在本指南中,您將瞭解如何使用資料夾來組織工作區中的檔案。與電腦使用資料夾管理檔案的方式類似,您可以使用 Workiva 中的資料夾來組織所有檔案。
資料夾概覽
資料夾在每個工作區中都可用,是組織所有檔案的首選方式。例如,您可以將所有季度文件、試算表和簡報放在 2020 > Q4 資料夾結構中。
您可以前往 Files,然後進入 All Files,來查看工作區中的所有資料夾。
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「所有檔案」會列出工作區中的所有資料夾、檔案和申報。您只會看到您有權存取的檔案和資料夾。
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工作區中任何人建立的子資料夾,例如 2020 和 Q4 資料夾,都列在 Files 下。
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對資料夾按一下右鍵,並選取 New Subfolder,以建立更多資料夾來整理檔案。
注意:如果您複製了檔案和專案,則其預設為位於名為「複製項目」且具時間戳記的資料夾中。
資料夾的使用方法
您應使用資料夾組織所有檔案,並使用工作區中的「申報」選項來處理財務申報。您可以將專案移動到資料夾中,以使其與其他申報材料一起組織。使用資料夾來:
- 整理、尋找與處理檔案
- 整理與追蹤備案
- 向前復原檔案
File breadcrumbs
You’ll see breadcrumbs as you navigate through your folders in Files. The breadcrumbs show you the folders where the files are located and provide an easy way to go between the nested folders.
Click the checkbox next to a file or folder to view its location in the breadcrumb path above the list of files. From there, you can easily navigate to any folder in the hierarchy.
最佳做法
以下是在典型季度中使用資料夾的一些提示。
整理檔案:
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使用資料夾來整理您的所有檔案。
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為一個季度內處理的所有文件建立主要資料夾。在主要資料夾中,您可以將文件和申報組織到子資料夾中,以便於尋找類似的檔案。
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如果您希望資料夾出現在清單頂端,請使用特殊字元 (*'!) 命名資料夾。
備案:
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使用資料夾來組織所有申報文件。
- 在申報資料夾的名稱中包含「申報」 ,有助於輕鬆加以識別。
向前復原檔案:
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重新命名透過向前復原建立的資料夾,讓您輕鬆尋找檔案,您可以使用例如 Primary Roll-Forward Folder 或 Quarterly Roll-Forward Folder 等名稱。
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如果您建立了在向前復原時想包含的其他檔案,請將這些檔案新增至您要用來向前復原的資料夾。
申報的情況如何?
您還可以使用資料夾來組織申報。申報將引導您完成從收集文件到即時申報的每個步驟。在 Workiva 中建立申報時,您可以在申請步驟中新增該申報所需的所有文件和資訊。申報步驟將引導您完成下一步操作。