alle Text- und Farbtonfarben in der ICML von RGB nach CMYK konvertiert. Es gibt keine Kontrolle über die Konvertierung. Wenn Sie also vorhaben, Ihre ICML in Zukunft farblich zu korrigieren, ist es wahrscheinlich am besten, wenn Sie bei einem RGB-Workflow bleiben.
4. Exportieren von Gittern - Dies positioniert Währungssymbole in verschachtelten Tabellen in einer separaten Zelle zur Ausrichtung. Dies wird im Allgemeinen nur für US-Kunden verwendet.

Wenn Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Exportieren, und die gewählte ICML wird in Ihren Download-Ordner heruntergeladen. Der Name der Zip-Datei ist immer derselbe wie der des Dokuments, aus dem sie exportiert wurde.

Die Zip-Datei enthält Ordner, die nach den Abschnitten benannt sind, in denen die von Ihnen gewählten ICML enthalten sind. Die Zip-Datei enthält auch die ICML-Dateien und alle in den Abschnitten enthaltenen Bilder.

In unserem Beispielabschnitt hatten wir 2 Bilder. In einem InDesign/ICML-Workflow würden Sie normalerweise die in Ihrer Grafikdatei enthaltenen Bilder verwenden und nicht die mit einer ICML exportierten Versionen.

Die heruntergeladenen ICML und/oder Ordner können nun dorthin verschoben werden, wo Ihre ICML für den Rest des Projekts gespeichert werden sollen.

ICMLs platzieren
Um eine ICML-Datei zu platzieren, können Sie entweder in Ihrem InDesign-Dokument auf Datei>Platzieren gehen und zu Ihrer ICML-Datei navigieren oder die ICML-Datei einfach per Drag & Drop direkt in InDesign platzieren. Sie können ICML auch direkt in vorgefertigte Textfelder einfügen (sofern sich darin noch keine anderen Inhalte befinden).

Nach dem Platzieren kann die ICML einen oder mehrere verknüpfte Textrahmen füllen, und in InDesign wird ein Link zur ICML erstellt. Es funktioniert ähnlich wie die Verknüpfung eines Bildes.

Nachstehend finden Sie ein Beispiel für ICML, das in unserer InDesign-Datei enthalten ist. Einige Textstile wurden geändert und Bilder hinzugefügt. 

Die Linien, die vom ausgewählten Textrahmen zu den anderen auf der Seite verlaufen, werden Threads genannt und zeigen den Fluss des Inhalts zwischen den verknüpften Textrahmen. Diese können über das Hauptmenü Ansicht>Extras> Text-Threads anzeigen ein- und ausgeschaltet werden. 

Die Textrahmen, die den ICML-Inhalt enthalten, können in beliebiger Größe und Position platziert werden, aber der ICML-Inhalt fließt immer in der gleichen Reihenfolge.

Pflegen Sie die Verknüpfungen
Sobald das InDesign-Dokument erstellt ist und die ICML verknüpft sind, ist es am einfachsten, im Verknüpfungsfenster zu sehen, welche ICML welche ist. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Verknüpfung in diesem Bedienfeld klicken und Gehe zu Verknüpfung wählen, springt InDesign zu dem Ort, an dem sich die Verknüpfung befindet.

Aus Gründen der Datensicherheit und damit Sie sich keine Gedanken über Versionen oder die Überprüfung von Inhalten machen müssen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Links Ihrer ICMLs nicht unterbrechen. 

Aktualisieren Sie die Links
Wenn neue ICMLs von der Plattform exportiert werden, empfiehlt es sich, die vorherige verknüpfte ICML zu überschreiben. Der Grund dafür ist, dass Sie dann die ICML in InDesign nicht erneut verknüpfen müssen, sondern einfach die Verknüpfung aktualisieren können.

Dazu müssen Sie Folgendes tun:

1. Exportieren Sie Ihre neuen ICMLs
2. Entpacken Sie die neue ICML-Zip-Datei in Ihrem Download-Ordner
3. Suchen Sie den ICML-Ordner, mit dem InDesign verknüpft ist
4. Ersetzen Sie entweder Ordner mit Ordnern oder einzelne ICML mit einzelnen ICML. Die Hauptsache ist hier nicht zu brechen die Struktur als jeder ICML verknüpft. InDesign behält den Netzwerkpfad bei, und das ist es, was Sie nicht unterbrechen wollen.
5. Eine aktualisierte ICML wird in Ihrer InDesign-Datei mit einem kleinen Dreieck neben ihrem Namen angezeigt.

6. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine aktualisierte ICML oder eine Gruppe von ICMLs im Verknüpfungsbedienfeld klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie die Option "Verknüpfung aktualisieren" auswählen können. Wenn Sie darauf klicken, wird die ICML in InDesign aktualisiert.

Es liegt im Ermessen des Designers, ob er alle früheren ICML-Exporte beibehalten möchte, aber die Historie der Änderungen wird ebenfalls auf der Plattform zusammen mit dem Quellinhalt gespeichert.
Durch die Aktualisierung der ICML werden nur die neuen Inhalte für diesen Abschnitt übernommen. Alle Ihre Entwurfswerte werden beibehalten.

Stiländerungen
Jede ICML bringt die auf der Plattform für den jeweiligen Abschnitt verwendeten Stile mit sich. Sie werden nur mit dem ersten ICML-Import übernommen und nicht durch nachfolgende Importe überschrieben. 

Dies gibt dem Designer die Freiheit, die Parameter der Stile in InDesign zu ändern (aber nicht den Namen, da dieser für den Handshake mit der ICML erforderlich ist, um festzulegen, wo die Stile angewendet werden). So kann z. B. die Überschrift 1 in InDesign in eine andere Farbe geändert werden, und alle Überschriften 1 in InDesign erscheinen in dieser Farbe, und alle neuen ICML-Züge werden weiterhin in dieser Farbe angezeigt. 

Dies ändert jedoch nicht die Farbeinstellungen in der Plattformdatei, und wenn die Stile übereinstimmen sollen, müsste die gleiche Änderung dort vorgenommen werden. Da ICML-Stile in InDesign nicht überschrieben werden, wird auch die Änderung der Farbe von Überschrift 1 auf der Plattform nicht die Stileinstellungen in InDesign überschreiben.

Abgesehen vom ersten ICML-Import kommt ein Stil nur dann neu herein, wenn er auf der Plattform umbenannt wurde oder ein neu benannter Stil hinzugefügt wird (Sie sehen, wie wichtig Namen sind). Wenn Sie also ein Stilattribut in der Workiva-Plattform ändern, wird der entsprechende Stil in der InDesign-Software nicht aktualisiert.

Meilensteine und Versionsvergleiche

Wenn Sie mit Ihrem Kunden die Termine für den ICML-Import in die InDesign-Software festgelegt haben, empfiehlt es sich, einen Meilenstein in der Workiva-Plattform anzulegen. Das bedeutet, dass Sie Inhaltsänderungen zwischen den nachfolgenden ICML-Pulls verfolgen können, indem Sie eine Blackline erstellen.

Dies ist auch sehr nützlich, um zu sehen, welche Abschnitte sich geändert haben, da Sie möglicherweise nur einige wenige Abschnitte und nicht das gesamte Dokument exportieren müssen, und es kann auch dabei helfen, zu zeigen, wo große inhaltliche Änderungen vorgenommen wurden, was Ihnen helfen kann, einen Abschnitt vor einem Korrekturtermin möglicherweise neu zu layouten.

Gegen Ende des Projekts empfehlen wir, einen ICML-Pull des gesamten Dokuments durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle ICMLs auf dem neuesten Stand sind.

Erstellen eines Meilensteins
Um einen Meilenstein in einem Workiva-Dokument zu erstellen, müssen Sie auf das Dokument History Panel zugreifen. Es ist eine der Registerkarten auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.

Von hier aus können Sie entweder einen brandneuen Meilenstein erstellen, indem Sie auf "Meilenstein erstellen" klicken, oder Sie können ein beliebiges vorhandenes Datum und eine beliebige Uhrzeit auswählen und dort einen Meilenstein erstellen. Dies geschieht über die Dropdown-Liste neben dem Datum.

Der Meilenstein fordert Sie auf, ihm einen Namen zu geben ("Proof" wurde für dieses Beispiel verwendet) und Bemerkungen hinzuzufügen (optional). Klicken Sie dann auf Erstellen und der Meilenstein wird erstellt.

Die Meilensteine sind in der Verlaufsliste mit einer kleinen Raute gekennzeichnet, und die Verlaufsliste kann auch so gefiltert werden, dass nur Meilensteine angezeigt werden.

Erstellen einer Blackline
Um eine Blackline auf der Plattform zu erstellen, gehen Sie zum Verlaufspanel Ihres Dokuments (eine Registerkarte auf der rechten Seite des Bildschirms) und klicken Sie auf das Dropdown-Menü entweder für ein Datum und eine Uhrzeit (Revision) oder einen Meilenstein und wählen Sie Blackline erstellen.

