檔案中的備註

新增留言

您可以使用註解在檔案中留下註解並與其他人合作。

若要在檔案中加入註解，請

選取要加入註解的文字、物件、單元格或表格。要在圖表上註解，請選取與圖表關聯的文字。

注意：如果您正在編輯文字且未選取內容，註釋將附加在離您游標最近的單詞上。
在文字上按一下右鍵，並從選單中選取 Add Comment。
在 New Comment 欄位輸入您的註釋，然後按一下 Post。

注意：所有註解將依照檔案的讀取順序排序。

您可以同時提及個別使用者和工作區群組，以通知他們有關您的註解。在文字方塊中輸入 @以檢視使用者和現有群組的清單。您可以鍵入 @thread 來通知所有參與目前註解對話串的使用者。

在評論中提及其他人

在「註解」面板或「首頁」中按「我的提及」篩選的使用者，也會在結果中看到他們的群組提及。

注意：預設情況下，發布或回覆帶有群組提及的註解會向所有群組成員傳送電子郵件通知。每當有人回覆您參與的對話串時，您也會收到通知。進一步了解管理通知。

提示：您還可以為註解新增權限，以便控制註解的可見度，以便您在同一個空間中輕鬆地相互協作。若要進一步了解，請閱讀設定評論權限。

管理評論

您可以使用註釋卡或「註釋」面板來管理檔案的註釋。如果您是擁有者，您可以建立、回覆、解決、移動和刪除註解。如果您是編輯者或檢視者，則可以執行上述任何動作，但只能刪除自己的註解。

留言動作

檔案中的藍色醒目提示表示與該選取範圍相關聯的註解。按一下醒目提示的內容，會在相關聯的註解旁邊放置一個藍色指示符。

注意：不會同時開啟邊緣和麵板註解。

預設情況下，文件中的註解和醒目提示處於開啟狀態。您可以在「檢視」工具列中顯示或隱藏註解指示符。

使用註釋指標

如果您想追踪個別註解的狀態，可以按一下「標籤」圖示以啟用註解標籤。進一步了解新增註解標籤。

對於已解決或重開的註解/評論/留言，會在主題中新增說明，指示符號最後一次執行其中一項動作的時間和人。

在首頁檢視註解

您可以在首頁的「註解」區段下檢視所有註解。具有特定權限的註解也會以金鑰權限圖示標示，您也可以在註解首頁中檢視。

在這裡，您可以展開評論以進行回覆。您無法在 [註解首頁] 中變更權限。要編輯權限，您必須進入檔案中的備註本身。

部分解決方案將有權檢視註解儀表板中的註解的存取權。若要進一步了解，請閱讀首頁中的「註解」儀表板。

刪除多條或所有評論

在「註解」面板中，您可以刪除選取的註解、已解決的註解或所有註解。在 首頁內，您可以選取要刪除的多條註解。刪除註解時，註解對話串中的所有回覆也會被刪除。

刪除檔案中的多條註解

只有檔案擁有者有權 刪除所有註解和 刪除已解決的註解。但是，如果檔案中存在的所有活動註解和/或已解決的註解都是由單一使用者所建立，則這些用於刪除註解的選項將可供該使用者使用，因其為建立者。

在註解面板中，有三個選項可用於刪除註解：

刪除選取的註釋：刪除目前選取的註釋。
刪除已解決的註解： 刪除所有標記為已解決的註解。
刪除所有註解： 刪除檔案中的所有註解。

您可以按一下 Comments 面板中的三個點，並將游標懸停在 Delete上來執行刪除操作。

刪除評論

在刪除已解決的評論或所有評論之前，您需要輸入指定的字詞來確認。

確認以刪除評論

注意：刪除選取的註解、已解決的註解或所有註解的動作無法復原。

從首頁中刪除多條註解

從「首頁」的「註解」索引標籤中，您可以選取多個要刪除的註解，但僅當您是註解的建立者，或者註解位於您具有擁有者權限的檔案中時，才會成功刪除註解。

注意：如果您的解決方案具有「註解」儀表板，則您無法一次刪除多個註解。若要刪除註解，請開啟其對話串並逐一刪除。有關詳細資訊，請參閱首頁中的「註解」儀表板。

若要從首頁刪除多條註解：

選取Comments 索引標籤。
選取要刪除之每條註解左側的核取方塊。
選取右上角的垃圾桶圖示。
要確認您要刪除選取的注解，請輸入「Delete」。
選取「刪除」。

注意： 刪除多條註解無法復原。

移動註釋

如果您需要將自己的其中一個註解移動到檔案的其他部分，可以使用 Move Comment 選項。

若要移動現有註釋：

選取您要將註釋移動至哪個文字或表格。
從註釋卡或 Comments 面板中選取下拉式選單以開啟功能表。
選取 Move Comment 。

篩選註釋

使用篩選條件選項檢視特定類型的註釋，例如未解決的註釋或包含 @Mentions 的註釋。

若要套用篩選：

開啟 Comments 面板。
按一下 Filter 圖示。
選取您希望如何篩選註釋的方式：

您可以使用快速篩選條件來快速篩選註解：

全部 - 包括以下所有篩選條件。
All mine - 篩選我參與的討論。
由我 - 篩選由我撰寫的註解。
我的提及 - 篩選以 @提及我的註解。

您也可以篩選這些項目：

開啟「未讀」(Unread) 以僅查看未讀評論。
Show for 顯示整個檔案或僅目前區段的註解
內容可讓您在註解中搜尋關鍵字或短語。
狀態會依未解決或已解決狀態篩選註解。
指派給特定標籤的註解的標籤篩選條件。
與此檔案相關或僅在審閱中的註解的來源 篩選條件。
作者會顯示由特定使用者所做的註解。

「重設」按鈕會告訴您已新增了多少個篩選條件。您可以按一下它來重設所有篩選條件。按一下「完成」(Done) 以套用篩選條件。

中斷連結的評論

如果註解所連接的文字已從檔案中移除，則註解旁邊會顯示中斷連接圖示。註解的原始選取範圍（最多 400 個字元）也會顯示在註解卡片中。

中斷連結的評論

若要重新連接您的註釋，請在檔案中反白一段新的選取內容，然後從功能表中選取「重新連接註釋」(Reconnect Comment) 。

重新連接評論

匯出備註

您可從 Workiva 匯出註解/評論/留言為 PDF、DOCX 或 CSV。使用者可存取的所有開啟和已解決註解將包含在匯出中。

若要匯出您的檔案為 PDF 或 DOCX：

開啟 Export options。
按一下 Advanced 下拉式選單，然後勾選 Include comments。

將註解匯出為 PDF 時，您可以選取「僅匯出可見的註解」，以僅包括與您使用中的「註解」面板篩選條件相符的註解。
按一下 Export 以完成。

若要了解如何匯出的更多資訊，請閱讀匯出文件。

有一些 Word DOCX 匯出限制需要注意。

Word 不支援

在頁首或頁尾加入註解。在浮動物件內新增的註解，會被錨定到章節的開頭。
在浮動物件內加入註解。它們會錨定到相關的段落。
中斷連結的註釋已中斷連線的備註在匯出時會加上文字「(已中斷連線的備註)」。

若要匯出為 CSV：

開啟 Comments 面板。
點擊三點式功能表。
選取「匯出為 CSV」。

管理電子郵件通知

若要管理何時收到註釋的相關通知，您可以編輯 Comment thread notification preferences。

要編輯通知，請按一下註釋面板中的三個點狀功能表，然後選取管理通知。您也可以按一下電子郵件中的「管理這些通知」連結。

您有三個選項可以選擇：

Only my @ mentions 只會在某人標記您的使用者名稱、您身為成員的群組或特別使用 @thread 標籤時才會通知您
Replies to threads I’m participating in 會在有人回覆您先前回覆過或遭標記的註釋討論串時，傳送電子郵件給您。
每當有任何類型的註釋（包括回覆和提及），本文件的所有註釋都會通知您。

電子郵件註解通知偏好設定

注意：這僅適用於您對此檔案的註釋通知，不會影響其他用戶。

每個檔案的通知設定各自獨立，因此您可以自訂每份文件的通知設定。

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