Dadurch öffnet sich oben im Verlaufsfenster ein Feld mit der ausgewählten Revision/dem ausgewählten Meilenstein an der Spitze und einem Feld für die Vergleichsrevision/den Vergleichsmeilenstein. 

Jede Revision/jeder Meilenstein kann einfach per Drag & Drop in das Feld "Meilensteine und Revisionen hier ablegen" gezogen werden.

Wenn Sie nur die Abschnitte sehen möchten, die zwischen den beiden Zeitpunkten geändert wurden, können Sie auch die Option "Nur Abschnitte mit Änderungen einbeziehen" anklicken.

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Erstellen, um die Blackline zu erzeugen.

Die schwarze Linie wird im Menü Schwarzlinien angezeigt. Es sollte automatisch zu diesem Menü springen, aber wenn nicht, finden Sie es in den Registerkarten auf der rechten Seite des Bildschirms. Um Ihre Blackline zu öffnen, fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Öffnen.

Die Blackline wird in einer neuen Registerkarte geöffnet und Sie können durch das Dokument blättern, um alle Änderungen zu sehen.

Auf der linken Seite der Seitenansicht befindet sich eine Liste aller Abschnitte, in denen Änderungen vorgenommen wurden. Wenn Sie die Blackline erstellen, um die Abschnitte zu identifizieren, die als ICML heruntergeladen werden sollen, können Sie diese Namen aus dieser Liste entnehmen.

Sie können dies auch als schnellen visuellen Leitfaden nutzen, um zu sehen, wie umfangreich die Änderungen sind und um sicherzustellen, dass Sie das ICML korrekt aktualisiert haben.

Dateigröße

Hinweis: Für ESEF geben viele Regulierungsbehörden jetzt eine Dateigrößenbeschränkung von maximal 100 MB an.

Wie können Sie einen Alptraum beim Ablegen oder Herunterladen beenden? Wie können Sie den Umfang Ihres Berichts reduzieren? Lesen Sie weiter, um Tipps zu erhalten, wie Designer ihre Dateigröße optimieren können.

Für den Designer in InDesign
Hier sind einige Dinge, die der Designer tun muss, um die endgültige Dateigröße in der Adobe InDesign-Software zu reduzieren:

1. Vermeiden Sie leere Absätze, um zusätzlichen Platz in Ihrem Dokument zu gewinnen.
2. Vergewissern Sie sich, dass alle Inhalte mit einem Stilnamen versehen sind.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bilder auf die richtige Größe, 100% und RGB zuschneiden.
4. Überprüfen Sie die Schrifteinbettung in SVGs, stellen Sie sicher, dass Sie gängige Web-Schriften verwenden, oder umreißen Sie Ihren Text einfach.
5. Überprüfen Sie Ihre SVGs sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Sie die optimalen Punkte zum Erstellen einer Form verwenden.
6. Wir konnten eine Weltkarte im SVG-Format von 5 MB auf 200k reduzieren, indem wir die Anzahl der verwendeten Punkte in Adobe Illustrator optimierten, ohne dass ein visueller Unterschied entstand.
7. Überlegen Sie genau, ob alle Ihre Bilder notwendig sind.
8. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Bilder auf 72 dpi reduziert haben - die Auflösung für Websites.

Hilfestellungen zum Herunterladen

[Datenblatt zur Dokumentkonfiguration herunterladen]   [Ausführliche Anleitung zum Import von InDesign nach Word]	[Laden Sie Ihr erstes ICML-Pull-Datenblatt herunter]	[Download des RGB- und CMYK-Workflow-Datenblatts]

Vollständige Richtlinien für die Gestaltung außerhalb der Plattform im PDF-Format auf Englisch, Französisch und Spanisch

Integration von InDesign und Workiva Dieser Leitfaden unterstützt die Gestaltung mit Inhalten aus Workiva mit in InDesign erstellten Designs. Guide du concepteur pour l’intégration d’InDesign à Workiva Le guide Le Widget – InDesign contient lesinformations relatives à l’utilisation ducontenu issu de Workiva et à la création dela conception à l’aide d’InDesign. InDesign mit Workiva Las directrices de Widget InDesigncontienen información sobre cómoutilizar contenidos de Workiva y haceruso de InDesign para elaborar susmaquetas.

Zusätzliche Ressource

• Workiva für Design Reporting